Guía para

realizar
proyectos
de mejora.

Habilidades de Gestión Directiva 1

 Objetivos del tema:

General:
Unificar criterios, ideas y conceptos, sobre la estructura, formato y
funcionamiento de Proyectos de Mejora Continua, con la finalidad de que
todos los mandos directivos e intermedios de las dependencias del IMSS,
cuenten con una metodología estandarizada para la planeación de sus
actividades de mejora a corto plazo de 3 a 6 meses.

Particulares:
1. Comprender los usos del proyecto de mejora
2. Revisar y unificar la metodología para la elaboración de proyectos de
mejora.
3. Aplicar la metodología, mediante criterios de estructura, fondo, y forma
unificados

Habilidades de Gestión Directiva 2

 El Proyecto de Mejora.

Documento que describe la planificación de actividades de mejora continua que se pretenden

realizar en el corto plazo de 3 a 6 meses, respondiendo a las preguntas: ¿Cuál es el problema?, ¿Por
qué ocurre? ¿Por qué abordarlo? ¿Cómo lo solucionamos?, ¿Quién lo hará?, ¿Cuándo se hará?,
¿Qué resultados nos proponemos obtener? ¿En qué plazo?
¿Por qué debe realizarse? ¿Quién lo elabora? ¿Para qué sirve? ¿Quién lo ¿Cómo se controla
aplica? su aplicación?

Es un documento que
representa la actividad
imprescindible de todo
programa de gestión de
calidad, el que más necesita
de un enfoque interno y de
auto compromiso. Inicia con la
identificación de una
oportunidad de mejora en
algún aspecto de los servicios
que se están ofreciendo (el
“problema” de calidad en
terminología tradicional).
Cada Jefe de Servicio, Jefes Para establecer los
de Piso de Enfermería, lineamientos de trabajo y
Directores, Jefes de División, organizar al equipo en
en fin cada mando directivo base a la definición de
que tenga definido un tramo de roles, responsabilidades,
control y tiempos, que permitan
elevar el nivel de calidad ,
al máximo posible.
Todo el personal A través del
que se integra cumplimiento de
como equipo de metas, mismas que
mejora continua. deben de estar
definidas en base al
logro esperado en
determinado tiempo.
También a través de
indicadores para
medir sus
resultados.

Habilidades de Gestión Directiva 3

 Etapas:

Etapa: Qué se hace. Cómo se documenta:

En este punto se identifica el Se redacta el primer
problema actual y su punto del proyecto de
comportamiento en términos mejora: 1. Justificación
concretos, explícitos y específicos, y definición del
apoyándose en hechos y datos, problema, en el cual se
AREA DE representándolos en forma tal que describe el problema, y
OPORTUNIDAD sea fácil de visualizar y entender la necesidad de
(definición del en función del Tiempo en el que resolverlo describiendo
problema) ocurre, de los Aspectos por su riesgo, costo y
circunstanciales y del Tipo de falla volumen.
o error
Se utilizan Histogramas y
Métodos Gráficos.

Habilidades de Gestión Directiva 4

 Para eliminar realmente el
problema, se necesita realizar un
análisis profundo del proceso para
aislar las causas que originan el
mal resultado. El análisis se basa
en las experiencias, en los hechos
y datos que describen la situación
DETERMINACIÓN actual.
DE CAUSA RAIZ Se utilizan herramientas como
Diagrama Causa-efecto (espina
de pescado)
Diagrama de pareto.
Análisis de procesos.
Habilidades de Gestión Directiva
Los resultados del análisis del
problema y la aplicación de
cualquiera de las
herramientas utilizadas se
presentan en el punto 2:
Análisis de causas del
problema.
En este punto se presentan
los gráficos y el análisis de los
mismos, integrando un
conclusión que explique la
causa raíz del problema y las
decisiones que se hayan
tomado para disminuir o
eliminar el problema o área de
oportunidad.
5
 Una vez identificada la causa raíz se En esta etapa se
toma la decisión acerca de las acciones documenta en dos puntos
para disminuirla o eliminarla. En caso del proyecto de mejora, en
de encontrar varias causas raíz, es el punto 3, se formulan los
necesario definir propuestas de acción objetivos y metas del
para cada de ellas. proyecto, los cuales deben
Para la selección de las mejores dar respuesta a la forma
alternativas de acción es importante que se solucionará el
considerar los siguientes factores: problema mediante la
DEFINICIÓN DE Efectividad.- ¿Resolverá todo o parte eliminación o disminución
PROPUESTAS Y del problema? de las causas raíz.
PLAN DE ACCIÓN Factibilidad.- ¿Se puede implantar la Y en el punto 4 se
solución? presentan los planes de
Factor tiempo.- ¿Qué tan rápido dará acción, en los cuales deben
resultados? ¿Es una solución de corto desglosarse las actividades
o largo plazo? que se realizarán para
Orientación al usuario.- ¿Satisface los lograr dichos objetivos.
requisitos del usuario?¿Mejora el Incluyendo responsables,
servicio? fechas de inicio y término y
Eficacia.- ¿Es una solución costo- estatus.
efectividad?

