Excel

VERDADERA o FALSA. Un valor puede ser un nmero; un texto entre comillas; una celda de referencia o una frmula. La forma general de una funcin SI es -

La funcin SI le ofrece dos valores; basados en si una declaracin es

Frmula con la funcin SI

=SI(comparacin lgica; valor si es VERDADERO; valor si es FALSO) Ms de 2 valores: Usted puede incluir hasta 7 declaraciones de SI al apodo ms de dos valores. Por ejemplo; usted puede mostrar tres resultados diferentes usando un declaracin de SI como la parte; "valor si es Falso". =si(E13>100;"Extraordinario;si(E13=100;Perfecto;E13)) La declaracin encima de muestra 3 resultados diferentes; dependiendo de si E13 es ms que 100 ("extraordinario"; igualan a 100
( "Perfecto"); o menos de 100 (el valor en E13).

Operador Lgico

Significado

Ejemplo

= Igual a < Menor que >

=SI(E8=C8;"Igual;"No igual") Cuando las dos celdas son iguales; se muestra la palabra "Igual". Cuando las dos celdas no son iguales; se muestra la frase "No igual". =SI(F4<E4;E4-F4; F4-E4) Si F4 es menor que E4; restar F4 de E4. De lo contrario; hacer la resta de la otra forma. Esto asegura que obtenga un nmero positivo de la resta de los dos nmeros. =SI(C6>100;C6;100) Si C6 es mayor que 100; mostrar C6. De los contrario mostrar 100. =SI(B5<=10;B5;"Mximo") Si B5 es menor que; o igual a 10; mostrar B5. De lo contrario mostrar la palabra "Mximo". =SI(MAX(B4:E8)>=SUMA(B4:E8)/2;MX(B4:E8); SUMA(B4:E8)/2) Si el valor ms grande en el rango; es mayor que o igual a la mitad de la suma del rango; entonces mostrar el valor ms grande. De lo contrario mostrar la mitad de la suma del rango. (Estas declaraciones pueden ofrecer un aspecto realmente desordenado!)

Mayor que
<= Menor que o igual a >= Mayor que o igual a

<> No igual a

=SI(B8<>D6;SI(B8<10;10;B8);D6) Si B8 no es igual a D6; verificar para ver si B8 es menor que 10. Mostrar 10 si lo es y B8 si no lo es. De lo contrario; mostrar D6; el que en este caso ser igual a B8.

Anidado
Puede anidar hasta 7 declaraciones Y SI... para crear pruebas complejas. Por ejemplo; para mostrar una letra de calificacin en la celda vecina a Calificacin Promedio; podra usar 4 declaraciones anidadas en una sola frmula: =SI(NotaFinal>89;E";SI(NotaFinal>79;S";SI(NotaFinal>69;A";S I(NotaFinal>59;I";D")))) En lugar de escribir complicadas expresiones dentro de una declaracin de SI ; se puede hacer cada clculo en una celda por separado y usar solo las celdas de referencias en la declaracin SI. Desde luego que si hace eso; mirando la frmula SI no le dir nada sobre lo que realmente est pasando. Nombrar las celdas sera mucho ms til en este tipo de situacin.

La funcin =PAGO()
calcula los pagos peridicos que tendremos que pagar" sobre un prstamo; a un inters determinado; y en un tiempo x. Les ir de maravilla a los que quieren pedir un prstamo o ya lo estn pagando. Podremos ver cuanto tendremos que pagar mensualmente; o cuanto nos clavan los bancos de intereses. Nos permitir jugar con diferentes capitales; aos o tipos de inters. La sintaxis de la orden es: =PAGO(Inters;Tiempo;Capital) Esta frmula nos calcular el pago anualmente. Si queremos saber los pagos mensuales tendremos que dividir el inters por 12 y multiplicar el tiempo por 12. Observa: =PAGO(Inters/12;Tiempo*12;Capital)

Ejemplo:
Supongamos que hemos de calcular los pagos mensuales y anuales peridicos del siguiente supuesto:

Celda B5: =PAGO(B2;B3;B1) Celda B6: =PAGO(B2/12;B3*12;B1)

Observa que la frmula PAGO ofrece un resultado en negativo (rojo). Si queremos convertir el resultado en un nmero positivo; debemos encerrar la funcin dentro de otra funcin: =ABS(). La funcin ABS significa absoluto. Un nmero absoluto de otro nmero; siempre ser positivo. La frmula en ese caso sera: =ABS(PAGO(B2/12;B3*12;B1))

Como ya hemos dicho; en este tipo de hojas podemos probar a cambiar cantidades de las celdas B1;B2 y B3 y comprobar los distintos resultados. A continuacin tienes un completo e interesante ejemplo de un supuesto de crdito desglosado mes a mes. En este ejemplo se utiliza una funcin nueva: =PAGOINT(); que desglosa el inters que pagamos de la cantidad mensual.

La funcin =PAGO() nos muestra lo que debemos pagar; pero no nos dice cuanto pagamos de capital real y de intereses. La funcin =PAGOINT() realiza esto ltimo.

