Wstp

Wdroenie nowego systemu informatycznego w firmie moe si wiza z popenianiem bdw, ju na etapie
jego uruchamiania, czego skutkiem bdzie jego niewaciwe dziaanie. Z drugiej strony - niezalenie jak dobre
bdzie podjte w tym kierunku dziaania mog spotka si z niechtnym przyjciem pracownikw.
W ostatecznym rozrachunku to oni bd z niego korzysta. Z tego wzgldu konieczne jest przekonanie ich o jego
wartoci.
 Dugoterminowa i skuteczna implementacja narzdzi IT

"Dobre decyzje biznesowe mona podejmowa wycznie w oparciu o sprawdzone i kompleksowe informacje.
Dlatego zrozumienie firmy i jej biznesowego rodowiska, jest tak istotne ju na etapie projektowym. W Ideo
Konsulting czymy moliwoci aplikacji internetowych z bogat wiedz eksperck. Dziki temu jestemy w stanie
precyzyjniej przewidywa efekty biznesowe rekomendowanych przez nas dziaa. wiadczymy najwyszej jakoci
usugi w zakresie analityki, doradztwa biznesowego oraz rozwiza IT, ktre kadego dnia poprawiaj wyniki
biznesowe naszych klientw."
- Dominik Kaznowski, partner Ideo Konsulting.

Jest wiele kwestii, ktre umoliwiaj zminimalizowanie ryzyka zwizanego z wdroeniem systemu oraz daj
szans na popraw stopnia jego akceptacji w strukturach firmy.
Oto 8 najistotniejszych.
 1. Poinformowanie pracownikw o planach

Nie jest konieczne informowanie personelu o wszystkich planach firmy. Naley si jednak skupi na tych, ktre ich
dotycz. Jednym z nich jest nowy system IT, o ktrym warto wspomnie jak najwczeniej. Ma by przecie
uatwieniem w codziennej pracy kadego pracownika firmy. Z drugiej strony spowoduje on zmian znanych do tej
pory procedur. Dlatego te, warto jest da zespoowi czas na oswojenie si z planowanymi zmianami im szybciej,
tym lepiej.
Wskazwka:
Ju na tym etapie dobrze jest przedstawi kadrze wstpne
zaoenia nowego systemu. Wane jest przede wszystkim opisanie
lub zaprezentowanie tych funkcjonalnoci, ktre w sposb
bezporedni bd wpywa na ich prac lub w jakim stopniu
j zmieni.
 Kiedy zdecydowa si na aplikacje dedykowane?

Rosnca ilo wszelkiego rodzaju dokumentw, ktre spyway do Firmy rnymi kanaami oraz trudnoci zwizane
z prawidowym i szybkim obiegiem spowodoway, e zaczlimy szuka systemw, ktre pomogyby nam
to rozwiza. Sprecyzowalimy to, co nas interesuje, sprawdzilimy wdroenia w innych firmach. Najwaniejszym
momentem byo przedstawienie propozycji Zarzdowi, ktry popar nasz inicjatyw, a dziki temu prace przebiegay
sprawnie i krok po kroku angaowane byy kolejne zespoy.

- Izabela Chmiel, Kierownik Biura Zarzdu, nieka

 2. Zaangaowanie ludzi w proces planowania i tworzenia

Warto rozway zaangaowanie zespou w dyskusj o tym, jak projektowana platforma powinna wyglda. Pod
uwag naley bra peen wachlarz aspektw dotyczcych aplikacji - narzdzia, rozwizania, funkcjonalnoci,
udogodnienia. Dobrze jest proces zbierania opinii usystematyzowa np. w postaci ankiet, ktre umoliwi
pogrupowanie otrzymanych informacji. Wdroenie pomysw moliwych do zrealizowania sprawi, e nowy system
bdzie maksymalnie dostosowany do pracownikw.
Wskazwka:
Biorc udzia w procesach zwizanych z projektowaniem usprawnie platformy,
kadra nie tylko otrzymuje narzdzie, ktre spenia ich wymagania
oraz zdecydowanie pomaga w realizacji obowizkw. S oni jednoczenie
wspodpowiedzialni za jego sukces, a co za tym idzie - tym chtniej z niego
korzystaj w przyszoci.
 Rozwj Logito w niece

