Microsoft Office Outlook Abril2010

Microsoft Office Outlook 2007
Contenido
Metodología
 Buscar Mensajes
 Programar una cita periódica
 Crear una Tarea a Partir de un Mensaje  Crear una cita desde un mensaje
 Crear una Lista de Distribución  Modificar una lista de distribución
 Crear una Cita de una Vez  Cambiar Zona Horaria
 Convertir una Tarea en Privada  Agregar una Zona Horaria Alterna.
 Modificar una Tarea  Utilizar el modo Superpuesto para ver Múltiples
Calendarios.
 Buscar Tareas
 Definir su semana laboral
 Asignar una Tarea a otra Persona.
 Publicar información del calendario en Office
 Barra de Tareas Pendientes.
Online
 Vista previa automática de un mensaje.
 Cambiar la hora de una reunión
 Vista Previa de un adjunto en Outlook.
 Cambiar una repetición de una reunión periódica
 Establecer el nivel de importancia
 Reenviar un mensaje
 Responder un mensaje a todos
 Crear un mensaje para una lista de distribución
Contenido
 Modificar formatos del mensaje del correo  Vaciar la carpeta Elementos Eliminados
saliente  Leer mensajes como texto sin formatos
 Adjuntar un calendario a un mensaje  Invitar a asistentes necesarios y opcionales
 Crear un contacto desde un contacto en blanco  Eliminar un contacto dentro de una lista
 Establecer el carácter del mensaje  Actualizar información de contactos
 Solicitar confirmaciones de entrega y lectura  Agregar un contacto desde un mensaje
 Recibir respuestas en una dirección especifica  Enviar como tarjeta de presentación
 Agregar una firma a todos los mensajes de  Editar una tarjeta de presentación
salida  Crear un evento
 Adjuntar un archivo a un mensaje  Crear un archivo de datos
 Agregar Archivos de datos
 Agregar Carpetas de Contactos
 Crear una regla desde una plantilla para mover
mensajes
 Crear una Regla desde para eliminar mensajes.
Metodología
•Cada diapositiva contiene un cuadro de color que corresponde a un tema a desarrollar acompañado de un
objetivo particular.
•Los temas se desarrollan con plantillas o pasos a seguir referenciados en cada diapositiva. Estos se incluyen en
la carpeta PST de ésta presentación.
•Finalmente se incluyen los pasos a seguir de manera gráfica en el uso de cada herramienta para mayor
referencia de su ubicación.
Cuadro de color:
Menciona los temas de
certificación que se van a tratar
en esa diapositiva
Cuadro Objetivo:
Explica el objetivo requerido y enfatiza
el aprendizaje de los temas de
certificación.
Ejercicios de certificación: Cuadro vista previa:

Cuadro Ejercicios de Utilizar el ejercicio 10 de Outlook Encontrarás una guía rápida visual
certificación: En algunos casos del tema para ubicar fácilmente el
encontrarás un vinculo hacia el ejercicio ejercicio a realizar.
de práctica con los datos necesarios
para repasar tus conocimientos.
Botón de regreso al
menú:
Permite regresar al índice de
temas.
Instrucciones
• Antes de comenzar deberá cargar en Outlook el archivo Outlool.PST que se encuentra

en la carpeta PST de este curso, lo anterior te permitirá realizar los ejercicios del taller.
– Para cargar el archivos PST en tu Outlook sigue estos pasos:

1. Abre Outlook
2. Selecciona Menú Archivo
3. Importar y exportar
4. Seleccionar Importar de otro programa o archivo
5. Ubica la carpeta PST y agregue el archivo Outlook.PST
Crear una tarea a partir de un mensaje
Objetivo Ejercicio de Certificación
Correo Electrónico: Ideas sobre el arte y el oficio

 Crear una Tarea a Partir de un Mensaje de vender
Duración aproximada: 10 minutos
¿Cómo lo hago?
Vista Previa: Pasos:

1. Seleccionar el mensaje
2. Arrastrarlo hacia el botón Tareas en el Panel de
Exploración
3. Los datos se mostraran en la tarea actual, realice
los cambios necesarios
4. Guardar y Cerrar la tarea
Crear una lista de distribución
No usa una plantilla específica

