GESTIÓN DE

PROYECTOS
ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS

2. PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO
3. GESTIÓN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseño del proyecto
Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificación temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiación
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusión y comunicación
1. Introducción a la gestión de proyectos

1.1. Definición de proyecto

1.2. Gestión de proyectos

1.2.1. Definición y conceptos generales

1.2.2. Análisis de ciclo de vida del proyecto

1.2.3. Fases de la gestión de proyectos

1.1. Definición de proyecto

¿Qué es un Proyecto?

Proceso único consistente en un conjunto de actividades coordinadas y

controladas con fechas de inicio y de finalización, llevadas a cabo para
lograr un objetivo conforme a requisitos específicos, incluyendo las
limitaciones de tiempo, costes y recursos.

Definición según ISO 10006 “Gestión de la calidad. Directrices para la calidad

en la gestión de proyectos”
1.2. Gestión de proyectos
1.2.1. Definición y conceptos generales

Gestión de Proyectos

¿CONTROLAR PRESUPUESTOS?
¿GESTIONAR MATERIALES?
¿CONSEGUIR PERSONAS?
¿CREAR CRONOGRAMAS?

 Planificación, organización, seguimiento, control e informe de todos los

aspectos de un proyecto y la motivación de todos aquellos que están
involucrados en él para alcanzar los objetivos del proyecto.
1.2. Gestión de proyectos
1.2.1. Definición y conceptos generales

Gestión de Proyectos
PMI: Es la aplicación del conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a
las actividades de un proyecto con el objetivo de cumplir (y/o exceder las
necesidades y expectativas de las partes interesadas) con los requisitos del
proyecto, equilibrando:
CALIDAD
Alcance, tiempo, coste, riesgo y calidad
Requisitos Objetivo
Las necesidades o requisitos identificados
Los intereses de las partes implicadas ALCANCE

COSTE Gestión de TIEMPO

riesgos
1.2. Gestión de proyectos
1.2.2. Análisis de ciclo de vida del proyecto

• Fase inicial . Diseño

Nivel de coste y
•

personal
Fases intermedias .
Ejecución

• Fase final.

Tiempo
1.2. Gestión de proyectos
1.2.2. Análisis de ciclo de vida del proyecto

FASES PREVIAS
Planificación y selección de ideas
¿Y vosotros? ¿Qué
Priorización de ideas (criterios) ciclos de vida tienen
(Estudio de viabilidad técnica-económica) (*) vuestros proyectos?

FASES PROYECTO
Diseño del proyecto
Planificación (recursos/medios…)
 Fase de información, consenso
 Fase de ejecución
 Fase de seguimiento y revisión
 Difusión y comunicación
ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS

2. PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO
3. GESTIÓN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseño del proyecto
Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificación temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiación
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusión y comunicación
2. Presentación del caso de trabajo

CASO : Ordenamiento de Transito Vehicular

2. Presentación del caso de trabajo

D.1

CASO : Ordenamiento de Transito Vehicular

Antecedentes
Los estudios de crecimiento automotor indican que la cantidad de
vehículos en la ciudad del cusco crece potencialmente.
Dicho crecimiento no puede atenta contra la capacidad de transito
vehicular de las calles y avenidas que actualmente existen.

Debido a todo esto se quiere idear soluciones y su evolución, para un

ordenamiento vehicular, rescatar y revalorar la zona del casco histórico,
y la industria turística y mejorar así la calidad de vida, oferta comercial y
de servicios, en la ciudad.
ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS

2. PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO
3. GESTIÓN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseño del proyecto
Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificación temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiación
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusión y comunicación
3. La gestión de proyectos

Sec. 1: Diseño del proyecto

1.1 Análisis de los requisitos del proyecto

1.2 Definición del alcance

1.3 Definición de los objetivos

1.4 Identificación y segregación de tareas

1.5 Gestión de riesgos

3.1.1. Análisis de los requisitos del proyecto

F.06
REQUISITOS DE LOS
ASOCIADOS
REQUISITOS DEL
REQUISITOS
SERVICIO DE
APROVISIONAMIENTO

REQUISITOS DE LA
REQUISITOS DE REQUISITOS
REQUISITOS GESTIÓN DEL
COMERCIALES
DEL PROYECTO
DIRECTIVOS
AUTORIDADES PROYECTO
REQUISITOS DE
MARKETING

REQUISITOS DE LOS
CLIENTES/POBLACIÓN
3.1.2. Definición del alcance

F.07

 Procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo

necesario y solamente el trabajo necesario, y completarlo de esta forma
con éxito.
Alcance del Proyecto: Trabajo que debe llevarse a cabo para
entregar un servicio con las características y funciones especificadas.
 Procesos
 Lugar
 Participantes
3.1.3. Definición de los objetivos del proyecto