Colocaremos y colocaremos las frmulas de las dos primeras filas. A partir de la segunda fila; slo restar copiar las frmulas hacia abajo. Supongamos un crdito de 2.000.000 de pesos con un inters del 8;5% en un plazo de 2 aos; es decir; 24 meses.

A6 Nmero de mes que se paga

B6 Clculo del pago mensual con la funcin =ABS(PAGO($B$2/ 12;$B$3*12;$B$1))

C6 Restamos la cantidad pagada de los intereses y tenemos el capital real que pagamos =ABS(pagoprin($b$2/12;a6 ;$b$3*12;$b$1))

D6 Desglose del inters con la funcin =ABS(PAGOINT(B2/ 12;A6;B3*12;B1))

E6 El primer mes tenemos acumulado el nico pago de capital real =C6

F6 Pendiente nos queda el capital inicial menos el que hemos pagado en el primer pago =$B$1-E6

Bien; ahora hemos de calcular el segundo mes. A partir de ah; slo habr que copiar la frmula hacia abajo.

-E7 El acumulado del mes ser igual al acumulado del mes anterior ms el capital del presente mes. =E6+C7

-F7 Nos queda pendiente el capital pendiente del mes anterior menos el capital que pagamos el presente mes. =F6C7

 Una tabla dinmica nos permite modificar el aspecto de una lista de elementos de una forma ms fcil; cmoda y resumida. Adems; podemos modificar su aspecto y mover campos de lugar. Para crear tablas dinmicas hemos de tener previamente una tabla de datos preparada y posteriormente acceder a Datos - Informe de tablas y grficos dinmicos.
1.Crea la siguiente tabla de datos:

Tablas dinmicas

2.Selecciona toda la tabla y accede a Datos - Informe de tablas y grficos dinmicos. En primer lugar aparece una pantalla que representa el primer paso en el Informe de tablas y grficos dinmicos. Aceptaremos la tabla que hay en pantalla. 3.Pulsa en Siguiente. 4.Acepta el rango pulsando en Siguiente. Como ltimo paso; Excel nos propone crear la tabla en la misma hoja de trabajo a partir de una celda determinada; o bien en una hoja completamente nueva (opcin elegida por defecto). 5.Asegrate de que est activada esta ltima opcin y pulsa en Terminar. Se crea una hoja nueva con la estructura de lo que ser la tabla dinmica. Lo que hay que hacer es "arrastrar" los campos desde la barra que aparece en la parte inferior; hacia la posicin deseada en el interior de la tabla. 6.Arrastra los campos Producto y Mes a la posicin que se muestra en la siguiente figura:

 7.Arrastra ahora el campo Precio en el interior (ventana grande). Automticamente aparecer el resultado:

 Hemos diseado la estructura para que nos muestre

los productos en su parte izquierda; los meses en columnas; y adems; el precio de cada producto en la interseccin de la columna. Observa tambin que se han calculado los totales por productos y por meses. Si modificamos algn dato de la tabla original;

podemos actualizar la tabla dinmica desde la opcin

Datos - Actualizar datos siempre que el cursor est en el interior de la tabla dinmica.

 Al actualizar una tabla; Excel compara los datos originales. Pero si se han aadido nuevas filas; tendremos que indicar el nuevo rango accediendo al paso 2 del Asistente. Esto podemos hacerlo accediendo nuevamente a Datos - Informe de tablas y grficos dinmicos y volviendo atrs un paso.

Es posible que al terminar de disear la tabla dinmica nos

interese ocultar algn subtotal calculado. Si es as; debemos pulsar doble click en el campo gris que representa el nombre de

algn campo; y en el cuadro de dilogo que aparece; elegir la

opcin Ninguno. Desde este mismo cuadro podemos tambin cambiar el tipo de clculo.

 Es posible tambin mover los campos de sitio simplemente arrastrando su botn gris hacia otra posicin. Por ejemplo; puede ser que queramos ver la tabla con la disposicin de los campos al revs; es decir; los productos en columnas y los meses en filas. Prueba a mover el Mes y el Producto a la parte izquierda. Vers que ahora se organiza y suma a travs del mes.

 Desde la barra de modificacin de la tabla; podemos realizar operaciones de actualizacin; seleccin de campos; ocultar; resumir; agrupar; etc. Puedes practicar sin miedo los diferentes botones de la barra.

AUDITORIA DE FORMULAS
Herramienta que permite localizar de forma fcil los datos que utiliza una frmula (precedentes) o los que dependen de ella (dependientes); comprobar errores; marcarlos e insertar comentarios. Para utilizar la Auditora de frmulas: Colocamos el cursor en la frmula a evaluar. Seleccionamos del men Herramientas la opcin Auditora de Frmulas. Seleccionamos la opcin deseada o activar la barra de herramientas

Comprobacin de errores

Quitar todas las flechas Nuevo Comentario

Borrar crculos de validacin

Rastrear Dependientes

Rastrear Precedentes

Quitar un nivel de Dependientes

Rodear con un circulo datos no validos

Evaluar formula

Rastrear todos los errores

Quitar un nivel de precedentes

Mostrar ventana de inspeccin

Mostrar las relaciones entre frmulas y celdas

En ocasiones; comprobar si las frmulas son precisas o
buscar el origen de un error puede resultar difcil si la frmula utiliza celdas precedentes o dependientes: Las celdas precedentes son celdas a las que se hace referencia mediante una frmula en otra celda. Por ejemplo; si la celda D10 contiene la frmula =B5; la celda B5 es precedente con respecto a la celda D10.