Tym, co odrnia wdroenie w niece od innych to ciga ewolucja systemu. Mamy wiele wdroe, w ktrych
system jest rozwijany, ale w bardzo niewielu przypadkach dzieje si to tak dynamicznie, jak w przypadku nieki.
Wdraajc Logito zawsze dbamy o to, by to uytkownicy powiedzieli nam jak ma wyglda system. Tutaj zadziaao
to tak skutecznie, e obecnie wikszo nowych moduw jest zgaszana, jako potrzeba, ktra rodzi si po stronie
pracownikw.

- Marcin Wojto, Dyrektor Obsugi Klienta, Ideo

 3. Testy i zgaszanie uwag

Dobr praktyk bdzie stworzenie moliwoci przetestowania - wszystkim lub wybranej grupie - przygotowanego
rozwizania, w takim zakresie, w jakim jest to moliwe. Testowanie produktu przed wypuszczeniem jego wersji
finalnej pozwala na wczesne zdiagnozowanie ewentualnych problemw, a nawet na modyfikacj jego
funkcjonalnoci. Celem takiego dziaania jest maksymalne usprawnienie go oraz uczynienie jeszcze bardziej
przyjaznym dla uytkownikw.
Wskazwka:
Wczeniejsza prezentacja narzdzia IT to nie tylko korzy od strony
projektowej i technicznej. To przede wszystkim okazja dla pracownikw
do zapoznania z nowymi funkcjonalnociami. Wstpne oswojenie si
z systemem pozwoli na skrcenie czasu jego wdraania w przyszoci.
 4. Przyjazny system

Aplikacja powinna by intuicyjna, wygodna i prosta w obsudze - tak, aby kady czonek zespou by zadowolony
z moliwoci korzystania z niej. Jest to tym bardziej istotne w sytuacji, kiedy wczeniejsze deklaracje zakaday,
e produkt bdzie mia taki charakter. W przeciwnym razie zostanie osignity efekt odwrotny do zamierzonego
i jako pracy po jego implementacji moe si znacznie obniy.
Wskazwka:
Funkcjonalnoci, ktre bd obsugiwane przez wszystkich lub przez
wikszo kadry musz wyrnia si szczeglnie wysokim stopniem
prostoty obsugi. Tyczy si to przede wszystkim firm, gdzie struktura
pogrupowana jest na rne dziay. Pracownicy nie powinni mie trudnoci
w uytkowaniu platformy, bez znaczenia, w jakim dziale i na jakim szczeblu
pracuj.
 5. Prezentacja platformy, czyli szkolenie pracownikw

Niezalenie czy i jak mocno personel jest zaangaowany w projektowanie systemu, konieczne jest przeprowadzenie
szkolenia z jego obsugi. Pozwoli ono lepiej pozna wszystkie moliwoci platformy i w peni wykorzysta jej
potencja w przyszej pracy. Zazwyczaj tego typu tutoriale nie trwaj duej ni kilka godzin, jednak korzyci, jakie
pyn z tego typu dziaania z pewnoci przynios dugofalowe efekty.
Wskazwka:
Firma dostarczajca produkt powinna by rwnie odpowiedzialna
za omwienie wszystkich jego funkcjonalnoci. Bardzo dobra znajomo
systemu to swego rodzaju gwarancja jakoci szkolenia. Dziki temu w razie
pyta moliwe bdzie udzielenie rzetelnej odpowiedzi oraz rozwianie
ewentualnych wtpliwoci czy niecisoci.
 6. Regularne zbieranie opinii

Cenn praktyk jest cykliczne badanie opinii na temat platformy. Organizacja krtkich ankiet ma na celu poznanie
oceny poszczeglnych elementw, prezentacj wasnych spostrzee oraz pomysw, ktre pozwol rozwin
kolejne narzdzia. Dalszym etapem mog by rozmowy indywidualne, ktre umoliwi zlokalizowanie ewentualnych
problemw oraz przeanalizowanie najlepszych rozwiza.
 6. Regularne zbieranie opinii

