Programa de curso: Microsoft Excel

(básico)
Contenidos del curso

•Conceptos generales.
•Trabajar con MS Excel.
•Editar datos.
•Trabajar con fórmulas.
•Aplicar formatos.
•Gráficos.
•Impresión.
 Contenidos del curso
•Conceptos generales.
Conocimiento de la interfaz de Microsoft Excel. Identificación de las
partes de una hoja de cálculo y su correspondiente zona de trabajo.
Edición de características del texto, tales como tipo de letra, tamaño,
colores, etc. Uso de la
Herramienta “Copiar formato”.
•Actividades sugeridas.

Mostrar a los estudiantes de forma practica que es MS Excel,

identificarles las partes de una hoja de calculo y las características del
texto.
Hojas de cálculo

Es una herramienta muy útil para las personas que trabajan con
números y que necesitan realizar cálculos con ellos. Ella permite
trabajar con una gran cantidad de números y lleva incorporada una
serie de funciones capaces de realizar cálculos matemáticos,
estadísticos, técnicos y financieros.
Microsoft Excel

Es una aplicación distribuida por la suite de oficina Microsoft Office,

que se caracteriza por ser un software de hojas de cálculo, utilizado
en tareas financieras y contables.
 Como acceder a
Microsoft Excel

1. Clic izquierdo en el menú inicio.

2. Escribimos Excel en el buscador.
3. Clic izquierdo en el programa
Excel.
 Elementos de la ventana

Barra de título: En esta barra ubicamos el nombre del programa, en este

caso "Microsoft Excel - Libro1" y los botones de control que son: "Minimizar",
"Maximizar/Restaurar" y "Cerrar". Por mencionar el nombre de "Libro1" es
temporal, cambia cuando el usuario gusta ponerle otro nombre al archivo
para ubicarlo más fácil.
 Elementos de la ventana

Barra de menú: permite el acceso a los menús, que incluyen todas las
funciones que ésta aplicación puede realizar. Se podía decir la estructura
ósea de Excel con estos podemos darle otro aspecto a la base de datos,
desde cambiar el color de una celda hasta insertar gráficas.
 Elementos de la ventana

Barra de herramientas estándar: Esta barra por lo general se encuentra en

todos los programas de Office, pero con ligeras variaciones, ya que estas
realizan diferentes trabajos que están diseñados para Excel.
 Elementos de la ventana

Barra de formato: Esta barra permite cambiar la apariencia de la hoja de

cálculo ya sea cambiar de fuente, tamaño, color del rótulo, color de
celda, agregar bordes, poner valor de moneda entre otras.
 Elementos de la ventana

Barra de Fórmulas: Esta barra más que nada, te indica el contenido de cada
celda al momento de seleccionarla. Puede mostrar si es un rótulo, algún
número o también una fórmula. También se puede insertar información
desde esa barra.
 Elementos de la ventana

Barras de desplazamiento: Estas barras se encuentran ubicadas en la parte

baja y a la derecha de la ventana del programa. Su función es simplemente
desplazarnos por el documento en uso. Pueden llegar a disminuir de tamaño
dependiendo que tan grande sea el documento.
 Términos usados en
Excel
• Autocompletar: Rellenar automáticamente una serie de datos que forman
una secuencia, por ejemplo los días de la semana, meses o números.
• Argumento: Dentro de una función cada una de las partes que la forman.
• Barra de formulas: En la parte superior de una ventana de Excel, es un
espacio rectangular alargado en donde van a aparecer los valores y las
formulas introducidas en la celda en la que este situado el cursor.
• Combinar celdas: Permite la agrupación de varias celdas en una sola.
• Celdas: Es la intersección de una fila y una columna de Excel, de forma
rectangular y en la que se introducen los datos.
• Cuadro de nombres: Espacio donde aparece la referencia de la celda o si le
damos un nombre a la celda aparecerá este.
• Libro de Excel: Archivo de Excel que contiene una o varias hojas de
cálculo.
 Términos usados en
Excel
• Gráficos: Representación visual de los datos numéricos, existen multitud de
opciones entre otras: circular, columnas y lineal. Aprende a realizar tu
primer gráfico fácil.
• Hoja de Cálculo: Documento dentro de un libro de Excel en el que se pueden
realizar cálculos con números, datos y texto, aparece en pestañas debajo de
la ventana principal.
• Localización de celda: Referencia de la celda formada por la letra de la
columna seguido por el numero de la fila.
• Ordenar: Reorganizar los datos de un rango de celdas.
• Rango: Conjunto que forman una serie de celdas.
• Rótulos de columnas: Área superior donde se inicia la hoja de cálculo que
nos indica la letra de las columnas que la dividen.
• Rótulos de filas: Área lateral donde se inicia la hoja de cálculo que nos
indica el numero de las filas que la dividen.
Contenidos del curso

•Trabajar con MS Excel.

