Capacitacion en Uso y Administración Eficaz Del Tiempo

NUEVA
NUEVACULTURA
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LABORAL
PRESENTA
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Sistema de Capacitación
DESARROLLO DE HABILIDADES
DIRECTIVAS
USO Y
ADMINISTRACIO
N
EFICAZ
DEL TIEMPO
Un buen administrador comienza por su tiempo, nunca está tan ocupado con lo
“urgente” como para que no pueda atender lo “importante”.
A. Vargas
Si “el tiempo es oro” como dicen, entonces el tiempo laboral desperdiciado o mal utilizado es dinero
perdido para la empresa, éstas deben recordar que pagan a sus empleados no por trabajo realizado sino
por tiempo transcurrido (pagos semanales, quincenales, etc.) por ello es necesario detectar si las
personas que dicen ser administradores tienen la capacidad y los conocimientos para gestionar
productivamente el tiempo de su jornada laboral que es su principal recurso y el de sus colaboradores,
para evitar el ir arrastrando “pendientes” que se convierten después en una enorme carga difícil de
revertir, además un buen administrador siempre tiene tiempo suficiente para sí mismo y para su familia.
MITOS ACERCA DEL TIEMPO

Un ejecutivo es una persona tan ocupada que nunca tiene tiempo, vive angustiado
En la vida moderna siempre tenemos que andar de prisa, hay demasiadas cosas que hacer
A los empleados se les paga por el trabajo que hacen
VERDADES ACERCA DEL TIEMPO

Se pueden llevar a cabo múltiples actividades y mantenerse apacible y sonriente
A los empleados se les paga por el tiempo que están en la empresa no por lo que hagan
El tiempo mal utilizado es dinero desperdiciado
Factores que se necesitan para ser una persona creativa
PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES
Significado: Capacidad para planear y distribuir sus actividades optimizando el tiempo de
la jornada laboral.
ADMINISTRACION DE ACTIVIDADES
Significado: Capacidad de la persona para usar un buen criterio al dar prioridad a unas
actividades laborales sobre otras
DELEGAR
Significado: Capacidad para determinar qué actividades y a quién se deben encomendar
para optimizar el uso del tiempo.
TIEMPO LIBRE Y DESARROLLO PERSONAL

Significado: Manejo adecuado del tiempo indispensable para dedicarlo a asuntos
personales, de capacitación y para la atención de la familia.
Cómo obtener, mantener y crecer en estas habilidades
• PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES
Dado que el tiempo es el recurso más valioso con que cuentan las personas, podríamos decir que el
tiempo, no es sólo oro sino vida, este recurso combinado con una salud aceptable es lo que nos
permite realizar nuestras principales funciones en la vida y ser lo que nos proponemos, de ahí que
su administración y uso eficáz en realidad se convierta en el uso eficiente de nuestra vida.
¿Cómo programar el tiempo personal?
 Diariamente dedique los primeros minutos de su jornada a planear lo que va a hacer