 Crear una Lista de Distribución
¿Cómo lo hago?
1. Botón Contactos del Panel de

exploración
2. Botón Nuevo
3. Opción Lista de distribución
Crear una cita de una vez
 Crear una cita de una vez No usa una plantilla específica
¿Cómo lo hago?
1. Botón Calendario
2. Botón Nuevo
3. En la ventana cita realice los
cambios necesarios, de un clic en
Guardar y cerrar.
Convertir una tarea en privada
 Convertir una Tarea en Privada Tarea: Revisión de contratos
¿Cómo lo hago?
1. Abrir la tarea Revisión de contratos

2. Ficha Tarea
3. Grupo Opciones
4. Comando Privado
5. Guardar y Cerrar
Modificar una tarea
 Modificar una Tarea Tarea: Entrega de Material de Impreso
¿Cómo lo hago?
1. Abrir la tarea Entrega de Material

Impreso
2. Ficha Tarea
3. Modificar alguna de las opciones
Estado, Prioridad, % completado
Buscar tareas
 Buscar Tareas
¿Cómo lo hago?
1. Panel de Exploración
2. Opción Tareas
3. Contraer el Generador de consultas
4. Buscar por: Asunto, Categoría, Cuerpo o
Vencimiento según sea el caso
Asignar una tarea a otra persona
 Asignar una tarea a otra persona

¿Cómo lo hago?
1. Menú Nuevo
2. Opción Solicitud de tarea
3. Ficha Tarea
4. Grupo Administrar Tarea
3. Comando Libreta da direcciones
4. Botón Para… y seleccionar
contacto
5. Botón de Office
6. Enviar Tarea
Barra de tareas pendientes
 Barra de Tareas Pendientes No usa una plantilla específica
¿Cómo lo hago?

1. Menú Ver
2. Opción Barra de Tareas Pendientes
3. Activar/desactivar cualquiera de las opciones:
Explorador de Fechas, Citas o Lista de Tareas.
Vista previa automática de un mensaje
 Vista previa automática de un mensaje No usa una plantilla específica
¿Cómo lo hago?
1. Menú Ver
2. Opción Vista previa automática
Vista previa de un adjunto en Outlook
 Vista Previa de un adjunto en Outlook

Correo Electrónico: Ventas Trimestrales
¿Cómo lo hago?
1. Abrir el mensaje con el archivo adjunto

2. Seleccionar el archivo adjunto
3. Botón Abrir
Buscar mensajes

 Buscar Mensajes
¿Cómo lo hago?
1. Panel de exploración
2. Seleccionar Bandeja de entrada
3. Campo Búsqueda instantánea, teclear el
texto a buscar
Programar una cita periódica

 Programar una Cita Periódica
¿Cómo lo hago?
1. Menú Nuevo
2. Opción Cita
3. Ficha Cita
4. Grupo Opciones
5. Opción Periodicidad
6. Establecer campos Inicio, Fin,
Frecuencia e Intervalo de repetición
7. Botón Aceptar
8. Ficha Cita periódica
9. Grupo Acciones
10. Botón Guardar y cerrar
Crear una cita desde un mensaje
Correo Electrónico: RE: ¿Qué es

 Crear una cita desde un mensaje estrategia?
¿Cómo lo hago?
1. Seleccionar el mensaje RE: ¿Qué es

estrategia?
2. Arrastrar hacia la opción Calendario en el
Panel de Exploración
3. Ficha Cita
4. Grupo Acciones
5. Opción Guardar y cerrar
Modificar una lista de distribución
Lista de distribución: Proveedores - Clientes

 Modificar una lista de distribución
¿Cómo lo hago?
1. Opción Contactos del Panel

de exploración
2. Abrir lista de distribución
Proveedores – Clientes
3. Ficha Lista de distribución
4. Grupo Integrantes
5. Opción Seleccionar
integrantes
Cambiar zona horaria
• Objetivo:

 Cambiar Zona Horaria
¿Cómo lo hago?
1. Menú Herramientas
2. Opción Opciones…
3. Ficha Preferencias
4. Sección Calendario
5. Botón Opciones del Calendario…
6. Sección Opciones avanzadas
7. Botón Zona horaria…
Utilizar el modo superpuesto para ver múltiples calendarios
 Utilizar el modo superpuesto para ver

múltiples calendarios
¿Cómo lo hago?
1. Opción Calendario del Panel de

exploración
2. Panel Calendario, sección Mis
calendarios
3. Activar las casilla de Calendario
y Expediente
4. Botón Ver en modo
superpuesto
Agregar una zona horaria alterna
 Agregar una Zona Horaria Alterna

¿Cómo lo hago?
Pasos:
Vista Previa:
6. Sección Opciones avanzadas
7. Botón Zona horaria…
8. Sección Zona horaria adicional
9. Activar casilla Mostrar una zona horaria
adicional
Definir su semana laboral
 Definir su semana laboral No usa una plantilla específica
¿Cómo lo hago?
6. Sección Semana laboral del Calendario
7. Activar o desactivar las casillas de los
días que se desee.
Publicar información del calendario en Office Online
 Publicar información del calendario en

Office Online
¿Cómo lo hago?
Pasos:
Vista Previa:

exploración
2. Panel Calendario, sección Mis
calendarios
3. Opción Publicar mi calendario…
Cambiar la hora de una reunión
 Cambiar la hora de una reunión

Reunión: Estrategia
¿Cómo lo hago?

1. Abrir la reunión Estrategia
2. Ficha Reunión
3. Grupo Responder
4. Comando Proponer una nueva
hora
5. Opción Tentativa y propuesta de
nueva hora
Cambiar una repetición de una reunión periódica
 Cambiar una repetición de una reunión

Cita: Cita Periódica
periódica.
¿Cómo lo hago?

exploración
2. Clic derecho sobre la reunión periódica
Cita Periódica
3. Opción Modificar serie, para cambiar los
datos de la cita
4. Opción Eliminar, mostrará el mensaje de
confirmación de eliminación de la cita
Establecer el nivel de importancia
Nuevo mensaje
 Establecer el nivel de importancia
¿Cómo lo hago?
1. Menú Nuevo
2. Opción Mensaje
3. Ficha Mensaje
4. Grupo Opciones
5. Comando Importancia alta
Reenviar un mensaje
Correo Electrónico: Promoción Vacacional

 Reenviar un mensaje
¿Cómo lo hago?

1. Seleccionar el mensaje Promoción
vacacional
2. Comando Reenviar de la Barra de menús
3. Opción Para… seleccionar el contacto
4. Botón Enviar
Responder un mensaje a todos
Correo Electrónico: RE: ¿Qué es estrategia?

 Responder un mensaje a todos.
¿Cómo lo hago?
1. Seleccionar el mensaje RE: ¿Qué es

estrategia? de la bandeja de entrada
2. Comando Responder a todos de la Barra
de menús
Crear un mensaje para una lista de distribución
Nuevo mensaje
 Crear un mensaje para una lista de Lista de distribución: Asesores Emprendedores
distribución.
¿Cómo lo hago?
1. Menú Nuevo
2. Opción Mensaje
3. Ficha Mensaje, en la ventana del nuevo
mensaje
4. Grupo Nombres
5. Comando Libreta de direcciones
6. En la ventana Seleccionar nombres:
Contactos, seleccionar la lista Asesores
Emprendedores
7. Botón Para
8. Botón Aceptar
9. Botón Enviar
Modificar formatos del mensaje del correo saliente

 Modificar Formatos del mensaje del
correo saliente.
¿Cómo lo hago?
2. Opción Da un clic en Menú
Herramientas, Opciones…
3. Ficha Formato de correo, de la
ventana Opciones
4. Sección Formato del mensaje
5. Elegir el formato deseado de la lista
desplegable
6. Botón Aceptar
Adjuntar un calendario a un mensaje
Nuevo mensaje
 Adjuntar un Calendario a un mensaje.
¿Cómo lo hago?
1. Menú Nuevo
2. Opción Mensaje
3. Ficha Insertar
4. Grupo Incluir
5. Comando Calendario
6. En la ventana Enviar un calendario
por correo electrónico, seleccionar las
opciones que se deseen.
7. Botón Aceptar
Crear un contacto desde un contacto en blanco