Mostrar las relaciones entre frmulas y celdas

Las celdas dependientes contienen frmulas que hacen
referencia a otras frmulas. Por ejemplo; si la celda D10 contiene la frmula =B5; la celda D10 es dependiente de la celda B5. Para recibir ayuda a la hora de comprobar las frmulas; puede utilizar los comandos Rastrear precedentes y Rastrear

dependientes para mostrar grficamente o para rastrear las relaciones entre las celdas y las frmulas con flechas de rastreo.

Rastrear celdas que proporcionan datos a una frmula (precedentes) Seleccione la celda que contenga la frmula para la que se desee buscar
las celdas precedentes. Para que aparezca una flecha de rastreo para cada celda que proporcione directamente datos a la celda activa; en la ficha Frmulas; en el grupo Auditora de frmulas; haga clic en Rastrear precedentes . Las flechas de color azul muestran las celdas sin errores. Las flechas de color rojo muestran las celdas que generan errores. Si una celda de otra hoja de clculo o de otro libro hace referencia a la celda seleccionada;

se mostrar una flecha de color negro que seala desde la celda

seleccionada hasta un icono de hoja de clculo . El otro libro debe estar abierto para que Excel pueda rastrear estas dependencias.

Rastrear celdas que proporcionan datos a una frmula (precedentes) Para identificar el siguiente nivel de celdas que proporcionan
datos a la celda activa; haga clic otra vez en Rastrear precedentes

Para quitar las flechas de rastreo un nivel cada vez; empezando

por la celda precedente que est ms distante de la celda activa; en la ficha Frmulas; en el grupo Auditora de frmulas; haga

clic en la flecha situada junto a Quitar flechas y; a continuacin;

en Quitar un nivel de precedentes . Para quitar otro nivel de flechas de rastreo; haga clic otra vez en el botn.

Rastrear frmulas que hacen referencia a una celda en concreto (dependientes)

Seleccione la celda para la que desea identificar las celdas dependientes.

Para que aparezca una flecha de rastreo para cada celda que sea dependiente de la celda activa; en la ficha Frmulas; en el grupo

Auditora de frmulas; haga clic en Rastrear dependientes . Las flechas

de color azul muestran las celdas sin errores. Las flechas de color rojo muestran las celdas que generan errores. Si una celda de otra hoja de clculo o de otro libro hace referencia a la celda seleccionada; se mostrar una flecha de color negro que seala desde la celda seleccionada hasta un icono de hoja de clculo . El otro libro debe estar abierto para que Excel pueda rastrear estas dependencias.

Rastrear frmulas que hacen referencia a una celda en concreto (dependientes)

Para identificar el siguiente nivel de celdas que dependen de la celda activa; haga clic otra vez en Rastrear dependientes . Para quitar las flechas de rastreo un nivel cada vez; empezando por la celda dependiente que est ms distante de la celda activa; en la ficha Frmulas; en el grupo Auditora de frmulas; haga clic en la flecha situada junto a Quitar flechas y; a continuacin; en Quitar un nivel de dependientes . Para quitar otro nivel de flechas de rastreo; haga clic otra vez en el botn.

Quitar Flechas

Para quitar todas las flechas de rastreo de la hoja de clculo; en la ficha Frmulas; en el grupo Auditora de frmulas; haga clic en Quitar flechas .

Qu es la validacin de datos?
La validacin de datos de Microsoft Excel permite definir el tipo de datos que se desea introducir en una celda. Por ejemplo, se puede permitir la entrada de una puntuacin por letras con slo las letras comprendidas entre la A y la F. Se puede configurar la validacin de datos para evitar que los usuarios introduzcan datos no vlidos o permitir su entrada y

comprobarlos tras finalizar el usuario. Tambin se pueden proporcionar mensajes que

definan la entrada que se espera en la celda as como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir errores.

Cuando se introducen datos que no cumplen los requisitos, Excel muestra un mensaje con instrucciones proporcionadas por el usuario.

EJEMPLO:

PARA QU?
La validacin de datos resulta especialmente til al disear formularios u hojas de clculo que otras personas utilizarn para introducir datos como formularios presupuestarios o informes de gastos.

Tipos de datos que se pueden validar

Excel permite designar los siguientes tipos de datos vlidos para una celda: Nmeros Especifique que la entrada en una celda debe ser un nmero entero o un nmero decimal. Puede establecer un mnimo o mximo, excluir un nmero o intervalo determinado, o utilizar una frmula para calcular la validez de un nmero.

Fechas y horas

Establezca un mnimo o mximo, excluya determinadas fechas u

horas, o utilice una frmula para calcular la validez de una fecha u hora. Longitud Limite el nmero de caracteres que se puede escribir en una celda o exija un nmero mnimo de caracteres. Lista de valores Elabore una lista de las opciones para una celda como, por ejemplo, pequeo, mediano, grande, y admita slo esos valores en la celda. Se puede mostrar una flecha de lista desplegable cuando un usuario hace clic en la celda para facilitar la seleccin de una opcin de la lista.

