Professional Documents
Culture Documents
MEDIS
SANGAT PENTING
1 Bayi By.
3 Anak-anak An.
00 00 01
(angka awal) (angka tengah) (angka akhir)
Kekurangan :
- Petugas akan lebih repot setelah selesai pelayanan karena
mencari berkas rekam medis lama untuk digabung dgn rekam
medis yang baru
- Informasi klinis pd saat pelayanan tdk disertakan shg petugas
tdk dpt melihat pelayanan yg diberikan kpd pasien pd
kunjungan sebelumnya
Sistem penyimpanan
• Sistem penyimpanan bertujuan untuk :
– Mempermudah dan mempercepat ditemukan
kembali DRM yang disimpan dalam rak filing
– Mudah mengambil dari tempat penyimpanan
– Mudah pengembaliannya
– Melindungi DRM dari bahaya pencurian, bahaya
kerusakan fisik, kiwiawi, dan biologi
Sistem penyimpanan ada 2 :
• Sentralisasi
suatu sistem penyimpanan dengan cara
menyatukan formulir-formulir rekam medis
milik seorang pasien ke dalam satu kesatuan
(folder) baik DRM rawat jalan, rawat inap,
maupun gawat darurat.
Kelebihan sentralisasi
• Data dan informasi hasil-hasil pelayanan dpt
berkesinambungan karena menyatu dlm 1 folder shg riwayat
dpt dibaca seluruhnya
• Mengurangi terjadinya duplikasi dlm penyimpanan berkas
rekam medis
• Mengurangi jumlah biaya yang digunakan baik dr segi
peralatan dan ruangan
• Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis
mudah distandarisasikan
• Memungkinkan efisien kerja petugas penyimpanan
• Mudah dalam menerapkan sistem penomoran dengan unit
Kekurangan :
• Petugas lebih sibuk karena hrs menangani unit
rawat jalan , gawat darurat dan rawat inap
• Filing DRM hrs buka 24 jam
• Tempat penerimaan pasien harus buka 24 jam
karena KIUP sewaktu-waktu diperlukan untuk
pasien yang lupa bawa KIB
Desentralisasi
• Suatu sistem penyimpanan dengan cara
memisahkan DRM milik seorang pasien antara
DRM rawat jalan, DRM gawat darurat, dan
DRM rawat inap pada folder tersendiri dan
atau ruang atau tempat sendiri.
Kelebihan Desentralisasi :
• Efisiensi waktu sehingga pasien mendapat
pelayanan lebih cepat
• Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih
ringan
Kekurangan desentralisasi :
• Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam
medis yaitu data dan informasi pelyanan pada
satu pasien dapat tersimpan lebih dr 1 folder
• Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan
ruangan lebih banyak
• Cara penyimpanan sentralisasi lebih baik
daripada desentralisasi, tetapi pelaksanaanya
tergantung pd situasi dan kondisi masing-
masing RS :
– Terbatasnya tenaga yang terampil dalam
pengelolaan rekam medis
– Kemampuan dana RS
Sistem penjajaran
• Sistem penjajaran ada 3 :
– Straight numerical filing (SNF)
– Middle digit filing (MDF)
– Terminal digit filing (TDF)
SNF
• Penomoran rekam medis terdiri dari 6 digit yang terbagi
menjadi 3 kelompok, dgn urutan sbb :
00 00 01
(angka primer) (angka sekunder) (angka tertier)
00-00-02
00-00-03
00-00-04 dst
00-00-99
00-01-00
MDF
• Penomoran rekam medis terdiri dari 6 digit yang terbagi
menjadi 3 kelompok, dgn urutan sbb :
00 00 01
(angka sekunder) (angka primer) (angka tertier)
00-00-02
00-00-03
00-00-04 dst
00-00-99
01-00-00
TDF
• Penomoran rekam medis terdiri dari 6 digit yang terbagi
menjadi 3 kelompok, dgn urutan sbb :
00 00 01
(angka tertier) (angka sekunder) (angka primer)
01-00-01
02-00-01
03-00-01 dst
99-00-01
00-01-01
Kelebihan & kekurangan SNF :
• Kelebihan :
– Mudah dlm mengambil berkas rekam medis dengan nomor rekam
medis yang berurutan
– Mudah dlm melatih petugas-petugas yg hrs melaksanakan tugas
tersebt.
