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Microsoft Excel Expert 2016

Lección 1
Administrar y proteger libros

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Objetivos

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Administrar libros
• A menudo tendrá que realizar tareas de administración de libros,
por ejemplo:
• Puede modificar una plantilla de Excel para adaptarse a sus
necesidades y guardarla como una plantilla personalizada.
• Es posible que tenga que hacer referencia a las celdas de otra
hoja de cálculo en el mismo libro o a otro libro completamente.
• Puede utilizar referencias estructuradas en tablas, que utilizan
nombres de tabla y encabezados de columnas en fórmulas en
lugar de referencias de celdas. Esto facilita que usted y otros
interpreten las fórmulas del libro.
• Puede mostrar fácilmente las fichas de cinta que se ocultan de
forma predeterminada mediante el cuadro de diálogo Opciones
de Excel.
• Puede copiar macros entre libros.
• Puede administrar
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diferentes versiones del mismo libro.
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Creación de plantillas personalizadas
• Cada vez que abra Excel, verá una lista de plantillas
disponibles (a menos que cambie la configuración
predeterminada).
• Puede crear sus propias plantillas personalizadas.
• Puede crear una plantilla de Excel completamente desde cero.
• También puede modificar una plantilla preinstalada y
guardarla como su propia plantilla personalizada.

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Paso a paso: crear una plantilla
personalizada
• Inicie Excel 2016 si no está ya abierto.
1. Si acaba de abrir Excel, está buscando en la lista de plantillas
destacadas. Si no ve la lista de plantillas destacadas, haga clic
en la ficha archivo y, a continuación, haga clic en nuevo.
2. Haga click en el Busque el cuadro plantillas en línea,
escriba presupuesto de eventos y, a continuación,
presione Intro.
3. La plantilla de presupuesto de eventos aparece ahora al
principio de la lista de plantillas (consulte la figura de la
siguiente diapositiva). Seleccione la plantilla de presupuesto
de eventos. Haga clic en el botón crear de la ventana
Previsualización.

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Paso a paso: crear una plantilla
personalizada

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Hacer referencia a datos en otra hoja de
cálculo
• Al introducir fórmulas en una hoja de cálculo, es posible que
tenga que hacer referencia a una celda o intervalo en otra
hoja de cálculo dentro del mismo libro.
• Puede utilizar esta estrategia, por ejemplo, para crear un
resumen de datos en una hoja de cálculo basada en datos de
otra hoja de cálculo.
• Los principios básicos para la construcción de estas fórmulas
son similares a los de construir fórmulas que hacen referencia
a datos dentro de una hoja de cálculo.

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Paso a paso: datos de referencia en otra
hoja de cálculo
• Inicie Excel 2016 si no está ya abierto.
1. Abra el archivo de libro References. xlsx 01 para este ejercicio.
2. Guardar el libro como 01 References Solution.xlsx.
3. Examine los datos de la hoja de datos de gastos y, a continuación,
haga clic en la ficha Resumen.
4. Haga clic en celda D7. Quiere que el pago promedio de electricidad
aparezca en esta celda. La fórmula debe hacer referencia a los
datos de la hoja de detalles de gastos.
5. Escriba =SUMA(‘Expenses Details'!N7)/12 y, a continuación,
presione Ctrl + Intro. Esta fórmula divide el valor de la celda N7 en
la hoja de datos de gastos por 12. El resultado es 175 (ver la figura
en la siguiente diapositiva).
6. Guarde el libro.
7. Deje el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
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Paso a paso: datos de referencia en otra
hoja de cálculo

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Paso a paso: datos de referencia en otra
hoja de cálculo
• El formato general de una fórmula que hace referencia a una celda
en una hoja de cálculo diferente es nombreDeHoja! CellAddress.
• Introduzca el nombre de la hoja de cálculo externa seguido de un
signo de exclamación y, a continuación, la dirección de celda de la
hoja de cálculo externa.
• Para los nombres de hoja de cálculo que incluyen uno o más
espacios, debe incluir el nombre en comillas simples, similar a '
nombre de hoja '! CellAddress.
• También puede hacer referencia a un rango de celdas en una hoja
de cálculo externa.
• Por ejemplo, en el ejercicio, puede utilizar una fórmula similar, =
SUM (' detalles de gastos '! B7: M7)/12, para realizar la misma tarea.
• Esta fórmula añade los valores en el rango B7: M7 y luego divide el
total por 12 para producir el pago medio mensual de electricidad
durante
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Hacer referencia a datos en otro libro
• El procedimiento para hacer referencia a los datos de otro
libro es casi el mismo que hacer referencia a los datos de otra
hoja de cálculo en el mismo libro.
• La diferencia es que, al referirse a las celdas de otro libro,
debe incluir el otro nombre de libro en corchetes ([]) y ambos
libros deben estar abiertos.

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Paso a paso: datos de referencia en otro
libro
• Utilice el libro 01 ReferencesSolution.xlsx que modificó en el ejercicio
anterior.
1. Abra un segundo libro, el archivo de libro denominado
01Budget2016.xlsx.
2. Vuelva al libro 01 ReferencesSolution.xlsx. En la hoja de Resumen, haga
clic en celda C3.
3. Type = ([01Budget2016.xlsx]Summary!B3) y, a continuación, presione Ctrl +
Intro. La fórmula se vincula a la celda B3 de la hoja de resumen del libro
denominado 01Budget2016.xlsx (véase la figura de la siguiente diapositiva).
4. Guarde el libro 01 ReferencesSolution.xlsx y cierre.
5. Cierre el libro 01Budget2016.xlsx.
• Deje Excel abierto para usar en el siguiente ejercicio.
• Los corchetes [] ¡ identifique el nombre del archivo de libro y el
Resumen! identifica la hoja de cálculo de ese archivo.

