You are on page 1of 32

DIRECCIN EJECUTIVA DE ADMINISTRACIN

DIRECCIN DE RECURSOS FINANCIEROS


SUBDIRECCIN DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO DE PROCESAMIENTO DE INFORMACIN CONTABLE

DEPURACIN DE ACTIVO FIJO


PROCEDIEMIENTO DE DEPURACIN
1. Descarga de archivos de la herramienta SIGA
1.1 Auxiliar Contable
1.2 Libro de Activo Fijo
1.3 Balanza de Comprobacin

2. Procedimiento de Conciliacin
2.1 Comparativo para determinar variacin
2.2 Auxiliar Contable
2.3 Auxiliar Contable VS Libro de Activos

3. Activos Fijos por Aclarar


3.1 Integrar Cuadro anlisis de Activos
3.2 Integracin de expedientes
3.3 Registro
1. DESCARGA DE ARCHIVOS DE LA HERRAMIENTA SIGA
1.1 Auxiliar Contable

Para llevar a cabo el


proceso de descarga de
las auxiliares de las
cuentas del perodo a
conciliar deber generar
el reporte desde la
herramienta SIGA en la
responsabilidad IFE o
INE_GL ADMIN
dependiendo del ao
que se quiera general el
reporte.
1.1 AUXILIAR CONTABLE

Seleccionar en la Barra de
Men Ver y dar un click
en solicitudes.

En la ventana Encontrar
Solicitudes, dar un click
en el botn Ejecutar una
nueva solicitud.

En la ventana Ejecutar
una nueva Solicitud,
seleccionar solicitud nica
y click en el botn
Aceptar.
1.1 AUXILIAR CONTABLE
En la ventana Ejecutar
solicitud seleccionar XXI -
Reporte Auxiliar Contable
(estruc. prog) (23 Columnas) y
dar click en el botn Aceptar.

En la ventana Parmetros
ingresas la fecha del perodo a
trabajar.

En el campo de Flexfielxd
Desde se abrir la ventana de
Estructura Contable_INE, en
ella tendrn que ingresar los
datos a consultar, al finalizar
dar click en el botn Aceptar.
1.1 AUXILIAR CONTABLE
Aparecer nuevamente la
ventana Parmetros dar un
click en el botn en Aceptar.

Ventana Ejecutar
solicitud dar click en el
botn Aceptar.
Ventana Decisin dar
click en Si/No (recordar el
ID para su bsqueda).

Ventana Ejecutar
Solicitudes dar click en el
botn encontrar.
Ventana Solicitudes
localizar el ID en la
1.1 AUXILIAR CONTABLE
columna para seleccionarlo
y dar click en el botn
Visualizar Ooutput.

Ventana Internet
Explorer Guardar el
archivo con un nuevo
nombre, para no tener
problemas con la descarga.

Se presenta mensaje de
la descarga fue terminada
completada y al momento
de dar click en el botn
Abrir ser abierto
automticamente en Excel.
1.2 LIBROS DE ACTIVO FIJO

Para llevar a cabo el


proceso de descarga de
las auxiliares de las
cuentas del perodo a
conciliar deber generar
el reporte desde la
herramienta SIGA en la
responsabilidad IFE o
INE_GL ADMIN
dependiendo del ao
que se quiera general el
reporte.
1.2 LIBROS DE ACTIVO FIJO

Seleccionar en la Barra de
Men Ver y dar un click
en solicitudes.

En la ventana Encontrar
Solicitudes, dar un click
en el botn Ejecutar una
nueva solicitud.

En la ventana Ejecutar
una nueva Solicitud,
seleccionar solicitud nica
y click en el botn
Aceptar.
1.2 LIBROS DE ACTIVO FIJO

En la ventana Ejecutar
solicitud seleccionar XXI-
Reporte Libro Activo Fijo y dar
click en el botn Aceptar.

Aparecer la ventana
Parmetros y al
seleccionar categora se
desplegara una nueva
ventana para seleccionar
el tipo, esto se repite con
la fecha y cuenta al
terminar dar click en el
botn en Aceptar.
1.2 LIBROS DE ACTIVO FIJO

Ventana Ejecutar
solicitud dar click en el
botn Aceptar.

Ventana Decisin dar


click en Si/No (recordar el
ID para su bsqueda).

Ventana Ejecutar
Solicitudes dar click en el
botn encontrar.
Ventana Solicitudes
localizar el ID en la
1.2 LIBROS DE ACTIVO FIJO
columna para seleccionarlo
y dar click en el botn
Visualizar Ooutput.

Ventana Internet
Explorer Guardar el
archivo con un nuevo
nombre, para no tener
problemas con la descarga.