Tipos de mensajes que se puede mostrar

Para cada celda que se valida, se pueden mostrar dos mensajes diferentes: uno que aparece antes

de que el usuario introduzca los datos y otro que

aparece despus de que el usuario intente introducir los datos que no cumplen los requisitos.

Si los usuarios tienen activado el Ayudante de

Office, ste mostrar los mensajes.

Mensaje de entrada
Mensaje entrante, Este tipo de mensaje aparece cuando un usuario hace clic en la celda validada. Se puede utilizar

este tipo de mensaje para

facilitar instrucciones sobre el tipo de datos que se han de

introducir en la celda.

Mensaje de Error.
Este tipo de mensaje
aparece slo cuando el usuario escribe datos no vlidos tecla y presiona la Se ENTRAR.

puede elegir entre tres

tipos de mensajes de error:

Mensaje de informacin.
Este mensaje no impide la entrada de datos no vlidos. Adems del texto que proporciona el usuario, incluye

un icono de informacin, un
botn Aceptar, que introduce los datos no vlidos en la celda, y un botn Cancelar, que restaura el valor anterior de la celda.

Mensaje de Advertencia
Este mensaje no impide la entrada de datos no vlidos. Incluye el texto que proporciona el usuario, un icono de advertencia y tres

botones: S introduce los datos no

vlidos en la celda, No regresa a la celda para ms modificaciones y Cancelar restaura el valor anterior de la celda.

Mensaje de detencin
Este mensaje no permite la entrada de datos no vlidos. Incluye el texto que proporciona el usuario, un icono de detencin y dos botones: Reintentar regresa a la celda para ms modificaciones y Cancelar restaura el valor anterior de la celda. Observe que este mensaje no est concebido como medida vlidos de seguridad: escribiendo y si bien los usuarios no pueden introducir datos no presionando ENTRAR, pueden eludir la validacin copiando y pegando o rellenando datos en la celda.

Comprobar si hay entradas no vlidas en una hoja de clculo

Al recibir hojas de clculo de usuarios que pueden haber introducido datos no vlidos, puede configurar Excel de modo que muestre crculos rojos alrededor de los datos que no cumplan los criterios, facilitando as la bsqueda de errores en las hojas de clculo. Utilice los botones Rodear con un crculo datos no vlidos y Borrar crculos de validacin en la barra de herramientas Auditora.

El valor de estas celdas estn rodeados con un crculo porque no cumple una regla de validacin. El crculo desaparecer cuando corrija los datos de la celda.

Listas desplegables
Las listas desplegables se crean cuando necesite limitar las selecciones que pueden realizar los usuarios, y cuando quiera asegurarse de que un dato, por ejemplo un nmero de pieza o un cdigo de diagnstico, se especifica con exactitud.

Pasos Para la creacin de una lista desplegable

1 Crea un rango de datos

Pasos Para la creacin de una lista desplegable

2. Selecciona la celda en la cual desea dejar la lista desplegable. 3. Clic en el men datos/ Validacin
4. Opcin permitir /Lista 5. Seleccionar el rango de origen

Crear una macro

ocasiones, tenemos que realizar acciones repetitivas y rutinarias una y otra vez. En vez de hacerlas manualmente, podemos crear una macro que trabaje por nosotros. Las macros son funciones que ejecutan instrucciones automticamente y que nos permiten ahorrar tiempo y trabajo.
En

Los pasos para crear una macro son:

1.Acceder a Herramientas - Macro - Grabar macro 2.Pulsar las teclas o tareas, una tras otra, teniendo cuidado de no equivocarnos. 3.Detener la grabacin de la macro. 4.Depurar posibles errores o modificar la macro.

Las macros tambin pueden ejecutarse pulsando una combinacin de teclas especfica, por lo que ni siquiera debemos acceder a un men para invocar a la macro, o bien asignrsela a un botn. Cuando creamos una macro, en realidad Excel est creando un pequeo programa utilizando el lenguaje comn en aplicaciones Office: el Visual Basic. Creacin de una macro.1.Accede a Herramientas - Macro - Grabar nueva macro. Te aparecer un men:

2.Acepta el nombre propuesto (Macro1) y acepta el cuadro de dilogo.

A continuacin, aparecer un pequeo botn desde el que podrs detener la grabacin de la macro.

A partir de estos momentos, todo lo que hagas (escribir, borrar, cambiar algo...) se ir grabando. Debemos tener cuidado, porque cualquier fallo tambin se grabara.

4.Escribe: Das transcurridos y pulsa Intro . 5.En la celda A2 escribe: Fecha actual y pulsa Intro.

6.En la celda A3 escribe: Fecha pasada y pulsa Intro. 7.En la celda A4 escribe: Total das y pulsa Intro. 8.Selecciona con un click la cabecera de la columna A (el nombre de la columna) de forma que se seleccione toda la columna.

9.Accede a Formato - Columna - Autoajustar a la seleccin 10.Pulsa click en la celda B2 y escribe: =HOY(). Pulsa Intro.

11.Escribe: 29/09/98 y pulsa Intro. 12.Accede a Formato - Celda elige el formato N mero y acepta.