Identificación de los diferentes tipos de datos aceptados por una hoja
de cálculo, reconocimiento del sistema para introducir datos de tipo
numérico, texto y para agregar fórmulas básicas de cálculo. Trabajo en
el almacenamiento y la recuperación de un archivo en Microsoft Excel.
•Actividades sugeridas.
Mostrar a los estudiantes como se utiliza una hoja de cálculo, desde el
ingreso de números y texto hasta la creación de fórmulas.
Crear un nuevo libro

1. Para crear un nuevo libro en blanco, haga doble clic en Libro en

blanco.
2. Para crear un libro basado en un libro existente, haga clic en Nuevo
a partir de un libro existente, busque la ubicación del libro que
desee usar y, a continuación, haga clic en Crear nuevo.
Desplázate por un libro
1. Efectúa un clic derecho en las flechas
situadas en la parte inferior izquierda.

2. Una lista aparece. Si la hoja de cálculo

buscada no es mencionada, haz clic encima
para activarla. Si no en esta lista, haz clic
en "Más hojas" para activarla.

•Un cuadro de dialogo se abre con la lista de las hojas

Desplázate por una hoja

Para desplazarse por las celdas de una hoja de cálculo, haga clic en
cualquier celda o utilice las teclas de dirección. Cuando se desplaza
a una celda, ésta se convierte en la celda activa.
Guardar un libro
1. Clic en archivo.

2. Seleccionar guardar
como.

3. Seleccionar la
ubicación.

4. Asignar un nombre al
libro, y clic en guardar.
Contenidos del curso
•Editar datos.
Formato fuente de las celdas, formatos numéricos, nombres de rango
de celdas, destacar información importante para sacar conclusiones
rápidas y fáciles de identificar. Crear nuevos nombres, editar nombres
de rango, copiar formatos, eliminar nombres existentes.

•Actividades sugeridas.
Mostrar a los estudiantes como editar datos ya introducidos, y cambiar
formatos como los numéricos.
Deshacer y rehacer entradas
Para deshacer o rehacer entradas en un libro de Excel, existen dos
métodos:

1. Ir a la barra de acceso rápido y dar clic en la opción rehacer o

deshacer.

2. Presionar las teclas Ctrl + Z para deshacer una acción y presionar Ctrl
+ Y para rehacer una acción respectivamente.
Insertar fechas en celdas de Excel

1. En una hoja de cálculo, seleccione la celda en la que desea

insertar la fecha u hora actual.

2. Siga uno de estos procedimientos: Para insertar la fecha

actual, presione CTRL+, (coma). Para insertar la hora
actual, presione CTRL+MAYÚS+. (punto).
Tipos de datos en Excel
1. Texto.
Son aquellos textos donde se involucran letras, números y
símbolos.
2. Números.
Corresponden exclusivamente a números.
3. Fechas.
Ej. 12/01/12. en La opción “Formato de las celdas” se
presentas distintas formas de visualizar las fechas.
4. Horas.
Ej. 09:23 en La opción “Formato de las celdas” se presentas
distintas formas de visualizar la hora.
Tipos de datos en Excel
5. Valores Lógicos (Verdadero y Falso).
Para ingresar este tipo de datos simplemente escriba
VERDADERO o FALSO, según lo que necesite.
6. Fórmulas y funciones.
Una fórmula puede ser una operación matemática, una
función o una referencia a celdas de la hoja o de otra hoja y
comienza con un signo = (igual).
7. Valores de error.
Excel al evaluar una fórmula si encuentra algún error, muestra
un valor de error.
¿Qué es rango en Excel?