Se presenta mensaje de
la descarga fue terminada
completada y al momento
de dar click en el botn
Abrir ser abierto
automticamente en Excel.
1.3 BALANZA DE COMPROBACIN

Solicitar Balanza de Comprobacin a Detalle al rea


correspondiente de la Junta Local Ejecutiva.
2. PROCEDIMIENTOS DE CONCILIACIN
2.1 Comparativo para determinar Variacin

Dicho Comparativo se realiza tomando en cuenta los saldos finales de Balanza de Comprobacin
a Detalle vs el Libro de Activos Fijos del perodo a conciliar; determinando con esto la posible
variacin que pudiera existir en las Unidades Responsables.
2. PROCEDIMIENTOS DE CONCILIACIN
2.2 Auxiliar Contable
Analizar las partidas de los Cargos y Abonos que pudieran estar correspondidas, en el entendido que
las que no estn, su sumatoria integran el saldo de dicha Auxiliar.

No Conciliadas
Conciliadas
2. PROCEDIMIENTOS DE CONCILIACIN
2.3 Auxiliar Contable vs Libro de Activos
Todos los Activos no conciliados en Auxiliar Contable determinados conforme lo explicado en el
punto 2.1, se validaran con los Activos existentes en el Libro de Activos Fijos, en el entendido de
que los Activos no validados, su sumatoria ser igual a la variacin determinada en el
procedimiento del punto 2.1; por lo tanto sern sujetos de anlisis para su correccin como se
explica en el punto 3.1.

Activo no
conciliado
3. ACTIVOS FIJOA POR ACLARAR
3.1 Integrar cuadro de anlisis de Activo Fijo

Los Activos que no fueron cotejados en el punto 2.2 los cuales sumados serian el
importe de la variacin, clasificarlos por casos (desincorporados y transferidos).

3.2 Integracin de expedientes

Integrar un Historial documental de cada uno de los Activos.

3.3 Registro

Enviar la documentacin de referencia de los puntos 3.1 y 3.2 al departamento para su


anlisis y registro.
PROCEDIEMIENTO DE DEPURACIN
1. Solicitud de archivos de la herramienta SIGA
1.1 Auxiliar Contable
1.2 Libro de Activo Fijo
1.3 Balanza de Comprobacin

2. Procedimiento de Conciliacin
2.1 Comparativo para determinar variacin
2.2 Auxiliar Contable VS Libro de Activos

3. Activos Fijos por Aclarar


3.1 Integrar Cuadro Anlisis de Activos
3.2 Integracin de expedientes
3.3 Registro

4. Anexos
DIRECCIN EJECUTIVA DE ADMINISTRACIN
DIRECCIN DE RECURSOS FINANCIEROS
SUBDIRECCIN DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO DE PROCESAMIENTO DE INFORMACIN CONTABLE

1. SOLICITUD DE ARCHIVOS DE LA HERRAMIENTA SIGA

1.1 Auxiliar Contable


1.2 Libro de Activo Fijo
1.3 Balanza de Comprobacin

Solicitar los archivos al rea correspondiente de la Junta Local Ejecutiva con ellos

realizaremos las Tablas Dinmicas correspondientes para estar en la posibilidad de hacer

nuestras conciliaciones y localizar nuestras variaciones .


DIRECCIN EJECUTIVA DE ADMINISTRACIN
DIRECCIN DE RECURSOS FINANCIEROS
SUBDIRECCIN DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO DE PROCESAMIENTO DE INFORMACIN CONTABLE

2. PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIN
La variacin de referencia se determina comparando los saldos
existentes del perodo a conciliar, entre la Balanza de Comprobacin a
Detalle y el Libro de Activo Fijo; dicho comparativo entre ambos
reportes deber de realizarse con las Cuentas de Activo Fijo desde la
12410 hasta la 12591; no omitiendo informarles que se ordenar a nivel
de Unidad Responsable (UR) y se descargar el reporte inmediatamente
despus del cierre del perodo a conciliar.
DIRECCIN EJECUTIVA DE ADMINISTRACIN
DIRECCIN DE RECURSOS FINANCIEROS
SUBDIRECCIN DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO DE PROCESAMIENTO DE INFORMACIN CONTABLE

2.1 Comparativo para determinar Variacin


Primer paso: Abrir la Balanza a Detalle con todas las Cuentas de Mayor de Activo Fijo
desde 12410 hasta la 12591 de la Junta Local Ejecutiva y Distrital a trabajar.

Segundo paso: Insertamos una Tabla Dinmica al archivo de la Balanza a Detalle. (ver en
anexos)

Tercer paso: Abrir Libro de Inventarios de Bienes Muebles e Inmuebles con todas las
Cuentas de Mayor de Activo Fijo desde 12410 hasta la 12591 de la Junta Local Ejecutiva y
Distrital a trabajar.

Cuarto paso: Insertamos una Tabla Dinmica al archivo de Libro de Inventarios de Bienes
Muebles e Inmuebles. (ver en anexos)
DIRECCIN EJECUTIVA DE ADMINISTRACIN
DIRECCIN DE RECURSOS FINANCIEROS
SUBDIRECCIN DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO DE PROCESAMIENTO DE INFORMACIN CONTABLE

2.1 Comparativo para determinar Variacin

Quinto paso: Ya realizadas las Tablas Dinmicas, tanto de la Balanza a Detalle y Libro de
Inventarios de Bienes Muebles e Inmuebles realizamos nuestro comparativo, uniendo esta
informacin en una nueva hoja de Excel.