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Paso a paso: datos de referencia en otro
libro

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Uso de referencias estructuradas en tablas
• Cuando se asigna un título a una tabla de Excel, todos los
nombres de sus columnas se pueden utilizar en lugar de
referencias de celdas en una fórmula.
• El resultado es una fórmula que es más fácil de leer e incluso
más fácil de escribir.
• Así que en lugar de una referencia de celda absoluta como
$C$4:$C$62, puede utilizar una referencia como ventas [precio
de artículo].
• Excel sabe que no debe tratar la primera fila como valores y
cuando se agregan registros a la tabla, los resultados de la
fórmula se ajustan sin que la fórmula tenga que cambiar.

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Uso de referencias estructuradas en tablas
• A continuación se presenta la sintaxis de una referencia a un
campo de una tabla de Excel:

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Uso de referencias estructuradas en tablas
• Excel recognizes four constants that refer to the same general
area of a table, which you may use here when applicable to
replace the field name:

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Uso de referencias estructuradas en tablas

• Después de comenzar a escribir el nombre de la tabla o del campo, Excel muestra una
lista de nombres que puede Agregar a la fórmula (incluidos los intervalos con
nombre).
• La figura de la siguiente diapositiva muestra lo que parece.
• En lugar de escribir en el resto del nombre, puede utilizar las teclas de flecha en el
teclado para navegar por este menú hasta que el nombre que desea es resaltado y, a
continuación, presione TAB.
• El nombre completo se introduce en la fórmula, ahorrándose unos segundos de
tiempo. Con el nombre de la tabla ingresado, cuando es hora de hacer referencia a un
nombre de campo en la tabla, puede comenzar con el corchete cuadrado izquierdo
([).
• Excel muestra una lista de todos los nombres de campo de la tabla.
• Utilice las teclas de flecha para resaltar el nombre del campo y, a continuación,
presione TAB. A continuación, escriba el corchete cuadrado derecho (]) para
completar la referencia.
• Del mismo modo, siempre que desee utilizar una de las cuatro constantes (#All,
#Data, #Headers o #Totals), sólo tiene que empezar con el signo de libra #.
• Excel muestra la lista y resalta la que desea y pulse Tab.
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Uso de referencias estructuradas en tablas

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Paso a paso: usar referencias estructuradas
en una tabla
• Inicie Excel 2016 si no está ya abierto.
1. Abra el archivo de cuaderno 01 Clinic.xlsx para este ejercicio.
2. Guarde el libro como 01 ClinicSolution.xlsx.
3. En la hoja de cálculo de ventas de agosto, haga clic en cualquier
parte dentro de la tabla que comienza en la fila 6.
4. Haga clic en la ficha Diseño y, a continuación, en el grupo
propiedades, haga clic en el cuadro de texto en TableName.
5. Escriba SalesData (toda una palabra) y presione Intro. Le has dado
un nombre a la mesa. Ahora puede reemplazar fórmulas en la parte
inferior de la hoja de ventas de agosto con fórmulas que sean más
fáciles de leer, pero que rindan los mismos resultados.
6. Seleccione Cell D97 (ventas totales).
7. Type =sum(Sa

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Paso a paso: usar referencias estructuradas
en una tabla
8. Cuando aparezca SalesData en la lista, presione TAB.
9. Escriba [(corchete cuadrado izquierdo).
10. Utilice las teclas de flecha para seleccionar las ventas totales de la
lista (consulte la figura en la siguiente diapositiva) y, a
continuación, presione TAB.
11. Type] (corchete derecho), seguido de) (paréntesis derecho) y luego
presiona Enter. Si introduce la fórmula correctamente, el resultado
debe ser idéntico a lo que había antes.
12. Substituya la fórmula en D98 de la célula con el siguiente:
13. =SUMIF(SalesData[To treat];”Dog”;SalesData[Total Sales])
14. Substituya la fórmula en D99 de la célula con uno basado en la
fórmula en D98, pero la búsqueda para el gato en vez del perro.
15. Guardar el libro y cerrarlo.
16. Dejar Excel abierto para el siguiente ejercicio.
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Paso a paso: usar referencias estructuradas
en una tabla

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Visualización de fichas ocultas en la cinta
• La mayoría de las fichas de cinta de Excel se muestran en la
cinta de forma predeterminada, o aparecen automáticamente
como fichas contextuales al realizar ciertas tareas (como
trabajar con tablas o gráficos).
• Sin embargo, debe mostrar manualmente ciertas fichas de
cinta, como la ficha desarrollador, cuando las necesite.
• Puede utilizar el cuadro de diálogo Opciones de Excel para
mostrar (o quitar más tarde) estas fichas ocultas.

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Paso a paso: mostrar una pestaña oculta en
la cinta
• Inicie Excel 2016 si no está ya
abierto.
1. Crear un nuevo libro en blanco, si es
necesario.
2. Haga clic en la ficha archivo y, a
continuación, en opciones.
3. En el cuadro de diálogo Opciones de
Excel, haga clic en personalizar cinta.
4. En la lista de fichas principales de la
derecha, marque el cuadro Programador
si no está ya marcada (ver a la derecha).
Haga clic en aceptar. Esto agrega la ficha
desarrollador al final de la cinta de Excel,
lo que le permite grabar macros con
mayor facilidad, utilizar complementos y
controles y acceder a otras funciones
avanzadas de Excel.
• Dejar Excel abierto.
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Copiar macros entre libros
• Otro aspecto de la administración de libros es la transferencia
de macros de un libro a otro.
• Es posible que tenga un libro en el que se hayan escrito varias
macros útiles y que desee utilizar esas herramientas en su
propio libro.

