You are on page 1of 76

ALUR DAN PROSEDUR REKAM

MEDIS

Yeni Tri Utami, A.Md. RMIK


POKOK BAHASAN :
• Sistem dan Subsistem Rekam medis
– Sistem penamaan
– Sistem penyimpanan
– Sistem penomoran
– Sistem penjajaran
– Sistem penyusutan dan pemusnahan
• Alur dan Prosedur Rekam medis
– Pendaftaran (RJ, RI, GD)
– Assembling
– Coding & indeksing
– Analising & Reporting
– filing
SISTEM DAN SUBSISTEM REKAM
MEDIS
Sistem Penamaan
• Sistem penamaan dalam pelayanan Rekam Medis adalah
tata-cara penulisan nama seseorang yang bertujuan untuk
membedakan satu pasien dengan pasien lain dan untuk
memudahkan dalam pengindekan.
• Penulisan nama dilakukan pada setiap lembar formulir
rekam medis

SANGAT PENTING

Artinya agar tidak terjadi kesalahan dalam pelayanan


misalnya tertukarnya berkas rekam medis satu dengan
pasien lainnya.
Sistem penamaan
• Nama orang dibedakan menjadi :
a. nama orang indonesia
b. nama orang cina, korea, vietnam dan sejenisnya
c. nama orang india, jepang, muangthai dan sejenisnya
d. nama orang arab, persia, turki dan sejenisnya
e. nama orang eropa, amerika dan sejenisnya
Sistem penamaan orang Indonesia
• Nama tunggal (Diindeks sesuai nama tersebut)
Contoh : Suryadi Suryadi
• Nama majemuk (Diindeks sesuai nama tersebut)
Contoh : Guna Jaya Guna Jaya
• Nama keluarga (Diutamakan nama keluarganya)
Contoh : Basuki Mangunwijoyo Mangunwijoyo, Basuki
• Nama bukan keluarga (Nama terakhir di depan)
Contoh : Agus Mulyono Mulyono, Agus
• Nama Marga, suku (Diutamakan nama Marga, suku)
Contoh : Anwar Siregar Siregar, Anwar
Lanjutan….
• Nama wanita yang menggunakan nama laki-laki (Diindeks
nama laki-lakinya didepan)
Contoh : Erni Johan Johan, Erni
• Nama baptis (Diindeks terakhir)
Contoh : Florensius Suhadi Suhadi, Florensius
• Nama gelar kepangkatan
– Gelar kepangkatan (Mayor, Letnal Kolonel, kolonel, dll)
– Gelar kesarjanaan (Prof, Ir, S.KM, S.Kom, dll)
– Gelar keagamaan (Haji, Kyai Haji, Pendeta, dll)
– Gelar bangsawan (Raden Mas, Raden ajeng, dll)
– Gelar kekeluargaan (Tn (tuan), Nn (Nona), dll)
Lanjutan….
• Gelar diindeks dibelakang dan dalam kurung
Contoh : Prof. Dr. Emil Kurdiatmoko
Nn. Sumantini, S.H
Dindeks : Kurdiatmoko, Emil (Prof, Dr)
Sumantini (Nn, S.H)
 Nama singkatan
Tidak diketahui
contoh : A. Mintorogo Mintorogo, A
Diketahui
contoh : A. Mintorogo Mintorogo, Ahmad
Sistem Penamaan
• Sistem penamaan orang cina, korea, vietnam dan sejenisnya
(Dindeks sesuai nama aslinya)
Contoh : Lee Thek Cheng Lee Thek Cheng
• Sistem penamaan orang cina digabung dengan org eropa (nama
cina lebih utama)
Contoh : Johny Ong Ong, Johny
• Sistem penamaan orang india, jepang, muang thai dan
sejenisnya (kata akhir dijadikan kata awal)
Contoh : Mahatma Gandhi Gandhi, Mahatma
• Sistem penamaan orang arab, persia, turki dan sejenisnya
(nama keluarga diawal)
Contoh : Awab Sungkar Sungkar, Awab
Ali Bin Umar Umar, Ali Bin
Lanjutan….
• Menulis nama orang eropa, amerika dan
sejenisnya (diindeks berdasarkan nama
keluarga)
– Contoh : Henry Mill Mill, Henry
Sistem penamaan orang Indonesia
• Menurut Savitri Citra Budi, M.PH