 Crear un contacto desde un contacto en
blanco
¿Cómo lo hago?
1. Opción Contactos, del Panel de exploración

2. Opción Nuevo, de la barra de Menús
3. Introducir los datos deseados del contacto
4. Ficha Contacto
5. Grupo Acciones
6. Comando Guardar y Cerrar
Establecer el carácter del mensaje
Nuevo mensaje
 Establecer el carácter del mensaje
¿Cómo lo hago?
1. Menú Nuevo
2. Opción Mensaje
3. Ficha Mensaje
4. Grupo Opciones
5. Hacer clic en el iniciador del cuadro de
diálogo de Opciones
6. En la ventana Opciones de mensaje,
configurar las características del
mensaje.
Solicitar confirmaciones de entrega y lectura
Nuevo mensaje
 Solicitar confirmaciones de entrega y
lectura
¿Cómo lo hago?
1. Menú Nuevo
2. Opción Mensaje
3. Ficha Opciones
4. Grupo Seguimiento
5. Activar las casillas Solicitar una
confirmación de entrega y Solicitar
una confirmación de lectura
Recibir respuestas en una dirección especifica
Nuevo mensaje
 Recibir respuestas en una dirección
especifica.
¿Cómo lo hago?
1. Menú Nuevo
2. Opción Mensaje
3. Ficha Mensaje
4. Grupo Opciones
5. Hacer clic en el iniciador del cuadro de diálogo
de Opciones
6. Sección Opciones de votación y seguimiento
7. Activar la casilla Enviar las respuestas a:
8. En el cuadro de texto teclear la dirección de
correo.
9. Botón Cerrar
Agregar una firma a todos los mensajes de salida
Nuevo mensaje
 Agregar una firma a todos los mensajes
de salida.
¿Cómo lo hago?
1. Menú Nuevo
2. Opción Mensaje
3. Ficha Mensaje
4. Grupo Incluir
5. Comando Firma
6. Opción Firmas…
7. Ficha Firma de correo electrónico
8. Sección Elegir firma predeterminada
9. Opción Mensajes nuevos
10. Seleccionar firma
11. Botón Aceptar
12. Cerrar mensaje
Adjuntar un archivo a un mensaje
Nuevo mensaje
 Adjuntar un archivo a un mensaje
¿Cómo lo hago?
1. Menú Nuevo
2. Opción Mensaje
3. Ficha Mensaje
4. Grupo Incluir
5. Comando Adjuntar archivo
6. En la ventana Insertar archivo
7. Localizar la carpeta en la que se
encuentra el archivo
8. ´Seleccionar el archivo
9. Botón Insertar
Vaciar la carpeta elementos eliminados

 Vaciar la carpeta Elementos Eliminados
¿Cómo lo hago?
3. Ficha Otros
4. Sección General
5. Activar la casilla Vaciar la carpeta Elementos
eliminados al salir
6. Botón Aceptar
Leer mensajes como texto sin formatos

 Leer mensajes como texto sin formato.
¿Cómo lo hago?
2. Opción Centro de confianza…
3. Opción Seguridad del correo
electrónico
4. Sección Leer como texto sin formato
5. Activar casilla Leer todo el correo
estándar en texto sin formato
6. Botón Aceptar
Invitar a asistentes necesarios y opcionales
Nueva Convocatoria de reunión

 Invitar a asistentes necesarios y
opcionales.
¿Cómo lo hago?
1. Menú Nuevo
2. Opción Convocatoria de reunión
3. Ficha Reunión
4. Grupo Asistentes
5. Comando Libreta de direcciones
6. Seleccionar un contacto y presionar
el botón Necesario
7. Seleccionar otro contacto y
presionar el botón Opcional
8. Botón Aceptar
Eliminar un contacto dentro de una lista
 Eliminar un Contacto dentro de una Lista de distribución: Ejecutivos Emprendedores

lista.
¿Cómo lo hago?
1. Abrir lista de distribución Ejecutivos

Emprendedores
2. Seleccionar contacto
4. Grupo Acciones
5. Comando Eliminar
7. Grupo Acciones
8. Comando Guardar y cerrar
Actualizar información de contactos
Lista de distribución: Asesores Emprendedores