F.07

Para garantizar el éxito del proyecto los objetivos deben ser:

 Specific * específico: definición

 Measurable * medible: control
 Assignable * asignable: responsabilidades
 Realist * realista: recursos
 Time related *relacionado con tiempo: plazos
3.1.4. Identificación y segregación de tareas

Agrupar actividades/tareas relacionadas

dentro de un mismo paquete de
trabajo
Escindir la responsabilidad entre los
distintos componentes del equipo

Minimizar los interfaces entre los

distintos paquetes de trabajo
3.1.4. Estructura del proyecto

Flujo de paquetes de trabajo sencillo para simplificar al máximo la gestión y

minimizar los interfaces del equipo de trabajo.

Suficientemente detallado y completo para describir todas y cada una de las

tareas del Proyecto.

Actividades:
– Sencillas
– Descomposición detallada  para evitar el desperdicio de recursos
– Completas: gestión autónoma
– Asignadas a un responsable único
– Entradas y salidas identificadas y concretas (documentos, etc.)
3.1.4. Identificación de los paquetes de trabajo

Paquetes de
DISEÑO DEL PROYECTO
trabajo

PLANIFICACIÓN
RECURSOS/COSTES/PLAZOS

INFORMACIÓN, CONSENSO ADQUISICIÓN

MATERIALES/SERVICIOS

PREPARACIÓN DEL
PRUEBA PILOTO
MATERIAL

EJECUCIÓN

SEGUIMIENTO Y CIERRE DIFUSIÓN

 3.1.5. El riesgo

¿ A qué llamamos riesgo?

 Cualquier contingencia que puede

ocurrir, que provoque que el
resultado real de una actividad se
desvíe significativamente del
resultado esperado.

 Esa desviación puede ser tanto
positiva como negativa.
Efectos positivos  oportunidades
Efectos negativos  amenazas
E.mail: me he dado cuenta de que
cada vez que resolvemos un problema,
creamos dos más. Desde ahora queda
prohibido resolver problemas.
 3.1.5. Procesos de la gestión de riesgos

F.09
1. Identificación y caracterización de riesgos.
2. Cuantificación de riesgos.
3. Desarrollo de respuestas a riesgos. (Preventivas y Correctivas)
4. Supervisión y Control de los riesgos.

 Herramientas:

 Cuantificar riesgos OBJETIVO I MUY I MUY

I BAJO I MEDIO I ALTO
PROY. BAJO ALTO
 Matrices de priorización.
Coste ---- < 5% 5 – 10 % 10 – 20 % > 20 %
  
 Árbol de decisión
Tiempo ---- < 5% 5 – 10 % 10 – 20 % > 20 %
 Check list
 DAFO Plazos ---- < 5% 5 – 10 % 10 – 20 % > 20 %
3.1.5. Tipos de riesgos

 Aceptables y no aceptables
 Evitables e inevitables
 A corto y largo plazo
 Positivos y negativos
 Gestionables y no gestionables
 Internos (planificación y estimaciones y técnicos) y externos (imprevisibles
o previsibles)
PERSONAL    COSTOS CALENDARIO
Costos adicionales no
Personal desmotivado Inadecuada planificación
planificados
Responsabilidad y entrega Mayores inversión Retrasos
indefinida
 3.1.5. Desarrollo de una respuesta ante los riesgos

F.09

“Hay que tener previsto como reaccionar ante una situación de riesgo”

El control y prevención de los riesgos consiste en:

 Descripción del riesgo y objetivos afectados
Definir Acciones (Plan de acción)
-Preventivas (para evitar que suceda)
-Correctivas (para subsanar lo sucedido)

“Las sorpresas no se pueden gestionar, las malas noticias si”

3. La gestión de proyectos

1. INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS

2. PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO
3. GESTIÓN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseño del proyecto
Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificación temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiación
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusión y comunicación
3. La gestión de proyectos

Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo

2.1 Equipo de trabajo e identificación de

responsables

2.2 Reuniones de trabajo

2.3 Conflictos
 3.2.1. Equipos de trabajo

 Conjunto de personas con funciones diferentes y complementarias, reunidas por

razón de su trabajo, unidas por un fin común, sentimiento de pertenencia al equipo y
conciencia de sus deberes y responsabilidades con respecto al mismo.

Implica que los participantes basen sus

relaciones en,
la confianza,
la identificación con los objetivos de   la
asociación,
una metodología activa para resolver los
problemas de una manera creativa.
3.2.1. Identificación de los responsables de cada paquete de trabajo

Planificación del equipo: identificar y asignar las funciones y responsabilidades

del proyecto.