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Paso a paso: copiar una macro a otro libro

• Inicie Excel 2016 si no está ya abierto.


1. Abra el archivo de libro macros.xlsm de 01 para este ejercicio. Si ve una
barra de mensaje amarilla, haga clic en el botón Habilitar contenido.
2. Una vez que tenga el libro abierto, haga clic en cada uno de los tres botones
en sucesión, para observar la macro adjunta a cada botón Execute. (después
de hacer clic en el primer botón, tendrá que hacer clic en aceptar en el
cuadro de mensaje resultante para continuar.)
3. Crear un nuevo libro. Guardar el libro en formato de libro habilitado para
macros de Excel (*.xlsm) como 01 MacrosSolution.xlsm.
4. Asegúrese de que la ficha desarrollador se muestra en la cinta de opciones.
(consulte la sección anterior, "visualización de las fichas ocultas en la cinta",
si es necesario.) Haga clic en la ficha desarrollador y, a continuación, en el
grupo de código, haga clic en el botón Visual Basic. Esto abrirá el editor de
Visual Basic (VBE). Maximice la ventana de VBE, si es necesario. A
continuación, maximice la ventana de código en el panel derecho, si es
necesario.
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Paso a paso: copiar una macro a otro libro

5. Observe la ventana del explorador de proyectos en el VBE — una ventana más


pequeña en el panel izquierdo, con una estructura de árbol y una lista de sus
libros abiertos. El título de la ventana comienza con Project. Si esto no es visible,
presione Ctrl + R (o presiónelo si no está seguro, no le hará daño a nada).
6. Si es necesario, amplíe la ventana del explorador de proyectos un poco para que
pueda ver lo suficiente de los nombres del libro para saber cuál termina en la
solución.
7. Si alguno de los árboles de la 01 macros.xlsm libro de trabajo o el libro 01
MacrosSolution.xlsm tienen ramas colapsadas en la ventana del explorador de
proyectos, haga clic en el botón [+] Expand para expandir el.
8. En la estructura de árbol para el libro de 01 macros.xlsm, verá una rama
etiquetada modules. Bajo esa rama verás un módulo llamado
basXL_ExampleModule.
9. Haga clic en el módulo basXL_ExampleModule, arrástrelo dentro de la estructura
de árbol para el libro 01 MacrosSolution.xlsm y, a continuación, suelte el botón
del mouse. Es posible que haya notado que un [+] apareció junto al puntero
cuando arrastró el módulo fuera de su libro padre.
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Paso a paso: copiar una macro a otro libro

10. La estructura de árbol bajo el libro 01 MacrosSolution.xlsm ahora tendrá una


carpeta modules. Haga clic en el botón [+] Expand para expandir la carpeta (vea
la figura en la siguiente diapositiva).
11. En la ventana VBE, haga clic en archivo y, a continuación, en cerrar y volver a
Microsoft Excel. Mostrar el nuevo libro 01 MacrosSolution.xlsm, si es necesario.
12. En la ficha desarrollador, en el grupo de código, haga clic en el botón macros. En
el cuadro de diálogo macro, cambie las macros en valor a este libro. A
continuación, en el cuadro de lista, seleccione la macro HelloWorld y haga clic en
el botón ejecutar. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de mensaje
resultante.
13. Repita el paso 12 para ejecutar la macro HelloCells.
14. Repita el paso 12 para ejecutar la macro GoodbyeCells para borrar los cambios
realizados en el paso 13. Acaba de transferir tres macros de un libro a otro.
15. Guarde el libro 01 MacrosSolution.xlsm y cierrelo. A continuación, cierre el
libro de macros 01.xlsm sin guardar los cambios.
16. Cerrar Excel.

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Paso a paso: copiar una macro a otro libro

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Administrar versiones de libro
• Office 2016 incluye una función de autorecuperación que
guarda copias de los archivos a intervalos específicos.
• La configuración predeterminada es cada 10 minutos; puede
cambiar esta configuración a otro valor.
• Autorecuperación es útil:
• Si Excel (u otro programa de Office) se cierra
inesperadamente
• Si cierra un archivo accidentalmente sin guardar los
cambios
• En caso de un apagón
• Si alguno de estos eventos ocurre mientras trabaja en Excel,
verá un panel de recuperación de documentos con opciones
de recuperación de archivos la próxima vez que abra Excel.
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Paso a paso: administrar versiones de libro
• Launch Excel 2016.
1. Abra un archivo de libro en blanco para este ejercicio.
2. Haga clic en la ficha archivo y, a continuación, en opciones.
3. En el cuadro de diálogo Opciones de Excel, seleccione Guardar a la
izquierda. Asegúrese de que se ha seleccionado la opción Guardar
autorecuperar información y, a continuación, cambiar el valor del
cuadro de texto asociado a 1 (véase más abajo).

