Wstęp

Wdrożenie nowego systemu informatycznego w firmie może się wiązać z popełnianiem błędów, już na etapie
jego uruchamiania, czego skutkiem będzie jego niewłaściwe działanie. Z drugiej strony - niezależnie jak dobre
będzie – podjęte w tym kierunku działania mogą spotkać się z niechętnym przyjęciem pracowników.
W ostatecznym rozrachunku to oni będą z niego korzystać. Z tego względu konieczne jest przekonanie ich o jego
wartości.
Długoterminowa i skuteczna implementacja narzędzi IT

"Dobre decyzje biznesowe można podejmować wyłącznie w oparciu o sprawdzone i kompleksowe informacje.
Dlatego zrozumienie firmy i jej biznesowego środowiska, jest tak istotne już na etapie projektowym. W Ideo
Konsulting łączymy możliwości aplikacji internetowych z bogatą wiedzą ekspercką. Dzięki temu jesteśmy w stanie
precyzyjniej przewidywać efekty biznesowe rekomendowanych przez nas działań. Świadczymy najwyższej jakości
usługi w zakresie analityki, doradztwa biznesowego oraz rozwiązań IT, które każdego dnia poprawiają wyniki
biznesowe naszych klientów."
- Dominik Kaznowski, partner Ideo Konsulting.

Jest wiele kwestii, które umożliwiają zminimalizowanie ryzyka związanego z wdrożeniem systemu oraz dają
szansę na poprawę stopnia jego akceptacji w strukturach firmy.
Oto 8 najistotniejszych.
1. Poinformowanie pracowników o planach

Nie jest konieczne informowanie personelu o wszystkich planach firmy. Należy się jednak skupić na tych, które ich
dotyczą. Jednym z nich jest nowy system IT, o którym warto wspomnieć jak najwcześniej. Ma być przecież
ułatwieniem w codziennej pracy każdego pracownika firmy. Z drugiej strony spowoduje on zmianę znanych do tej
pory procedur. Dlatego też, warto jest dać zespołowi czas na oswojenie się z planowanymi zmianami – im szybciej,
tym lepiej.
Wskazówka:
Już na tym etapie dobrze jest przedstawić kadrze wstępne
założenia nowego systemu. Ważne jest przede wszystkim opisanie
lub zaprezentowanie tych funkcjonalności, które w sposób
bezpośredni będą wpływać na ich pracę lub w jakimś stopniu
ją zmienią.
Kiedy zdecydować się na aplikacje dedykowane?

„Rosnąca ilość wszelkiego rodzaju dokumentów, które spływały do Firmy różnymi kanałami oraz trudności związane
z prawidłowym i szybkim obiegiem spowodowały, że zaczęliśmy szukać systemów, które pomogłyby nam
to rozwiązać. Sprecyzowaliśmy to, co nas interesuje, sprawdziliśmy wdrożenia w innych firmach. Najważniejszym
momentem było przedstawienie propozycji Zarządowi, który poparł naszą inicjatywę, a dzięki temu prace przebiegały
sprawnie i krok po kroku angażowane były kolejne zespoły.”

- Izabela Chmiel, Kierownik Biura Zarządu, Śnieżka
2. Zaangażowanie ludzi w proces planowania i tworzenia

Warto rozważyć zaangażowanie zespołu w dyskusję o tym, jak projektowana platforma powinna wyglądać. Pod
uwagę należy brać pełen wachlarz aspektów dotyczących aplikacji - narzędzia, rozwiązania, funkcjonalności,
udogodnienia. Dobrze jest proces zbierania opinii usystematyzować np. w postaci ankiet, które umożliwią
pogrupowanie otrzymanych informacji. Wdrożenie pomysłów możliwych do zrealizowania sprawi, że nowy system
będzie maksymalnie dostosowany do pracowników.
Wskazówka:
Biorąc udział w procesach związanych z projektowaniem usprawnień platformy,
kadra nie tylko otrzymuje narzędzie, które spełnia ich wymagania
oraz zdecydowanie pomaga w realizacji obowiązków. Są oni jednocześnie
współodpowiedzialni za jego sukces, a co za tym idzie - tym chętniej z niego
korzystają w przyszłości.
Rozwój Logito w Śnieżce