- Funciones (quién hace qué)

- Responsabilidades (quién decide qué)
Pueden ser asignadas a personas internas o externas

Equipo interno: Gerente, Presidente, Administrativo.

Equipo externo: Asociados, Colaboradores, Instituciones.
3.2.1. El consenso de objetivos

 El equipo de trabajo funciona cuando se organiza la cooperación (división del

trabajo, adaptación de las ideas individuales, adopción de normas comunes) y
cuando se potencia lo mejor de cada uno en beneficio del conjunto y la
satisfacción de los individuos.

 Todo ello orientado a los objetivos.

  
 3.2.2. Reuniones de proyecto

Las reuniones de trabajo son una parte fundamental del trabajo cotidiano, y el
punto de referencia prioritario para el flujo e intercambio formal de información.

Cuando se convoca una reunión debemos garantizar que ésta va a ser útil y
dinámica.

Reuniones eficaces:
• Reuniones no muy largas
• Llegar con los temas preparados
• Ceñirse al orden del día
• Puntualidad Al terminar, determinar las tareas
• Talante adecuado pendientes y sus responsables
 3.2.3. Conflictos personales en el proyecto

¿Qué es un conflicto?
 Un problema, una cuestión o materia de discusión, una situación desgraciada y de
difícil salida.
 “Oposición de intereses opiniones o valores entre dos o más partes cuya
satisfacción simultánea resulta incompatible”.
Si una persona gana, la otra pierde y viceversa
Objetivo: WIN to WIN

Los conflictos son inevitables y además son un indicador de buena salud dentro de
una organización.

• El conflicto bien resuelto permite la evolución de las personas

• Permite al grupo innovar, crear y buscar soluciones aglutinadoras que
mejoren el proyecto.
3.2.3. Conflictos personales en el proyecto

Cómo reaccionar ante una situación de conflicto

Habilidades para resolver conflictos

Enfrentar el conflicto No amenazar

Escuchar Ser asertivos

Ofrecer alternativas Prever las consecuencias

Negociar las soluciones No ser negativo

3.2.3. Conflictos interpersonales en el proyecto

¿Qué sucede si no se resuelve el conflicto?

 Cada conflicto implica dos aspectos:

Si la solución del problema no es posible, la única satisfacción para los

implicados será el haber manejado la situación de forma que no se haya
deteriorado su relación.
3. La gestión de proyectos

1. INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS

2. PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO
3. GESTIÓN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseño del proyecto
Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificación temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiación
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusión y comunicación
3.3.1. Planificación temporal: elaboración del cronograma

F.08
 Planificación requerida para asegurar la
conclusión del proyecto en los plazos previstos:
 Definición de actividades
 Secuenciación de las actividades:
identificar y definir las interrelaciones.
 Estimación de la duración
 Desarrollo del cronograma
 Control del cronograma
  

Felicidades!!! nuestro proyecto va adelantado

respecto a la planificación y por debajo del
presupuesto, No está mal para la primera hora!!!!
 3.3.1. Planificación temporal: elaboración del cronograma

1er paso: El Responsable estima la duración de las tareas considerando: la

complejidad, el esfuerzo requerido, las personas disponibles, tiempo disponible.
2º paso: El responsable establece las interrelaciones de las tareas e hitos.
3º paso: Plasmar esta información en un cronograma (tabla Excel, Project,..)
TAREAS DEL PROYECTO

  

TIEMPO DE EJECUCIÓN
3.3.3. Planificación del aprovisionamiento

F.10

 Procesos necesarios para adquirir bienes y

servicios, de otras organizaciones, con el fin de
alcanzar los objetivos del proyecto;

 Planificar las adquisiciones: qué, cuándo

 Búsqueda y selección de proveedores
Comparativa de proveedores y servicios
 Contratos y gestión de la relación con el
proveedor
 Evaluación del servicio prestado
3. La gestión de proyectos

1. INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS

2. PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO
3. GESTIÓN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseño del proyecto
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Sec. 3: Planificación temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiación
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusión y comunicación
3. La gestión de proyectos

Sec. 4:Presupuesto y financiación

4.1 Gestión de costes. Presupuesto.

4.2 Financiación
3.4.1. Gestión de costes

 Procesos requeridos para asegurar la terminación del Proyecto dentro del F.11
Presupuesto aprobado.
1. Planificación de recursos: qué recursos y qué cantidad de ellos
2. Estimación de costes
Planificación del Aprovisionamiento
3. Presupuesto
4. Planificación tesorería
5. Control del presupuesto y tesorería

Riesgos
Costes subvencionables
Costes financieros (Tesorería)
Costes no subvencionables
Provisiones contingencias