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Paso a paso: administrar versiones de libro
4. Seleccione Guardar la última versión autoguardada Si cierro sin guardar la
casilla de verificación, si no está ya seleccionada. Haga clic en Aceptar.
5. Escriba su nombre (o cualquier texto) en la celda a1 y luego presione Intro.
6. Espere al menos un minuto (de modo que Excel guarde el archivo de forma
autoguardada utilizando la configuración que ha cambiado en el paso 3). A
continuación, haga clic con el botón derecho en la barra de tareas de
Windows y seleccione Administrador de tareas en el menú contextual. Se
muestra la ventana Administrador de tareas.
7. En la ficha procesos, haga clic en Microsoft Excel en la lista apps. Haga clic
en el botón Finalizar tarea. Microsoft Excel se cierra. Cerrar la ventana del
administrador de tareas.
8. Abra Excel y haga clic en la opción Mostrar archivos recuperados en el
panel izquierdo. (si no ve esta opción, probablemente no esperó el
tiempo suficiente en el paso 6: seleccione libro en blanco y repita los
pasos 5-8.) Excel abre un libro en blanco y muestra el panel de tareas
recuperación de documentos.
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Paso a paso: administrar versiones de libro
9. Apunte al archivo Book1 en la lista archivos
disponibles y, a continuación, haga clic en la
flecha hacia abajo para ver las opciones
disponibles (vea a la derecha). En este punto,
puede abrir el archivo, guardar el archivo,
eliminar el archivo o Mostrar la información de
reparación (si está disponible).
10. En la lista desplegable, haga clic en eliminar y, a
continuación, en sí para confirmar la
eliminación. En este ejemplo, no es necesario
guardar el archivo recuperado.
11. Repita los pasos 2 y 3 para cambiar la
información de guardar autorecuperar cada
ajuste en el cuadro de texto a su valor anterior
(normalmente, esto es 10).
•© 2016,
Cerrar Excel sin guardar
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los cambios.
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Paso a paso: administrar versiones de libro
• Otra forma de acceder a los archivos de libro no guardados (si
están disponibles) es mediante la ficha información en la vista
backstage.
1. En la ficha información, haga clic en administrar libro y, a
continuación, en recuperar libros no guardados.
2. Seleccione un archivo que desee recuperar en el cuadro de
diálogo abrir y, a continuación, haga clic en abrir.
3. Haga clic en el botón Guardar como en la barra de mensajes y
guarde el archivo si desea conservarlo.
4. Si tiene una o más copias recientes de archivos no guardados
que desea eliminar, desde la ficha información de la vista
backstage, haga clic en administrar libro y, a continuación,
seleccione eliminar todos los libros no guardados.
5.© 2016,Haga clic en sí para
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confirmar la eliminación.
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Revisión y protección de los libros de
ejercicios
• Excel proporciona opciones de cálculo que le permiten especificar si
desea que los cálculos de fórmulas se actualicen automáticamente
(la configuración predeterminada) o manualmente.
• También puede especificar que se salten las tablas de datos de un
libro grande, pero todos los demás datos de la hoja de cálculo
deben actualizarse automáticamente.
• A continuación, puede actualizar manualmente las tablas de datos,
según sea necesario.
• Al compartir libros, puede proteger un libro completo al restringir
quién puede abrir y/o utilizar los datos del libro y requerir una
contraseña para ver y/o guardar los cambios en el libro.
• También puede proporcionar protección adicional para ciertas hojas
de cálculo o elementos de libro con o sin aplicar una contraseña.

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Configuración de opciones de cálculo
• Cuando trabaje en Excel, puede trabajar ocasionalmente con
un libro muy grande con tiempos de recálculo que se están
volviendo problemáticos.
• O puede encontrarse en una situación en la que la solución a
su problema requiere un cálculo iterativo (más comúnmente
llamado una referencia circular).
• Para este ejemplo, no se preocupe si Excel muestra mensajes
Advertencia sobre el libro que contiene referencias circulares.

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Paso a paso: establecer cálculo
• Inicie Excel 2016 si aún no está abierto. Es importante asegurarse de
que no hay libros.
1. Abra el archivo de libro 01 Calculations. xlsx para este ejercicio. Si ve
una advertencia sobre referencias circulares, haga clic en aceptar.
2. Si la hoja de cálculo manual no está activa, selecciónela.
3. Intente cambiar cualquiera de los números en las cajas naranjas. Observe
que las celdas de resultados no están cambiando. Esto se debe a que el
cálculo se ha establecido en manual para este libro.
4. Haga clic en la ficha fórmulas y, a continuación, en el grupo cálculo, haga
clic en opciones de cálculo y cambie la configuración de manual a
automático. Si aparece un cuadro de mensaje, haga clic en aceptar.
5. Ahora intente cambiar los valores en las celdas naranjas de nuevo. Debería
ver la actualización de sus valores.
6. Seleccione la hoja de cálculo referencias circulares.

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Paso a paso: establecer las opciones de
cálculo
7. Cambie el valor de la celda C30 a 500.000. Cambiar el valor de C31 a
454.545.
8. Verifique dos veces la configuración de las opciones de cálculo. ¿lo
cambió a automático en el paso 4? Las celdas no se están recalculando
en esta hoja de cálculo porque tiene una referencia circular. Observe
que Excel muestra una advertencia en la barra de estado que indica
que la celda C33 contiene una referencia circular. (Cell C32 también
contiene una referencia circular, por lo que la pantalla puede mostrar
C32 como referencia circular en la barra de estado.)
9. Haga clic en la ficha archivo y, a continuación, en opciones. En el
cuadro de diálogo Opciones de Excel, seleccione fórmulas a la
izquierda. A continuación, active la casilla de verificación para habilitar
el cálculo iterativo. Las iteraciones máximas deben establecerse en 100
y el cambio máximo debe establecerse en 0,001 (vea la figura en la
siguiente diapositiva).
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Paso a paso: establecer las opciones de
cálculo
10. Haga clic en Aceptar
para cerrar el cuadro
de diálogo Opciones
de Excel. Observe que
las celdas C32 y C33
se han actualizado.
11. Cambie la celda C31 a
445.000. Su hoja debe
actualizar.
12. Cerrar el libro sin
guardar.
• Dejar Excel abierto.

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Proteger una hoja de cálculo
• En un entorno de trabajo, más de un empleado utiliza con
frecuencia los libros.
• Cuando se crea una hoja de cálculo a la que se accede por
varios usuarios, a menudo es necesario protegerla para que
un usuario no cambie, mueva o elimine de forma accidental o
intencional datos importantes.