 Programe sólo las actividades que pueda realizar dentro de su jornada de trabajo
 Las actividades que no pueda cumplir póngalas en una lista de pendientes para el siguiente día y
para la semana
 No dedique tiempo a actividades para las que Ud. No esté preparado, busque quien pueda
realizarlas
 Dedique el menor tiempo posible a las actividades rutinarias y repetitivas, éstas deben ser
realizadas mediante un programa de computadora, busque quien pueda realizarlas
 De la misma manera, la información estadística rutinaria que se requiere debe producirse en forma
automatizada y con la menor intervención de tiempo posible, tan sólo para revisar y enterarse de
las cifras principales
 Sea capáz de decir que “no puede” quando se le requiera para actividades secundarias que rompan
con su programación de trabajo, tenga una estrategia diseñada para evitar que lo interrumpan
 Las reuniones de trabajo deben ser ejecutivas, perfectámente planeadas y con una duración
restringida
 Analice en una sóla vez la papelería que recibe, memoranda, ofiicios, etc., derive del análisis su
programación de actividades y las actividades a delegar
• PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES:
Agunas sugerencias y Tips importantes
Utilice para programar sus actividades diarias un formato parecido al que se encuentra en el archivo de
excel llamado: “Programacion diaria de actividades” si puede llevarlo en la computadora es
mejor para poder modificarlo a lo largo del día.
Puede usar un formato similar para llevar los asuntos pendientes del día y de la semana, nuestro
formato de ejemplo se llama “Programación diaria de pendientes” y está en excel
En estos formatos puede incluir citas, llamadas telefónicas, etc.
Uno de los aspectos en los que puede “perderse” una gran cantidad de tiempo es cuando uno trata de
realizar actividades que no le corresponden o que se desconocen en lugar de delegarlas o
compartirlas con el o los especialistas en ellas, (como tratar de redactar algún documento teniendo
una secretaria que pueda hacerlo)
Las actividades rutinarias y de entrega de información estadística semanal, mensual, etc., deberán
programarse para ser realizadas, revisadas y entregadas en forma automática (por ej.: el reporte
mensual de ventas se debe generar a partir del sistema de facturación, no debe hacerse en forma
manual e independiente por el tiempo que requiere y porque las cifras frecuntemente serán
diferentes)
Probablemente una de las cosas que resta mayor tiempo a la gente es el estar cambiando de una
actividad a otra constantemente,esto impide concentrarse y darle continuidad a un asuto, por ej.:
Estoy ocupado en la actividad “A” que es muy urgente y tengo que contestar varias llamadas
telefónicas, luego otras personas entran a mi oficina a preguntarme algo, me llaman a una junta y
así sucesivamente, el día laboral es una serie interminable de interrupciones que rompen con
cualquier esquema programado de trabajo.
PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES:
Agunas sugerencias y Tips importantes
Para evitarlo, tenga preparada una estrategia definida para minimizar las interrupciones sólo a cosas de
extrema urgencia o muy prioritarias, mientras esté ocupado con una actividad que requiera su
atención y concentración, con esto podrá reducir considerablemente el tiempo necesario para
realizarla.
Otro aspecto de los que más tiempo y energía consumen son las reuniones de trabajo o “juntas”, habrá
notado que simpre que buscamos a alguien en alguna empresa está en una junta, la razon es que
hay algunos “jefes” que todo lo quieren hacer mediante juntas, si quieren informar algo, si quieren
la opinión de la gente, si quiere que le entreguen resultados, si quiere motivar, etc., etc., trabajar
productivamente bajo un esquema de estos es casi imposible.
Las reuniones o juntas exclusivamente deben llevarse a cabo cuando se trata de fijar compromisos de
trabajo, bajo una minuta y con un programa de intervenciones con un horario definido, si al término
del tiempo asignado no se ha logrado el propósito de la reunión, esta deberá suspenderse y deberá