• Aturan penamaan tersebut kurang cocok


diterapkan di Indonesia karena di negara ini tidak
ada pengaturan khusus tentang penulisan nama,
penggunaan nama keluarga (kebebasan dalam
pemberian nama)
Menyulitkan dalam pengindekan.
Cara penulisan dan pengindekan nama
pada formulir RM :

• Penulisan nama pasien diikuti singkatan


yang menunjukkan status pasien. Singkatan
ini bisa dituliskan di depan nama atau
dibelakang nama pasien, pada dasarnya di
fasilitas kesehatan harus konsisten
penulisannya.
Tambahan singkatan pada nama
pasien :
NO STATUS PASIEN TAMBAHAN SINGKATAN

1 Bayi By.

2 Bayi yang belum mempunyai nama (Nama ibunya) By. Ny

3 Anak-anak An.

4 Laki-laki belum menikah Sdr.

5 Perempuan belum menikah Sdri. Atau Nn.

6 Laki-laki yang sudah menikah Bp.

7 Perempuan yang sudah menikah Ny.

8 Pasien yang sudah meninggal Alm.


Lanjutan…..
• Penulisan gelar/ pangkat dituliskan dibelakang
nama pasien, untuk nama pasien yang
seharusnya mpy gelar di depan namanya tetep
dituliskan dibelakang nama pasien.
Cth : pasien sdh menikah dengan nama
Prof. Febriant maka diindeks di
formulir RM :
Febriant, Prof. Bp
Lanjutan….
• Nama pasien dituliskan lengkap sesuai dengan
kartu tanda penduduk (bukan nama panggilan
saja)
• Nama pada sampul berkan rekam medis
dengan menggunakan huruf kapital, hal ini
untuk mempermudah membaca nama pasien
• Pada lembar identitas pasien disertakan nama
penanggungjawab yang sah.
Sistem penamaan menurut Depkes
(2006)
• TATA CARA PENULISAN NAMA PASIEN
– Nama pasien sendiri yang terdiri dari satu kata atau
lebih
– Penulisan nama sesuai dengan KTP/ SIM/ PASPOR yang
masih berlaku
– Untuk keseragaman penulisan nama pasien digunakan
ejaan baru yang disempurnakan dengan menggunakan
huruf cetak
– Tidak diperkenankan adanya pencantuman title/
jabatan/ gelar
– Perkataan tuan, saudara, bapak, tidak dicantumkan
dalam penulisan nama pasien
Lanjutan….
– Apabila pasien berkewargaan asing maka penulisan
nama nya harus sesuai dengan paspor yang berlaku di
Indonesia
– Bila seorang bayi yang baru lahir hingga saat pulang
belum mempunyai nama, maka penulisan namanya
adalah Bayi Ny xxxx
Contoh 1:
Nama pada KTP : MUHAMMAD RIZKY
Nama pada formulir RM : MUHAMMAD RIZKY
Contoh 2 :
Nama ibu : ROSITA DEWI
Nama bayi : By. Ny. ROSITA DEWI
Sistem Penomoran
• Sistem penomoran dalam RM yaitu tata cara penulisan
nomor yang diberikan kepada pasien yang datang berobat
sebagai bagian dari identitas pribadi pasien yang
bersangkutan.
• Kegunaan :
– Sebagai petunjuk pemilik berkas rekam medis pasien yang
bersangkutan
– Untuk pedoman dalam tata cara penyimpanan dan
penjajaran berkas rekam medis
– Sebagai petunjuk berkas rekam medis yang telah tersimpan
di filing
Sistem penomoran
• Nomor rekam medis terdiri dari 6 digit.
Mulai dari 00-00-00 s/d 99-99-99 (terbagi jadi 3 kelompok)

00 00 01
(angka awal) (angka tengah) (angka akhir)

Penomoran dicatat ke dalam beberapa formulir :


