ALUR PROSES DOKUMEN

DAN HAMBATAN EKSPOR

KERUDUNG DI PT. DHAFIN
JAYA MANDIRI
Riris Amelia
Muhammad Luthfi
Galang Akmaluthfi Roosmadianto
LATAR BELAKANG

 Di era globalisasi hampir dapat dikatakan seluruh negara di dunia ini menjalin hubungan
dengan negara lain. Hubungan yang di lakukan antar negara bisa dilakukan dengan cara
mendirikan perwakilan negara tersebut di negara lain, ataupun dapat diwujudkan dalam
bidang ekonomi seperti saling mengadakan kegiatan perdagangan. Indonesia merupakan
negara yang memiliki potensi untuk dapat di perhitungkan dan dikenal oleh negara lain pada
sektor ekonomi dunia melauli perdagangan internasional.
 PT Dhafin Jaya Mandiri adalah perusahaan yang bergerak pada bidang pengiriman barang
berjenis general cargo yang tidak membutuhkan penangaan khusus, seperti pakaian jadi dan
alat musik tradisional, selain itu perusahaan ini juga membantu Usaha Kecil Menengah (UKM)
di Bandung dan sekitarnya yang tidak memiliki ijin ekspor untuk menyalurkan produk -
produknya sampai ke importir. Sangatlah penting untuk memperhatikan mengenai kegiatan
pengiriman barang agar kegiatan ekspor yang dilakukan berjalan sesuai dengan keinginan
perusahaan dan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan pemerintah. Oleh sebab itu
project ini dilakukan untuk mengetahui bagaimana alur proses dokumen ekspor yang terdapat
di PT. Dhafin Jaya Mandiri serta permasalahan apa saja yang dapat menghambat kegiatan
pengiriman.
 RUMUSAN MASALAH
• Bagaimana alur proses dokumen yang
dibutuhkan dalam ekspor kerudung pada
PT. Dhafin Jaya Mandiri ?
• Apa saja hambatan yang terjadi pada
proses ekspor kerudung pada PT. Dhafin
Jaya Mandiri ?
• Berapa total biaya ekspor yang
dikeluarkan untuk sekali pengiriman
kerudung pada PT. Dhafin Jaya Mandiri ?
MANFAAT PENELITIAN
 Manfaat dari proyek ini diharapkan dapat
memberikan wawasan dan pengetahuan bagi
pembaca mengenai dokumen - dokumen apa saja
yang dibutuhkan dalam ekspor, cara perhitungan total
biaya ekspor yang dikeluarkan untuk sekali
pengiriman serta hambatan-hambatan apa saja yang
dapat terjadi dalam proses pengurusan dokumen
ekspor.
 Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat sebagai
tambahan refernesi atau bahan acuan dan
perbandingan bagi penelitian selanjutnya.
TUJUAN PENELITIAN
• Untuk mengetahui bagaimana alur proses
dokumen yang dibutuhkan dalam ekspor
kerudung pada PT. Dhafin Jaya Mandiri.
• Untuk mengetahui bagaimana hambatan yang
terjadi pada proses ekspor kerudung pada PT.
Dhafin Jaya Mandiri.
• Untuk mengetahui berapa total biaya ekspor
yang dikeluarkan untuk sekali pengiriman
kerudung pada PT. Dhafin Jaya Mandiri.
BATASAN MASALAH
• Penelitian dilakukan hanya mengenai
dokumen-dokumen yang terdapat dalam
proses ekspor pada PT Dhafin Jaya
Mandiri
• Hanya menggunakan data ekspor
kerudung pada PT Dhafin Jaya Mandiri.
• Data yang digunakan adalah data sekali
pengiriman dari Indonesia ke Malaysia.
METODOLOGI PENELITIAN
Mulai

