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Gestión de Riesgos

El riesgo en un proyecto es un evento o


condición incierta, que en caso de ocurrir
afecta positiva o negativamente los
objetivos del proyecto.
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Características
Todos los riesgos de un proyecto se caracterizan por los siguientes tres
factores:
o Evento de riesgo (Risk Event): Que puede suceder en
detrimento del proyecto.

o Probabilidad de riesgo (Risk Probability): Cuál es la


probabilidad de que ocurra el evento.

o Cantidad / Impacto de riesgo (Amount at Stake): La severidad


de las consecuencias.
¿Qué es un riesgo?
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Tipos de riesgos

Los riesgos pueden ser tanto positivos como negativos:

o Riesgos positivos: Condición incierta que de ocurrir puede


tener un beneficio positivo para el proyecto.

o Riesgos negativos: Condición incierta que de ocurrir va a tener


un perjuicio en costo, calidad, cronograma, alcance en el
proyecto.
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Un buen comunicador de riesgos debe ser….


• Confiable.
• Se prepara antes de hablar.
• Cómodo con el tema.
• Repite 3 veces el tema (para que quede clara la importancia).
• Información precisa y oportuna.
• No promete, si no cumple.
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Procesos de Riesgos
PROCESO DESCRIPCIÓN
Planificar la Gestión de Se evalúa y documenta cómo se gestionarán los riesgos
Riesgos del proyecto.
Se evalúan qué eventos pueden afectar los objetivos del
Identificar los riesgos proyecto.
Se determinan las prioridades de los riesgos encontrados,
Realizar el análisis
y se hace una evaluación de la probabilidad y el impacto
cualitativo de riesgos asociado.
Realizar el análisis Se realiza un análisis matemático más profundo de la
cuantitativo de riesgos probabilidad de ocurrencia de los riesgos y efectos.
Planificar la respuesta a Se desarrollan los pasos a seguir en caso que el riesgo
los riesgos ocurra.
Implementar la Se implementan los pasos definidos cuando el riesgo
respuesta a los riesgos ocurre
Se realiza el seguimiento del estado de los riesgos
potenciales, aplica las respuestas en caso de que ocurran
Controlar los riesgos los riesgos, analiza la aparición de nuevos riesgos y
evalúa la efectividad del proceso.
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Planificar la gestión de Riesgos


• Llevar un análisis y una evaluación integral de los siguientes
aspectos del proyecto:
o Metodología de evaluación de riesgos.
o Actividades a desarrollar.
o Definición del responsable y sus roles asociados.
o Frecuencia del análisis de riesgos.
o Formularios a utilizar para la documentación de riesgos.
o Niveles de riesgos.
o Análisis de la tolerancia a los riesgos de los interesados.
o Formas de medición de la probabilidad y el impacto.
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Planificar la gestión de Riesgos

Entradas Herramientas y Salidas


• Plan de Gestión de Proyecto Técnicas • Plan de Gestión de Riesgos
• Documentos del Proyecto • Juicio de expertos
• Acta de Constitución del • Técnicas analíticas
Proyecto • Reuniones
• Factores Ambientales de la
empresa
• Activos y Procesos de la
Organización
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Salidas
Plan de Gestión de Riesgos
Los principales componentes de este plan son:
• Fuentes de datos.
• Recursos necesarios para la gestión:
o Roles.
o Responsabilidades.
• Frecuencia de las reuniones para el monitoreo.
• Escalas para la medición de probabilidades e impactos.
• Definición de la prioridad de los riesgos.
• Metodologías, formularios y registros aplicables.
• Tolerancia a los riesgos por parte de los usuarios.
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Identificar los riesgos


• Tiene como finalidad identificar y documentar todos los posibles
riesgos que pueden afectar al proyecto.

• Todas las áreas de conocimiento pueden tener riesgos asociados y


deben ser analizados.

• Este proceso debe ejecutarse más de una vez durante el ciclo de


vida del proyecto; es posible que puedan aparecer nuevos riesgos a
medida que el proyecto avanza.
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Identificar los Riesgos

Entradas Herramientas y Técnicas Salidas


• Plan de gestión de proyecto • Juicio de expertos • Registro de riesgos
• Documentos del proyecto • Recopilación de datos • Informe de riesgos
• Acuerdos • Análisis de datos • Actualizaciones a los
• Documentación de las • Habilidades interpersonales y documentos del proyecto
Adquisiciones de equipo
• Factores ambientales de la • Listas rápidas
empresa • Reuniones
• Activos y procesos de la
organización
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Entradas
Plan de gestión de proyecto
• Permite entender:
o Quiénes son los que participan.
o Con qué roles.
o Qué experiencia tienen.
o Qué responsabilidad van a asumir en el proyecto.
Documentos de adquisiciones
• Permite identificar qué proveedores están trabajando y qué
posibles riesgos hay asociados.
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Herramientas & Técnicas