KIB, KIUP, Formulir data dasar pasien, formulir masuk-keluar
pasien, buku register pendaftaran pasien yang selanjutkan oleh
petugas pada pelayanan pasien berikutnya, nomor RM tersebut
tercatat pada setiap lembar formulir.
Sistem penomoran :
• Pemberian nomor pasien masuk (admission
Numbering System) ada 3 :
– Pemberian nomor cara seri (serial numbering
system)
– Pemberian nomor cara unit (unit numbering
system)
– Pemberian nomor cara seri unit (serial unit
numbering system)
Mempunyai kekelebihan dan kekurangan
Sering digunakan di RS “Unit Numbering System”
SNS
• Kelebihan :
– Pelayanan lebih cepat karena setiap pasien datang
diberikan nomor dan drm baru sehingga tidak
perlu menunggu.
– Petugas lebih mudah dalam mengerjakan
pelayanannya
Kerugian :
• Informasi pelayanan klinis pasien tidak
berkesinambungan sehingga dapat merugikan
pasien
• Pemborosan formulir rekam medis
• Mempercepat penuhnya rak filing untuk
penyimpanan DRM
Kelebihan UNS :
• Informasi klinis dapat berkesinambungan
karena semua data dan informasi mengenai
pasien dan pelayanan yang diberikan berada
dalam satu berkas rekam medis.
• Tidak terjadi pemborosan
Kerugian UNS
• Pelayanan lebih lama karena pasien harus
dicarikan terlebih dahulu berkas rekam medis
yang lama
• Solusi :
pemisahan loket pendaftaran antara pasien
baru dan pasien lama
Kelebihan SUNS
• Pelayanan lebih cepat karena semua pasien dianggap pasien
baru

Kekurangan :
- Petugas akan lebih repot setelah selesai pelayanan karena
mencari berkas rekam medis lama untuk digabung dgn rekam
medis yang baru
- Informasi klinis pd saat pelayanan tdk disertakan shg petugas
tdk dpt melihat pelayanan yg diberikan kpd pasien pd
kunjungan sebelumnya
Sistem penyimpanan
• Sistem penyimpanan bertujuan untuk :
– Mempermudah dan mempercepat ditemukan
kembali DRM yang disimpan dalam rak filing
– Mudah mengambil dari tempat penyimpanan
– Mudah pengembaliannya
– Melindungi DRM dari bahaya pencurian, bahaya
kerusakan fisik, kiwiawi, dan biologi
Sistem penyimpanan ada 2 :
• Sentralisasi
suatu sistem penyimpanan dengan cara
menyatukan formulir-formulir rekam medis
milik seorang pasien ke dalam satu kesatuan
(folder) baik DRM rawat jalan, rawat inap,
maupun gawat darurat.
Kelebihan sentralisasi
• Data dan informasi hasil-hasil pelayanan dpt
berkesinambungan karena menyatu dlm 1 folder shg riwayat
dpt dibaca seluruhnya
• Mengurangi terjadinya duplikasi dlm penyimpanan berkas
rekam medis
• Mengurangi jumlah biaya yang digunakan baik dr segi
peralatan dan ruangan
• Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis
mudah distandarisasikan
• Memungkinkan efisien kerja petugas penyimpanan
• Mudah dalam menerapkan sistem penomoran dengan unit
Kekurangan :
• Petugas lebih sibuk karena hrs menangani unit
rawat jalan , gawat darurat dan rawat inap
• Filing DRM hrs buka 24 jam
• Tempat penerimaan pasien harus buka 24 jam
karena KIUP sewaktu-waktu diperlukan untuk
pasien yang lupa bawa KIB
Desentralisasi
• Suatu sistem penyimpanan dengan cara
memisahkan DRM milik seorang pasien antara
DRM rawat jalan, DRM gawat darurat, dan
DRM rawat inap pada folder tersendiri dan
atau ruang atau tempat sendiri.
Kelebihan Desentralisasi :
• Efisiensi waktu sehingga pasien mendapat
pelayanan lebih cepat
• Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih
ringan
Kekurangan desentralisasi :
• Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam
medis yaitu data dan informasi pelyanan pada
satu pasien dapat tersimpan lebih dr 1 folder
• Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan
ruangan lebih banyak
• Cara penyimpanan sentralisasi lebih baik
daripada desentralisasi, tetapi pelaksanaanya
tergantung pd situasi dan kondisi masing-
masing RS :
– Terbatasnya tenaga yang terampil dalam
pengelolaan rekam medis
– Kemampuan dana RS
Sistem penjajaran
• Sistem penjajaran ada 3 :
– Straight numerical filing (SNF)
– Middle digit filing (MDF)
– Terminal digit filing (TDF)
SNF
• Penomoran rekam medis terdiri dari 6 digit yang terbagi
menjadi 3 kelompok, dgn urutan sbb :
00 00 01
(angka primer) (angka sekunder) (angka tertier)