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Paso a paso: proteger una hoja de cálculo

• Inicie Excel 2016 si no está ya abierto.


1. Abra el libro 01 PayrollData.xlsx de los archivos de datos de esta lección.
2. Guarde el libro como 01 PayrollDataSolution.xlsx.
3. En la hoja de cálculo employee id, seleccione el rango F4: F33.
4. Con F4: F33 seleccionado, en la ficha Inicio, en el grupo celdas, haga clic
en formato y, a continuación, seleccione formatear celdas. Haga clic en la
ficha protección y compruebe que está activada la opción bloquear. Esto
impide que se modifiquen los números de ID de empleado cuando se ha
protegido la hoja de cálculo. Haga clic en aceptar.
5. Seleccione celdas C4: D33. En la ficha Inicio, haga clic en formato. Observe que
el comando de celda de bloqueo aparece seleccionado, lo que significa que las
celdas están bloqueadas de forma predeterminada. Haga clic en bloquear celda
para desactivar la protección de estas celdas para permitir que estas células
cambien.
6. Haga clic en la ficha revisar y en el grupo cambios, haga clic en proteger hoja.

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Paso a paso: proteger una hoja de cálculo

7. En el cuadro contraseña para Desproteger hoja, escriba L1#E23$. La contraseña


no se muestra en la contraseña para desproteger el cuadro de hoja. En su lugar,
se muestran círculos sólidos, como se muestra en la figura de la siguiente
diapositiva. Observe las opciones en el cuadro de lista permitir a todos los
usuarios de esta hoja de cálculo. Puede modificar las restricciones de edición
especificando exactamente qué tipos de ediciones pueden realizarse todos los
usuarios de esta hoja de cálculo. Las dos primeras opciones (seleccionar celdas
bloqueadas y seleccionar celdas desbloqueadas) se seleccionan de forma
predeterminada.
8. Haga clic en Aceptar. Se le pide que confirme la contraseña. Escriba L1 # E23 $
y haga clic en Aceptar. Acaba de crear y confirmar la contraseña que bloqueará
la hoja de cálculo. Las contraseñas están destinadas a ser seguras. Esto significa
que todas las contraseñas son sensibles a mayúsculas y minúsculas. Por lo
tanto, debe escribir exactamente lo que se ha asignado como contraseña: letras
mayúsculas y minúsculas, números y símbolos.
9. Guarde y cierre el libro.
10. Dejar Excel abierto para el siguiente ejercicio.
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Paso a paso: proteger una hoja de cálculo

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Proteger un libro
• La asignación de una contraseña es una forma eficaz de evitar
que cualquier usuario que no conozca la contraseña abra un
libro.
• Para proteger un libro completo, puede requerir una
contraseña para abrir y ver el libro.
• Puede requerir una contraseña para abrir y ver el libro y una
segunda contraseña para modificar los datos del libro.
• Las contraseñas que se aplican a un libro completo
proporcionan una seguridad óptima para sus datos.
• Las contraseñas de Excel pueden contener hasta 255 letras,
números, espacios y símbolos.
• Las contraseñas son sensibles a mayúsculas y minúsculas, por
lo que debe escribir correctamente mayúsculas.
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Proteger un libro
• Si es posible, seleccione una contraseña fuerte que pueda
recordar para que no tenga que escribirla.
• Una contraseña fuerte es una que combina letras mayúsculas
y minúsculas, números y símbolos.
• Sin embargo, se considera que una contraseña que utiliza 14
o más caracteres es más segura.
• Las contraseñas que utilizan nacimiento, números de casa,
nombres de mascotas, etc. proporcionan poca protección.
• Al proteger una hoja de cálculo, puede ocultar las fórmulas
que no desee que se vean en la barra de fórmulas.
• Seleccione las celdas que contienen las fórmulas que desea
ocultar. A continuación, en la ficha protección del cuadro de
diálogo formatear celdas, seleccione la casilla de verificación
oculta.
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Paso a paso: Proteja un libro
• Abra el libro PayrollDataSolution 01 que guardó y cerró en el ejercicio
anterior.
1. Haga clic en la celda F11 e intente escribir un nuevo valor en la celda. Un
cuadro de diálogo le informa de que no puede modificar la celda porque la
hoja de cálculo está protegida. Haga clic en Aceptar para continuar.
2. Haga clic en la celda D4 y cambie el número a 1. Puede realizar cambios en
las celdas de las columnas C y D porque desbloqueó las celdas antes de
proteger la hoja de cálculo. Haga clic en deshacer para invertir el cambio.
3. Haga clic en la ficha Hoja de cálculo de rendimiento y seleccione celda D4.
4. En la ficha Inicio, en el grupo celdas, haga clic en la flecha de eliminación y, a
continuación, haga clic en eliminar filas de hoja. Los datos del Dr. Bourne se
eliminan de la hoja de cálculo porque esta hoja de cálculo se dejó
desprotegida.
5. Haga clic en deshacer para devolver los datos del Dr. Bourne.
6. Haga clic en la ficha Hoja de cálculo employee id. Haga clic en la ficha
revisar y en el grupo cambios, haga clic en Desproteger hoja.
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Paso a paso: Proteja un libro
7. Escriba L1#E23$ (la contraseña que creó en el ejercicio anterior) y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
8. Haga clic en celda D11. Escriba 8, presione TAB dos veces y, a
continuación, escriba 17930. Presione TAB.
9. En la ficha revisión, en el grupo cambios, haga clic en proteger
hoja. En los dos cuadros de diálogo, escriba la contraseña original
para la hoja L1#E23$ para proteger de nuevo la hoja de cálculo del
identificador de empleado.
10. En la ficha revisión, en el grupo cambios, haga clic en proteger
libro. Se abrirá el cuadro de diálogo proteger estructura y
Windows. Active la casilla de verificación proteger libro para
estructura, si ya no está seleccionada.
11. En el cuadro contraseña, escriba L1#E23$ y, a continuación, haga
clic en Aceptar. Confirme la contraseña escribiendola de nuevo y
luego haga clic en
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aceptar.
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Paso a paso: Proteja un libro
12. Para comprobar que no puede cambiar las opciones de la
hoja de cálculo, haga clic con el botón derecho en la ficha
Hoja de cálculo de rendimiento y observe los comandos
atenuados.
13. Pulse Esc y, a continuación, haga clic en la ficha archivo.
Seleccione Guardar como y, a continuación, haga clic en el
botón examinar.
14. En el cuadro de diálogo Guardar como, haga clic en el botón
herramientas. Se abrirá el menú contextual (ver a la derecha).