3.Sita el cursor en la celda A1.

14.Pulsa la combinacin de teclas Control + * (se seleccionarn todo el rango no-vaco). 15.Accede a Formato - Autoformato - Multicolor 2 y

acepta.
16.Finaliza la grabacin desde el botn Detener grabacin o bien desde el men Herramientas - Macro - Detener grabacin.

Ahora vamos a ver si la macro funciona:

1.Colcate en la Hoja2

2.Accede a Herramientas - Macro - Macros.

3.Elige tu macro y pulsa el botn Ejecutar. 4.Observa su comportamiento.

CMO ESCRIBIR UNA MACRO UTILIZANDO EL EDITOR DE VISUAL BASIC

Para ponerlo en funcionamiento deberemos realizar los siguientes pasos:

1.- Dentro del men Herramientas - Macro deberemos escoger la opcin: Editor de Visual Basic. Una vez seleccionada se abrir una nueva ventana con dos ventanas

acopladas a la izquierda. La superior es la ventana que llamamos: de

Proyecto y la inferior la de Propiedades. En la primera aparecern los elementos que forman parte de cada Proyecto (grupo de macros y hojas de Excel) y la segunda son las propiedades de los objetos que se

pueden incorporar a nuestras macros. Ms adelante veremos como se

utilizan estas dos ventanas y todas sus caractersticas.

Vamos a prepararnos para poder escribir nuestra primera macro 2.- Escoge la opcin Mdulo del men Insertar. Observa como en la ventana superior nos aparece una nueva carpeta llamada Mdulos y en su interior un nuevo elemento llamado Mdulo1. Dentro de este mdulo ser donde guardemos las macros que creemos.

Tambin podrs ver como la parte derecha de la ventana ahora es completamente blanca. Aqu es donde podemos escribir las

instrucciones que formarn parte de nuestra Macro.

Vamos a crear una Macro y esta nos servir de ejemplo para ver como se deben escribir. Crearemos una Macro muy sencilla la cual nos servir para que la pgina activa pase a ser la segunda.

3.- En la pgina en blanco de la derecha escribe lo siguiente:

Sub Cambiardehoja() Worksheets(2).Activate End Sub

El comando Sub indica el principio de la Macro, mientras que End Sub marca el final de esta. A continuacin del comando Sub hemos puesto el nombre que deseamos dar a nuestra Macro. Observa como despus del nombre aparece un parntesis que se cierra y otro que se abre.

Entre el principio y el final de la Macro escribimos las instrucciones que deseamos se realicen en esta Macro. Si deseamos guardar la Macro simplemente deberemos guardar el libro activo

con el nombre que deseamos. Ambos elementos se guardarn juntos.

En la siguiente leccin veremos como podemos poner en funcionamiento una Macro creada por nosotros.

COMO EJECUTAR UNA MACROS

1.- Abre el libro donde tienes guardada la Macro que creamos en la leccin anterior. 2.- Despliega el men: Herramientas - Macro Una vez all podrs ver como aparece un pequeo submen. 3.- Selecciona la opcin Macros... Te aparecer una nueva ventana en la que podrs ver el nombre que nosotros escribimos detrs del comando Sub. 4.- Haz un clic sobre este nombre y despus pulsa el botn Ejecutar. La Macro se pone en funcionamiento, podemos observar como la hoja activa pasa a ser la segunda. Ya hemos visto como crear, guardar y ejecutar Macros creadas utilizando el Editor de Visual Basic.

MACROS CON LIBROS

Vamos a ver tres Macros que trabajarn directamente con libros. Con ellas podremos abrir un libro existente, activar un libro y por ltimo crear un libro nuevo.

Abrir un libro existente

para abrir un libro utilizaremos la siguiente Macro

Sub AbrirLibro()
Workbooks.Open("C:\Misdocumentos\Ejemplo.xls")

End Sub

Observa cmo entre parntesis y comillas dobles hemos escrito el camino y el nombre del archivo que deseamos abrir. Este archivo debe existir, si no fuera as esta Macro nos dara error.

Activar un libro ya abierto:

con esta Macro podemos cambiar el libro activo. Es muy importante que el libro ya est abierto, si no fuera as, la Macro dara error.

Sub ACtivarLibro() Workbooks("Ejemplo.xls").Activate End Sub

Observa como en esta Macro no indicamos el camino donde se encuentra el archivo, no hace falta ya que este debe estar abierto.

Crear un libro nuevo:

con la siguiente Macro podremos crear un libro nuevo. Esta Macro es exactamente igual que si activsemos la opcin Archivo - Nuevo.

Sub NuevoLibro() Workbooks.Add End Sub

Si modificsemos este libro despus Excel nos preguntara si deseamos guardar los cambios. Los nombres de las Macros no tienen porqu ser necesariamente los mismos que hemos puesto nosotros.

MOVERNOS POR UN LIBRO

En esta leccin veremos algunas macros que nos permitirn mover por las celdas que contiene un libro. Es recomendable trabajar con libros que contengan datos para as poder ver el efecto que la macro hace sobre la hoja.