„Tym, co odróżnia wdrożenie w Śnieżce od innych to ciągła ewolucja systemu. Mamy wiele wdrożeń, w których
system jest rozwijany, ale w bardzo niewielu przypadkach dzieje się to tak dynamicznie, jak w przypadku Śnieżki.
Wdrażając Logito zawsze dbamy o to, by to użytkownicy powiedzieli nam jak ma wyglądać system. Tutaj zadziałało
to tak skutecznie, że obecnie większość nowych modułów jest zgłaszana, jako potrzeba, która „rodzi się” po stronie
pracowników.”

- Marcin Wojtoń, Dyrektor Obsługi Klienta, Ideo
3. Testy i zgłaszanie uwag

Dobrą praktyką będzie stworzenie możliwości przetestowania - wszystkim lub wybranej grupie - przygotowanego
rozwiązania, w takim zakresie, w jakim jest to możliwe. Testowanie produktu przed wypuszczeniem jego wersji
finalnej pozwala na wczesne zdiagnozowanie ewentualnych problemów, a nawet na modyfikację jego
funkcjonalności. Celem takiego działania jest maksymalne usprawnienie go oraz uczynienie jeszcze bardziej
przyjaznym dla użytkowników.
Wskazówka:
Wcześniejsza prezentacja narzędzia IT to nie tylko korzyść od strony
projektowej i technicznej. To przede wszystkim okazja dla pracowników
do zapoznania z nowymi funkcjonalnościami. Wstępne „oswojenie się”
z systemem pozwoli na skrócenie czasu jego wdrażania w przyszłości.
4. Przyjazny system

Aplikacja powinna być intuicyjna, wygodna i prosta w obsłudze - tak, aby każdy członek zespołu był zadowolony
z możliwości korzystania z niej. Jest to tym bardziej istotne w sytuacji, kiedy wcześniejsze deklaracje zakładały,
że produkt będzie miał taki charakter. W przeciwnym razie zostanie osiągnięty efekt odwrotny do zamierzonego
i jakość pracy po jego implementacji może się znacznie obniżyć.
Wskazówka:
Funkcjonalności, które będą obsługiwane przez wszystkich lub przez
większość kadry muszą wyróżniać się szczególnie wysokim stopniem
prostoty obsługi. Tyczy się to przede wszystkim firm, gdzie struktura
pogrupowana jest na różne działy. Pracownicy nie powinni mieć trudności
w użytkowaniu platformy, bez znaczenia, w jakim dziale i na jakim szczeblu
pracują.
5. Prezentacja platformy, czyli szkolenie pracowników

Niezależnie czy i jak mocno personel jest zaangażowany w projektowanie systemu, konieczne jest przeprowadzenie
szkolenia z jego obsługi. Pozwoli ono lepiej poznać wszystkie możliwości platformy i w pełni wykorzystać jej
potencjał w przyszłej pracy. Zazwyczaj tego typu tutoriale nie trwają dłużej niż kilka godzin, jednak korzyści, jakie
płyną z tego typu działania z pewnością przyniosą długofalowe efekty.
Wskazówka:
Firma dostarczająca produkt powinna być również odpowiedzialna
za omówienie wszystkich jego funkcjonalności. Bardzo dobra znajomość
systemu to swego rodzaju gwarancja jakości szkolenia. Dzięki temu w razie
pytań możliwe będzie udzielenie rzetelnej odpowiedzi oraz rozwianie
ewentualnych wątpliwości czy nieścisłości.
6. Regularne zbieranie opinii

Cenną praktyką jest cykliczne badanie opinii na temat platformy. Organizacja krótkich ankiet ma na celu poznanie
oceny poszczególnych elementów, prezentację własnych spostrzeżeń oraz pomysłów, które pozwolą rozwinąć
kolejne narzędzia. Dalszym etapem mogą być rozmowy indywidualne, które umożliwią zlokalizowanie ewentualnych
problemów oraz przeanalizowanie najlepszych rozwiązań.
6. Regularne zbieranie opinii

