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Gestión por Procesos

A-0

1
Más general
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Más detallado
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A2

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2 2
3 3

A22 A23
 Objetivo de la Sesión
• Entender los beneficios empresariales que se obtiene con
la Gestión por procesos

• Diferencias entre la Gestión por procesos y la Gestión

tradicional

• Business Process Management (BPM)

 Gestión por Procesos
Tabla de Contenido

• Gestión Tradicional

• Gestión por Procesos

• Definición de BPM

• Sistemas para la Gestión de Procesos

 Evolución de las organizaciones

“La capacidad de aprender con mayor

rapidez que los competidores quizá sea la
única ventaja competitiva sostenible”
Arie de Geus (Shell)

Maestría
Personal

Pensamiento Modelos
Sistémico Mentales

APRENDIZAJE
ORGANIZACIONAL

Aprendizaje Visión
en Equipo Compartida
 Evolución de las organizaciones

Organización
Inteligente
(Peter Senge)

Organización
basada en Desempeño
(Peter Drucker)

Organización
Burocrática
(Max Weber)

1900 1950 2000

GESTIÓN TRADICIONAL
 GESTIÓN TRADICIONAL

• Las organizaciones no están hechas para servir a los clientes, sino

para preservar el orden interno.
• Tenemos sobre nuestra organización una representación funcional.
– Visualizamos un organigrama que representa a las principales
funciones, servicios o departamentos.
– Establecemos responsabilidades, objetivos, planes, etc, para
cada una de dichas funciones, servicios o departamentos.
 GESTIÓN TRADICIONAL

• Esta visualización de la organización y su gestión plantea

deficiencias y problemas:
– No aparecen los clientes hacia los que está enfocada la
organización.
– No aparecen los productos y servicios que se producen y
prestan.
– No aparecen las actividades o procesos de funcionamiento
que sirven para obtener los productos / servicios ni los de
apoyo.
 GESTIÓN TRADICIONAL

• Consecuencias de esta visualización:

– La existencia de objetivos funcionales contrapuestos.
– El establecimiento de “Reinos de Taifas”
– Disfunciones y deficiencias por falta de coordinación y
colaboración.
– Falta de delegación y falta de agilidad en las tomas de
decisión.
– Burocratización de la resolución de problemas.
 Gestión por Procesos

Si buscas resultados distintos, no hagas siempre lo mismo.

Albert Einstein
 Gartner opina

GRAN CANTIDAD DE INFORMACIÓN

• Cerca del 75% de la información relevante que reciben los empleados
provienen de otras personas.
ISLAS DE INFORMACIÓN
• Más del 80% de la información de la empresa reside en las PC’s en
carpetas personales de los propios empleados.
PEDIDA DEL CONOCIMIENTO
• Las personas son la clave del conocimiento de la empresa, y el riesgo
de la perdida del mismo reside en el abandono de la empresa por parte
del empleado
 Qué es un Proceso

Definición

• Se Entiende éstos como una secuencia de actividades (Flujo de

Trabajo) orientadas a generar un valor añadido sobre una
ENTRADA para conseguir un resultado, y una SALIDA que a su
vez satisfaga los requerimientos del Cliente.
• Un Flujo de trabajo está formado por un elemento / Objeto (p.e
un formulario, documento, etc) y unas reglas que determinan su
comportamiento.
 CARACTERÍSTICA DE UN PROCESOS
Cadena de suministro de procesos

Requisitos Requisitos

Entradas Salidas
relacionadas con relacionadas con el
el producto producto

Procesos del Procesos de la Procesos del

proveedor organización cliente

Características y Características y
estado del producto estado del producto

Retroalimentación Retroalimentación
Gestión por Procesos
 ¿Qué es Gestión por Procesos?

• Es un enfoque gerencial distinto y complementario

a la Gerencia Funcional
• Es una disciplina: Articula un conjunto de
conocimientos de la Teoría de la Organización,
Filosofía de la Calidad, Teoría de los Sistemas,
etc..
• Es una metodología
• Es una Herramienta
 PLANTEAMIENTO DE GESTION POR PROCESOS

El planteamiento de Gestión por Procesos, incluye : El cliente, el

producto y el flujo de trabajo; además:

• Nos ayuda a percibir como las tareas se hacen por

medio de Procesos que rompen las barreras
funcionales.

• Muestra las relaciones internas entre cliente –

suministrador por medio de las cuales se producen
los productos y servicios.
 LOS “ESPACIOS EN BLANCO” DE LA ORGANIZACION

Eliminar las discontinuidades existentes en los organigramas,

es decir, los espacios en blanco

ORGANIZACIONES
ORGANIZACIONES POR PROCESOS
TRADICIONALES

PROCESOS
 DIFERENCIAS ENTRE LA GESTIÓN FUNCIONAL Y
LA GESTION POR PROCESOS

GESTION POR FUNCIONES GESTION POR PROCESOS

• Departamentos especializados
• Departamento forma organizativa
• Jefes funcionales
• Jerarquía - control
• Burocracia - formalismo
• Toma de decisiones centralizada
• Información jerárquica
• Jerarquía para coordinar
• Cumplimiento desempeño
• Eficiencia: Productividad
• Cómo hacer mejor las tareas
• Mejoras de alcance limitado.
• Procesos valor añadido
• Forma natural organizar el trabajo
• Responsables de los procesos
• Autonomía - Autocontrol
• Flexibilidad - cambio - innovación
• Es parte del trabajo de todos
• Información compartida
• Coordina el equipo
• Compromiso con resultados
• Eficacia: competitividad
• Qué tareas hacer y para qué
• Alcance amplia - transfuncional
 DIFERENCIAS ENTRE LA GESTIÓN TRADICIONAL DE LOS PROCESOS Y
LA GESTION POR PROCESOS (ESTRATEGICA)