Studi Lapangan

Identifikasi Masalah

Menentukan Tujuan
Penelitian

Studi Pustaka

Pengumpulan Data

Pengolahan Data

Analisis

Selesai
PROFIL PERUSAHAAN

 PT. Dhafin Jaya Mandiri terletak di Jl. Abdurrahman Saleh No.98, Husen
Sastranegara, Cicendo, Kota Bandung, Jawa Barat. Perusahaan ini merupakan
perusahaan ekspor untuk pengiriman barang berjenis general cargo, memiliki
Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) yang digunakan untuk melakukan registrasi
kepabeanan ke Direktorat Jendral Bea dan Cukai agar mendapatkan akses
kepabeanan. Jadi perusahaan ini merupakan fasilitator atau perantara bagi
Usaha Kecil dan Menengah (UKM) yang ingin mengekspor produk yang
dimilikinya tetapi tidak ingin repot dalam proses registrasi dan pengurusan
dokumen–dokumen kepabeanan. Dengan kata lain, perusahaan ini
mempermudah usaha-usaha kecil di sekitar Bandung yang memproduksi
kerajinan tangan, alat musik, pakaian, dan sebagainya untuk mengekspor
hasil produknya hingga sampai ke importir.
Alur Proses Dokumen Ekspor Kerudung Di PT. Dhafn Jaya Mandiri

EKSPORTIR PPJK
Air Lines KPPPC
IMPORTIR UKM (PT. Dhafin Jaya (PT. Prima Indo
(Air Asia) BANDUNG
Mandiri) Trans)

Melakukan Setelah perjanjian

pemesanan kerudung disetujui. UKM
kemudian negosiasi memproduksi kerudung
dengan pihak UKM sesuai pesanan
2

Setelah diproduksi
kerudung akan
Menerima
diserakan ke
kerudung dari
PT.Dhafin Jaya
UKM
Mandiri selaku
eksportir

Barang di packing

Membuat invoice
kerudung
(Lihat Lampiran 1
Dokumen Invoice)

Membuat Packing List

kerudung
(Lihat Lampiran 2
Dokumen Packing ist)

Membuat
Membuat dokumen
Menghubungi dokumen Air Way
Pemberitahuan Ekspor
pihak air lines Bill/AWB
Barang (PEB) sesuai
untuk pendaftaran (Lihat Lampiran 3
dengan dokumen –
pengangkutan Dokumen AWB)
dokumen sebelumnya
(Lihat Lampiran 4
Dokumen PEB)
(Lanjutan) Alur Proses Dokumen Ekspor Kerudung Di PT. Dhafn Jaya Mandiri

EKSPORTIR PPJK
Air Lines
IMPORTIR UKM (PT. Dhafin Jaya (PT. Prima Indo KPPPC BANDUNG
(Air Asia)
Mandiri) Tans)

8
Melakukan
pengiriman barang
ke bandara
Melakukan
pemeriksaan barang
dan dokumen

Membuuat Nota
Persetujuan Ekspor /NPE
(Lihat Lampiran 5
Dokumewn NPE)
9 10

Menyalin dokumen PEB Memeriksa dokmen

dan NPE, kemudian kemudian melakukan
menyerahkan ke pihak pengangkutan dan
maskapai pengiriman barang
Hambatan dalam Proses Ekspor dengan
menggunakan diagram Fishbone
Faktor Yang Diamati Masalah Yang Terjadi

a. Manusia  Karyawan kelelahan

(Personnel)  Kelalaian karyawan
 Karyawan kurang memahami
pekerjaan
 Karyawan kurang terampil
a. Metode dan  Kurang komunikasi
Prosedur  Karyawan bekerja tidak sesuai
prosedur
a. Material  Tidak ada pemeriksaan
dokumen
 Jumlah dokumen yang banyak

a. Machine  Keterbatasan alat

 Kurang perawatan terhadap
alat
 Kurang pembaharuan terhadap
alat
a. Environment  Tenaga kerja kurang disiplin
DIAGRAM FISHBONE

Diagram Fishbone Hambatan Ekspor

Material Personnel

Karyawan kelelahan
tidak ada pemeriksaan
dokumen kelalaian karyawan Keterlam
karyawan kurang memahami batan
jumlah dokumen yang pekerjaan Proses
banyak karyawan kurang terampil Persiapan
Barang &
Dokumen
di PT.
kurangnya perawatan alat Dhafin
karyawan
bekerja tidak Jaya
tenaga kerja sesuai keterbatasan alat Mandiri
kurang disiplin
kurang
komunikasi kurang memperbaharui alat

