INTRODUCCIÓN AL PROCESO DE

AUDITORIA

Logro: Conocer el proceso de auditorías: Comunicación,

Participación y Consulta
REQUERIMIENTOS
OHSAS18001

CLÁUSULA 4.4.3

Comunicación, participación y consulta

UTILIDAD E
IMPORTANCIA…

… de establecer y mantener COMUNICACIÓN entre los

varios niveles y funciones de la organización.
4.4.3 COMUNICACIÓN,
PARTICIPACIÓN Y
CONSULTA
4.4.3 COMUNICACIÓN,
PARTICIPACIÓN Y CONSULTA
4.4.3.1 COMUNICACIÓN

Con respecto a los peligros S&SO y sistema

de gestión S&SO, la organización debe
establecer, implementar y mantener un
procedimiento(s) para:

a) Comunicación interna entre los varios

niveles y funciones de la organización;
4.4.3 COMUNICACIÓN,
PARTICIPACIÓN Y CONSULTA
4.4.3.1 COMUNICACIÓN

b) Comunicación con los contratistas

y otros visitantes al sitio de trabajo;
4.4.3 COMUNICACIÓN,
PARTICIPACIÓN Y CONSULTA
4.4.3.1 COMUNICACIÓN

c) Recibir, documentar y responder

a comunicaciones relevantes de
partidos externos interesados.
4.4.3.2 PARTICIPACIÓN Y CONSULTA
La organización debe establecer,
implementar y mantener un
procedimiento(s) para:

a) La participación de los trabajadores

por su:

1. Participación apropiada en la
identificación de peligros, evaluación de
riesgo y determinación de controles;
4.4.3.2 PARTICIPACIÓN Y CONSULTA

La organización debe establecer,

implementar y mantener un
procedimiento(s) para:

a) La participación de los trabajadores

por su:

2. Participación apropiada en la
investigación de incidentes;
4.4.3.2 PARTICIPACIÓN Y CONSULTA

La organización debe establecer,

implementar y mantener un
procedimiento(s) para:

a) La participación de los trabajadores

por su:

3. Participación en el desarrollo y
revisión de las políticas y objetivos
S&SO;
4.4.3.2 PARTICIPACIÓN Y CONSULTA

La organización debe establecer,

implementar y mantener un
procedimiento(s) para:

a) La participación de los
trabajadores por su:

4. Consulta donde hay cambios que

afecten su S&SO;
4.4.3.2 PARTICIPACIÓN Y CONSULTA

La organización debe establecer,

implementar y mantener un
procedimiento(s) para:

a) La participación de los
trabajadores por su:

5. Representación en asuntos S&SO.

Los trabajadores deben ser informados sobre los
mecanismos de participación, incluyendo
quien(es) es su representante(s) en asuntos S&SO.
4.4.3.2 PARTICIPACIÓN Y CONSULTA

b) Consulta con contratistas donde hay cambios

que afectan su S&SO.

La organización debe asegurar que, cuando sea

apropiado, las partes interesadas externas
relevantes sean consultados sobre asuntos S&SO
pertinentes.
COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y
CONSULTA EN UNA ORGANIZACIÓN
COMUNICACIÓN

La comunicación es el proceso
mediante el cual se puede
transmitir información de una
entidad a otra. Los procesos de
comunicación son interacciones
mediadas por signos entre al
menos dos agentes que
comparten un mismo repertorio
de signos y tienen unas reglas
semióticas comunes.
PROCESO DE COMUNICACIÓN
 COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA

Tiene como objeto regular la

comunicación de la SST interna
entre los diversos niveles de la
organización, la comunicación con
los contratistas y visitantes del lugar,
además de documentar, recibir y
responder a las comunicaciones de
las partes interesadas externas.
IMPORTANTE…

Abarca a todo el personal

de la organización y las
partes interesadas
externas, incluidos los
contratistas y visitantes.
COMUNICACIÓN INTERNA
La comunicación interna garantiza que
todos los mandos y empleados
comprendan el Sistema de Gestión de la
SST, conozcan los riesgos para la SST de
la Empresa así como los Objetivos del
Sistema y puedan contribuir a cumplir la
Política y a la mejora continua.
 La Gerencia determina que los circuitos de comunicación entre los

diversos niveles de la empresa serán idénticos a los dibujados por el propio

organigrama funcional, tanto en sentido ASCENDENTE COMO
DESCENDENTE. Asimismo, también deberá estar prevista la comunicación
HORIZONTAL, dentro de departamentos y entre departamentos.
La Jefatura de Seguridad y Salud Ocupacional
Difundirán entre el personal la información, resoluciones y novedades relacionadas
con el Sistema de Gestión mediante los siguientes medios:

 Circulares informativas
 E-mail
 Capacitación
 Reunión Comité Paritario
 Reunión Sub Comités.
 Charlas pre turno diarias de seguridad
 Charlas semanales
 Inducción personal nuevo
 Inducción de campo especifica por puesto
 Video de inducción
 LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN:

TABLÓN DE ANUNCIOS
El Responsable de la SST debe de mantener
con información de interés sobre la SST y del
sector, un tablón de anuncios. El tablón debe
servir además para exponer la Política de la
SST y los Objetivos, así como comunicados de
interés general.
ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN /
INFORMACIÓN DE LA SST.