00-00-02
00-00-03
00-00-04 dst
00-00-99
00-01-00
MDF
• Penomoran rekam medis terdiri dari 6 digit yang terbagi
menjadi 3 kelompok, dgn urutan sbb :
00 00 01
(angka sekunder) (angka primer) (angka tertier)

00-00-02
00-00-03
00-00-04 dst
00-00-99
01-00-00
TDF
• Penomoran rekam medis terdiri dari 6 digit yang terbagi
menjadi 3 kelompok, dgn urutan sbb :
00 00 01
(angka tertier) (angka sekunder) (angka primer)

01-00-01
02-00-01
03-00-01 dst
99-00-01
00-01-01
Kelebihan & kekurangan SNF :
• Kelebihan :
– Mudah dlm mengambil berkas rekam medis dengan nomor rekam
medis yang berurutan
– Mudah dlm melatih petugas-petugas yg hrs melaksanakan tugas
tersebt.
• Kekurangan :
– Sangat memungkinkan petugas akan berdesakan dalam 1 rak jika
berkas yg diambil merupakan berkas yg blm lama disimpan/
terbaru.
– Petugas hrs memperhatikan seluruh angka pada nomor rekam
medis shg mudah tjd kekeliruan menyimpan.
– Pengawasan kerapian sangat sukar dilakukan
Kelebihan & kekurangan TDF :
• Kelebihan :
– Penambahan jumlah dok rm tersebar merata ke 100 section dlm rak
penyimpanan
– Petugas tdk akan berdesak2an di 1 rak dlm pengambilan DRM
– Petugas dapat diserahi tanggungjwb untuk sejumlah section tertentu
– Pekerjaan akan terbagi rata mengingat setiap petugas mengerjakan
jml RM yg hampir sama
– RM yg tdk aktif dpt diambil dr rak penyimpanan dr setiap section
– Jlh RM untuk setiap section terkontrol dan bisa dihindarkan timbulnya
rak2 kosong
– Kekeliruan menyimpan dpt dicegah krn prtugas menyimpan hny
memperhatiakn 2 angka saja
– Dengan terkontrolnya jumlah RM membantu memudahkan
perencanaan peralatan penyimpanan
• Kekurangan :
– Latihan dan bimbingan bagi petugas
penyimpanan dlm hal sistem angka akhir
mungkin akan lama dibandingkan dgn SNF
– Membutuhkan biaya awal yg lebih besar krn
hrs menyiapkan rak penyimpanan terlebih
dahulu.

KELEBIHAN DAN KEKURANGAN MDF SAMA


DENGAN TDF
Sistem penyusutan dan pemusnahan
Penyisiran :
Suatu kegiatan pengawasan rutin terhadap
kemungkinan kesalahan letak DRM dan
mengembalikannya pada letaknya sesuai dengan
sistem penjajaran yang digunakan

• PENYUSUTAN :
Adalah suatu kegiatan memisahkan antara DRM yg masih aktif dengan
DRM yg dinyatakan in aktif.

 PEMUSNAHAN :
Adalah proses penghancuran formulir-formulir
yang terdapat di dalam berkas RM yang sudah
tidak mengandung nilai guna .
LATAR BELAKANG
1. Terbatasnya ruang penyimpanan berkas RM
2. Terbatasnya rak penyimpanan berkas RM
3. Pertambahan berkas RM pasien baru tidak
seimbang dengan penyusutan berkas in-aktif
LATAR BELAKANG
4. Kurangnya tenaga khusus untuk
pemeliharaan / pengelolaan berkas RM in-
aktif .