Es un conjunto de celdas contiguas (una junto a la otra) que pueden

ser seleccionadas para realizar una operación igual con todas ellas.
Este conjunto de celdas puede tener desde una sola celda, hasta 'x'
celdas.
Seleccionar un rango de celdas

Clic izquierdo en la primera celda, mientras arrastra el cursos

hasta la ultima.
Mover un rango de celdas

Clic izquierdo en uno de los bordes del rango, y arrastrar el

cursor mientras lo mantiene presionado.
Eliminar una celda

Clic derecho en la celda que desee

eliminar, acceda al menú conceptual, y
clic izquierdo en la opción “Eliminar”.
Añadir o eliminar filas y columnas

Clic derecho en la división entre

una columna y otra o entre una
fila y otra, accedemos al menú
contextual y damos clic en
“Insertar” o “Eliminar”
dependiendo de nuestros
requerimientos.
Introducir datos a un libro

Para introducir datos en un

libro, nos posicionamos en una
celda dando clic izquierdo sobre
esta para que se nos habilite la
escritura y a continuación
procedemos a escribir lo que
queremos.
Contenidos del curso

•Trabajar con fórmulas.

Identificar y aplicar funciones básicas de cálculo financiero y contables.
Operaciones simples, rentas y préstamos. Definir variables de entrada
hacia las funciones elegidas y visualizar el resultado correcto y
esperado.
•Actividades sugeridas.
Mostrar a los estudiantes las sintaxis y como se realizan las fórmulas
más comunes en Excel.
Formulas en Excel

Una fórmula realiza cálculos u otras acciones en los datos de la hoja de

cálculo. Una fórmula comienza siempre con un signo igual (=), que puede
estar seguido de números, operadores matemáticos (como un + o - iniciar
sesión para la suma y resta), integrados y funciones de Excel, que
realmente se puede expandir la potencia de una fórmula.
Operadores más utilizados en
Excel
Operadores más utilizados en
Excel
Barra de formulas en Excel

Es el espacio en el que aparecen los valores o las expresiones que

escribimos en las celdas. Está ubicada en la parte superior de la hoja,
debajo de la cinta de opciones de Excel.
 Calculando un valor con formulas
Para calcular valores utilizando
formulas hacemos lo siguiente:
1. Seleccionamos la celda donde
vamos a tener el resultado.
2. Iniciamos con signo de igualdad =
seguido de la coordenada de la
celda (D5) luego el operador
matemático y finalmente la celda
o el valor que completa la
operación.
3. Y a continuación presionamos
“Enter” en teclado y obtenemos
el resultado donde indicamos al
Contenidos del curso

•Formatos.
Formato fuente de las celdas, formatos numéricos, texto, nombres de
rango de celdas, destacar información importante para sacar
conclusiones rápidas y fáciles de identificar. Crear nuevos nombres,
editar nombres de rango, copiar formatos, eliminar nombres existentes.
•Actividades sugeridas.
Guiar a los participantes en el proceso de darle formato a los datos de
forma practica.
 Autoformato
Los Autoformatos son grupos predefinidos de formatos que pueden
aplicársele a un rango de datos. Los Autoformatos incluyen opciones de
formato como ejemplo tamaño de fuente, patrón y alineación.

Para aplicar un Autoformato.

1. Seleccione el rango de las celdas a las cuales desea aplicar Autoformato.

2. Selección Formato>Autoformato para abrir el cuadro de diálogo

Autoformato.

3. Seleccione el Autoformato que desea aplicar.

4. Haga clic en Aceptar para aplicar el Autoformato.

 Formato de celdas
El formato de celdas es una
funcionalidad muy utilizada en Excel,
podremos acceder a una gran cantidad
de comandos desde las tres ubicaciones
antes mencionadas. Los comandos de la
Cinta de opciones se encuentran en la
ficha Inicio, repartidos en los grupos
Fuente, Alineación y Estilos. También
podemos encontrar varios de estos
comandos en la mini barra mostrada al
hacer clic derecho sobre una celda o
rango.
 Alineación
El comando Ajustar texto nos ayuda a
que el contenido de una celda se ajuste
de manera que sea visibles sin
necesidad de ajustar el ancho de la
columna.
Excel ajustará el texto de la celda insertando saltos de línea de manera que
sea visible con el ancho especificado de la columna. Esto por supuesto
afectará el alto de la fila como puedes observar en la imagen superior.