Buscar el final de una lista:

podemos utilizar esta Macro para podernos situar al final de una lista de elementos. Interpretaremos que el final de la misma est en el momento en el que encontramos una celda vaca.

Sub Final() While ActiveCell.Value <> "" ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select Wend End Sub
Deberemos observar que con esta Macro siempre queda activada la primera celda que est en blanco despus de toda la lista.

Buscar el final de una lista y situarnos en la ltima entrada esta Macro es exactamente igual que la anterior pero con la nica diferencia que la celda activada es la ltima entrada de la lista.

Sub FinalLista() While ActiveCell.Value <> "" ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select Wend ActiveCell.Offset(-1, 0).Range("A1").Select End Sub
En esta Macro se realiza el bucle hasta que se encuentra la celda vaca y despus subimos una posicin para situarnos en la ltima entrada de la tabla.

MOVERNOS POR UN LIBRO REALIZANDO UNA ACCION

Buscar una entrada en una lista y borrar toda la fila

vamos a imaginar que tenemos una tabla de datos en la cual nos interesa buscar un elemento determinado y borrar todos los datos que hay en la misma fila. Pongamos el caso que tenemos una tabla con nombre, poblacin y telfono y deseamos buscar todos los datos de una poblacin determinada y borrar el nombre y la poblacin Para hacer la bsqueda deberemos situarnos en la fila que se encuentra la poblacin.

Sub BorrarFilas() While ActiveCell.Value <> "" If ActiveCell.Value <> Bogota" Then ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select Else Selection.EntireRow.Delete End If Wend End Sub
Es importante hacer notar que si ejecutamos esta Macro no se podr deshacer el borrado de las filas que se han eliminado con la Macro.

Buscar el final de una lista con espacios en blanco dentro de ella

imaginemos que tenemos una lista de datos dentro de la que hay espacios en blanco, como mucho un espacio en blanco entre dato y dato. Si utilizsemos la primera macro que hemos creado esta interpretara como final de la lista el primer espacio en blanco que encontrara. Realizaremos una macro que interpretar el final de la lista cuando encuentre 2 espacios en blanco seguidos.

Sub FinalListaEspecial() Salir = "No" While Salir = "No" While ActiveCell.Value <> "" ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select Wend ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select If ActiveCell.Value <> "" Then Salir = "No" Else Salir = "Si" End If Wend End Sub

ELEMENTOS REPETIVOS
En lecciones anteriores hemos visto cmo movernos por una lista y cmo eliminar algunos de ellos segn nos conviniera. Ahora vamos a ver cmo podramos utilizar estas dos cosas vistas en lecciones anteriores para poder eliminar elementos repetidos de una lista.

Eliminar elementos repetidos en una lista

: vamos a realizar una macro la cual nos vayamos desplazando por una lista, hasta encontrar un elemento vaco e ir comprobando si un elemento es igual al anterior, si esto es as lo eliminaremos y "subiremos" un lugar la lista para que as no existan lugares vacos en la lista El nico requisito que hay que cumplir para realizar esta macro es que la lista debe estar completamente ordenada.

Sub EliminarRepetidos() contador = 0 valor = ActiveCell.Value ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select While ActiveCell.Value <> "" If ActiveCell.Value = valor Then Selection.Delete Shift:=xlUp contador = contador + 1 Else valor = ActiveCell.Value ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select End If Wend Respuesta = MsgBox("Se han encontrado " & contador & " elementos repetidos", 1, "Nmero de repetidos") End Sub

ELEMENTOS REPETIDOS EN LISTAS CON REGISTROS

En esta leccin seguiremos con la creacin de macros que nos servirn para eliminar elementos repetidos de una lista.

Eliminar elementos repetidos en una lista y realizar un registro

En la primera macro que hemos mostrado en esta pgina eliminamos todos los elementos que aparecen repetidos dentro de una lista quedando uno solo de todos los elementos repetidos. Segn para qu realizsemos este proceso nos podra interesar llevar un control de la cantidad de elementos que estaban repetidos, por esto sera conveniente crear en una hoja nueva, un registro de cual es el elemento repetido y el nmero de veces que apareca dentro de la lista.

La macro siguiente necesita que los elementos estn ordenados en una primera hoja y que la segunda hoja est vaca, ya que ser aqu donde se realizar el registro de los elementos repetidos.

Sub EliminarRepetidosYRegistro() contador = 1 valor = ActiveCell.Value ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select While ActiveCell.Value <> "" If ActiveCell.Value = valor Then ActiveSheet.Next.Select If ActiveCell.Value <> valor Then ActiveCell.Offset(1, 0).Range("a1").Select ActiveCell.Value = valor End If ActiveSheet.Previous.Select Selection.Delete Shift:=xlUp contador = contador + 1 Primera
parte

Else

If contador <> 1 Then ActiveSheet.Next.Select ActiveCell.Offset(0, 1).Range("a1").Select ActiveCell.Value = contador ActiveCell.Offset(0, -1).Range("a1").Select ActiveSheet.Previous.Select End If contador = 1 valor = ActiveCell.Value ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select End If Wend If contador <> 1 Then ActiveSheet.Next.Select ActiveCell.Offset(0, 1).Range("a1").Select ActiveCell.Value = contador ActiveCell.Offset(0, -1).Range("a1").Select ActiveSheet.Previous.Select End If Segunda End Sub

parte

COMPARACION ENTRE COLUMNAS

En las lecciones anteriores hemos visto como eliminar elementos repetidos existentes en una misma fila. En este ejemplo realizaremos comparaciones entre diferentes columnas, eliminando de la primera los elementos que existan en la segunda. En la primera columna estn todos los elementos que forman parte de la lista y en la segunda columna se van colocando los elementos que se desean buscar para eliminar de la primera.

