Lecture 04 : Project Integration Management (1/21)

Contents

1. Develop Project Charter

2. Develop Project Management Plan

3. Direct and Manage Execution

4. Monitor and Control Project Work

5. Perform Integrated Change Control

6. Close project or Phase

PMP Lectures Prepared By: Eng. Mohamed ElSaadany

 Lecture 04 : Project Integration Management (2/21)
1.Develop Project Charter (Initiation)

I N T E G R A T I O N
4.1 Develop Project Charter

Inputs :
 Project Statement of Work ‫بيان مختصر باألعمال‬
 Business Case ‫دراسة للحالة التجارية من احتياجات السوق و العمالء‬
 Contract ) ‫التعاقد ( في حالة تنفيذ المشروع لعميل خارجي‬
 Enterprise Environmental Factors ‫العوامل البيئية المؤثرة في المشروع‬
 Organizational Process Assets ‫أصول العملية التنظيمية‬
Tools and Techniques :
 Expert Judgment )‫ الخ‬... ‫ اقسام داخل الشركة‬, ‫ اتحادات المهنية‬,‫رأي الخبراء (مستشارون‬
Outputs :
 Project Charter ‫وثيقة تأسيس المشروع‬

PMP Lectures Prepared By: Eng. Mohamed ElSaadany

 Lecture 04 : Project Integration Management (3/21)
1.Develop Project Charter (Initiation)
Project Charter : ‫وثيقة تأسيس المشروع‬

Charter Contents:

 Business Case ( Business need + cost-benefit analysis)

 High level requirements

 Project statement of work (SOW)

 Stakeholders and their requirements

 Summary schedule and budget

 High level risks

 Project Manager Name and Authority

 Sponsor Name & Signature

PMP Lectures Prepared By: Eng. Mohamed ElSaadany

 Lecture 04 : Project Integration Management (4/21)
1.Develop Project Charter (Initiation)

Charter Function :
 Formal Authorization of project
 May created by project manager but issued by sponsor
 Assign project manager and give him authority
 Link project to organization strategic plan

Business Case:
 It proves to top management why the project is worthwhile.
 Usually created because of:
 Market demand
 Organizational Need
 Customer Request
 Technology Improvement
PMP Lectures Prepared By: Eng. Mohamed ElSaadany
 Lecture 04 : Project Integration Management (5/21)
1.Develop Project Charter (Initiation)

Project Statement of work (SOW) :

 Created by customer / sponsor to describe their needs and product scope.
 Further defined when planning scope. ‫بيان مجمل لالعمال يتم تفصيله عند تخطيط النطاق‬

Project Selection Methods:

 Net Present value (NPV): It’s the present value of (the total benefits minus
the costs). We are looking for the higher value.
 Internal Rate of return (IRR): This is the rate at which projects revenues and
costs are equal. A higher rate is most desirable.
 Payback Period : The length of time for an organization to recover its
investment and make profit.
 Cost Benefit Ratio: It’s a comparison of project expected cost and the
potential benefits it can bring in. We are looking for the least ratio.
Not that the benefit cost ratio is the opposite to this ratio.

PMP Lectures Prepared By: Eng. Mohamed ElSaadany

 Lecture 04 : Project Integration Management (6/21)
1.Develop Project Charter (Initiation)

Other Definitions :

 The law of diminishing returns: At a certain point increased resources will

not result in proportional results.

 Opportunity Cost: The value lost by selecting one project over another.

 Sunk Cost : Expended costs that is already spent, it should not be

respected when deciding to complete or stop the project

 Working capital ‫ = رأس المال العامل‬Current Assets ‫ األصول الجارية‬- Current liabilities ‫) الخصوم‬

PMP Lectures Prepared By: Eng. Mohamed ElSaadany

 Lecture 04 : Project Integration Management (7/21)
2.Develop Project Management Plan (Planning)
I N T E G R A T I O N
4.2 Develop
Project Management Plan
Inputs :
 Project Charter
 Output from Planning Process
 Enterprise Environmental Factors
 Organizational Process Assets
Tools and Techniques :
 Expert Judgment
Outputs :
 Project Management Plan
PMP Lectures
Project Management Plan Contents
1. Processes, life cycles, tools and
techniques that will be used.
2. Management plan for each knowledge
area (Scope, time, cost, HR, quality,
risk, communication, procurement).
3. Performance Measurement Baseline
(Scope, time, and cost baseline).
4. Requirement Management Plan
5. Process Improvement Plan
6. Configuration Management Plan
7. Change Management Plan
Prepared By: Eng. Mohamed ElSaadany
 Lecture 04 : Project Integration Management (8/21)
2.Develop Project Management Plan (Planning)

Performance Measurement Baseline ‫خط اساس (مرجعية) لقياس االداء‬

 Consist of : Scope Baseline + Time Baseline + Cost Baseline
 Project Manager will look for deviation from baseline ( to make adjustment
or changes). ‫مدير المشروع يراقب انحراف االداء عن الخطة االساسية‬
 Deviation from baseline are often due to incomplete risk management.