Wskazwka:
Zbieranie opinii jest istotnym procesem, jednak bdzie ono
cakowicie bezcelowe, jeli uwagi nie bd
w aden sposb weryfikowane. Opracowywanie i wdraanie
nowych funkcjonalnoci powinno by sta praktyk. Naley
jednak mie na uwadze, e wszelkie znaczce zmiany
powinny by przed wdroeniem konsultowane z zaog
oraz przez ni testowane.
 Rozwj platformy przy udziale personelu

Uporzdkowanie obiegu dokumentw, pism przychodzcych, wewntrznych czy wychodzcych byo przyczyn
powstawania kolejnych moduw. Najczciej byy to pomysy naszych pracownikw, ktrzy podpowiadali nam,
czego oczekuj od programu i co uwaaj za konieczne do wprowadzenia, np. delegacje, profile pracownikw,
centrum obsugi gwarancji, kalendarz itp.

- Micha Suszka, Dyrektor ds. Informatyki, nieka

 7. Monitorowanie platformy

Projektowanie oraz wdraanie nowej platformy jest procesem etapowym i dugofalowym. Niemal na kadym etapie
prac istnieje ryzyko popenienia bdu, ktry doprowadzi do niepowodzenia caego projektu. Konieczny jest zatem
po wprowadzeniu nowych funkcjonalnoci nieustanny ich monitoring, analiza dziaania oraz trwaa optymalizacja.
Kontrola w takiej postaci pozwoli na szybk reakcj i eliminowanie ewentualnie pojawiajcych si komplikacji.
Wskazwka:
Ju na etapie wyboru dostawcy warto zwrci uwag czy posiada on rozwizania
monitorujce. Automatyzuj one i uatwiaj weryfikowanie takich kwestii, jak chociaby
czas spdzony w obrbie danego moduu czy wykonywania poszczeglnych operacji,
jak rwnie popularno uycia konkretnych funkcji.
 8. Modernizacja, rozbudowa, udoskonalanie

Modernizacja systemw informatycznych, ich odwieenie czy rozbudowa pozwala na zachowanie atrakcyjnoci
i funkcjonalnoci. Testowanie nowych narzdzi czy komponentw dobrze odda w rce samych pracownikw
lub wyznaczonej grupy testerw. Poprzez takie dziaania moliwe bdzie sprawnie wprowadzanie poprawek,
bez angaowania czasu caej kadry.
Wypracowanie mechanizmu pozwalajcego na zgaszanie przez personel lunych pomysw na nowe rozwizania
znacznie porzdkuje proces udoskonalania platformy.
Wskazwka:
Pomimo duej rozbudowy i implementacji kolejnych moduw, produkt
nie moe straci na swojej przejrzystoci i intuicyjnoci. Niezwykle trudne,
ale jednoczenie wane jest zachowanie rwnowagi w procesie
wprowadzania rozbudowy ju dziaajcych w firmie narzdzi.
 Jak Logito sprawdza si po latach?

Logito zostao szybko wdroone i zmienia si cay czas. Nie przypomina ju systemu sprzed 10 lat. Aktualnie w
skad platformy Logito wchodz 24 moduy, ktre integruj si z 6 innymi systemami wykorzystywanymi w niece,
ale i z systemami zewntrznymi. Kadego dnia pracuje w nim jednoczenie okoo 150 uytkownikw, ktrzy obsuyli
ju ponad 584 tys. pism. System jest dostpny online dla naszych pracownikw take na Ukrainie i Biaorusi..

- Micha Suszka Dyrektor ds. Informatyki, nieka

 Podsumowanie

Jak zostao wspomniane, proces komponowania nowego systemu informatycznego w firmie jest zoony
i wieloetapowy. Jego wstpna realizacja moe nie by a tak absorbujca czasowo, jednak o sukcesie
przedsiwzicia mog zadecydowa dalsze (nastpujce po wdroeniu) dziaania takie jak np. monitorowanie,
modernizacja oraz stae udoskonalanie. Warto o tym pamita i regularnie praktykowa dziaania zabezpieczajce.
Pozwoli to na utrzymanie wysokiej jakoci nowego systemu przez dugi czas po wdroeniu.