 Actualizar información de contactos.
¿Cómo lo hago?
1. Abrir lista de distribución Asesores

Emprendedores
3. Grupo Integrantes
4. Comando Actualizar ahora
5. Seleccionar la opción que desee del cuadro de
diálogo que se muestra
6. Botón Aceptar
8. Grupo Acciones
Agregar un contacto desde un mensaje
Correo Electrónico: Tarjeta Claudia

 Agregar un contacto desde un mensajes
¿Cómo lo hago?
Vista Previa Pasos:
1. Seleccionar el mensaje Tarjeta Claudia

2. Clic derecho sobre el contacto adjunto
3. Del menú contextual seleccionar Agregar
a Contactos
4. Ficha Contacto
5. Grupo Acciones
Enviar como tarjeta de presentación
Contactos
 Enviar Como tarjeta de presentación
¿Cómo lo hago?
1. Clic derecho sobre el contacto

deseado
2. Del menú contextual, seleccionar
Enviar como tarjeta de presentación
3. En el campo Para.. Seleccionar el
contacto a quien se enviará la tarjeta
de presentación
4. Botón Enviar
Editar una tarjeta de presentación
Contactos
 Editar una tarjeta de presentación
electrónica.
¿Cómo lo hago?

1. Abrir contacto que se desea editar
2. Ficha Contacto
3. Grupo Opciones
4. Comando Tarjeta de presentación
5. Modificar el diseño de la tarjeta o
editar la tarjeta
6. Botón Aceptar
7. Ficha Contacto
8. Grupo Acciones
Crear un evento

 Crear un evento
¿Cómo lo hago?

exploración
2. Menú Acciones
3. Opción Nuevo evento Todo el día
4. Introducir información del evento
5. Ficha Evento
6. Grupo Acciones
Crear un archivo de datos
 Crear un archivo de datos. No usa una plantilla específica
¿Cómo lo hago?

1. Menú Archivo
2. Opción Nuevo
3. Opción Archivo de datos de Outlook…
4. En la ventana Nuevos archivos de datos
de Outlook, hacer clic en Aceptar
5. Teclear nombre de archivo
6. Botón Aceptar
7. En la ventana Crear carpetas
personales de Microsoft, en el campo
Nombre, teclear el nombre del archivo
8. Botón Aceptar
Agregar archivos de datos

 Agregar Archivos de datos
¿Cómo lo hago?
1. Menú Nuevo
2. Opción Archivo de datos de
Outlook…
3. Botón Aceptar
4. Seleccionar un archivo .pst
5. Botón Aceptar
6. Botón Aceptar en la ventana
Carpetas personales
Agregar carpetas de contactos

 Agregar Carpetas de Contactos
¿Cómo lo hago?
1. Menú Archivo
2. Opción Importar y exportar…
3. Opción Importar de otro programa o archivo
4. Botón Siguiente
5. Opción Archivo de carpetas personales (.pst)
6. Botón Siguiente
7. Botón Examinar…, para buscar el archivo
8. Botón Siguiente
9. Seleccionar carpeta
10. Botón Finalizar
Crear una regla desde una plantilla para mover mensajes

 Crear una Regla desde una plantilla para
mover mensajes.
¿Cómo lo hago?
1. Menú Herramientas 13. Paso 1: seleccione condiciones, activar

2. Opción Reglas y alertas… las casillas que desee
3. Botón Nueva regla… 14. Botón Siguiente
4. Paso 1: seleccione una plantilla, sección Mantenerse 15. Paso 1: seleccione una o varias
organizado acciones, activar las casillas deseadas
5. Opción Mover a una carpeta los mensajes que 16. Botón Siguiente
contengan palabras específicas en el campo asunto 17. Paso 1: seleccione una o varias
6. Sección Paso 2: edite la descripción de la regla (haga clic excepciones (si es necesario), activar
en un valor subrayado) las casillas deseadas
7. Opción cierto texto 18. Botón Siguiente
8. En el campo Especifique las palabras o frases que desea 19. Paso 1: especifique un nombre para
buscar en el asunto del mensaje:, teclear la palabra esta regla, indicar un nombre
9. Botón Agregar, botón Aceptar 20. Paso 2: configure las opciones de
10. Opción especificada regla, activar o desactivar casillas
11. Indicar carpeta, botón Aceptar como se desee
12. Botón Siguiente 21. Botón Finalizar
Crear una regla desde para eliminar mensajes.