Gestión tradicional de los Gestión por Procesos

Procesos
• Está centrada en los Procesos
operativos o administrativos
dependientes de una unidad
funcional.
• Responsabilidades compartidas.
Prevalece la organización vertical.
• Se evalúa la eficacia de los
Procesos.
• Se mejoran ocasionalmente los
Procesos pero en forma gradual y
reactiva.
• Aprendizaje esporádico del propio
sector
(estratégica)
• Se centra en los Procesos que son
críticos para el éxito del negocio,
con independencia de los
departamentos funcionales.
• La responsabilidad es única (no es
compartida) conviviendo la
organización vertical con la
horizontal.
• Los procesos se mantienen bajo
control, mejora permanente, gradual
y radical de carácter proactivo.
• Benchmarking sistemático dentro y
fuera del sector.
 Gestión por Procesos
Cambio de enfoque

Centrado en la Organización Centrado en el Proceso

• Los empleados son el • El proceso es el

problema problema

• Siempre se puede • Siempre se puede

encontrar un mejor mejorar el proceso
empleado
 Gestión por Procesos
La Modificación de Paradigma

DE
• Organización departamental
• Profesionales especializados
• Control de calidad
• Visión puntual
• Preocupación por el control
• Mantenimiento de los procedimientos
• Comunicación diluida
• Responsabilidad difusa por la
información
• Paternalismo
• Falta de visibilidad
• Busca de información en fuentes
diversas
• Relación Jefe - Subordinado
• Confrontación (gana - pierde)
HACIA
• Organización por proceso
• Profesionales polivalentes
• Calidad en la fuente
• Visión sistémica
• Preocupación por la planificación
• Mejoría continua (proactividad)
• Transparencia de informaciones
• Responsabilidad clara por la
información
• Profesionalismo
• Visibilidad de los controles
• Captura de la información en la fuente
• Relación Cliente - Proveedor
• Alianza (gana - gana)
 Gestión de Procesos de Negocios
Business Process Management
(BPM)

• Business Process Management (BPM) es un conjunto de

métodos, herramientas y tecnologías utilizados para diseñar,
representar, analizar y controlar procesos de negocio
operacionales. BPM es un enfoque centrado en los procesos
para mejorar el rendimiento que combina las tecnologías de la
información con metodologías de proceso y gobierno.
• BPM es una colaboración entre personas de negocio y
tecnólogos para fomentar procesos de negocio efectivos, ágiles
y transparentes.
• Como su nombre sugiere, BPM se enfoca en la administración
de los procesos críticos (core).
Gestión de Procesos de Negocios
Business Process Management
(BPM)
 Importancia de la Gestión de los Procesos

La Optimización de los procesos garantiza:

– Aumento de la productividad
– Aumento de la Satisfacción de los empleados y los clientes
– Mayor rentabilidad
 Alcance del BPM
PROVEEDORES

CLIENTES

SISTEMAS

PERSONAS

FUNCIONES

NEGOCIOS

SOCIOS

EL BPM GESTIONA DE FORMA UNIFICADA, LOS PROCESOS,

LAS PERSONAS Y LA INFORMACION PARA TODAS LAS
ACTIVIDADES DE LA EMPRESA
 Problemática de los Procesos Manuales

• Formularios en Papel
• Gestión física. (Presentación, aprobación, firma,
almacenado, etc).
• Dependencia del medio físico.
• Gestión Lenta.
• Saturación y abuso de correo electrónico.
• Información dispersa y desestructurada.
• Difícil explotación de la información
• Tiempo mal invertido
Enfoques de Gestión de Procesos
• Total Quality Management
• Business Process Reengineering
• Six Sigma
• Process (Oriented/Centric/Based)
Management
• Business Process Management Systems
(BPMS)
 BUSINESS PROCESS
MANAGEMENT SYSTEMS
BPMS
Basic Process Management System

MODELIZACIÓN
directamente performance
indicators

EJECUCIÓN

captura

MONITOREA
 BPMS
"Los BPMS permiten a las empresas modelizar,
implementar y gestionar los procesos de negocio,
que abarcan múltiples aplicaciones empresariales,
departamentos, y "partners", detrás de los
cortafuegos y sobre Internet. Los BPMS son una
nueva categoría de software y abren una nueva era
en la infraestructura de las TI.”

Business Process Management: The Tirad Wave por Howard Smith y Peter Fingar, 2002
 BPMS
Los BPMS pueden ser vistos de dos formas: (1)
• Como una nueva plataforma sobre la cual serán construidas la próxima
generación de aplicaciones.
 BPMS
Los BPMS pueden ser vistos de dos formas: (2)
• Como una nueva capacidad profundamente incrustada en las categorías
existentes de sistemas.

Procesos de
Negocios

Definición de
Tareas
Implementación de
tareas
Servicios al
Negocio

Integración de
Servicios

Recursos
Operacionales
 BPMS
Los BPMS deben de reunir 3
requerimientos obligatorios :

– Flexibilidad extrema,

– Fiabilidad y

– Seguridad.
 BPMS
Para poder ser aceptados como un componente de misión
crítica de la infraestructura deben poseer capacidades de:

– Escalabilidad,
– Alto rendimiento,
– Tolerancias a fallos y
– Calidad de servicio.
Gartner Opnia….
 Conclusiones

• La Gestión por procesos es una disciplina que articula un

conjunto de conocimientos de la Teoría de la
Organización, Filosofía de la Calidad, Teoría de los
Sistemas, etc..
• BPM gestiona de forma unificada, los procesos, las
personas y la información para todas las actividades de la
empresa.
• Los BPMS permiten a las empresas modelizar,
implementar y gestionar los procesos de negocio.

Marcos Rivas Peña