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Paso a paso: Proteja un libro
15. Seleccione opciones generales. En el cuadro de diálogo Opciones
generales, en la contraseña para abrir el cuadro, escriba L1#E23$. Los
círculos sólidos aparecen en el cuadro de texto mientras escribe. Haga clic
en aceptar.
16. En el cuadro de diálogo Confirmar contraseña, reingrese la contraseña y
haga clic en Aceptar. Debe escribir la contraseña exactamente igual cada
vez.
17. Haga clic en guardar y, a continuación, en sí para reemplazar el
documento. A medida que se guarda el documento, cualquier persona que
tenga la contraseña puede abrir el libro y modificar los datos contenidos
en la hoja de cálculo de rendimiento porque esa hoja de cálculo no está
protegida. Sin embargo, para modificar las celdas bloqueadas en la hoja de
cálculo employee id, el usuario también debe saber la contraseña que usó
para proteger esa hoja de cálculo en el ejercicio anterior.
18. Cierre el libro, guardando los cambios si se le solicita y, a continuación,
ábralo de nuevo.
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Paso a paso: Proteja un libro
19. En el cuadro contraseña, escriba 111 y, a continuación, haga clic en
Aceptar. Se trata de una contraseña incorrecta que se utiliza para
probar la seguridad. Recibe un cuadro de diálogo que advierte que
la contraseña no es correcta. Haga clic en Aceptar.
20. Dejar Excel abierto para el siguiente ejercicio.
• Cuando guardó el libro PayrollDataSolution 01 en el ejercicio
"proteger una hoja de cálculo", podría ser visto por cualquier
persona con acceso a su sistema informático o red.
• Como vio cuando abrió el archivo en este ejercicio, se pudo ver el
libro, pero no se pudo modificar la hoja de cálculo del identificador
de empleado excepto las celdas desbloqueadas.
• Si guardó el archivo con un nombre diferente, ese archivo también
estaría protegido y no podría alterar los datos sin la contraseña que
protege esa hoja de cálculo..
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Seguimiento de los cambios en los libros
compartidos
• Cuando los libros son compartidos, a menudo es importante saber
qué cambios fueron hechos por cada usuario.
• Al activar la función de cambios de pista, el libro se convierte
automáticamente en un libro compartido.
• Cuando se apaga:
• El comando cambios de pista
• El comando compartir libro
• El comando proteger y compartir libro
• El comando proteger y compartir libro proporciona el nivel más alto
de seguridad porque puede Agregar una contraseña.

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Paso a paso: activar y desactivar los
cambios de pista
• Inicie Excel 2016 si no está ya abierto.
1. Abra el libro 01 asignaciones. xlsx para esta lección.
2. Guarde el libro como 01 AssignmentsSolution. xlsx.
3. Haga clic en la ficha revisar y, a continuación, en el grupo cambios, haga
clic en el botón proteger y compartir libro. Se abrirá el cuadro de diálogo
proteger libro compartido.
4. En el cuadro de diálogo, haga clic en compartir con cambios de pista.
Cuando elija esta opción, el cuadro de texto contraseña se activará. Puede
asignar una contraseña, pero no es necesario. Haga clic en Aceptar.
5. Haga clic en Aceptar cuando se le pregunte si desea guardar el libro y
continuar. Ahora ha marcado el libro para realizar un seguimiento de los
cambios.
6. Deje el libro abierto para el siguiente ejercicio.
7. Puede desactivar el seguimiento de los cambios haciendo clic en el botón
desproteger libro compartido, que se ha designado para proteger y
compartir el libro antes de completar el ejercicio anterior..
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Paso a paso: establecer opciones de
cambio de pista
• La ficha avanzadas del cuadro de diálogo compartir libro permite
personalizar el uso compartido del libro.
• Estas opciones normalmente las establece el autor del libro antes de que se
comparta el libro.
• Utilizar el libro del ejercicio anterior.
1. En la ficha revisión, en el grupo cambios, haga clic en compartir libro.
2. Haga clic en la ficha avanzadas (ver a la derecha).
3. En el cuadro Guardar historial de cambios, haga clic en la flecha de
desplazamiento para mostrar 35.
4. Haga clic en el botón automáticamente cada opción para que el archivo se
guarde automáticamente cada 15 minutos.
5. Haga clic en Aceptar para aceptar la configuración predeterminada para el
resto de las opciones..
• Guardar el libro y dejarlo abierto.

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Paso a paso: insertar cambios de
seguimiento
• Al abrir un libro compartido, los cambios de pista se activan
automáticamente.
• Utilizar el libro del ejercicio anterior.
1. En la ficha revisión, en el grupo cambios, haga clic en seguimiento de
cambios. En la lista desplegable que aparece, haga clic en resaltar cambios.
Se abrirá el cuadro de diálogo resaltar cambios. La pista cambia mientras el
cuadro de edición está seleccionado, pero inactivo porque los cambios de
pista se activaron al compartir el libro.
2. En el cuadro desplegable cuando, haga clic en la flecha hacia abajo y, a
continuación, haga clic en todo. En la casilla de verificación OMS y en la lista
desplegable, marque la casilla y, a continuación, seleccione todos.
El cuadro de diálogo debe aparecer como se muestra a la derecha.

