Principios de la Gestin por Procesos:

Un proceso es un conjunto de actividades que se desarrollan

en una secuencia determinada permitiendo obtener unos
productos o salidas a partir de unas entradas o materias
primas.

Los procesos pueden ser industriales (en los que entran y salen
materiales) o de gestin (en los que entra y sale informacin).

Los procesos existen en cualquier organizacin aunque nunca se hayan

identificado ni definido: los procesos constituyen lo que hacemos y cmo lo
hacemos.
En una organizacin, prcticamente cualquier actividad o tarea puede ser
encuadrada en algn proceso.
No existen procesos sin un producto o servicio.
No existe cliente sin un producto y/o servicio.
No existe producto y/o servicio sin un proceso.
La Gestin por Procesos conlleva:

Una estructura coherente de procesos que representa el funcionamiento de la

organizacin

Un sistema de indicadores que permita evaluar la eficacia y eficiencia de los

procesos tanto desde el punto de vista interno (indicadores de rendimiento)
como externo (indicadores de percepcin).

Una designacin de responsables de proceso, que deben supervisar y mejorar

el cumplimiento de todos los requisitos y objetivos del proceso asignado
(costes, calidad, productividad, medioambiente, seguridad y salud laboral,
moral)
Cuando se define y analiza un proceso, es necesario investigar todas
las oportunidades de simplificacin y mejora del mismo. Para ello, es
conveniente tener presentes los siguientes criterios:

se deben eliminar todas las actividades superfluas, que no aaden valor.

Los detalles de los procesos son importantes porque determinan el
consumo de recursos, el cumplimiento de especificaciones, en definitiva:
la eficiencia de los procesos. La calidad y productividad requieren
atencin en los detalles.
No se puede mejorar un proceso sin datos. En consecuencia: son
necesarios indicadores que permitan revisar la eficacia y eficiencia de los
procesos (al menos para los procesos clave y estratgicos).
Las causas de los problemas son atribuibles siempre a los procesos, nunca
a las personas.
En la dinmica de mejora de procesos, se pueden distinguir dos fases bien
diferenciadas: la estabilizacin y la mejora del proceso. La estabilizacin
tiene por objeto normalizar el proceso de forma que se llegue a un estado
de control, en el que la variabilidad es conocida y puede ser controlada. La
mejora, tiene por objeto reducir los mrgenes de variabilidad del proceso
y/o mejorar sus niveles de eficacia y eficiencia.
Modelado de Procesos:

Un modelo es una representacin de una realidad compleja. Realizar

el modelado de un proceso es sintetizar las relaciones dinmicas que
en l existen, probar sus premisas y predecir sus efectos en el cliente.
Constituye la base para que el equipo de proceso aborde el rediseo y
mejora y establezca indicadores relevantes en los puntos intermedios
del proceso y en sus resultados.

Modelado de Procesos
Un modelo es una representacin de una realidad compleja.
Realizar el modelado de un proceso es sintetizar las relaciones
dinmicas que en l existen, probar sus premisas y predecir sus
efectos en el cliente. Constituye la base para que el equipo de
proceso aborde el rediseo y mejora y establezca indicadores
relevantes en los puntos intermedios del proceso y en sus
resultados.
 La norma ISO 9000:2000 define un proceso como un conjunto
de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las
cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Un proceso se puede definir como una serie de actividades, acciones o toma de

decisiones interrelacionadas, y orientadas a obtener un resultado especifico como
consecuencia del valor aadido aportado por cada una delas actividades que se llevan a
cabo en las diferentes etapas de dicho proceso.

La gestin por procesos tiene por objeto establecer la mejora continua de las
actividades desarrolladas.

Su representacin a travs del mapa de procesos es un paso clave para su definicin y

posterior anlisis.