Puedes ajustar la alineación vertical de las celdas que no se ajustaron con

los comandos Alinear en la parte superior, Alinear en el medio y con el
comando Alinear en la parte inferior.
 Formatos en Excel
•Para aplicar un estilo de fuente distinto,
haga clic en la flecha situada junto a la
fuente predeterminada Calibri y elija el
estilo que desee.

•Para aumentar o disminuir el tamaño de

la fuente, haga clic en la flecha situada
junto al tamaño predeterminado 11 y elija
otro tamaño de texto.
 Formatos en Excel

• Para cambiar el color de fuente, haga

clic en Color de fuente y elija un color.

• Para agregar un color de fondo, haga

clic en Color de relleno situada junto
a Color de fuente.
 Cambiar tamaño de filas y
columnas

1. Seleccione la columna o columnas

que desea cambiar.

2. En la pestaña Inicio, en el grupo

Celdas, haga clic en la opción
Formato.

3. En Tamaño de celda, haga clic en

Autoajustar ancho de columna.
Contenidos del curso

•Gráficos.
Uso del asistente de gráficos para la creación y modificación de gráficos
a partir de una tabla de datos creada en Microsoft Excel, identificar
datos de origen, diseños y ubicación del gráfico. Presentación correcta
de un gráfico, uso de rótulos de un gráfico.
•Actividades sugeridas.
Mostrar a los estudiantes como se utiliza el asistente de MS Excel para
generar un grafico a los datos que tenemos.
Gráficos en Excel

Los gráficos se usan para presentar series de datos numéricos en

formato gráfico y así facilitan el análisis de grandes cantidades de
información.
Gráficos en Excel
Tipos de
gráficos.
Gráficos de
columnas:

Muestra los cambios

que han sufrido los
datos en el transcurso
de un período de
tiempo determinado o
ilustra las
comparaciones entre
elementos.
Gráficos en Excel
Tipos de
gráficos.

Gráficos de líneas:

Muestran las
tendencias en los
datos a intervalos
idénticos.
Gráficos en Excel
Tipos de
gráficos.
Gráficos circulares:

Muestran el tamaño proporcional

de los elementos que conforman
una serie de datos, en función de
la suma de los elementos.
Siempre mostrará una única serie
de datos y es útil cuando se
desea destacar un elemento
significativo.
Gráficos en Excel
Tipos de
gráficos.

Gráficos de Barras:

Ilustran comparaciones
entre elementos
individuales.
Gráficos en Excel
Tipos de
gráficos.

Gráficos de áreas:

Destacan la magnitud de
los cambios con el
transcurso del tiempo.
Gráficos en Excel
Tipos de
gráficos.
Gráficos Dispersión:

Muestran la relación entre los

valores numéricos de varias
serie de datos o trazan dos
grupos de números como una
única serie de coordenadas XY.
Este tipo de gráfico se suele
usar para datos científicos.
Creando un gráfico
Para crear un gráfico, hacemos lo siguiente:

1. Seleccionamos el rango de celdas que vamos a utilizar para el

gráfico.
Creando un gráfico

2. Damos clic en la pestaña “INSERTAR” de la barra de

herramientas, nos posicionamos en el apartado “Gráficos” y
damos clic en “Gráficos recomendados”.
 Creando un gráfico

3. A continuación se muestra
el asistente que nos
permitirá elegir el diseño
del gráfico que queremos.
Damos clic en aceptar
luego de elegir nuestro
tipo de gráfico y listo.
Creando un gráfico
Aquí se muestra el resultado
final.
 Añadir un titulo al gráfico
1. Haga clic en cualquier parte del gráfico al que desea agregar un
título. De este modo se muestran las herramientas de gráficos y se
agregan las pestañas Diseño, Presentación y Formato.

2. En la pestaña Presentación, en el grupo Etiquetas, haga clic

en Título del gráfico.

3. Haga clic en Título superpuesto centrado o encima del gráfico.

 Añadir un titulo al gráfico
4. En el cuadro de texto Título del gráfico que aparece en el gráfico,
escriba el texto que desee.

5. Para iniciar una nueva línea, pulse ENTRAR. Para insertar un salto de
línea, haga clic en el lugar donde desee dividir la línea para ubicar
el cursor allí, y luego presione ENTRAR.