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Paso a paso: insertar cambios de
seguimiento
3. La opción resaltar cambios en pantalla ya está seleccionada. Haga clic en
Aceptar. Si aparece una casilla de advertencia, haga clic en Aceptar para
aceptarla.
4. Haga clic en la ficha archivo y, a continuación, en opciones. Se abrirá el cuadro
de diálogo Opciones de Excel.
5. En la categoría general, en personalizar su copia de Microsoft Office, en el
cuadro Nombre de usuario, escriba Luca Dellamore. Haga clic en Aceptar. Ha
cambiado el nombre de usuario del documento que se enumerará en los
cambios de pista.

3. Haga clic en la celda A14 y escriba la siguiente información en cada una de las
columnas:
4. Al introducir estos cambios, aparecerá un triángulo de color y un cuadro de
comentario para cada entrada realizada. Esto hace que sea fácil ver los cambios
más tarde.
5. En la barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en guardar para
guardar los cambios realizados con el nombre de usuario Luca Dellamore.
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Paso a paso: insertar cambios de
seguimiento
9. Haga clic en la ficha archivo y, a continuación, seleccione
Opciones.
10. En el cuadro Nombre de usuario, escriba Billie Jo Murray. Haga
clic en Aceptar. Una vez más, se cambia el nombre de usuario y
se aplica al documento.
11. Haga clic en celda A15 y escriba la siguiente información en
cada una de las columnas:

12. Mueva el puntero del mouse a la celda D15. El nombre de la


persona que hizo el cambio, la fecha y la hora del cambio, y el
cambio en sí aparecen en un pantalla como se muestra en la
figura de la siguiente diapositiva.
13. Mira el pantalla para las otras celdas en las filas 14 y 15.
•© 2016,Guardar el Inc.
John Wiley & Sons, libroMicrosoft
y dejarlo abierto
Official Academic paraExcel
Course, Microsoft elExpert
siguiente
2016 ejercicio. 55
Paso a paso: insertar cambios de
seguimiento

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Paso a paso: insertar cambios de
seguimiento
• En una red, no se ven cambios realizados por otros usuarios hasta que tanto
ellos como usted guardan los cambios.
• Cuando trabaje en un entorno de red, haga clic en compartir libro en el
grupo cambios para ver una lista de otros usuarios que tienen el libro
abierto.
• A veces, los conflictos se producen cuando dos usuarios editan un libro
compartido e intentan guardar los cambios que afectan a la misma celda.
• Cuando el segundo usuario intenta guardar el libro, Excel muestra el cuadro
de diálogo resolver conflictos.
• Dependiendo de las opciones establecidas, puede mantener el cambio o
aceptar el cambio realizado por el otro usuario.
• También puede mostrar una lista que muestre cómo se han resuelto los
conflictos pasados.
• Se pueden ver en una hoja de cálculo separada que muestra el nombre de la
persona que realizó el cambio, Cuándo y dónde se hizo, qué datos se
eliminaron o reemplazaron y cómo se resolvieron los conflictos.
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Eliminación de los cambios
• Los cambios se convierten en parte del historial de cambios
sólo cuando se guarda el libro.
• Si cambia de opinión antes de guardar, puede editar o
eliminar cambios.
• Los cambios deben guardarse antes de poder aceptarlos o
rechazarlos.
• Cuando haya guardado el libro y desee eliminar un cambio,
puede introducir nuevos datos o rechazar el cambio realizado
antes de guardar.

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Paso a paso: eliminar los cambios
• Utilizar el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en la ficha archivo y, a continuación, en opciones.
2. En la categoría general, en personalizar su copia de Microsoft Office, en el
cuadro Nombre de usuario, escriba Erin Hagens. Haga clic en Aceptar. Ha
cambiado de nuevo el usuario del libro para fines de seguimiento de
cambios.
3. Seleccione la celda A16 y escriba la siguiente información en cada una de
las columnas:

4. Haga clic en D11 de celda y luego edite la celda para que los pacientes se
deletrea correctamente. Cambiar las patentes a los pacientes.
5. En la ficha revisión, haga clic en seguimiento de cambios y, a continuación,
en el menú desplegable que se muestra, haga clic en aceptar/rechazar
cambios. Excel muestra un cuadro de mensaje que confirma que desea
guardar el libro. Haga clic en Aceptar. Se abrirá el cuadro de diálogo
Seleccionar cambios a aceptar o rechazar.
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Paso a paso: eliminar los cambios
6. En el cuadro de diálogo Seleccionar cambios para aceptar o rechazar, haga
clic en la flecha desplegable OMS, seleccione Erin Hagens y, a
continuación, haga clic en Aceptar. Acaba de pedir a Excel que devuelva
sólo los cambios seguidos realizados por Erin Hagens. Excel resalta la fila
16 con guiones verdes donde se escribe la información de Hagens.
7. Haga clic en rechazar. Se quitan las cuatro entradas.
8. Cuando se selecciona Cell D11 para la corrección de la ortografía de los
pacientes, haga clic en aceptar.
• Guarde el libro y déjelo abierto para el siguiente ejercicio.
• Si reemplaza los datos de otro usuario y desea restaurar los datos
originales, debe rechazar el cambio.
• Si en su lugar borra el texto que introdujo como reemplazo para otro
texto, dejará la celda o el intervalo en blanco.
• Al rechazar el cambio, se restaura la entrada que se ha sustituido.