Los modelos de gestin de calidad mediante el control de procesos (ISO 9000,

EFQM...etc.) proporcionan el diagnostico previo y complementario al balanced
scorecard como modelo de gestin estratgica.
El Balanced Scorecard:
es un modelo de gestin que traduce la estrategia en objetivos
relacionados, medidos a travs de indicadores y ligados a unos planes
de accin que permiten alinear el comportamiento de los miembros de
la organizacin.
 La ISO 9001 es el marco de calidad ms establecido en el mundo,
actualmente usado por aproximadamente 1 milln de organizaciones en 170
pases por todo el mundo, establece el patrn no slo para sistemas de
direccin de calidad, sino tambin para los sistemas de direccin general.

Para que la Gestin por Procesos?

mejora continua de las actividades Desarrolladas

Reduce la variabilidad innecesaria

Eliminar las ineficiencias asociadas a la repetitividad de las

actividades

Optimizar el empleo de los recursos

 Pasos para la Gestin por procesos

Identificar clientes y sus necesidades

Definir servicios/productos

Desarrollar el mapa de procesos

Describir procesos

Diagramar procesos

Anlisis de datos y mejora del proceso

Identificar clientes y sus necesidades

Identificar los procesos que deben configurar el

sistema

-Objetivo organizacin: satisfacer las necesidades y

expectativas de sus clientes-Tipos de clientes:
internos y externos.

Definir Productos/Servicios

Definir las actividades y la secuencia lgica del proceso.

Conociendo los clientes, se determina que productos y/o
servicios se les esta ofreciendo.
Desarrollar el mapa de procesos
los procesos clasificados por categoras

-Procesos estratgicos:
procesos que orientan los procesos clave y de soporte

-Procesos clave: la razn de ser de una empresa.

-Procesos de soporte: los que apoyan a los procesos clave.

Descripcin de procesos:

a travs de un anlisis lgico y global del negocio se

identifican los procesos relacionados con los factores crticos
para el xito de la empresa o que ofrezcan ventaja
competitiva.
 Diagramar procesos:

se definen las actividades que conforman el proceso as como

las interconexiones de los flujos de entrada y de salida de las
actividades.

Fases para realizar el ANLISIS DE PROCESOS (reingeniera)

IDENTIFICAR los procesos clave de la compaa o del rea de

mejora.
SELECCIONAR y priorizar los procesos objeto de anlisis.

EVALUAR en profundidad el detalle del proceso seleccionado.

MEJORAR el proceso evaluado mediante su continua gestin

(control - seguimiento - revisin).

EJECUCIN de los planes de mejora

Sistema de Control:
para su gestin a los objetivos se le asignan las metas,
cuantificadas mediante mtricas o indicadores.

Ver los pasos en anlisis de procesos.

Anlisis de Procesos: Se definen los elementos o componentes en el
anlisis de la gestin por procesos:
Proceso: secuencia de actividades cuyo resultado genera un valor
intrnseco para su usuario o cliente.

Subproceso: unidad de gestin conformada por un conjunto de actividades

que forma parte de un proceso de alcance mayor.

Actividades: conjunto de tareas necesarias para la obtencin de un resultado.

Objetivos: que definen las finalidades en la mejora de los procesos.

Diagrama de Flujo: representacin grfica que contiene las actividades de

cada proceso unidas entre si (elementos input - output)
Indicadores: ofrecen un instrumento necesario para medir y
controlar los resultados de los objetivos y alcanzar los beneficios
buscados.
Planes de Accin: son todas aquellas iniciativas (se concreta el que,
quin, cuando y cuanto) encaminadas a la mejora de los resultados de
los objetivos

CLASIFICACIN DE LOS PROCESOS

Macro procesos: conjunto de procesos.

Procesos: conjunto de subprocesos que tienen un punto de inicio y un punto

de fin.
Subprocesos: Conjunto de interactividades que interrelacionada mente e
interdependientes constituyen un proceso

Actividades: Eventos que concatenados integran un subproceso

Procesos gerenciales: Conjunto de actividades a travs de las cuales una

organizacin GERENCIA el diseo, produccin, mercado y entrega de sus
productos y servicios.
Procesos operativos/ organizacionales: Aquellos procesos a travs
de los cuales una organizacin, disea, produce, mercadea y entrega
productos y servicios.

Procesos de apoyo: Aquellos procesos que soportan el diseo, la

produccin y el mercadeo de productos y servicios.