5. Adanya rasa kekhawatiran akan kehilangan


informasi medis / kesehatan  Penyusutan
& Pemusnahan
berkas RM

6. Adanya rasa was-was  Aspek hukum


NILAI GUNA RM
( A-L-F-R-E-D )
• A dministration = Administrasi
• L egal = Hukum
• F inancial = Keuangan
• R esearch = Penelitian
• E ducation = Pendidikan
• D ocumentation= Dokumentasi
TUJUAN RETENSI :

 Menjaga kerapihan penyusunan berkas RM aktif

 Memudahkan dalam retrieval berkas RM aktif

 Menjaga informasi medis yang masih aktif (


yg masih mengandung nilai guna )

 Mengurangi beban kerja petugas dalam


penanganan berkas Aktif & In-aktif
DASAR HUKUM :

1. UU no.7 / 1971 : Ketentuan Pokok-Pokok


Kearsipan

2. PP no.34 / 1979 : Kearsipan

3. PERMENKES No. 269/MenKes/Per/


III/2008 : tentang MEDICAL RECORD
Pasal 7 ayat 1 :
Lama Penyimpanan rekam medis sekurang-kurangnya untuk
jangka waktu 5 (lima) tahun sejak tanggal terakhir pasien
berkunjung .
Pasal 7 ayat 2 :
Lama Penyimpanan rekam medis yg berkaitan dengan hal-hal
khusus, dapat diterapkan sendiri .

Pasal 8 ayat 1 :
Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pasal 7 dilampoi,
dapat dimusnahkan .
Pasal 8 ayat 2 :
Tata cara pemusnahan sebagaimana dimaksud ayat 1 , ditetapkan
oleh Direktorat Jenderal Pelayanan Medik .
4. Kep.DIRJEN Yanmed no.78 /RS / Umdik / Ymu /I/ tahun
1991 : Petunjuk Pelaksanaan Rekam Medis di Rumah
Sakit .

5. Surat Edaran DIRJEN Yanmed No.HK.00.05.1.5.10.373 /


1993 : Petunjuk Teknis Pengadaan
Formulir RM dasar dan Pemusnahan arsip RM di rumah
sakit.

6. Surat Edaran DIRJEN Yanmed no.HK.00.05.1.5.01160


tahun 1995 :
Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir RM dasar dan
Pemusnahan arsip RM di rumah sakit.
ISI SURAT EDARAN
• Arsip RM : Berkas yg berisikan catatan-catatan tentang
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan
pelayanan lain .

• Arsip RM in-aktif : Berkas yg telah disimpan 5 tahun  tgl


terakhir pasien dilayani atau 5 tahun setelah pasien
meninggal dunia .

• Tim RM adalah Tim yg dibentuk  Kep.Dir.RS

• Arsip yg bersifat khusus : Penyakit Orthopedi,


jiwa, ketergantungan obat dan kusta .
Jadual Retensi Rekam Medis

• Umum

RM AKTIF RM INAKTIF
NO KELOMPOK
RJ RI RJ RI
1 UMUM 5 TH 5 TH 2 TH 2 TH
2 MATA 5 TH 10 TH 2 TH 2 TH
3 JIWA 10 TH 5 TH 5 TH 5 TH
4 ORTHOPEDI 10 TH 10 TH 2 TH 2 TH
5 KUSTA 15 TH 15 TH 2 TH 2 TH
6 KETERGANTUN
GAN OBAT 15 TH 15 TH 2 TH 2 TH
7 JANTUNG 10 TH 10 TH 2 TH 2 TH
8 PARU 5 TH 10 TH 2 TH 2 TH

Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik Th.1995


Jadual Retensi Rekam Medis…
• Anak diretensi menurut kebutuhan tertentu
• KIUP+Register+Indeks disimpan permanen
• RS harus membuat ketentuan sendiri bila retensinya
lebih lama dari ketentuan umum yang ada, antara
lain untuk :
– Berkas rekam medis berdasarkan penggolongan penyakit
– Riset dan edukasi
– Kasus-kasus terlibat hukum minimal 23 tahun setelah ada
ketetapan hukum
Sedangkan menurut AHIMA (American Health Information
Management Association (Hufman,1994) jadwal retensi
minimal :
Jadual Retensi Rekam Medis…
• Untuk kepentingan tertentu :
– Penyakit jiwa, ketergantungan obat, orthopedi, kusta
– Mata
– Perkosaan
– HIV
– Penyesuaian kelamin
– Pasien orang asing
– Kasus adopsi
– Bayi tabung
– Cangkok organ
– Plastik rekontruksi

• Retensi berdasarkan diagnosa masing-masing RS berdasarkan keputusan


Komite RM / Komite Medis dengan pertimbangan nilai guna
PERSIAPAN - PERSIAPAN

 Dibuat TIM PENILAIAN  SK.Direksi


– Ka.Rekam Medis - Panitia Rekam Medis
– Perawat Senior - Komite Medik
– Petugas terkait
 Dibuat TIM PEMUSNAHAN  SK Direksi
• Staf Rekam Medis senior , Staf Tata Usaha dan bagian terkait .