Habilidades de Gestión Directiva 6

 Esta etapa constituye la toma Esta etapa debe
de acción para la mejora, se seguir el orden
comienza al comunicar a todas establecido en los
las personas involucradas lo planes de acción, y
que se va a hacer y para qué. llevar registros de las
Y de ser necesario se debe de acciones realizadas,
EJECUCIÓN DE proporcionar capacitación a (bitácoras, actas,
ACCIONES aquellas personas que van a minutas, listas de
intervenir para que sepan qué asistencia, oficios,
hacer y cómo hacerlo bien. memorandos, etc)

Habilidades de Gestión Directiva 7

 Una vez que se ejecuten las acciones
establecidas en el plan de acción se
hace necesario dar seguimiento
(cuantitativo y cualitativo a las mismas
mediante el registro de la información
que permita conocer el comportamiento
de los resultados, dar seguimiento a las
acciones ejecutadas, y en su caso
tomar decisiones de reorientación o
redefinición de las acciones
SEGUIMIENTO establecidas.
Es importante analizar los resultados
parciales obtenidos para comparar el
antes contra el después
Las herramientas que se pueden
utilizar en este punto son:
Gráficos de control.
Tableros y semáforos de
indicadores.
Histogramas
Habilidades de Gestión Directiva
Una vez registrados los
avances y resultados del
proyecto mediante los
documentos que se
mencionan en la etapa
anterior es necesario, hacer
una evaluación cuantitativa
de los resultados obtenidos
mediante el uso de
indicadores. Se puede
utilizar el punto 5 Forma de
evaluación y seguimiento,
del formato, en donde se
hace una realización de los
indicadores establecidos, y
su seguimiento de acuerdo
a los estándares que se
hayan comprometido y el
registro de las mediciones
realizadas a lo largo del
proyecto.
8
 Se anexa formato electrónico de En el formato electrónico
“Avances y Resultados de los establecido por la
Equipos de Mejora” para reporte Unidad de Evaluación a
mensual de los Equipos de Mejora Delegaciones.
vigentes mismo que deberán emitir
a nivel Delegacional los
Coordinadores de Calidad y
TERMINO DEL Normatividad y remitir los primeros
PROYECTO. 5 días de cada mes, a la
Coordinación de Sistemas de
Administración por Calidad.

Habilidades de Gestión Directiva 9

 COMPONENETES DEL PROYECTO.

1. Justificación y definición del problema. Responde a la pregunta

PORQUÉ ABORDARLO ,
2. Análisis de causas: Responde a la pregunta PORQUÉ OCURRE,
3. Objetivos y metas. El objetivo responde a la pregunta QUÉ. La meta
responde a las preguntas QUÉ RESULTADOS NOS PROPONEMOS
OBTENER y EN QUÉ PLAZO
4. Plan de Acción. Responde a la pregunta CÓMO LO SOLUCIONAMOS,
QUIÉN Y CUÁNDO.
5. Forma de Evaluación y Seguimiento. Responde a la pregunta CÓMO
SABREMOS SI LO LOGRAMOS.
6. Identificación del Proyecto. Autorización del Proyecto. Responde a la
pregunta QUIÉN CONFORMA EL EQUIPO DE MEJORA.
7. Autorización del Proyecto
Habilidades de Gestión Directiva 10
APLICACIÓN PRÁCTICA:

Habilidades de Gestión Directiva 11

 1.Costo:
Definición del problema.
Primer paso Priorizar 2.Riesgo:.
la problemática:
3.Volumen:.

4.Factibilidad.

PROBLEMA: COSTO RIESGO VOLUM FACTIBI SUMA

EN LIDAD

Diferemiento de cirugías.

Alto índice de quejas de los pacientes y

familiares.

Alta tasa de infecciones.

Estancia prolongada en hospitalización.