Requirements Management Plan ‫خطة ادارة المتطلبات‬

 How requirements will be identified, managed, and controlled
) 2‫ متر‬500 ‫ انشاء مبنى دورين بمسطح‬: ‫كيفية ادارة المتطلبات ( المتطلبات تكون مجملة مثال‬

Process Improvement Plan

 Planning efforts to improve processes is a part of project management.
‫ و تتضمن‬, ‫يجب على مدير المشروع باستمرار ان يدرس تطوير و تحسين العمليات المستخدمة بالمشروع‬
.‫ و سيتم تفصيل ذلك في عملية تخطيط الجودة‬, ‫ الخ‬.. ‫ قياسات العملية‬,‫ شكل العملية‬,‫حدود العملية‬
PMP Lectures Prepared By: Eng. Mohamed ElSaadany
 Lecture 04 : Project Integration Management (9/21)
2.Develop Project Management Plan (Planning)

Configuration Management Plan ‫خطة ادارة التهيئة‬

 It defines how you manage changes to the products and processes and
altered documentation.
 How you will make every one updated with the latest version of project
management plan components .

Configuration Management System ‫نظام ادارة التهيئة‬

 Tools, processes, and procedures for configuration management
 Part of PMIS (Project Management Information System)
 May include change management system. ‫من الممكن ان يتضمن معه نظام ادارة التغيير‬

PMP Lectures Prepared By: Eng. Mohamed ElSaadany

 Lecture 04 : Project Integration Management (10/21)
2.Develop Project Management Plan (Planning)

Change Management Plan ‫خطة ادارة التغيير‬

 How changes will be managed and controlled ‫كيفية ادارة و مراقبة التغيير‬
 Procedures (Who / How) ‫االجراءات و اآلليات للتغيير و تتضمن االشخاص و الكيفية‬
 Approval Level for authorizing ) ‫مستوى الموافقة المطلوب ( من هو صاحب الصالحية‬
 Change control board ‫لجنة مراقبة التغيير‬
 Tools to track / control changes ‫النظام الذي سوف يستخدم لمتابعة التغيير‬

Change Control System ‫نظام ادارة التغيير‬

 Forms, reports, processes, Procedures, software. ‫النظام الكامل لمراقبة التغيير‬

Project Management Plan Approval ‫اعتماد خطة ادارة المشروع‬

 Must receive formal approval. Project or phase cannot start without this
approval ‫ المرحلة‬/ ‫البد من االعتماد الرسمي لخطة ادارة المشاريع قبل البدء في اعمال المشروع‬
 Kickoff meeting comes after PM Plan approval
PMP Lectures Prepared By: Eng. Mohamed ElSaadany
 Lecture 04 : Project Integration Management (11/21)
3.Direct and Manage Execution (Execution)

I N T E G R A T I O N
4.3 Direct and Manage Execution
Inputs :
 Project Management Plan ‫خطة ادارة المشروع‬
 Approved Change Requests ‫اوامر التغيير المعتمدة‬
 Enterprise Environmental Factors ‫العوامل البيئية المؤثرة في المشروع‬
 Organizational Process Assets ‫أصول العملية التنظيمية‬
Tools and Techniques :
 Expert Judgment ‫رأي الخبراء‬
 Project Management Info. System ‫النظام المعلوماتي الدارة المشروع‬
Outputs :
 Deliverables ‫النواتج‬
 Work Performance Information ‫معلومات أداء العمل‬
 Change Requests
 Project Management Plan Updates ‫طلبات التغيير‬
 Project Document Updates ‫تحديث مستندات المشروع‬

PMP Lectures Prepared By: Eng. Mohamed ElSaadany

 Lecture 04 : Project Integration Management (12/21)
3.Direct and Manage Execution (Execution)
Direct and Manage Execution:
 Complete activities & deliverables in PM Plan ‫انجاز المخرجات و األنشطة بالخطة‬
 Request changes ) ‫طلب اجراء تغيير ( عند الحاجة لذلك‬
 Complete work of approved change requests ‫انجاز أعمال التغيير المعتمدة‬
Ensure Common Understanding : ‫التأكد من وجود فهم عام للمشروع‬
 All stakeholders has the latest PM plan. ‫اصحاب المصلحة معهم آخر اصدار من الخطة‬
 Team understand next month schedule ‫الفريق يتفهم جدول الشهر القادم‬
 Senior management read reports ‫االدارة العليا تطلع على التقارير التي تصل اليهم‬
Ensure Being of service: )‫التأكد ان الجميع في الخدمة (مستعدون للعمل و متفهمون للمشروع‬
 Let team know about what will affect them and assist team solving problems