Revisión de documentos
• Todos los documentos del proyecto deben ser analizados.
• Muchos de los riesgos surgen de lo que ya está relevado y
documentado en el proyecto.
Checklists (listas rápidas)

• Lista de hechos y pasos a cumplir con el fin de agudizar el trabajo


de identificación de riesgos.
• Permite identificar rápidamente qué está hecho y qué no.
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Análisis de supuestos

• Analizar en profundidad todas y cada una de las hipótesis en las


cuales se basa el proyecto.
• Uno de los puntos de partida es el acta de constitución del
proyecto.
• Permite detectar el o los riesgos relacionados con las presunciones.
Técnicas de diagramación
• Se utilizan los diagramas vistos en calidad de causa-efecto, de flujo,
etc.
• Estos ayudan para descubrir riesgos asociados a los procesos.
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Análisis FODA
• Matriz en la que se evalúan diferentes factores positivos y
negativos del proyecto y/o de la organización y el entorno:
o Organización:
• Fortalezas: Factores que hacen fuerte a la organización
ejecutante del proyecto.
• Debilidades: Factores internos que pueden perjudicar a la
normal ejecución del proyecto.
o Entorno:
o Oportunidades: Situación actual en el entorno/ mercado
que de aprovecharse puede ayudar al éxito del proyecto.
o Amenazas: Situación actual que puede afectar el objetivo
del proyecto y la cual hay que tener en cuenta.
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Técnicas de recopilación de información

• Sirven para profundizar el análisis y la identificación de los riesgos


del proyecto.
• Todos los interesados deberían participar.
• Las principales técnicas son:
o Brainstorming.
o Técnica Delphi.
o Entrevistas.
o Árbol de decisión.
o Análisis FODA.
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Salidas
Registro de riesgos
• Deberá contener todos los riesgos identificados, con la siguiente
información:
o Descripción del riesgo.
o Quién lo identificó y cuándo.
o Probabilidad de ocurrencia (Alta/Media/Baja).
o Impacto económico.
o Severidad (Alta/Media/Baja).
o Requerimiento asociado.
o Respuestas asociadas.
o Responsable.
o Estado.
o Clasificación.
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Clasificación

• Para que sean más fáciles de administrar hay que tratar de que las
clasificaciones sean lo más genéricas posibles.
• Una forma común de clasificarlos es según el tipo:
o Riesgos de dirección de proyectos.
o Riesgos técnicos.
o Riesgos de capacitación.
o Riesgos internos.
o Riesgos externos.
o Riesgos imprevisibles.
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Realizar análisis cualitativo de los riesgos


• Determinar las probabilidades de ocurrencia de los riesgos.

• Determinar el impacto económico, en términos no detallados


(Alto/medio/bajo).

• Armar una matriz en base a los impactos para poder priorizar qué
riesgos analizar con más detalle y cuáles no.
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Realizar análisis cualitativo de los riesgos

Entradas Herramientas y Técnicas Salidas


• Plan de gestión de proyecto • Juicio de expertos • Actualizaciones a los
• Documentos del proyecto • Recopilación de datos documentos del proyecto
• Factores ambientales de la • Análisis de datos
empresa • Habilidades interpersonales y
• Activos y procesos de la de equipo
organización • Reuniones
• Categorización de riesgos
• Representación de datos
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Herramientas & Técnicas


Evaluación de la probabilidad de impacto

• Se analiza la información disponible para asignarle a un riesgo una


probabilidad de ocurrencia y un impacto estimado.

• Esta estimación puede realizarse mediante:


o Entrevistas.
o Reuniones.
o Encuestas.
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Evaluación de la probabilidad de impacto


RIESGO PROBABILIDAD IMPACTO SEVERIDAD (P x I)
Riesgo 1 Alta Alta Alta
Riesgo 2 Alta Media Alta
Riesgo 3 Alta Baja Media
Riesgo 4 Media Alta Alta
Riesgo 5 Media Media Media
Riesgo 6 Media Baja Baja
Riesgo 7 Baja Alta Media
Riesgo 8 Baja Media Baja
Riesgo 9 Baja Baja Baja
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Matriz de probabilidad de impacto

• La multiplicación de la probabilidad por el impacto da como


resultado la severidad del riesgo.

• Los mismos pueden distribuirse en una matriz, para poder


visualizarlos mejor.