• Kekurangan :
– Sangat memungkinkan petugas akan berdesakan dalam 1 rak jika
berkas yg diambil merupakan berkas yg blm lama disimpan/
terbaru.
– Petugas hrs memperhatikan seluruh angka pada nomor rekam
medis shg mudah tjd kekeliruan menyimpan.
– Pengawasan kerapian sangat sukar dilakukan
Kelebihan & kekurangan TDF :
• Kelebihan :
– Penambahan jumlah dok rm tersebar merata ke 100 section dlm rak
penyimpanan
– Petugas tdk akan berdesak2an di 1 rak dlm pengambilan DRM
– Petugas dapat diserahi tanggungjwb untuk sejumlah section tertentu
– Pekerjaan akan terbagi rata mengingat setiap petugas mengerjakan
jml RM yg hampir sama
– RM yg tdk aktif dpt diambil dr rak penyimpanan dr setiap section
– Jlh RM untuk setiap section terkontrol dan bisa dihindarkan timbulnya
rak2 kosong
– Kekeliruan menyimpan dpt dicegah krn prtugas menyimpan hny
memperhatiakn 2 angka saja
– Dengan terkontrolnya jumlah RM membantu memudahkan
perencanaan peralatan penyimpanan
• Kekurangan :
– Latihan dan bimbingan bagi petugas
penyimpanan dlm hal sistem angka akhir
mungkin akan lama dibandingkan dgn SNF
– Membutuhkan biaya awal yg lebih besar krn
hrs menyiapkan rak penyimpanan terlebih
dahulu.
• PENYUSUTAN :
Adalah suatu kegiatan memisahkan antara DRM yg masih aktif dengan
DRM yg dinyatakan in aktif.
PEMUSNAHAN :
Adalah proses penghancuran formulir-formulir
yang terdapat di dalam berkas RM yang sudah
tidak mengandung nilai guna .
LATAR BELAKANG
1. Terbatasnya ruang penyimpanan berkas RM
2. Terbatasnya rak penyimpanan berkas RM
3. Pertambahan berkas RM pasien baru tidak
seimbang dengan penyusutan berkas in-aktif
LATAR BELAKANG
4. Kurangnya tenaga khusus untuk
pemeliharaan / pengelolaan berkas RM in-
aktif .
Pasal 8 ayat 1 :
Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pasal 7 dilampoi,
dapat dimusnahkan .
Pasal 8 ayat 2 :
Tata cara pemusnahan sebagaimana dimaksud ayat 1 , ditetapkan
oleh Direktorat Jenderal Pelayanan Medik .
4. Kep.DIRJEN Yanmed no.78 /RS / Umdik / Ymu /I/ tahun
1991 : Petunjuk Pelaksanaan Rekam Medis di Rumah
Sakit .
• Umum
RM AKTIF RM INAKTIF
NO KELOMPOK
RJ RI RJ RI
1 UMUM 5 TH 5 TH 2 TH 2 TH
2 MATA 5 TH 10 TH 2 TH 2 TH
3 JIWA 10 TH 5 TH 5 TH 5 TH
4 ORTHOPEDI 10 TH 10 TH 2 TH 2 TH
5 KUSTA 15 TH 15 TH 2 TH 2 TH
6 KETERGANTUN
GAN OBAT 15 TH 15 TH 2 TH 2 TH
7 JANTUNG 10 TH 10 TH 2 TH 2 TH
8 PARU 5 TH 10 TH 2 TH 2 TH
DINILAI
PENYUSUTAN RM
RM ADA NILAI
GUNA RM TIDAK ADA
NILAI GUNA
RM RUSAK DIMUSNAHKAN
RM
DILESTARIKAN
TERTENTU
PENILAIAN REKAM MEDIS lanjutan…
• Indikator
– Seringnya rekam medis digunakan untuk penelitian dan
pendidikan
– Mempunyai nilai guna
• Primer
– Administrasi
– Hukum
– Keuangan
– Iptek
• Sekunder
– Pembuktian
– Sejarah
PENILAIAN REKAM MEDIS lanjutan…
DILESTARIKAN
KETENTUAN
UMUM - Lembar operasi
- Lembar persetujuan
- Identifikasi bayi lahir hidup
KETENTUAN
- Lembar kematian
KHUSUS
REKAM
MEDIS ANAK,JIWA,MATA
,JANTUNG DLL
LEMBAR RM TERTENTU
DIMUSNAHKAN
KETENTUAN
TERTENTU RS
LEMBAR RM SISA
LEMBAR RM RUSAK
PENILAIAN REKAM MEDIS lanjutan…
DAFTAR RM YANG DIPINDAHKAN DARI AKTIF KE INAKTIF
No Tanggal No. RM Tanggal Diagnosis Kode Jumlah Formulir
Pemindahan Teakhir ICD-X Lembar RM Yg tidak
berobat lengkap
Bandung, …..