Environment Methods Machines

Biaya Ekspor Kerudung di PT. Dhafin
Jaya Mandiri


 Nama Barang : Kerudung

 Quantity : 2509 pcs

 Kurs : 1 RM = Rp. 3.432,00

 Harga/pcs : Rp. 10.000/pcs

 Asuransi : Rp. 42.753,36 = RM 12,45

 Freight : Rp. 1.630.850,00 = RM 475,18

 Jadi, nilai FOB yang didapatkan yaitu :

𝐽𝑈𝑀𝐿𝐴𝐻 𝐾𝐸𝑅𝑈𝐷𝑈𝑁𝐺 × 𝐻𝐴𝑅𝐺𝐴 𝑝𝑒𝑟 𝑝𝑐𝑠
 Harga FOB Hussein Sastranegara dalam MYR =
𝐾𝑈𝑅𝑆
2509 × 𝑅𝑝 10.000
 =
𝑅𝑝 3.432

𝑅𝑝 25.090.000 × 𝑅𝑀
 =
𝑅𝑝.3.432

 = 𝑅𝑀 7.310, 60

 Kalkulasi harga penawaran adalah = Harga FOB + Asuransi + Freight

 = RM 7.310,60 + RM 12,45 + RM 475,18

 = RM 7.798,23
Analisis Alur Proses Dokumen dalam Ekspor
Kerudung di PT.Dhafin Jaya Mandiri
N
o Pihak Yang Terlibat Aktivitas & Dokumen Yang Diterbitkan
.
1 Importir Melakukan pemesanan kerudung kepada UKM.

2 UKM Memproduksi kerudung dan mengkuasakan pengurusan

ekspor.

3 Eksportir Menerbitkan Invoice & Packing List.

(PT. Dhafin Jaya Mandiri)
4 Air Lines Menerbitkan Air Way Bill setelah dilakukan pemesanan
(AIR ASIA) space kargo.

5 PPJK/Pengusaha Pengurusan Jasa Kepabeanan Menerbitkan dokumen Pemberitahuan Ekpor Barang

(PT. Indo Prima Trans) (PEB).

6 KPPBC (Kantor Pengawasan dan Pelayanan Bea dan Cukai) BANDUNG Menerbitkan Nota Pemberitahuan Ekspor (NPE).
Analisis Alur Proses Dokumen dalam Ekspor
Kerudung di PT.Dhafin Jaya Mandiri

 Dari hasil pengolahan data dapat diketahui alur proses dokumen dalam ekspor
kerudung di PT.Dhafin Jaya Mandiri dimulai dari pihak importir melakukan
pemesanan terhadap UKM, setelah itu pihak UKM akan memproduksi barang
(kerudung) dan mengkuasakan pengurusan ekspor kepada PT.Dhafin Jaya Mandiri
yang merupakan perusahaan kategori ekportir bukan produsen. Setelah itu,
eksportir akan menerbitkan invoice sebagai bukti pembelian barang. Lalu
dibarengi dengan penerbitan packing list yang merupakan dokumen pengemasan
yang menunjukkan jumlah, jenis, serta berat dari barang tersebut. Selanjutnya
pihak eksportir akan menghubungi maskapai pengangkut barang untuk memesan
space pengiriman kargo tersebut, setelah eksportir dan pihak maskapai mensetujui
tanggal pengiriman, pihak maskapai (Air Asia) akan menerbitkan dokumen
pengangkutan yaitu Air Way Bill. Lalu pihak ekportir melakukan pengurusan
dokumen PEB melalui PPJK dan setelah itu PEB akan menerrbitkan PEB. Setelah
semua dokumen telah diterbitkan, eksportir dapat membawa barang ke KPPBC
Bandung untuk dilakukan pemeriksaan dokumen dan barang, setelah dinyatakan
sudah sesuai oleh pihak bea cukai, makan NPE akan diterbitkan dan status barang
sudah menjadi barang ekpor dan sudah dapat dikirimkan kepada importir.
Analisis Hambatan pada Proses Ekspor
Kerudung di PT. Dhafin Jaya Mandiri
 Berdasarkan hasil analisis data dengan menggunakan Fishbone didapatkan hasil
yaitu keterlambatan dalam proses persiapan barang dan dokumen yang terjadi di
PT. Dhafin Jaya Mandiri disebabkan oleh beberapa faktor yaitu karyawan yang
kelelahan, kelalaian karyawan dalam bekerja, karyawan kurang memahami
pekerjaan yang diberikan, karyawan kurang terampil, tidak ada pemeriksaan
dokumen kembali setelah mencetak dokumen, jumlah dokumen yang banyak
sehingga mempengaruhi waktu pemeriksaan, kurang perawatan dan keterbatasan
pada alat penunjang kerja, alat yang tidak diperbarui, kemudian karyawan bekerja
tidak sesuai prosedur yang ada, kurangnya komunikasi, serta tenaga kerja yag
kurang disiplin. Dari hasil observasi dan wawancara yang dilakukan kelalaian
karyawan dalam melakukan proses packing seperti penulisan alamat lengkap
importir pada box kemasan adalah masalah utama yang kerap terjadi yang
menyebabkan keterlambatan proses persiapan karena harus melakukan
pengecekkan kembali barang yang membutuhkan waktu lagi, selain itu alat
penunjang kerja seperti Wireless Fidelity (WiFi) dengan kapasitas terbatas
menyebakan proses penginputan dokumen terhambat karena lamanya loading.
Kesimpulan