Cuando proceda el Responsable de la SST,

solicitará la firma a los empleados de la
entrega de documentación/información

“Entrega de Documentación/Información del

SST.”
REUNIONES Y CHARLAS.
Impartidas por el Responsable de la SST, que
convocará a todos los responsables de
departamentos y a quien estime oportuno.
También puede convocar reuniones por
departamentos. Las reuniones estarán registradas
“Acta de reunión”. La documentación entregada
en las charlas, se archivará como registro.
RECOGER SUGERENCIAS
Cada persona es libre de hacer las
sugerencias que crea oportunas,
“Comunicación de sugerencias” a su
responsable directo.
Éste es responsable de dar una respuesta
a la misma, consultando si es preciso a su
superior, o bien elevando la sugerencia
como punto a tratar en una reunión.
COMUNICACIÓN A
CONTRATISTAS Y VISITANTES
La comunicación a los contratistas debe
ser realizada según el trabajo a
desempeñar, deben ser comunicados los
riesgos inherentes al lugar de trabajo y el
Plan de Emergencia de la Organización,
antes de la realización de cualquier trabajo
en nuestras instalaciones.
 Las comunicaciones a los
visitantes se realizarán mediante los
tablones de anuncios, así como las
diversas señalizaciones de
emergencia que están ubicadas en
nuestras instalaciones.
COMUNICACIÓN EXTERNA
La organización considera comunicación
externa a toda aquella información que se
facilita a personas que no pertenezcan a la
estructura de la organización o a aquellas
comunicaciones recogidas, documentadas y
que han sido respondidas al recibir las
comunicaciones relevantes recibidas tanto
de forma verbal, como por escrito.
Partes Interesadas

Algunas de las partes interesadas

externas: Municipios, Ministerios,
Organismos Ambientales, Ministerio
de Trabajo, Organismos de Seguridad
Social, Cuerpo de Bomberos,
contratistas, vecinos, clientes, etc.
FLUJOS DE LA COMUNICACIÓN

Los flujos de la comunicación

en una organización se
producen a través de redes:
 Formales
 Informales
Formales: Siguen el camino
trazado por la relación de los
roles definidos en el
organigrama.
COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL FORMAL

La establece la propia empresa, es estructurada en función del

tipo de organización y de sus metas.

Entre los medios de comunicación más conocidos a nivel de las

empresas está:
• El memorándum
• Correspondencia escrita- entre departamentos.
• Las reuniones con agenda escrita y entregada previamente.
• El correo electrónico a través de computadoras en redes, entre otras.
 TIPOS DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL FORMAL

• Comunicación descendente ( de la dirección o gerencia hacia el personal).

• Comunicación ascendente ( del personal hacia la dirección, gerencia presidencia de
la empresa)
• Comunicación horizontal ( entre el personal de igual jerarquía).
• Comunicación diagonal ( entre miembros de departamentos diferentes que se
cruzan ), no necesariamente cubriendo la línea de forma estricta,
• por ejemplo, contraloría solicita -urgente- a la gerencia de recursos humanos la
nomina de la institución, el encargado de la nomina se la hace llegar, de forma
directa.
TIPOS DE COMUNICACIÓN
ORGANIZACIONAL
Informales: Surgen al interior
de la organización, sin
planificación y al margen de
los conductos oficiales.
 COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL INFORMAL
• Este estilo de relaciones está basada
en la espontaneidad, no en la
jerarquía, surge de la interacción
social entre los miembros y del
desarrollo del afecto o amistad entre
las personas.
• La comunicación informal puede
beneficiar o perjudicar a las
empresa, según como se emplee.
… y cual es mejor ?
FORMAL- INFORMAL
 … y cual es mejor?
FORMAL- INFORMAL
 La Organización es dinámica y debe
reaccionar ante un entorno
cambiante.
 La Red formal está basada en el
organigrama, suele tener un
funcionamiento relativamente
estático.
 Las Redes informales son flexibles,
rápidas y transmiten la información
con bastante exactitud.
 Estilos de Comunicación
El estilo de comunicación es la forma en la que se
transmite el mensaje.

.
Estilo Agresivo

Este tipo de comunicación se

representa en una persona que
monopoliza la conversación, no
escucha, interrumpe, con una
actitud cerrada, no visualiza el
punto de vista de los demás,
emplea un tono sarcástico, el
contacto visual es airado o la voz
muy alta.
Estilo Pasivo

Persona con un estilo

indirecto, siempre de
acuerdo y que a menudo
no expresa su opinión,
existe poco contacto
visual y permite que otros
tomen decisiones.
Estilo Asertivo

Persona efectiva, sabe

escuchar, considera a los
demás, clarifica, establece
observaciones, no críticas,
decisivo y proactivo.
CIERRE

Resumen…
PRACTICA EN
CLASE
Haga una lista de
CONDUCTAS de los estilos:

 Agresivo
 Pasivo
 Asertivo
ESTILOS COMUNICATIVOS