6. Para aplicar el formato de texto en el cuadro de título, haga lo

siguiente:

Haga clic en el cuadro de título y, a continuación, seleccione el

texto al que desea dar formato.
En la mini barra de herramientas, haga clic en las opciones de
Contenidos del curso

•Impresión.
Determinación y selección de los parámetros de impresión en un
documento, identificación del área de impresión y su correspondiente
configuración. Selección de la impresora a utilizar, del tipo de papel y
determinar el número de copias para nuestro documento.
•Actividades sugeridas.
Mostrar a los estudiantes cuales son los parámetros y procedimientos
que se deben seguir previa la impresión de un documento de MS Excel.
 Orientación y tamaño del papel

1. En el panel de tareas Formato de

publicación haga clic en Cambiar
tamaño de página.

2. En el cuadro de diálogo Configurar

página, haga clic en el icono que
representa el tamaño de página
deseado. Por ejemplo, haga clic
en Carta 21,59 x 27,94 cm.
Orientación y tamaño del papel
1. En el panel de tareas Formato de publicación haga clic en Cambiar
tamaño de página.

2. En el cuadro de diálogo Configurar página, seleccione el tamaño

de página cuya orientación desee.
 Ajustar una hoja de cálculo al ancho del
papel
1. Haga clic en cualquier lugar de la hoja de cálculo que desea
imprimir.

2. En la ficha Diseño de página, en el grupo Configurar página,

haga clic en el Selector de cuadro de diálogo junto a
Configurar página. Aparece el cuadro de diálogo Configurar
página.

3. En la ficha Página, en Ajuste de escala, haga clic en Ajustar a.

 Ajustar una hoja de cálculo al ancho del
papel

4. En el primer cuadro Ajustar a, escriba 1 para ajustar la hoja

de cálculo al ancho de una página.

5. En el segundo cuadro Ajustar a, elimine el valor para que el

número de páginas de alto quede sin especificar.
 Agregar o modificar el texto
de un encabezado o pie de
página

1. Haga clic en la hoja de cálculo en la que desee agregar o

modificar encabezados o pies de página.

2. En la pestaña Insertar, en el grupo Texto, haga clic

en Encabezado y pie de página.
 Agregar o modificar el texto
de un encabezado o pie de
página
3. Siga uno de estos procedimientos:

• Para agregar un encabezado o pie de página, haga clic en el

cuadro de texto izquierdo, central o derecho del encabezado o
pie de página ubicado en la parte superior o inferior de la
página de la hoja de cálculo (debajo de encabezado o encima
de pie de página).

• Para modificar un encabezado o pie de página, haga clic en el

cuadro de texto de encabezado o pie de página, en la parte
superior o inferior de la página de la hoja de cálculo,
respectivamente, y después seleccione el texto que desea
modificar.
 Agregar o modificar el texto
de un encabezado o pie de
página
4. Escriba el nuevo texto de un encabezado o pie de página.

• Para iniciar una línea nueva en un cuadro de texto de

encabezado o pie de página, presione Entrar.

• Para eliminar una parte de un encabezado o de un pie de

página, selecciónela en el cuadro de texto del encabezado o
pie de página y, después, presione Suprimir o Retroceso.
También puede hacer clic en el texto y presionar Retroceso
para eliminar los caracteres anteriores
Vista previa de una hoja de
calculo

1.Haga clic en la etiqueta de la hoja cuya vista previa desee ver.

2.En la pestaña Diseño, en Imprimir, haga clic en Vista previa.

Imprimir una hoja de cálculo o libro
de forma completa o parcial
1. Realice uno de los procedimientos siguientes:
• Para imprimir parte de la hoja, haga clic en la hoja
de cálculo y, a continuación, seleccione el rango de
datos que desea imprimir.
• Para imprimir toda la hoja, haga clic en ella para
activarla.
• Para imprimir un libro, haga clic en cualquiera de sus
hojas de cálculo.

2. Haga clic en Archivo y luego en Imprimir.

Imprimir una hoja de cálculo o libro
de forma completa o parcial

3. En Configuración, seleccione una opción para imprimir la

selección, la hoja u hojas activas o todo el libro.

Nota
Si la hoja de cálculo cuenta con áreas de impresión definidas,
Excel sólo imprimirá esas áreas. Si no desea imprimir solamente
un área definida, active la casilla de verificación Omitir áreas de
impresión.