Sexto paso : En este paso ya tenemos nuestro comparativo para determinar nuestra variacin
a Nivel Mayor.
DIRECCIN EJECUTIVA DE ADMINISTRACIN
DIRECCIN DE RECURSOS FINANCIEROS
SUBDIRECCIN DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO DE PROCESAMIENTO DE INFORMACIN CONTABLE

2.2 Auxiliar Contable

Primer paso: Trabajar con la Auxiliar Contable correspondiente a la variacin de la cuenta Mayor.

Segundo paso : Analizar las partidas de los Cargos y Abonos que pudieran estar correspondidas, en el
entendido que las que no estn, se tiene que buscar en el Reporte del Libro de Activo Fijo, por Cargo o
Abono no correspondido.

Tercer paso: Una vez localizado el Costo Actual en el Reporte del Libro de Activo Fijo, copiar en una
nueva hoja de Excel los siguientes campos:

Cuenta Mayor
Unidad Responsable
Nmero de Activo
Monto
DIRECCIN EJECUTIVA DE ADMINISTRACIN
DIRECCIN DE RECURSOS FINANCIEROS
SUBDIRECCIN DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO DE PROCESAMIENTO DE INFORMACIN CONTABLE

2.2 Auxiliar Contable

Cuarto paso: En la misma hoja de Excel del paso anterior, copiar los siguientes campos junto a los
campos del Libro de Activo Fijo e insertar una columna de variacin como se muestra en la siguiente
imagen:
DIRECCIN EJECUTIVA DE ADMINISTRACIN
DIRECCIN DE RECURSOS FINANCIEROS
SUBDIRECCIN DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO DE PROCESAMIENTO DE INFORMACIN CONTABLE

3. ACTIVOS FIJOS POR ACLARAR


3.1 Integrar cuadro de anlisis de Activo Fijo

Los Activos que no fueron cotejados en el punto 2.2 los cuales sumados serian el importe de la
variacin, clasificarlos por casos (desincorporados y transferidos).

3.2 Integracin de expedientes

Integrar un Historial documental de cada uno de los Activos.

3.3 Registro

Enviar la documentacin de referencia de los puntos 3.1 y 3.2 al departamento para su anlisis y
registro.
4. ANEXOS
DIRECCIN EJECUTIVA DE ADMINISTRACIN
DIRECCIN DE RECURSOS FINANCIEROS
SUBDIRECCIN DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO DE PROCESAMIENTO DE INFORMACIN CONTABLE

Tabla Dinmica
1. Haga clic en una celda del rango de datos o de la tabla de origen.
2. Vaya a Insertar > Tablas > Tabla dinmica recomendada.

3. Excel mostrar el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica con el


nombre de tabla o de rango seleccionado.

4. En la seccin Elija dnde desea colocar el informe de tabla


dinmica, seleccione Nueva hoja de clculo u Hoja de clculo
existente. En el caso de Nueva hoja de clculo, tendr que seleccionar
la hoja de clculo y la celda donde quiera colocar la tabla dinmica.

5. Haga clic en Aceptar. Excel crear una tabla dinmica en blanco y


mostrar la lista Campos de tabla dinmica.
DIRECCIN EJECUTIVA DE ADMINISTRACIN
DIRECCIN DE RECURSOS FINANCIEROS
SUBDIRECCIN DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO DE PROCESAMIENTO DE INFORMACIN CONTABLE

Comparativo para determinar variaciones

Paso 1

Abrir el archivo Balanza de Comprobacin a Detalle para insertar una


Tabla Dinmica la cual se compone de los siguientes campos:

Unidad Responsable
Cuenta de Activo Fijo
Saldo Final
DIRECCIN EJECUTIVA DE ADMINISTRACIN
DIRECCIN DE RECURSOS FINANCIEROS
SUBDIRECCIN DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO DE PROCESAMIENTO DE INFORMACIN CONTABLE

Paso 2

Abrir el archivo Libro de Activo Fijo para insertar una Tabla Dinmica
la cual se compone de los siguientes campos:

Unidad Responsable
Cuenta de Activo Fijo
Costo Actual
DIRECCIN EJECUTIVA DE ADMINISTRACIN
DIRECCIN DE RECURSOS FINANCIEROS
SUBDIRECCIN DE CONTABILIDAD
DEPARTAMENTO DE PROCESAMIENTO DE INFORMACIN CONTABLE

Paso 3

Abrir una nueva pestaa en Excel y en ella colocaremos los datos


recopilados de las dos Tabla Dinmicas que realizamos.
DIRECCIN EJECUTIVA DE ADMINISTRACIN
DIRECCIN DE RECURSOS FINANCIEROS
SUBDIRECCIN DE CONTABILIDAD

Paso 4 DEPARTAMENTO DE PROCESAMIENTO DE INFORMACIN CONTABLE

Insertar una columna para nuestra variacin o diferencia de los datos


obtenidos de las dos Tablas Dinmicas, quedando de la siguiente forma:
NOTA:
Descargar el reporte inmediatamente despus del
cierre del perodo a conciliar. LIBRO ACTIVO
Los cuadros comparativos de trabajo son solo para efecto de
ejemplificar.