Wskazówka:
Zbieranie opinii jest istotnym procesem, jednak będzie ono
całkowicie bezcelowe, jeśli uwagi nie będą
w żaden sposób weryfikowane. Opracowywanie i wdrażanie
nowych funkcjonalności powinno być stałą praktyką. Należy
jednak mieć na uwadze, że wszelkie znaczące zmiany
powinny być przed wdrożeniem konsultowane z załogą
oraz przez nią testowane.
Rozwój platformy przy udziale personelu

„Uporządkowanie obiegu dokumentów, pism przychodzących, wewnętrznych czy wychodzących było przyczyną
powstawania kolejnych modułów. Najczęściej były to pomysły naszych pracowników, którzy podpowiadali nam,
czego oczekują od programu i co uważają za konieczne do wprowadzenia, np. delegacje, profile pracowników,
centrum obsługi gwarancji, kalendarz itp.”

- Michał Suszka, Dyrektor ds. Informatyki, Śnieżka
7. Monitorowanie platformy

Projektowanie oraz wdrażanie nowej platformy jest procesem etapowym i długofalowym. Niemal na każdym etapie
prac istnieje ryzyko popełnienia błędu, który doprowadzi do niepowodzenia całego projektu. Konieczny jest zatem
po wprowadzeniu nowych funkcjonalności nieustanny ich monitoring, analiza działania oraz trwała optymalizacja.
Kontrola w takiej postaci pozwoli na szybką reakcję i eliminowanie ewentualnie pojawiających się komplikacji.
Wskazówka:
Już na etapie wyboru dostawcy warto zwrócić uwagę czy posiada on rozwiązania
monitorujące. Automatyzują one i ułatwiają weryfikowanie takich kwestii, jak chociażby
czas spędzony w obrębie danego modułu czy wykonywania poszczególnych operacji,
jak również popularność użycia konkretnych funkcji.
8. Modernizacja, rozbudowa, udoskonalanie

Modernizacja systemów informatycznych, ich odświeżenie czy rozbudowa pozwala na zachowanie atrakcyjności
i funkcjonalności. Testowanie nowych narzędzi czy komponentów dobrze oddać w ręce samych pracowników
lub wyznaczonej grupy „testerów”. Poprzez takie działania możliwe będzie sprawnie wprowadzanie poprawek,
bez angażowania czasu całej kadry.
Wypracowanie mechanizmu pozwalającego na zgłaszanie przez personel luźnych pomysłów na nowe rozwiązania
znacznie porządkuje proces udoskonalania platformy.
Wskazówka:
Pomimo dużej rozbudowy i implementacji kolejnych modułów, produkt
nie może stracić na swojej przejrzystości i intuicyjności. Niezwykle trudne,
ale jednocześnie ważne jest zachowanie równowagi w procesie
wprowadzania rozbudowy już działających w firmie narzędzi.
Jak Logito sprawdza się po latach?

„Logito zostało szybko wdrożone i zmienia się cały czas. Nie przypomina już systemu sprzed 10 lat. Aktualnie w
skład platformy Logito wchodzą 24 moduły, które integrują się z 6 innymi systemami wykorzystywanymi w Śnieżce,
ale i z systemami zewnętrznymi. Każdego dnia pracuje w nim jednocześnie około 150 użytkowników, którzy obsłużyli
już ponad 584 tys. pism. System jest dostępny online dla naszych pracowników także na Ukrainie i Białorusi.”.

- Michał Suszka Dyrektor ds. Informatyki, Śnieżka
Podsumowanie

Jak zostało wspomniane, proces komponowania nowego systemu informatycznego w firmie jest złożony
i wieloetapowy. Jego wstępna realizacja może nie być aż tak absorbująca czasowo, jednak o sukcesie
przedsięwzięcia mogą zadecydować dalsze (następujące po wdrożeniu) działania takie jak np. monitorowanie,
modernizacja oraz stałe udoskonalanie. Warto o tym pamiętać i regularnie praktykować działania zabezpieczające.
Pozwoli to na utrzymanie wysokiej jakości nowego systemu przez długi czas po wdrożeniu.