“Planificación de la gestión de tesorería, en función de las subvenciones”

3.4.3. Elaboracióndel
 Presupuesto delproyecto
presupuesto
+ reserva de gestión = coste
objetivo del Proyecto

COSTES PROVISIONES CONTINGENCIAS

FINANCIEROS RIESGOS
COSTES DIRECTOS O
INDIRECTOS
COSTES
SUBVENIONABLES O NO PRESUP. DE COSTE OBJETIVO COSTE FINAL
SUBVENCIONABLES PROYECTO
PROYECTO PROYECTO
PROVISIONES
CONTINGENCIAS Y
CRONOGRAMA

Presupuesto interno : dedicación del personal

Presupuesto externo : servicios externos contratados
3.4.4. Control de costes

FASE 1 FASE 2 FASE 3 TOTAL

COSTES
TEORICOS
COSTES
REALES
DESVIACIÓN
 3.4.5. Financiación

1. Presupuesto propio
2. Financiación regional
2.1 Departamento de Industria, Comercio y Turismo
2.1.1 Dirección General de Comercio y Artesanía
2.1.2 Dirección General de Industria y de PYMES
Innoempresa:
- hasta 17 de Noviembre, max 50%
- Identificación, desarrollo y utilización de servicios avanzados compartido
3. Financiación nacional
4. Financiación europea
5. Esponsors
6. Financiación bancaria
3. La gestión de proyectos

1. INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS

2. PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO
3. GESTIÓN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseño del proyecto
Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificación temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiación
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusión y comunicación
3. La gestión de proyectos

Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto

5.1 Gestión de cambios

5.2 Cierre del proyecto

 3.5.1. Control de cambios

F.12F.13
El control de cambios debe: Los cambios pueden ser;
 Asegurar que los cambios sean beneficiosos
En el alcance
 Detectar los factores que ocasionan los cambios
En los plazos
 Determinar cuándo se produce un cambio
En los costes
 Gestionar los cambios reales cuándo ocurren
En los riesgos
Buscar los “por qué” de las variaciones tanto positivas como
negativas
El control de cambios se identifica en:
 Los estados de revisión de los formatos del proyecto
 Un archivo ordenado de todos los registros
 Un Histórico del proyecto (de cambios)
 Reuniones de seguimiento. Actas de reunión
 3.5.2. Cierre del proyecto

El cierre del proyecto tiene como objeto principal:

 Analizar económicamente el resultado del Proyecto
  Recursos iniciales –Recursos consumidos
 Diagnosticar la actividad desarrollada
Identificar desviaciones y las causas
 Corregir las actuaciones inadecuadas

OBJETIVO: Revisar la experiencia adquirida y

procurar una mejora continua
 3.5.2. Informe de cierre

Contiene: información necesaria para saber si el proyecto obtuvo los resultados

previstos, y en caso contrario, las razones.

Un proyecto bien gestionado es aquel en el

que las desviaciones son mínimas.

Si las desviaciones son favorables (> beneficio del esperado)

¡Alarma!: la superación de los objetivos no se suele lograr salvo que…
 Estimación en el presupuesto inicial excesivamente conservadora
 Se exijan sobre-esfuerzos al personal
 Ahorro en materiales, equipos, etc.
 3.5.2. Análisis del proyecto

Motivos del fracaso de un proyecto

3. La gestión de proyectos

1. INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS

2. PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO
3. GESTIÓN DE PROYECTOS
Sec. 1: Diseño del proyecto
Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo
Sec. 3: Planificación temporal y de recursos
Sec. 4: Presupuesto y financiación
Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto
Sec. 6: Difusión y comunicación
 3.6.1. Difusión y comunicación

 Procesos requeridos para asegurar la generación oportuna y apropiada, la difusión,

recopilación, archivo, etc. de la información del proyecto:

 Planificación de las comunicaciones:

 QUIÉN necesita la información

 QUÉ tipo de información
 CUÁNDO la va a necesitar
 CÓMO le será enviada

 Distribución – difusión: ¡en el momento preciso!

3.6.1. Difusión y comunicación

COMUNICACIÓN EFICAZ

Origen idea Destino idea

Mensaje

Emisor Receptor
codifica Canal de comunicación descodifica

Código

Canales de comunicación: Trípticos, carteles, audiovisuales, anuncios

radiofónicos, elementos físicos a pie de calle, anuncios en prensa, etc.
3.6.2 Distribución-difusión. Fallos más comunes

Fallos que influyen negativamente en el proceso de comunicación:

1. La periodicidad de la comunicación
2. El filtrado de la información
3. El lenguaje
4. La indefinición de los objetivos de la
comunicación
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