Habilidades de Gestión Directiva 12

Escala: (2) poco, (4) medio (6) mucho (8) muchísimo
 Descripción del problema:

1. Redacta un enunciado que describa el problema.

2. ¿A quienes afecta y como les afecta?

3. ¿Qué impacto tiene en los procesos del hospital?

4. ¿Qué riesgos le implica al paciente?

5. ¿Qué riesgos le implica a los trabajadores?

6. ¿Cuánto cuesta tener el problema?

7. ¿Con cuánta frecuencia se presenta?

Habilidades de Gestión Directiva 13

 Justificación del proyecto.

1. ¿Desde cuándo se presenta el problema?

2. ¿Qué se ha hecho para solucionarlo y qué resultados se han
obtenido?
3. ¿Porqué es urgente resolverlo?
4. ¿Porqué es factible que se pueda resolver?
5. ¿Qué interés político, económico, social o sanitario hay en resolverlo?
6. ¿Quién se beneficia con su solución?
7. ¿En que plazo se verían los resultados?
8. ¿El costo de resolverlo es menor a los costos del problema?
9. ¿Hay voluntad y capacidad para resolverlo?

Habilidades de Gestión Directiva 14

 Determinación de causas.

Leer página 10 a la 13 de la Guía.

Habilidades de Gestión Directiva 15

 Analizar el problema

Para poder resolver un problema, es necesario que identifiquemos por qué ocurre , es decir sus causas, o factores que le influyen y
condicionan, ya que eso nos orientará sobre como debemos actuar para resolver el problema o mejorar la situación, para ello podemos
realizar una Diagrama de Causas, ( también conocido como espina de pescado, o diagrama de Ishikawa, su creador)
Revisa el ejemplo de la página siguiente y trata de realizar un diagrama para tu problema:

DIAGRAMA CAUSA - EFECTO

MULTICAUSALIDAD Y SECUENCIA
CATEGOR ÍA CATEGOR ÍA

CAUSA
CAUSA RA ÍZ

CAUSA CAUSA

CAUSA CAUSA

Problema
EFECTO
CAUSA
CAUSA
CAUSA
RA ÍZ SUBCATEGOR ÍA
SUBCATEGOR ÍA
CAUSA
CAUSA

CAUSA CAUSA
RA ÍZ
SUBCATEGOR ÍA

CATEGOR ÍA
Habilidades CATEGOR ÍA
de Gestión Directiva 16
 Ejemplo diagrama de Ishikawa.

Materiales Mano de obra (Personas)

Provedores inclumplidos Perfil deficiente.
Mal trato

Falta de medicamentos Actitud negativa Falta de capacidad

Cpm insuficiente Falta de ropa
Descuido en la
atención Falta de personal
Error en receta
Abuso de
autoridad
Insatisfacción
Quejas
Negativa
Falta de privacidad
De los pacientes
De atención
Falta de mantenimiento
normatividad
Tramites
largos instalaciones

Retrasos en la atención
Falta de aseo
Maquinas
Métodos. Medio ambiente

Habilidades de Gestión Directiva 17

 Priorización de causas con Pareto.

Motivo de insatisfacción. Casos Motivos ordenados casos Frecuencia % de FA

en un acumulada
año.

Maltrato 114 Instalaciones. 195 195 18%

Falta de medicamentos. 186 Falta de 186 381 36%
medicamentos.
Descuido en la atención. 178 Descuido en la 178 559 52%
atención.
Falta de capacidad. 98 Retraso en la 163 722 67%
atención.
Instalaciones. 195 Maltrato 114 836 78%
Retraso en la atención. 163 Falta de 98 934 87%
capacidad.
Trámites largos 75 Trámites largos 75 1009 94%
Otros. 64 Otros. 64 1073 100%
Total de casos 1073 1073

Habilidades de Gestión Directiva 18

 In
st

50
100
150
200
250

0
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Fa ac
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Habilidades de Gestión Directiva

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20%
40%
60%
80%
100%
120%

%
Frecuencia

19
 Etapa 3.
Definición de propuestas y plan de acción.

Causa o aspecto a Objetivos: Metas comprometidas

mejorar.

Habilidades de Gestión Directiva 20

 Plan de acción.

Causa o aspecto a mejorar:

Objetivo: Meta:

Actividad Responsable Inicio Término Estatus

Habilidades de Gestión Directiva 21

 Etapa 4 y 5. Ejecución de acciones y seguimiento.

Reporte de avances por etapa.