programarse otra o recurrir a otros medios para llegar a los acuerdos planeados (oficios, reuniones
más fragmentadas sólo con la persona involucrada, etc.)
No deben llevarse a cabo reuniones informativas (para eso son los ofiicios o memorandums)
No deberan hacerse reuniones para discutir opiniones (para eso son los equipos de trabajo)
No deberán hacerse reuniones para dar instrucciones colectivas (para eso son los oficios o
memorandums)
Deberán evitarse al máximo las reuniones no programadas o de última hora porque no están
contempladas en los planes de trabajo de nadie y rompen con toda programación
El revisar la correspondencia (física o virtual) durante todo el día rompe con cualquier programación
Deberá revisarse una o dos veces al día y decidir sobre ella en ese momento
• ADMINISTRACION DE ACTIVIDADES
El tiempo se define entre otras cosas como la duración del desplazamiento de un cuerpo
de un lugar a otro. El movimiento implica un cambio, de ahí que todo lo que cambia
consume tiempo, se puede decir entonces que si nada cambiara no sería necesario el
tiempo, sin embargo vivimos en un mundo de cambios cada vez más dinámicos que
requieren también cada vez más tiempo, de ahí que la organización en su uso es
también cada vez más necesaria.
Como el tiempo es una simple medida, entonces la administración del tiempo es en
realidad la administración de uno mismo, de sus energías, de sus recursos, de sus
conocimientos, de sus objetivos, etc.
De la misma manera dado que el tiempo no existe más que como medida del
movimiento o del cambio, las expresiones “voy a recuperar el tiempo perdido”,
“matar el tiempo”, “el tiempo pasa volando”, “se me acabó el tiempo”, “hay que
ahorrar el tiempo”, etc., son todas ellas una falacia.
La mejor forma de administrar el tiempo (o a uno mismo) debe cumplir con las
siguientes premisas:
 Identificar las actividades que pueden ser realizadas simultáneamente
 De entre las que no pueden realizarse al mismo tiempo, tener la capacidad para
saber cuál debe hacerse primero (otorgar prioridades)
 Encontrar elementos o medios para terminar una actividad más rapidamente
 Programar las actividades con una secuencia lógica que facilite su realización
• ADMINISTRACION DE ACTIVIDADES:
La mejor forma de administrar el tiempo (o a uno mismo) debe cumplir con las
siguientes premisas: (continuación)
 Trabajar bajo una programación diaria, mensual, anual, etc. de actividades y
objetivos
 Saber delegar las actividades de una manera ordenada, bajo un programa de
seguimiento, delegar en la persona y en el momento apropiados
 Disciplina y metodología para hacer las cosas
Elementos que impiden o dificultan la administración del Tiempo :
o El desorden
o El trabajar con personas que no tienen las caracteristicas necesarias para el puesto
que ocupan
o La falta de información completa, adecuada y oportuna para hacer un trabajo
o Suspender o interrumpir una actividad por diferentes motivos
o La mala comunicación (hablada o escrita) al dar o recibir instrucciones
o El trabajar sin el mobiliario y/o equipo adecuado y suficiente
o La falta de preparación, o actualización profesional
• ADMINISTRACION DE ACTIVIDADES:
Identificar las actividades que se pueden realizar simultáneamente es relativamente sencillo si se tiene
un programa de trabajo detallado, Por ejemplo: si la actividad que estoy realizando es el programa
de una junta de trabajo, podría pedirle a una secretaria que vaya haciendo los ofiicios o memos de
invitación a la reunión, tal vez podría incluir la agenda de la reunión, la secretaria podría comenzar
a repartirlos personalment o por correo electrónico, con eso la gente invitada podría incluir la
reunión en su programa de actividades con suficiente tiempo así como comenzar a preparar la
información que requieran para la reunión, toda esta gestión podría realizarse sin mi intervención
mientras yo estoy desarrollando dicho programa.
La identificación de las prioridades es igualmente importante, cuando esto no se hace apropiadamente,

