estadísticas, sistemas de modelado financiero, lenguajes de programación matemáticos y lenguajes de programación informática tradicionales)
Un error aquí puede ser difícil de solucionar,
requiriendo reordenamientos masivos de la estructura de la hoja de cálculo o nuevas entradas de nuevas fuentes. HAGA SU HOJA DE CÁLCULO TAN SIMPLE COMO SEA POSIBLE
La mayoría de las hojas de cálculo
funcionan lo suficientemente bien con unos pocos SUM y IFs, y el uso funciones como SUMPRODUCT o funciones como fórmulas de matriz, o escribir sus propias macros y funciones, puede hacer que una hoja de cálculo sea más difícil de leer y entender de lo que debería ser DISEÑO PARA EL CAMBIO la mayoría evolucionan y crecen a través de innumerables versiones, y luego se pueden copiar con un nuevo nombre el próximo mes cuando el proceso se inicie de nuevo
El mejor lugar para planificar el cambio
es durante el diseño inicial de la hoja de cálculo Mantenga la entrada, la lógica y los informes en secciones separadas de una hoja de cálculo, preferiblemente en diferentes pestañas. • se pueden ver los supuestos ordenadamente en un solo lugar, las fórmulas tienen menos probabilidades de ser sobrescritas, usted sabe dónde ir para hacer cambios, y la salida puede ser formateado para el lector, mientras que la lógica puede ser establecida para el desarrollador. MANTENGA TODA LA HOJA DE CÁLCULO EN UNA SOLA PESTAÑA, ENTREMEZCLANDO LA ENTRADA, LA LÓGICA Y LOS INFORMES.
No se puede ver toda la hoja de cálculo de un vistazo si
ocupa varias hojas de cálculo.
Varias hojas hacen que las fórmulas sean más largas y
difíciles de leer, ya que debe incluirse el nombre de la hoja
La barra de herramientas de auditoría falla con varias hojas
porque las flechas no van a las celdas de hoja externa y las búsquedas se limitan a la hoja de cálculo seleccionada .
Haga que su hoja de
Construir una hoja de cálculo se lea de arriba cálculo complicada en a abajo y de izquierda a etapas. derecha • Todas las flechas • Solucionar problemas dependientes deben inmediatamente; no apuntar hacia abajo, a los deje para la la derecha o en algún próxima versión. punto intermedio. DOCUMENTE EL DISEÑO DE SU HOJA DE CÁLCULO EN UNA PESTAÑA HOWTO SEPARADA.
Indique el propósito de su hoja de cálculo en una sola oración
Haga una lista de todas las fichas individuales de su hoja de cálculo y
escriba una sola frase describiendo cada una.
Describa brevemente su diseño general y señale cualquier punto
inusual o difícil.
Incluya instrucciones para que otra persona pueda cambiar la entrada
y obtener resultados sin su ayuda
Actualice su documentación cuando cambie la hoja de cálculo.
PROPORCIONE LA DOCUMENTACIÓN BÁSICA CON PROPIEDADES DEL LIBRO.
• Es un lugar cómodo para poner la
documentación de resumen, y es de búsqueda. • Los campos Categoría y Palabra clave son útiles • La pestaña Personalizada proporciona muchos campos adicionales, incluyendo Propósito y Comprobado por. UTILICE NOMBRES DE RANGO DESCRIPTIVOS.
Pero no utilice las etiquetas de
lenguaje natural de Excel, que algunas veces fallan de manera inesperada. Es más fácil leer = Sales-Cost_Of_Sales- Fixed_Cost que = R [-3] C-R [-2] C-R [- 4] C y entender que dice lo que usted espera
Los nombres deben ser significativos,
breves y distintivos COMPRENDER A FONDO LA DIFERENCIA ENTRE REFERENCIAS ABSOLUTAS Y RELATIVAS.
Los errores en referencias absolutas y
relativas pueden causar errores insidiosos que son casi imposibles de encontrar.
Asegúrese de entender los diferentes efectos
de inserción, eliminación, copia, clasificación y otras formas de mover una celda de un lugar a otro. Bloquear todas las celdas excepto Describe tus fórmulas. las celdas de entrada, pero publicar la clave. • Si son complicados o hay alguna • Su objetivo es evitar cambios posibilidad de confusión, describa sus inadvertidos, no prevenir el cambio fórmulas, en prosa inglesa, necesario. Protección de contraseña directamente en la salida impresa de Excel es fácil de derrotar, así que no confíe en él para la seguridad. • Asegúrese de conocer todas sus opciones, incluida la seguridad a nivel de archivo desde el sistema operativo y los diversos niveles de protección que Excel ofrece a los libros, hojas de cálculo y celdas Documente su trabajo liberalmente usando comentarios en la celda
• Describa con precisión la fuente de todos los
insumos. Explique fórmulas complicadas. Documentar funciones y macros definidas por el usuario. • Actualiza los comentarios cuando cambia el contenido de la celda. UTILICE LAS FUNCIONES REFLECTANTES DE EXCEL PARA AUTOMATIZAR SU TRABAJO.
Las funciones CELL, INFO y TYPE devuelven mucha información útil
Los intervalos de nombres dinámicos crecen y se reducen con los
datos.
Defina nombres como filas o columnas completas en lugar de celdas
sólo ocupadas
Familiarícese con el buen uso de las funciones OFFSET e INDIRECT.
Formato utilizando estilos en lugar Nunca hagas lo mismo dos veces; de botones de la barra de grabe una macro en su lugar. herramientas • Los estilos se pueden aplicar • La macro hará el trabajo mucho rápidamente una vez que se más rápido que usted puede, y configuran y proporcionan una más constantemente. interfaz consistente al lector • No es difícil escribir macros sencillas, especialmente si se utiliza el grabador de macros, y el esfuerzo que se pone en aprender a escribir macros será ampliamente pagado en una mayor precisión y tiempos de desarrollo reducidos. Escribir una función VBA Cree una biblioteca de en lugar de una macros y funciones de uso expresión complicada. frecuente. • VBA proporciona más • Guarde la biblioteca en poder incorporado que su hoja de cálculo las expresiones de Excel, PERSONAL.XLS para por lo que las funciones que esté siempre de VBA pueden hacer disponible. más cosas con mayor facilidad Imprime una lista de todas tus fórmulas. • puede imprimir una lista de todas sus fórmulas mediante la transposición de la hoja de cálculo para que los atributos se ejecuten en la columna izquierda, mostrando fórmulas en lugar de valores e impresión • Es mucho más fácil leer el listado impreso que desplazarse de una celda a otra en la pantalla • . El listado resultante muestra toda la lógica de su hoja de cálculo, bien formateada Utilice una herramienta de auditoría de hoja de cálculo • permite localizar precedentes y dependientes y resaltar datos no válidos, pero de lo contrario está limitado. • ayudan a identificar los errores con una variedad de técnicas de identificación, búsqueda, generación de informes y visualización • CellMaps colorea las celdas según el tipo , mostrando celdas de entrada con fondos de color rosa, fórmulas con fondos de lavanda y fórmulas copiadas a la derecha, abajo y ambas con fondos azules, verdes y grises respectivamente. EVITE ERRORES COMUNES.
Rangos incompletos
-Fijaciones temporales
Confusión entre referencias relativas y absolutas
- Unidades incorrectas
Función argumentos en el orden equivocado
Revise su trabajo antes de publicarlo.
Pida a un colega que revise su trabajo antes de publicarlo.