Why Ensure Common Understanding & Being of service:

 This the project manager’s job
 This will prevent problems, decrease time, and decrease cost.
PMP Lectures Prepared By: Eng. Mohamed ElSaadany
 Lecture 04 : Project Integration Management (13/21)
4.Monitor and Control Work (M/C)

I N T E G R A T I O N
4.4 Monitor and Control Project Work

Inputs :
 Project Management Plan ‫خطة ادارة المشروع‬
 Performance Reports ‫تقارير األداء‬
 Enterprise Environmental Factors ‫العوامل البيئية المؤثرة في المشروع‬
 Organizational Process Assets ‫أصول العملية التنظيمية‬
Tools and Techniques :
 Expert Judgment ‫رأي الخبراء‬
Outputs :
 Change Requests ‫طلبات التغيير‬
 Project Management Plan Updates ‫تحديث خطة ادارة المشروع‬
 Project Document Updates ‫تحديث مستندات المشروع‬

PMP Lectures Prepared By: Eng. Mohamed ElSaadany

 Lecture 04 : Project Integration Management (14/21)
4.Monitor and Control Work (M/C)
Monitor and Control Project Work :
 Compare actual performance against plan ‫مقارنة األعمال المنفذة مع الخطة‬
 Assess performance and recommend actions ‫تقييم االداء و تقديم توصيات‬
 Tracking, monitor and control risks ‫مراقبة و متابعة المخاطر‬
 Maintain accurate and timely information base ‫التأكد من وجود بيانات دقيقة وفي وقتها‬
 Provide forecasts for time and cost ‫توقع الميزانية و المدة النهائية للمشروع‬
 Monitor implementation of approved changes ‫مراقبة تنفيذ التغييرات المعتمدة‬
Change Request : ‫طلب تغيير‬
 Change request is output of this process ‫يعد طلب التغيير من مخرجات هذه العملية‬
 Change request is output for all processes in monitor and control process
group. ‫يعد طلب التغيير من مخرجات جميع العمليات في مرحلة المراقبة و التحكم‬
 Change request could be (1)Corrective Action, (2)Preventive Action, or
(3)Defect Repair. ‫قد يكون امر التغيير اجراء تصحيحي او اجراء وقائي او معالجة عيوب‬
PMP Lectures Prepared By: Eng. Mohamed ElSaadany
 Lecture 04 : Project Integration Management (15/21)
4.Monitor and Control Work (M/C)
(1) Corrective Action : ‫االجراء التصحيحي‬
 Bring expected future performance inline with project management plan.
‫تصحيح االوضاع الحالية حتى يتماشى االداء بعد ذلك مع الخطة‬
 Before taking corrective action : Focus attention, measure vs. plan, and look
for problems rather than wait for them .
‫ اكتشف المشاكل بدال من انتظارها‬, ‫ القياس بالنسبة للخطة‬, ‫ تركيز االنتباه‬: ‫قبل االجراء التصحيحي‬
 After corrective action : Measure to evaluate corrective action effectiveness,
determine the need for recommending further corrective action.
‫ و هل يلزم القيام باجراءات تصحيحية اخرى‬, ‫ القياس لتحديد مدى تأثير االجراء التصحيحي‬
 Resulted changes : If corrective action would make change should be
reviewed and approved as a part of Integrated Change Control process.
‫في حالة ان االجراءات التصحيحية سوف تتسبب في احداث تغييرات فيجب المراجعة و االعتماد من خالل‬
‫عملية تنفيذ المراقبة الكاملة للتغيير‬

PMP Lectures Prepared By: Eng. Mohamed ElSaadany

 Lecture 04 : Project Integration Management (16/21)
4.Monitor and Control Work (M/C)
(2) Preventive Action : ‫االجراء الوقائي‬
 Deals with anticipated or possible deviation from baseline
‫االجراء الوقائي يتم اتخاذه للتأثير على احتمالية حدوث نتائج سلبية متعلقة بمخاطر المشروع‬
 Examples :
• Prevent same problem from occurring again ‫منع احد المشاكل من التكرار‬
• Change resource because resource’s last activity failed
‫تغيير احد الموارد (موظف – ماكينة ) بسب فشل آخر نشاط قام به هذا المورد‬
• Training for team members to backup a team member who may get sick
‫تدريب احد اعضاء الفريق ليتمكن من تغطية موظف قد يمرض‬