Kepala Unit Rekam Medis
PENILAIAN REKAM MEDIS lanjutan…
DAFTAR PERTELAAN NILAI GUNA REKAM MEDIS
ya tdk
Bandung, …..
Kepala Unit Rekam Medis
BERITA ACARA PENYUSUTAN
SK…./…/… 2006
Pada hari ini Kamis tanggal 1 April 2006 bertempat di
halaman parkir RS XXXX yang berlokasi di Jl.
YYYYYYYYYYYYYYY , JakSel . Akan dilakukan pemusnahan
berkas Rekam Medis pasien Rumah Sakit XXXXX sebanyak
10.000 RM ( dengan perincian terlampir ) .
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan . Atas
perhatiannya kami ucapkan terima kasih .
KIUP
REGISTER URJ RANAP TPPRI
KASIR
TPPRJ
LAMA
FILING
69
Alur dan Prosedur di TPPGD
TPPGD
UGD
TPPRI
REGISTER
IPP
APOTIK
ASSEMBLING
FILING
KASIR
SENSUS HARIAN +
DRM PASIEN PULANG
Alur dan Prosedur TPPRI
ADMISSION NOTE
DRM PASIEN
NEGOSIASI
PASIEN
KELAS dan
RUANG
TPPRI ADM. NOTE
DRM PASIEN URI
FORMULIR RI
ASSEMBLING
LAPORAN
REGISTER
Infomasi
PENGUNJUNG/
TT kosong
PENENGOK
FILING
URJ UGD
KIUP
71
ALUR DAN PROSEDUR ASEMBLING
KLPCM (ketidak lengkapan
pengisian Catatan Medik)
DRM YANG TAK LENGKAP
URJ = IMR( incomplete
medical records
UGD SESUS HARIAN
DRM PASIEN
URI
SELESAI DI
LAYANI
ASSEMBLING
IPP SENSUS DRM LENGKAP+
LAP PENGGUNAAN HARIAN KARTU KENDALI
NO. REKAM MEDIS
TPPRJ FORMULIR RM ANALISING/
REPORTING KODING/
TPPRJ
INDEKSING
KARTU KEDALI
DRM TAK LENGKAP
ALUR DAN PROSEDUR KODING/INDEKSING
DRM DRM
LENGKAP LENGKAP
KODING/ FILING
KARTU INDEKSING KARTU
KENDALI KENDALI
73
ALUR DAN PROSEDUR FILING
BERITA
ACARA
PEMUSNAHAN PEMUSNAHAAN
DRM
LENGKAP
FILING DRM
KARTU RETENSI INAKTIF
KENDALI
DELIQUENT
DRM LAPORAN MEDICAL
DISIMPAN RECORDS
PEMINJAM TINGKAT
DRM LAPORAN PENGGUNAAN
TRACER DISEDIA DRM
KAN
PEMINJAM
ALUR DAN PROSEDUR ANALISING/REPORTING
RI_3
SENSUS
HARIAN
Analising/ DATA KEGIATAN
reporting
INDEKS RI_4
PENYAKIT MORBIDITAS
RI_1
RI_2
DATA DASAR RI_5
KETENAGAAN
RS DATA BULANAN
KINERJA
RUMAHSAKIT