• La matriz puede dividirse en colores para diferenciar aquellos que


por su posición son más críticas.
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Matriz de probabilidad de impacto


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Evaluación de la calidad de los datos de riesgos


• Sin una buena calidad de datos no se puede hacer una estimación
realista y concreta.
• Debe estar bien documentado qué se realizó y cómo.
Categorización de los riesgos
• Los riesgos deben ser agrupados por categorías para facilitar el
análisis de causas y efectos comunes.
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Evaluación de la urgencia de los riesgos

• Analizar qué riesgos pueden necesitar una respuesta inmediata

• La evaluación puede basarse en:


o Su alto impacto.
o Probabilidad muy certera de ocurrencia.
o Probabilidad de ocurrencia muy cercana en el tiempo.
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Salidas
Actualización del registro de riesgos

• Durante el avance del proyecto cualquier riesgo puede cambiar en


sus características principales.
• También pueden aparecer nuevos riesgos no identificados
originalmente
• Los cambios que pueden registrarse son:
o Nuevos riesgos.
o Riesgos que ya no están (se solucionó el conflicto o pasó el
momento).
o Cambio en lo estimado (probabilidad de ocurrencia y/o
impacto).
o Cambio de prioridades.
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Realizar análisis cuantitativo de los riesgos


• Se realiza una evaluación más profunda para determinar con mayor
precisión la probabilidad de impacto de los riesgos.

• Los principales a analizar son los riesgos evaluados con mayor


impacto en el análisis cualitativo.

• Dependiendo de la naturaleza del proyecto este paso puede


ejecutarse o no.
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Realizar análisis cuantitativo de los riesgos

Entradas Herramientas y Salidas


• Plan de gestión de proyecto Técnicas • Actualizaciones a los
• Documentos del proyecto • Juicio de expertos documentos del proyecto
• Factores ambientales de la • Recopilación de datos
empresa • Habilidades interpersonales
• Activos y procesos de la y de equipo
organización • Representaciones de la
incertidumbre
• Análisis de datos
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Herramientas & Técnicas


Recopilación y representación de datos
• Recolección:
o Se basa en la información obtenida de las entrevistas
o Es una buena herramienta para recoger:
 Datos basados en la experiencia de los interesados.
 Información histórica de proyectos similares.

• Representación:
o Evalúa cómo impactan las variaciones de las probabilidades de
ocurrencia.
o Analiza cuáles son los efectos sobre los objetivos del proyecto.
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Análisis cuantitativo y técnicas de modelaje


• Análisis de sensibilidad:
o Evalúa en cualquier momento qué eventos tienen mayor
impacto potencial sobre los objetivos del proyecto
o Puede dar diferentes resultados, dependiendo del momento
del proyecto.

• Valor monetario esperado (VME):


o La mejor manera de representar el impacto de un riesgo es
cuantificarlo monetariamente.
o Es un concepto estadístico que calcula el resultado promedio
cuando el futuro incluye escenarios que pueden ocurrir o no.
o Utilizando esta herramienta se pueden sacar las reservas de
contingencia.
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• Valor monetario esperado (VME) - Cont:


o Es el producto del valor de cada posible resultado (impacto) por
su probabilidad de ocurrencia y sumando los resultados.
o Se lo suele usar con árbol de decisión y calcula el valor de una
decisión futura basada en diferentes escenarios

Riesgo Impacto $ Probabilidad VME $


%
#1 - Lluvia -5500 20% -1100
#2 – xxx +2800 15% +420
#3 – yyy -10750 15% -1613
#4 – ccc -825 70% -578
Totales -2870
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• Arbol de Decisión:
• Un árbol de decisiones es un diagrama que describe una
decisión bajo las consideraciones e implicaciones de la
selección de una u otra alternativa.
• Las ramas del árbol representan las probabilidades de los
riesgos y los beneficios netos (costos o premios)
• Utilizando el VME de cada rama del árbol podemos tomar la
decisión correcta.
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Árbol de decisión

Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth Edition, Project
Management Institute, Inc., 2012, Table 11-16, Page 339
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Planificar la respuesta a los riesgos


• Se buscan las respuestas adecuadas a los riesgos identificados para
estar preparados por si los mismos ocurren.

• Un riesgo puede tener asociado más de una posible respuesta.

• Las respuestas deben ser desarrolladas tanto para los riesgos


negativos como para los riesgos positivos.
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Planificar la respuesta a los riesgos

Entradas Herramientas y Técnicas Salidas


• Plan de gestión de proyecto • Juicio de expertos • Solicitudes de cambio
• Documentos del proyecto • Recopilación de datos • Actualizaciones al plan de gestión del
• Factores ambientales de la empresa • Habilidades interpersonales y de proyecto
• Activos y procesos de la organización equipo • Actualizaciones a los documentos del
• Estrategias para amenazas proyecto
• Estrategias para oportunidades
• Estrategias para contingencias
• Estrategias para el riesgo general del
Proyecto
• Análisis de datos
• Toma de decisiones
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Herramientas & Técnicas


Estrategias para riesgos negativos
• Evitar:
o Eliminar el riesgo antes de que ocurra.
o Lo más probable es atacar la probabilidad de ocurrencia para
llevarla a cero.

