ALUR PROSES PURCHASING

PENGERTIAN PURCHASING
Menurut Soemarso .S.R (2009 : 208) dalam bukunya yang berjudul Akuntansi suatu
pengantar menyatakan bahwa :“ Pembelian adalah (purchasing) akun yang digunakan untuk
mencatat semua pembelian barang dagang dalam suatu periode”.
Susan Irawati (2008:64) dalam bukunya yang berjudul Manajemen Keuangan yang
menyatakan bahwa pembelian adalah: “Suatu kegiatan untuk memperoleh sejumlah harta
atau aktiva maupun jasa dari satu pihak untuk kelangsungan usaha atau kebutuhan yang
mendasar, sehingga dilakukan pembayaran atas sejumlah uang atau jasa tersebut, untuk
kelangsungan operasional perusahaan” .
Menurut Bodnar dan Hopwood (2006:417), yaitu: “ Procurement is the business process of
selecting a source, ordering, and acquiring goods or services.” Pendapat tersebut kurang lebih
mempunyai arti: bahwa pengadaan barang adalah proses bisnis dalam memilih sumber
daya-sumber daya, pemesanan dan perolehan barang atau jasa.
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa pembelian merupakan kegiatan yang dilakukan
untuk pengadaan barang yang dibutuhkan perusahaan dalam menjalankan usahanya dimulai
dari pemilihan sumber sampai memperoleh barang.
FUNGSI PURCHASING
A. Fungsi Gudang
B. Fungsi Pembelian
C. Fungsi Penerimaan
D. Fungsi Akuntansi
E. Fungsi pencatat
PROSES PURCHASING
1. Purchase Requisition (PR), yaitu permohonan persetujuan untuk pembelian barang atau
service. Permohonan ini biasanya berhubungan dengan persetujuan pembelian tentang nilai dari
barang yang akan dibeli (jumlah barang, harga barang), spesifikasi dari barang, maupun
pengaturan cash, yaitu kapan barang akan dibeli. PR disetujui akan berlanjut ke proses PO.
2. Purchase Order (PO), yaitu proses pembelian barang atau jasa berdasarkan PR yang
sudah disetujui. Proses yang terjadi dalam PO meliputi bidding untuk pemilihan Supplier termasuk
didalamnya tentang detil kontrak, penerbitan PO itu sendiri yang sudah sesuai dengan kontrak
dan ditandatangani oleh Pejabat berwenang sampai dengan dikirim dan dikonfirmasi oleh pihak
Supplier.
3. Good Receipt/Service Receipt, yaitu proses penerimaan barang atau penyelesaian
pekerjaan jasa berdasarkan PO yang sudah disetujui baik oleh pihak Pemesan (Customer)
maupun oleh pihak Supplier/Vendor. Proses detil dalam GR/SR adalah penerbitan surat tanda
terima barang/jasa oleh bagian Store/Warehouse kepada Supplier/Vendor, persetujuan barang
diterima oleh pemohon, pengakuan inventory ke dalam sistem.
4. Invoicing atau A/P, yaitu penerimaan Invoice yang diterbitkan oleh Supplier/Vendor sesuai
dengan surat tanda terima barang/jasa (Receiving). Proses yang terjadi adalah mencocokkan
antara Invoice dengan PO dan GR/SR, pencatatan A/P (pengakuan hutang) ke dalam sistem.
5. Payment, yaitu proses pembayaran A/P oleh Customer kepada pihak Supplier/Vendor.
Proses yang terjadi adalah persetujuan pembayaran oleh Management dan dilanjutkan dengan
proses pembayaran bisa berupa penerbitan Check/Giro atau melalui Cash/Transfer.
6. Retur, yaitu proses pengembalian barang dikarenakan berbagai alasan kepada pihak
Supplier/Vendor. Retur bisa terjadi sebelum atau sesudah proses Payment dilakukan.
THANK YOU