la actividad no puede seguir una secuencia lógica y es retrasada constantemente porque “faltó”
alguna actividad intermedia, en el ejemplo anterior, tal vez yo no podría hacer el programa de
trabajo si no consulto las opiniones y necesidades de algunos otros miembros del grupo con
suficiente tiempo como para que sean incluidos en dicho programa (actividad que por cierto
también podría realizarse en forma simultánea).
Los medios para terminar una actividad más rápida y eficientemente, dependen de la naturaleza de la
actividad, pero en general se relacionan con medios físicos como usar una computadora, un
programa o software, un video, una cámara, un proyector, etc. Para continuar con el ejemplo
anterior: suponiendo que ya terminé el programa de la reunión, mi cuello de botella ahora son las
copias fotostáticas ya que mi trabajo no es el único para fotocopiado y el número de copias es
considerable, tal vez podría de una manera sencilla enviar por correo electrónico el programa a
cada invitado para que lo vayan conociendo mientras se termina el copiado o por si acaso no está a
tiempo, cada invitado lo podría imprimir en su propia impresora.
• DELEGAR
Por mucho tiempo se ha tenido la imagen de un ejecutivo, un mando intermedio o

supervisor como la de alguien sumamente ocupado con un escritorio lleno de papeles
y angustiado con su gran carga de trabajo, tal situación era bien vista por los mandos
superiores y se consideraba un síntoma de mucha productividad y dedicación, hoy las
cosas han cambiado mucho, las mismas condiciones pueden ser interpretadas como
un síntoma de desorden, desorganización y falta de capacidad delegatoria.
El querer “acaparar” el trabajo para parecer más importante es algo que debe quedar en
el pasado, la administración moderna implica entre otras cosas una buena capacidad
para delegar, ¿cómo se puede lograr?:
Primero: Se debe estar sumamente familiarizado con el personal a su cargo, saber con
exactitud sus habilidades, fortalezas así como sus debilidades para saber “a quien
delegar que cosa”
Segundo: Se debe delegar lo que otros pueden hacer mejor que uno mismo, por su
experiencia o profesión
Tercero: Se debe delegar la actividad pero no la “responsabilidad” esa sigue siendo suya,
por ello debe delegar la actividad bajo un programa de seguimiento y supervisión
Cuarto: Recuerde delegar todas aquellas actividades que pueden ser realizadas
simultáneamente mientras Ud. Lleva a cabo la actividad principal o coordina las demás
• TIEMPO LIBRE Y DESARROLLO PERSONAL
Con facilidad podemos resumir que una persona que no es capáz de organizar y administrar su
propio tiempo, mucho menos será de hacerlo con el de la empresa para la que trabaja, por
otra parte, todos tenemos derecho y necesidad de disfrutar de tiempo libre que nos permita
capacitarnos, divertinos o simplemente descansar, sobre todo, nuestras familias quienes no
tienen ninguna culpa de que tengamos “demasiado trabajo” o de que lo hagamos
desorganizadamente.
La forma en que usamos nuestro tiempo libre y nuestro tiempo laboral refleja en una muy
buena medida algunos de los principales elementos de nuestra personalidad, por ejemplo:
La persona que permite que su tiempo sea dirigido y organizado por otras personas,
frecuentemente será una persona desorganizada, manipulada y sin personalidad definida.
Por otra parte quien manipula y controla el tiempo de los demás con la intención de sacar un
provecho personal, refleja ser una persona materialista.
Quien dedica la mayor parte de su tiempo al descanso y al placer se revela claramente como un
hedonista y apático.
Y quien distribuye y organiza su tiempo adecuadamente se revela como un buen administrador
y es una persona que da confianza y certidumbre.
• TIEMPO LIBRE Y DESARROLLO PERSONAL
Esperamos contribuir de alguna manera para que las personas que tomen este pequeño
pero importante curso, puedan disfrutar de tener mayor tiempo libre para dedicarlo a
si mismos y a sus familias al organizar y distribuir su tiempo laboral de una manera
mas eficiente, para que el uso del tiempo durante su jornada de trabajo sea mas
productivo y esto les permita trascender y escalar a mejores oportunidades de
empleo.
El tiempo de duración de la jornada laboral debe verse como una importante oportunidad
para demostrar lo que somos y lo que valemos, los empleados que esperan con todo
su deseo que se acabe el trabajo para irse a su casa a ver la televisión o a tomarse
sus “cheves” no tienen cabida en la nueva cultura laboral y tampoco podrán jamás
acceder a puestos de mayor responsabilidad y de mejor retribución económica.
El trabajar de una manera organizada puede redituar en hacer hasta un 100% más de lo
que hace una persona que trabaja sin administrar su tiempo, produciendole
simultáneamente una mayor satisfacción al realizar sus actividades sintiéndose
productivo y apreciado por su empresa.
“Dime cómo usas tu tiempo y te diré quien eres”
Tips para mejorar su habilidad capacidad creativa:
Se requiere hacer programas de actividades y apegarse a ellos, priorizando las

actividades de mayor importancia para dedicarse a ellas, si aún así “no le alcanza el
tiempo”, entonces debe buscar medios de optimizarlo, como pueden ser más y
mejores programas de computadora que reemplacen las actividades manuales y las
repetitivas, incluyendo su agenda, debe capacitar a su personal para poder delegar
algunas actividades secundarias, si aún así no tiene suficiente tiempo, el siguiente
paso podría ser el determinar si todas las actividades que desarrolla le corresponde
realizarlas y si existen actividades que se puedan eliminar o sobreponer en tiempo.
Al inicio de un nuevo ciclo laboral, además de definir sus metas y proyectos, debe
detallar las actividades que tiene que efectuar para llevarlos a cabo por lo menos
para el inicio del mismo, éste será su programa maestro de actividades, el cual se
puede definir perfectamente con todas las actividades cíclicas, generalmente los
primeros días del año tienen poca carga laboral y es un buen momento para
dedicarlo a la organización de este tipo de planes. Por otra parte su tiempo “libre”
durante la jornada laboral es un buen momento para revisar programas y
reorganizar las actividades necesarias.
Las reuniones de trabajo tienen un propósito fundamental: el de tomar acuerdos por

escrito, compromisos que sirven para definir o actualizar los programas de trabajo,
no se deben hacer juntas de carácter informativo o para dar instrucciones ya que
esto se debe hacer por escrito, el administrador debe comprender que las reuniones
no programadas y las que duran demasiado tiempo rompen con los programas de
trabajo de sus colaboradores, por ello se deben reducir al mínimo posible y las que
sean indispensables, deberán tener una agenda de trabajo con tiempos
determinados que se deben respetar.
El tener una política de “puertas abiertas” parece ser muy efectivo, sin embargo cuando
se tienen demasiadas actividades, el estar recibiendo a toda persona que se presente
con todo tipo de distractores impide llevar un control adecuado de las prioridades, de
la misma manera la correspondencia se debe atender de una sola vez
preferentemente al inicio del día a fin de poder dar continuidad a las actividades con
el menor número de interrupciones posibles.
Debe tener mayor confianza en sus colaboradores, delegar, además de compartir, es