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Aceptar y rechazar cambios de otros
usuarios
• Después de editar un libro compartido, puede identificar
fácilmente qué celdas se han modificado y determinar si
desea conservar o rechazar los cambios.
• Puede optar por aceptar o rechazar todos los cambios al
mismo tiempo sin revisar cada cambio, o puede aceptarlos o
rechazarlos individualmente.

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Paso a paso: aceptar cambios de otro
usuario
• Utilizar el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en la ficha archivo y, a continuación, en opciones.
2. En la categoría general, en personalizar su copia de Microsoft Office, en el
cuadro Nombre de usuario, escriba Jim Giest. Haga clic en Aceptar.
3. Haga clic en seguimiento de cambios y, a continuación, seleccione
Aceptar/rechazar cambios en la lista desplegable.
4. No se ha revisado todavía se seleccionará de forma predeterminada. En el
cuadro OMS, seleccione Luca Dellamore. Haga clic en Aceptar. Se muestra
el cuadro de diálogo aceptar o rechazar cambios.
5. Haga clic en Aceptar para aceptar cada uno de los cambios realizados por
Luca. El cuadro de diálogo aceptar o rechazar cambios se cierra cuando se
han aceptado todos los cambios realizados por Luca Dellamore.
• Guardar el libro y dejarlo abierto para el siguiente ejercicio.

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Paso a paso: rechazar cambios de otro
usuario
• Utilizar el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en seguimiento de cambios y, a continuación, haga clic en
aceptar/rechazar cambios.
2. En el lado derecho del cuadro Where, haga clic en el botón de diálogo contraer.
3. Seleccione los datos de la fila 15 y haga clic en el botón Expandir cuadro de diálogo.
Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Seleccionar cambios para
aceptar o rechazar. Se muestra el cuadro de diálogo aceptar o rechazar cambios.
4. Haga clic en rechazar todo. Se abrirá un cuadro de diálogo para preguntarle si desea
eliminar todos los cambios y no revisarlos. Haga clic en Aceptar. Los datos se quitan
y la fila 15 está ahora en blanco.
5. Guarde el libro como 01 AssignmentsEditedSolution. xlsx.
• Deje el libro abierto para el siguiente ejercicio.
• Cuando se trabaja con un libro compartido en una red, es probable que se
encuentren conflictos. La ficha avanzadas de las opciones del cuadro de diálogo
compartir libro determina cómo se resuelven los conflictos.
• El cuadro de diálogo resolver conflictos proporciona información de cambios
contradictorios.
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Quitar el estado compartido de un libro
• Antes de dejar de compartir un libro, asegúrese de que todos
los demás usuarios han completado su trabajo y que ha
aceptado o rechazado todos los cambios.
• Los cambios no guardados se perderán al dejar de compartir y
la hoja de cálculo de historial se eliminará.
• Antes de quitar el estado compartido de un libro, imprima la
hoja de cálculo historial y/o copiela en otro libro.

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Paso a paso: quitar estado compartido de
un libro
• Utilizar el libro del ejercicio anterior.
1. En la ficha revisión, en el grupo cambios, haga clic en seguimiento de
cambios y, a continuación, haga clic en resaltar cambios.
2. En el cuadro cuando, todo se selecciona de forma predeterminada.
Esto le indica a Excel que busque todos los cambios de seguimiento
realizados en la hoja de cálculo.
3. Desactive las casillas de verificación WHO y Where si se seleccionan.
4. Haga clic en la lista cambios en una nueva casilla de verificación hoja.
Haga clic en Aceptar. Una hoja de historial se agrega al libro (vea la
figura en la siguiente diapositiva).
5. En la hoja de cálculo historial, en la esquina superior izquierda de la
hoja de cálculo, adyacente a la primera columna y a la primera fila,
haga clic en el botón Seleccionar todo. Haga clic en la ficha Inicio y, a
continuación, en el grupo Portapapeles, haga clic en el botón copiar.

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Paso a paso: quitar estado compartido de
un libro

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Paso a paso: quitar estado compartido de
un libro
6. Presione CTRL + N para abrir un nuevo libro.
7. En el nuevo libro, en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en
pegar.
8. Guardar el nuevo libro como 01 AssignmentsHistorySolution cerrar el libro.
9. En el libro compartido, haga clic en la ficha revisar, haga clic en
Desproteger libro compartido y, a continuación, haga clic en compartir
libro. Se muestra el cuadro de diálogo compartir libro. En la ficha edición,
asegúrese de que Jim Giest (el último nombre de usuario cambiado en el
cuadro de diálogo Opciones de Excel) es el único usuario que aparece en la
lista que tiene este libro abierto ahora (ver a la derecha).

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Paso a paso: quitar estado compartido de
un libro
10. Desactive la casilla de verificación permitir cambios en más de un usuario al
mismo tiempo. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.
11. Se abrirá un cuadro de diálogo para solicitarle que elimine el libro del uso
compartido. Haga clic en sí para desactivar el estado compartido del libro.
La palabra compartida se elimina de la barra de título y la hoja de cálculo
de historial se elimina.
12. Haga clic en la ficha archivo y, a continuación, en opciones.
13. En la categoría general, en el cuadro Nombre de usuario, escriba su
nombre (o el nombre de usuario original, antes de cambiarlo en esta
lección). Haga clic en aceptar.
• Guarde el libro y cierre.
• Cuando se ha eliminado el estado compartido de un libro, se pueden
realizar cambios como si se hicieran en cualquier libro.
• Puede, por supuesto, volver a activar el seguimiento de cambios, que
compartirá automáticamente el libro.

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Resumen de habilidades

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