A continuacin escribiremos la macro completa y despus explicaremos que realiza cada una de las lneas. El nmero que aparece al principio de cada una de las lneas nos servir como gua en la explicacin, no debes copiarlos en el Editor.

1 Sub Repetidos() 2 Range("B1").Select 3 Posicion = 1 4 While ActiveCell.Value <> "" 5 valorcomparacion = ActiveCell.Value 6 Range("a1").Select 7 Salir = "no" 8 While ActiveCell.Value <> "" And Salir = "no" 9 If ActiveCell.Value = valorcomparacion Then 10 respuesta = MsgBox("Deseas borrar esta entrada?", 4, "Encontrado!!") 11 If respuesta = vbYes Then 12 Selection.Delete Shift:=xlUp 13 End If 14 Salir = "si" 15 Else 16 ActiveCell.Offset(1, 0).Range("A1").Select 17 End If 18 Wend 19 Posicion = Posicion + 1 20 Range("b1").Select 21 ActiveCell.Offset(Posicion - 1, 0).Range("a1").Select 22 Wend 23 End Sub

Antes de realizar la explicacin tenemos que dejar muy claro que la columna A, ser donde tenemos todos los datos de nuestra lista y la columna B, los datos que deseamos buscar y eliminar de la primera columna.

MACRO COMPARACIN ENTRE COLUMNAS EXPLICACIN PRIMEROS PASOS En esta leccin realizaremos la explicacin paso a paso de la macro que hemos escrito anteriormente para la comparacin entre dos columnas. Lnea 2: con esta instruccin nos situamos en la primera celda de la columna B para empezar a buscar los datos que deseamos borrar. Lnea 3: creamos una variable llamada Posicin para controlar en que fila nos encontramos de la segunda columna

Lnea 4: aqu creamos un bucle que se repetir hasta que no se terminen los elementos a buscar.
Lnea 5: creamos una variable llamada valorcomparacion con la que trabajaremos para ir comparando los elementos de la primera y segunda columna. El valor de la celda en la que nos encontramos en la columna B, pasa a estar en la variable valorcomparacion.

 Lnea 6: cambiamos a la columna A para iniciar el proceso de comparacin. Lnea 7: creamos una nueva variable llamada Salir con la que controlaremos si debemos salir del bucle o no. Solamente saldremos en el momento en el que se encuentre un elemento que est en la segunda y primera columna. Lnea 8: aqu iniciamos un bucle que se repetir hasta que se llegue al final de la primera columna, (caso que se dar cuando no existan elementos comunes) o hasta que se encuentre un elemento comn, (esto nos lo indicar la variable Salir). Lnea 9: en esta lnea preguntaremos si la celda en la que nos encontramos (primera columna) es igual que el valor que tenemos dentro de la variable: valorcomparacion. Lnea 10: si se ha producido la coincidencia de elementos procedemos a preguntar si realmente deseamos borrar este elemento. Lnea 11: miramos si la respuesta del usuario ha sido afirmativa. Seguiremos la explicacin paso a paso en la siguiente leccin.

MACRO COMPARACIN ENTRE COLUMNAS EXPLICACIN LTIMOS PASOS

En esta leccin continuaremos con la explicacin paso a paso de la macro que hemos realizado para crear una comparacin entre columnas. Lnea 12: si el usuario contesta afirmativamente eliminamos la celda y desplazamos la lista haca arriba, de esta forma no tenemos huecos en medio de la lista. Lnea 13: terminamos la estructura Si que hemos iniciado en la lnea 11. Lnea 14: como se ha localizado un elemento coincidente pondremos la variable Salir con valor Si. Lnea 15: aqu empezamos el caso en el que el valor que tenemos seleccionado en la primera columna con el valor de la variable valorcomparacion no sea coincidente. Lnea 16: si no coinciden los datos lo que hacemos es avanzar una posicin dentro de la primera columna.

 Lnea 17: aqu terminamos la estructura If iniciada en la lnea 9. Lnea 18: terminamos el bucle iniciado en la lnea 8. Lnea 19: incrementamos en uno el valor de la variable Posicion ya que estamos avanzando una posicin dentro de la segunda columna. Lnea 20: pasamos a la segunda columna para continuar con la comparacin de los elementos. Lnea 21: avanzamos en la segunda columna tantas veces como se nos indique en la variable Posicion para iniciar nuevamente el proceso de comparacin entre los elementos de ambas columnas. Lnea 22: terminamos el bucle principal de esta macro. Lnea 23: terminamos la macro.