 Disiapkan form pertelaan :

NO. NO.RM TAHUN JANGKA DIAGNOSIS


WAKTU AKHIR

 Disiapkan Berita Acara Pemusnahan


PENILAIAN REKAM MEDIS
• Tata cara pemindahan RM aktif menjadi in
aktif
– Dilihat dari tanggal kunjungan tertakhir
– Setelah 5 tahun dari kunjungan terakhir tersebut
berkas dipisahkan di ruang lain
– Berkas RM inaktif dikelompokan sesuai dengan
tahun terakhir kunjungan
• Berkas rekam medis yang dinilai adalah yang
telah 2 tahun inaktif
Alur Proses Peyusutan dan Pemusnahan
RM

PEMINDAHAN RM AKTIF RM INAKTIF

DINILAI

PENYUSUTAN RM
RM ADA NILAI
GUNA RM TIDAK ADA
NILAI GUNA

RM RUSAK DIMUSNAHKAN

RM
DILESTARIKAN
TERTENTU
PENILAIAN REKAM MEDIS lanjutan…

• Indikator
– Seringnya rekam medis digunakan untuk penelitian dan
pendidikan
– Mempunyai nilai guna
• Primer
– Administrasi
– Hukum
– Keuangan
– Iptek
• Sekunder
– Pembuktian
– Sejarah
PENILAIAN REKAM MEDIS lanjutan…

- Ringkasan masuk keluar


- Resume

DILESTARIKAN
KETENTUAN
UMUM - Lembar operasi
- Lembar persetujuan
- Identifikasi bayi lahir hidup
KETENTUAN
- Lembar kematian
KHUSUS
REKAM
MEDIS ANAK,JIWA,MATA
,JANTUNG DLL
LEMBAR RM TERTENTU

DIMUSNAHKAN
KETENTUAN
TERTENTU RS
LEMBAR RM SISA

LEMBAR RM RUSAK
PENILAIAN REKAM MEDIS lanjutan…
DAFTAR RM YANG DIPINDAHKAN DARI AKTIF KE INAKTIF
No Tanggal No. RM Tanggal Diagnosis Kode Jumlah Formulir
Pemindahan Teakhir ICD-X Lembar RM Yg tidak
berobat lengkap

Bandung, …..
Kepala Unit Rekam Medis
PENILAIAN REKAM MEDIS lanjutan…
DAFTAR PERTELAAN NILAI GUNA REKAM MEDIS

No Tanggal No. RM Diagnosis Kode Kepentingan / Jenis Kasus


Penilaian ICD-X Kasus tertentu Tertentu

ya tdk

Bandung, …..
Kepala Unit Rekam Medis
BERITA ACARA PENYUSUTAN
SK…./…/… 2006
Pada hari ini Kamis tanggal 1 April 2006 bertempat di
halaman parkir RS XXXX yang berlokasi di Jl.
YYYYYYYYYYYYYYY , JakSel . Akan dilakukan pemusnahan
berkas Rekam Medis pasien Rumah Sakit XXXXX sebanyak
10.000 RM ( dengan perincian terlampir ) .
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan . Atas
perhatiannya kami ucapkan terima kasih .

TTd Direksi Tim Penilai Tim Pemusnah

Saksi : 1……………… 2…………. 3………………..


Berita acara pemusnahan Rekam Medis
yang asli disimpan di rumah sakit, lembar
ke 2 dikirim pada pemilik pelayanan
kesehatan (Depkes, Pemda (dinkes),
yayasan)
Khusus untuk rekam medis yang sudah
rusak /tidak terbaca dapat langsung
dimusnahkan dengan terlebih dahulu
membuat pernyataan di atas kertas
segel oleh Direktur
Pelaksanaan pemusnahan, dapat
dilakukan dengan cara :
• Dibakar menggunakan incenerator atau
dibakar biasa

• Dicacah, dibuat bubur

• Pihak ke Tiga disaksikan Tim pemusnah


Formulir rekam medis yang dilestarikan
diantaranya yaitu :

 Ringkasan masuk dan keluar


 Resume
 Lembar operasi
 Identifikasi bayi
 Lembar persetujuan
 Lembar kematian
 Dan rekam medis sisanya dan rekam
medis rusak tidak terbaca disiapkan
untuk dimusnahkan,
REKAM MEDIS ELECTRONIK
 Berkas RM asli yang di microfilmkan .