(3) Defect Repair :

 This activity is necessary when a component of project does not meet
specifications ( another word of rework).
‫اعادة عمل جزء من المشروع بسبب عدم مطابقته للمواصفات‬
PMP Lectures Prepared By: Eng. Mohamed ElSaadany
 Lecture 04 : Project Integration Management (17/21)
5.Perform Integrated Change Control (M/C)

I N T E G R A T I O N
4.5 Perform Integrated Change Control
Inputs :
 Project Management Plan ‫خطة ادارة المشروع‬
 Work Performance Information ‫معلومات اداء العمل‬
 Change request ‫طلبات التغيير‬
 Enterprise Environmental Factors ‫العوامل البيئية المؤثرة في المشروع‬
 Organizational Process Assets ‫أصول العملية التنظيمية‬
Tools and Techniques :
 Expert Judgment ‫رأي الخبراء‬
 Change Control Meetings ‫اجتماعات مراقبة التغيير‬
Outputs :
 Change Request Status Update ‫تحديث حالة طلبات التغيير‬
 Project Management Plan Updates ‫تحديث خطة ادارة المشروع‬
 Project Document Updates ‫تحديث مستندات المشروع‬
PMP Lectures Prepared By: Eng. Mohamed ElSaadany
 Lecture 04 : Project Integration Management (18/21)
5.Perform Integrated Change Control (M/C)

Change Request

• Change request is a documented calls for changing, adding, or deleting to

the project scope.

Change Control Board (CCB) : ‫لجنة مراقبة التغييرات‬

• Responsible for review and analyze change request then approve or reject.

• May include project manager, customer, expert, sponsor.

• If the sponsor is not included in CCB, you may need to have final approval

fro the project sponsor.

PMP Lectures Prepared By: Eng. Mohamed ElSaadany

 Lecture 04 : Project Integration Management (19/21)
5.Perform Integrated Change Control (M/C)

Process of Making Changes : ‫خطوات عمل التغييرات‬

1. Prevent root cause of changes
2. Identify early to decrease impact
3. Look at change impact
4. Create change request
5. Perform integrated change control
i. Assess change (within charter)
ii.Look for options to minimize effects
iii.Approval from CCB (sometimes by PM when not affecting plan,
charter, scope, contract)
iv.Update status in change control system
6. Adjust PM plan, Project Documents, and baseline
7. Communicate change to affected stakeholders
8. Manage the project to the revised PM plan and project documents
PMP Lectures Prepared By: Eng. Mohamed ElSaadany
 Lecture 04 : Project Integration Management (20/21)
6.Close Project or Phase (Closing)

I N T E G R A T I O N
4.6 Close Project or Phase

Inputs :
 Project Management Plan ‫خطة ادارة المشروع‬
 Accepted deliverables ‫نواتج تمت الموافقة عليها‬
 Organizational Process Assets ‫أصول العملية التنظيمية‬
Tools and Techniques :
 Expert Judgment ‫حكم الخبراء‬
Outputs :
 Final Product, service, or result Transition ‫نقل المنتج او الخدمة او النتيجة النهائية‬
 Organizational Process Assets Updates ‫تحديث أصول العملية التنظيمية‬

PMP Lectures Prepared By: Eng. Mohamed ElSaadany

 Lecture 04 : Project Integration Management (21/21)
6.Close Project or Phase (Closing)

Closing Activities : ‫انشطة االقفال‬

• Confirm work is done to requirements ‫التأكد من تنفيذ جميع المتطلبات‬
• Complete procurement closure ‫اغالق العقد‬
• Gain formal acceptance for the project ‫الحصول على شهادة قبول رسمية للمنتج‬
• Complete final report ‫اصدار التقرير النهائي‬
• Update lessons learned and knowledge base ‫تحديث الدروس المستفادة و قواعد‬
‫البيانات‬
• Index and archive project records ‫ارشفة بيانات المشروع‬
• Hand off completed product ‫تسليم المنتج المنتهي‬
• Release resources )‫تحرير الموارد ( العمالة – المعدات‬

Note:
• No matter project stop, terminated, or completed, you close out the project
) ‫ اكتمال‬, ‫ انهاء‬, ‫يتم اقفال المشروع بغض النظر عن طريقة النهاية (توقف‬
PMP Lectures Prepared By: Eng. Mohamed ElSaadany