 Crear una Regla desde para eliminar
mensajes.
¿Cómo lo hago? Pasos:

Vista Previa: 2. Opción Reglas y alertas....
3. Botón Nueva regla....
4. Paso 1: seleccione una plantilla, sección Iniciar desde una regla en blanco
5. Opción Comprobar los mensajes cuando lleguen
6. Botón Siguiente
7. Paso 1: seleccione condiciones, activar la casilla con cierto texto en el asunto
8. Paso 2: edite la descripción de la regla (haga clic en un valor subrayado), hacer clic en cierto
texto
9. Teclear el texto
10. Botón Agregar, botón Aceptar
11. Botón Siguiente
12. Paso 1: seleccione una o varias acciones, no activar ninguna casilla
14. Paso 1: seleccione una o varias excepciones (si es necesario), no activar ninguna casilla
16. Paso 1: especifique un nombre para esta regla, teclear el nombre de la regla
17. Paso 2: configure las opciones de regla, activar o desactivar las casillas deseadas
18. Botón Finalizar

Microsoft Office Outlook Abril2010

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Microsoft Office Outlook Abril2010

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Microsoft Office Outlook 2007

Ejercicios de certificación: Cuadro vista previa:

• Antes de comenzar deberá cargar en Outlook el archivo Outlool.PST que se encuentra

– Para cargar el archivos PST en tu Outlook sigue estos pasos:

Objetivo Ejercicio de Certificación

Correo Electrónico: Ideas sobre el arte y el oficio

Duración aproximada: 10 minutos

Vista Previa: Pasos:

Objetivo Ejercicio de Certificación

No usa una plantilla específica

Duración aproximada: 10 minutos

Vista Previa: Pasos:

1. Botón Contactos del Panel de

Objetivo Ejercicio de Certificación

 Crear una cita de una vez No usa una plantilla específica

Duración aproximada: 15 minutos

Vista Previa: Pasos:

Objetivo Ejercicio de Certificación

 Convertir una Tarea en Privada Tarea: Revisión de contratos

Duración aproximada: 15 minutos

Vista Previa: Pasos:

1. Abrir la tarea Revisión de contratos

Objetivo Ejercicio de Certificación

 Modificar una Tarea Tarea: Entrega de Material de Impreso

Duración aproximada: 15 minutos

Vista Previa: Pasos:

1. Abrir la tarea Entrega de Material

Objetivo Ejercicio de Certificación

Duración aproximada: 15 minutos

Vista Previa: Pasos:

Objetivo Ejercicio de Certificación

 Asignar una tarea a otra persona

Duración aproximada: 40 minutos

Vista Previa: Pasos:

Objetivo Ejercicio de Certificación

 Barra de Tareas Pendientes No usa una plantilla específica

Duración aproximada: 40 minutos

Vista Previa: Pasos:

Objetivo Ejercicio de Certificación

 Vista previa automática de un mensaje No usa una plantilla específica

Duración aproximada: 15 minutos

Vista Previa: Pasos:

Objetivo Ejercicio de Certificación

 Vista Previa de un adjunto en Outlook

Duración aproximada: 15 minutos

Vista Previa: Pasos:

1. Abrir el mensaje con el archivo adjunto

Objetivo Ejercicio de Certificación

No usa una plantilla específica

Duración aproximada: 20 minutos

Vista Previa: Pasos:

Objetivo Ejercicio de Certificación

No usa una plantilla específica

Duración aproximada: 20 minutos

Vista Previa: Pasos:

Objetivo Ejercicio de Certificación

Correo Electrónico: RE: ¿Qué es

Duración aproximada: 20 minutos

Vista Previa: Pasos:

1. Seleccionar el mensaje RE: ¿Qué es

Objetivo Ejercicio de Certificación

Lista de distribución: Proveedores - Clientes

Duración aproximada: 20 minutos