SEGUIMIENTO DE AVANCES (Metodología con enfoque Short Kaizen)
Fecha
Fecha Fecha Fecha AVANCES Y/ O
termino
Etapa Inicio Inicio termino RESULTADOS
Planead
Planeada Real Real POR ETAPA
a
AREA DE
OPORTUNIDAD
1
(definición del
problema)
DETERMINACIÓN DE
2
CAUSA RAIZ
DEFINICIÓN DE
3 PROPUESTAS Y PLAN
DE ACCIÓN
EJECUCIÓN
4
DEACCIONES

5 SEGUIMIENTO

TERMINO DEL
6
PROYECTO. Habilidades de Gestión Directiva 22
 MEDICIÓN DE RESULTADOS
NOMBRE
DEL
INDICADOR
MEDICI
% de
ÓN
variación
Estandar OBTENI
Valor de con el 1° 2° 3° 4° 5°
/ Meta DA AL
Medición estandar/ MEDIC MEDI MEDI MEDI MEDICI
Compro TERMIN
Inicial Meta IÓN CIÓN CIÓN CIÓN ÓN
metida O DEL
Comprome
PROYEC
tida
TO

Habilidades de Gestión Directiva 23

 Identificación del proyecto.
DATOS GENERALES

Unidades de aplicación
Delegación Entidad Solicitante Servicio
del proyecto

Objetivo
del
NOMBRE DEL PROYECTO Metas del Proyecto
Proyect
o

Nombre de Patrocinador Cargo del Patrocinador Nombre del Asesor

FECHA DE
Fecha de
VCIC Línea de Acción SOLICITU Fecha de Cierre
inicio
D

Motivo para utilizar como META DEL

Nombre del Líder del
PROYECTO el valor de la carta
Equipo
compromiso

DATOS DE LOS INTEGRANTES DEL EQUIPO DE MEJORA

No. Nombre Categoria / Puesto Adscripción
1
2
Habilidades de Gestión Directiva 24
Recomendaciones de fondo.

2.2.1. Estilo de redacción de cada componente.

5. Plan de Acción. Se redacta en forma enumerativa (lista) iniciando con un verbo en infinitivo, y
limitándose a decir el qué se quiere hacer sin calificativos, solo la acción concreta a realizar. Se
debe anotar en cada actividad la persona responsable de realizarla o coordinarla, especificando la
fecha de inicio y término de cada actividad.
6. Formas de Evaluación y Seguimiento. Se redacta en futuro, determinando la forma en que se
planea verificar el cumplimiento de metas; deben citarse y describirse los indicadores que servirán
de base para evaluar el impacto de las acciones realizadas. Se recomienda incluir indicadores de
eficiencia, efectividad y calidad (en éste rubro quedarían incluidos los relacionados con satisfacción
del usuario y quejas), no limitándose a indicadores de eficacia.
7. Identificación del Proyecto. Se especifica con día, mes y año la fecha en que inicia y se estima
terminar el proyecto de mejora, fecha en que se elaborará informe y presentarán resultados.
8. Autorización del Proyecto. Se recaban para el documento el nombre, firma y cargo de
autoridades responsables de fomentar y gestionar la mejora continua y calidad total en la UMAE
Pediatría, Director de la Unidad y Coordinador del Comité de Calidad ó del Jefe de la División de
Calidad cuando éste último no Coordine el Comité de Calidad.

Habilidades de Gestión Directiva 25

 PRODUCTO FINAL.

1. Determinar un problema a resolver.

2. Integrar un equipo de mejora en su servicio.

3. Aplicar la metodología para elaborar un proyecto de mejora.

4. Entregar el primer avance: Preproyecto: Descripción del problema

y análisis de causas. El 22 y 23 de octubre. (por equipo o individual)

5. Entregar el segundo avance: Elaboración de propuestas de mejora

y plan de acción, el 29 y 31 de octubre.

6. Ejecutar las acciones programadas, del 2 de nov. Al 15 de

diciembre.

7. Presentar la primera medición de resultados, como parte del

producto final del Diplomado, en la última sesión del mismo.

Habilidades de Gestión Directiva 26

NO ES POSIBLE MEJORAR
SIN CAMBIAR
Si que crees que no es posible cambiar,
no habrá cambio, pero si crees que
habrá cambio; abres la posibilidad de
cambiar este mundo….

Esa es TU ALTERNATIVA.

Noam Chomsky.

Habilidades de Gestión Directiva 27