capacitar y apoyar, todo lo que haga por su grupo de trabajo lo hace por sí mismo, si
teme que el trabajo delegado no se realice bien, debe recapacitar en el hecho de que
tratando de hacerlo todo personalmente tampoco le permite hacerlo bien; si piensa
que trabajando mucho y fuera de su horario de trabajo deja una buena impresión de
su desempeño, debe considerar que también es un reflejo de su falta de
organización.
El papel del “director” que sólo llega a la oficina para verificar que los demás trabajen
con muy poca participación personal, ya pasó a la historia, las empresas modernas
requieren líderes que participen con sus colaboradores y que por la práctica conozcan
perfectamente todas las características del trabajo a realizar, “se predica con el
ejemplo”
Al delegar actividades en la gente experimentada de su grupo, debe permitir que tomen

sus propias decisiones sobre la forma de gestionarlas, actuar como coordinador más
que como director le permitirá dedicar más tiempo a otras actividades prioritarias; por
otra parte una mayor organización de su parte facilitará el mantener o reducir el
número de personas necesarias para realizar las actividades encomendadas, si bien
tener demasiadas personas a cargo puede ser una muestra de poder, en la actualidad
es un lujo que las empresas modernas no pueden darse.
La visión de que un ejecutivo es una persona hiperactiva, acelerada y saturada de trabajo

con un escritorio lleno de papeles y que vive para trabajar es cosa del pasado, el
empleado moderno tiene muchas herramientas a su alcance para cumplir
satisfactoriamente con su trabajo y para tener el tiempo suficiente para capacitarse,
para descansar y para compartir con su familia.
Cómo puede repercutir loaboralmente el uso del tiempo
Negativamente: (cuando se carece de esta habilidad)
o Desperdicio de tiempo por falta de control de prioridades

o Trabajo de baja calidad por saturación de actividades (se termina el trabajo como se
puede)
o Incumplimiento de compromisos en tiempos de entrega
o Incapacidad para delegar actividades (tendencia a hacer todo personalmente)
o Ausentismo frecuente por cansancio, estrés, enfermedades psicosomáticas y
problemas familiares.
o Poca actualización laboral por falta de tiempo para capacitarse
o Necesita que otras personas organicen su tiempo y lo supervisen para que cumpla
con un programa de actividades.
o Organiza demasiadas reuniones o juntas de trabajo (no produce ni deja trabajar a los
demás)
o Tendencia a dejar todo el trabajo en manos de los demás con poca participación
personal
o Inconformidad de sus colaboradores quienes lo pueden considerar “inepto o apático”
o Tendencia a delegar actividades fuera de oportunidad (el trabajo se queda en el
escritorio)
o Tendencia a usar demasiado personal como método para cumplir con las cargas de
trabajo en lugar de hacer mejores y más detallados planes de trabajo
Cómo puede repercutir loaboralmente el uso del tiempo
Positivamente: (cuando se practica esta habilidad)
 Buena capacidad para manejar sus actividades por metas y objetivos

 Trabajo normalmente entregado a tiempo y con calidad
 Excelente capacidad para organizar su tiempo y el de sus colaboradores
 Diseño de programas de trabajo con detalle en la descripción de las actividades,
 Manejo adecuado de las prioridades de todas las actividades
 Mucho respeto por su tiempo y el de los demás
 Muy buena capacidad para decidir, para delegar oportunamente y en las personas
apropiadas siempre buscando evitar el rezago en el trabajo y el venir arrastrando
pendientes
Bibliografía
Prentice HalI 8a. edition
Comportamiento organizacional 3a. Ed.
Robbius S.
Administración del tiempo Mauro
Rodríguez Estrada

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¿Cómo programar el tiempo personal?

 Diariamente dedique los primeros minutos de su jornada a planear lo que va a hacer

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Elementos que impiden o dificultan la administración del Tiempo :

La identificación de las prioridades es igualmente importante, cuando esto no se hace apropiadamente,

Por mucho tiempo se ha tenido la imagen de un ejecutivo, un mando intermedio o

• TIEMPO LIBRE Y DESARROLLO PERSONAL

• TIEMPO LIBRE Y DESARROLLO PERSONAL

“Dime cómo usas tu tiempo y te diré quien eres”

Se requiere hacer programas de actividades y apegarse a ellos, priorizando las

Las reuniones de trabajo tienen un propósito fundamental: el de tomar acuerdos por

Debe tener mayor confianza en sus colaboradores, delegar, además de compartir, es

Al delegar actividades en la gente experimentada de su grupo, debe permitir que tomen

La visión de que un ejecutivo es una persona hiperactiva, acelerada y saturada de trabajo

Negativamente: (cuando se carece de esta habilidad)

o Desperdicio de tiempo por falta de control de prioridades

Positivamente: (cuando se practica esta habilidad)

 Buena capacidad para manejar sus actividades por metas y objetivos

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