 Dari analisis yang dilakukan, diperoleh kesimpulan sebagai berikut :

 Alur proses dokumen ekspor kerudung di PT.Dhafin Jaya Mandiri yaitu importir memesan barang
kepada UKM, lalu UKM melakukan produksi kerudung, setelah itu UKM mengkuasakan pengurusan
ekspor kepada PT.Dhafin Jaya Mandiri, lalu eksportir (PT.Dhafin Jaya Mandiri) menerbitan dokumen
invoice dan packing list serta menghubungi pihak Air Asia untuk menerbitkan dokumen Air Way Bill
setelah dilakukannya pemesanan space kargo yang diangkut. Selanjunya melakukan pengurusan
dokumen Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) yang diterbitkan oleh PPJK. Setelah semua dokumen
terpenuhi, barang dan dokumen akan diperiksa kelengkapannya oleh KPPBC Bandung untuk
diterbitkannya Nota Pemberitahuan Ekspor, setelah itu barang sudah dapat dikirimkan ke importir
sesuai dengan tanggal keberangkatan pada dokumen.
 Hambatan pada proses ekspor kerudung di PT.Dhafin Jaya Mandiri adalah terjadinya keterlambatan
pada proses persiapan dokumen & barang yang disebabkan oleh faktor MAN yaitu kelalaian karyawan
dalam melakukan proses packing seperti penulisan alamat lengkap importir pada box kemasan dan
faktor MACHINE yaitu alat penunjang kerja seperti Wireless Fidelity (WiFi) dengan kapasitas
terbatas sehingga menyebakan proses penginputan dokumen terhambat karena lamanya loading
 Total Biaya ekspor kerudung tanggal 8 November 2018 yang dikeluarkan oleh PT. Dhafin Jaya Mandiri
sebesar 𝑅𝑀 7.310, 60
SARAN

 Berdasarkan pada permasalahan yang diangkat yaitu mengenai alur dan

hambatan pengiriman barang, maka dari itu penulis memberikan saran
sebagai berikut:
 Bagi perusahaan PT. Dhafin Jaya Mandiri sebaiknya melakukan peningkatan
kualitas pelayanan dan karyawan serta peningkatan kecepatan internet yang
digunakan. Agar hambatan dalam pengimputan dokumen dapat berjalan
lancar. Serta melakukan pengawasan pada karyawan saat melakukan
persiapan dokumen dan barangnya.
 Buat peneliti selanjutnya sebaiknya melakukan perhitungan biaya ekspor
barang dengan menggunakan aplikasi.
DAFTAR PUSTAKA

 Hamdani,.2007. Ekspor Impor Tingkat Dasar Level 1. Jakarta : Bushindo

 M.S. Amir, 2005. Ekspor Impor: Teori dan Penerapannya. Jakarta : PPM
 Ratya Anindita dan Michael R. Reed, 2014. Bisnis dan Perdagangan
 Internasional. Yogyakarta : Penerbit Andi
 Sasono, Herman Budi. 2013. Manajemen Ekspor. Yogyakarta : Andi Offset
 Wynd, Rizaldy . 2017. Manajemen Multimoda Transportatioan and Freight
 Forwarder. Jakarta : In Media