 Berkas RM asli yang di scaning

 Tulisan / catatan medis yang diinput ( di-


entry ) ke dalam komputer .
MEDIA RETENSI
MANUAL SCANING MIKROFILM KOMPUTER

Form dikeluarkan Form disiapkan Formulir difoto Dibuat program


dari berkas induk untuk di scaning / aplikasi retensi
copy
Form disimpan Disimpan dalam Disimpan dalam Data-data
dalam dus-dus hard disk / CD / negatif film dimasukkan dlm
Disket komputer
Perlu tempat Tidak perlu tempat Perlu berapa alat Tidak perlu tempat
untuk menyimpan khusus untuk prosesnya khusus
dus-dus .
Susah pencarian Mudah dlm retrievel Lama retrivel, krn Hanya informasi
jika dibutuhkan jika dibutuhkan . harus dicuci & saja yg keluar dan
Bentuk form asli dicetak . bukan FORM

Perlu banyak Mudah Perlu training Mudah


tenaga. dioperasikan khusus dioperasikan

Rp……………… Rp. ……………….. Rp. ……………… Rp. ……………….


ALUR DAN PROSEDUR REKAM
1. Penerimaan Pasien
MEDIS
• TPPRJ
• TPPGD
• TPPRI
2. Pengelolaan DRM
• ASSEMBLING
• CODING & INDEKSING
• ANALISISNG & REPORTING
• FILING
Alur dan Prosedur TPPRJ
LAPORAN
TPPRJ ASSEMBLING
KIB
BARU

KIUP
REGISTER URJ RANAP TPPRI
KASIR

TPPRJ

LAMA
FILING

69
Alur dan Prosedur di TPPGD
TPPGD

UGD
TPPRI
REGISTER

IPP
APOTIK

ASSEMBLING
FILING

KASIR
SENSUS HARIAN +
DRM PASIEN PULANG
Alur dan Prosedur TPPRI
ADMISSION NOTE
DRM PASIEN
NEGOSIASI

PASIEN
KELAS dan
RUANG
TPPRI ADM. NOTE
DRM PASIEN URI
FORMULIR RI

ASSEMBLING
LAPORAN
REGISTER
Infomasi
PENGUNJUNG/
TT kosong
PENENGOK
FILING
URJ UGD
KIUP

71
ALUR DAN PROSEDUR ASEMBLING
KLPCM (ketidak lengkapan
pengisian Catatan Medik)
DRM YANG TAK LENGKAP
URJ = IMR( incomplete
medical records
UGD SESUS HARIAN
DRM PASIEN
URI
SELESAI DI
LAYANI
ASSEMBLING
IPP SENSUS DRM LENGKAP+
LAP PENGGUNAAN HARIAN KARTU KENDALI
NO. REKAM MEDIS
TPPRJ FORMULIR RM ANALISING/
REPORTING KODING/
TPPRJ
INDEKSING
KARTU KEDALI
DRM TAK LENGKAP
ALUR DAN PROSEDUR KODING/INDEKSING

DRM DRM
LENGKAP LENGKAP
KODING/ FILING
KARTU INDEKSING KARTU
KENDALI KENDALI

INDEKS INDEKS INDEKS INDEKS


PENYAKIT OPERASI KEMATIAN DOKTER

73
ALUR DAN PROSEDUR FILING
BERITA
ACARA
PEMUSNAHAN PEMUSNAHAAN
DRM
LENGKAP
FILING DRM
KARTU RETENSI INAKTIF
KENDALI
DELIQUENT
DRM LAPORAN MEDICAL
DISIMPAN RECORDS

PEMINJAM TINGKAT
DRM LAPORAN PENGGUNAAN
TRACER DISEDIA DRM
KAN

PEMINJAM
ALUR DAN PROSEDUR ANALISING/REPORTING

RI_3
SENSUS
HARIAN
Analising/ DATA KEGIATAN

reporting
INDEKS RI_4
PENYAKIT MORBIDITAS

RI_1
RI_2
DATA DASAR RI_5
KETENAGAAN
RS DATA BULANAN

KINERJA
RUMAHSAKIT

You might also like