• Transferir:
o Traspasar la responsabilidad del riesgo a un tercero:
 Persona.
 Área.
 Empresa.
 Compañía de seguros.
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• Mitigar:
o Es una opción cuando el riesgo no se puede evitar ni transferir
o Hay dos alternativas para mitigar el efecto del riesgo:
 Reducir la probabilidad de ocurrencia.
 Reducir el impacto que puede tener en el proyecto.

• Aceptar:
o Dependiendo de su impacto o del costo que puede tener en
alguna de las tres opciones, se puede optar por aceptar que
ocurra.
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Estrategias para riesgos positivos

• Aprovechar:
o Tratar de forzar la situación para que ocurra.
o Utilizar algunas de las oportunidades que se reconocieron en el
análisis FODA.

• Compartir:
o Traspasar la oportunidad a un tercero más capacitado para
realizarlo.
o Realizar alianzas estratégicas compartiendo los beneficios.
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• Mejorar:

o Aumentar la probabilidad de ocurrencia del mismo.

• Aceptar:
o Sin hacer nada para forzarlo se toma la ventaja si es que ocurre.
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Estrategias para respuestas de contingencia

• Consiste en desarrollar las respuestas a los riesgos si es que


ocurren.
• Define cómo se debe poner en marcha ni bien:
o un riesgo ocurre.
o se detecta un disparador de un riesgo.
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Implementar la Respuesta a los riesgos


• Se implementan las respuestas cuando es necesario
• Se identifican nuevos riesgos
• Se enfoca en:
o La desaparición de riesgos.
o Los cambios en las probabilidades de ocurrencia.
o Los cambios en el impacto.
• Se analiza la validez de los supuestos.
• Se evalúa y controla el estado y utilización de las reservas de
contingencia.
• Se realiza el seguimiento y evaluación de la utilidad del proceso de
gestión de riesgos.
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Implementar la Respuesta a los riesgos

Entradas Herramientas y Salidas


• Plan de gestión de proyecto Técnicas • Solicitudes de cambio
• Documentos del proyecto • Juicio de expertos • Actualizaciones a los
• Factores ambientales de la • Habilidades interpersonales documentos del proyecto
empresa y de equipo
• Activos y procesos de la • Sistema de Información
organización para la dirección del
proyecto
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Entradas
Documentos del Proyecto

• Registro de Lecciones aprendidas  relacionadas con la


implementación de respuestas a riesgos que puedan ser aplicadas
en futuras fases
• Registro de riesgos  detalla las respuestas (estrategias) acordadas
y el responsable de implementarlas.
• Reporte de riesgos  incluye el resumen y exposición de los
riesgos y las estrategias acordadas. Detalla los riesgos principales y
las respuestas planificadas
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Salidas
Documentos del Proyecto
• Registro de Issues
• Registro de lecciones aprendidas
• Asignaciones del equipo de trabajo
• Registro de riesgos
• Reporte de riesgos

Solicitudes de Cambio
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Monitorear los riesgos

Entradas Herramientas y Técnicas Salidas


• Plan de gestión de proyecto • Análisis de datos • Solicitudes de cambio
• Documentos del proyecto • Auditorias • Información del desempeño
• Datos del desempeño del • Reuniones del trabajo
trabajo • Actualizaciones a los
• Informes de desempeño del documentos del proyecto
trabajo • Actualizaciones al plan de
gestión del Proyecto
• Actualizaciones a los activos
organizacionales
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Herramientas & Técnicas


Re-evaluación de riesgos
• Los riesgos pueden cambiar en cualquier momento del proyecto y
por eso se deben revisar periódicamente.
• Esto puede generar cambios en:
o La probabilidad de impacto.
o El impacto económico.
o El peso.
o La influencia.
o La prioridad.
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Auditorías de riesgos

• Consiste en auditar el proceso de gestión de riesgos.


• Asegura que se estén cumpliendo los pasos métodos y procesos
definidos en el plan.

Análisis de variaciones y tendencias


• Se puede tomar por ejemplo los índices de rendimiento de tiempo
y costos.
• Permite reconocer si hay algún riesgo que pueda estar asociado a
esto.
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Medición del rendimiento técnico


• Evaluación del cumplimiento de los aspectos técnicos del proyecto
(KPI’s).

Análisis de reservas
• Evaluar el estado de las reservas previamente definidas.
• Los puntos a analizar son:
o Cuándo se gastaron.
o Para qué.
o Cuánto queda disponible para utilizar.
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Reuniones de Status

• Se deben realizar periódicamente.


• Se evalúa el estado de cada uno de los riesgos e incluso si
aparecieron nuevos.
• La frecuencia de estas reuniones deben ser definidas en el plan de
gestión de riesgos.
MUCHAS GRACIAS !!!

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