 Esta macro es bastante completa, os recomendamos repasarla cuantas veces creis oportunas hasta que quede completamente clara. No hace falta que entendis completamente las instrucciones, pero s cul es su funcin. Para probar la macro simplemente deberis copiar una serie de elementos en la primera columna y en la segunda poner algunos de los elementos que estn en la primera.

BARRA DE HERRAMIENTAS PERSONALIZADA Hasta esta leccin hemos visto cmo copiar, guardar y poner en funcionamiento una macro utilizando el men de herramientas Herramientas - Macro. En muchas ocasiones puede ser que tengamos una macro la cual necesitemos poner en funcionamiento muchas veces con lo que el hecho de abrir el men y buscar dicha macro nos puede ser un poco engorroso. En esta leccin vamos a ver una forma de crear una nueva barra de herramientas en la que pondremos un botn para que al pulsarlo se ponga en funcionamiento la macro. Explicaremos los pasos necesarios para conseguir esto.

Crear una barra de herramientas nueva

1.- Abrir el men Ver - Barras de herramientas y seleccionar la opcin: Personalizar. A continuacin aparecer una nueva ventana llamada: Personalizar. 2.- De esta ventana pulsar sobre el botn: Nueva... Nos aparecer una ventana llamada: Nueva barra de herramientas en la que deberemos especificar el nombre que le deseamos dar a nuestra barra para poderla diferenciar del resto.

3.- Para nuestro ejemplo podramos poner como nombre: Mis macros. 4.- A continuacin pulsar Aceptar. Podremos observar como en la lista de barras de herramientas disponibles aparece el nombre que acabamos de poner. A la derecha del nombre aparecer una indicacin conforme esta barra est visible. Si no la ves puedes mover la ventana Personalizar.

 Ahora ya tenemos nuestra nueva barra de herramientas creada. En la siguiente leccin aprenderemos cmo podemos crear un botn dentro de esta barra para que al pulsarlo se ejecute una de nuestras macros.

CREAR BOTONES EN LA BARRA DE HERRAMIENTAS PERSONALIZADA

En la leccin anterior hemos visto cmo crear una barra de herramientas personalizada para colocar nuestros botones, los cuales ejecutarn una macro. En esta leccin veremos cmo crear estos botones. 5.- Dentro de la ventana Personalizar deberemos activar la pestaa: Comandos. 6.- En la lista de Categoras deberamos hacer un clic sobre: Macros. En la parte derecha de esta misma ventana aparecern dos opciones: Personalizar elemento de men y Personalizar botn, en esta ocasin utilizaremos la segunda de las opciones. 7.- Deberemos hacer un clic sobre la opcin Personalizar botn para seleccionarla. 8.- Seguidamente deberemos desplazar este botn a la nueva barra de herramientas que hemos creado. Para ello simplemente deberemos situarnos encima, pulsaremos el botn izquierdo del ratn y mientras lo tenemos pulsado nos desplazaremos hasta situarnos encima de la barra de herramientas que hemos creado anteriormente.

 9.- Una vez situado el cursor dentro de la barra de herramientas soltaremos el botn. Podremos ver como dentro de la barra: Mis macros aparece el botn que hemos arrastrado. Ahora que ya tenemos creado el botn en nuestra barra de herramientas, vamos a personalizarlo para que cumpla con su funcin. Observa como en la ventana actual est activado el botn: Modificar seleccin. 10.- Pulsa este botn, desplzate hasta la opcin: Cambiar imagen del botn. 11.- De la lista, selecciona el icono que ms te guste. Observa cmo la imagen del botn de nuestra barra de herramientas ha cambiado. 12.- Pulsa nuevamente el botn: Modificar seleccin.

 Ahora lo que cambiaremos es el texto que aparecer en el momento en el que pongamos el ratn encima de este botn, as de esta forma siempre podremos recordar que funcin hace dicho botn
13.- Selecciona la opcin Nombre: y escribe: Repetir con informe.

ASIGNAR MACRO A BOTN

En lecciones anteriores hemos visto cmo crear una barra de herramientas personalizada y un botn en ella. En esta leccin veremos cmo asignar una macro a este botn personalizado. 14.- Abre nuevamente el botn: Modificar seleccin. 15.- Selecciona la opcin: Asignar macro... Aparecer una nueva ventana llamada: Asignar macro. 16.- De esta nueva ventana escoge la macro que deseas asignar a este botn. En nuestro caso seleccionaremos: EliminarRepetidosyRegistro, macro que serva para eliminar elementos repetidos de una lista y crear un informe con el nmero de repeticiones. 17.- Una vez seleccionada la macro, pulsa Aceptar. 18.- Cierra la ventana Personalizar. A partir de este momento ya puedes utilizar este botn en el momento que desees ejecutar la macro.

Buscar
Al igual que otros programas de Windows, con Excel es posible buscar algn dato en el libro de trabajo desde Edicin - Buscar. Desde esta pantalla podemos buscar simplemente un dato o bien buscar un dato y reemplazarlo por otro automticamente.

En esta ltima pantalla podemos Reemplazar todas las entradas "Ventas" que aparezcan en el documento. El botn Opciones accede a un completo men desde el cual podremos reemplazar, no solamente, un dato sino buscarlo por filas o columnas, o reemplazar un formato (negrita, subrayado, color) por otro.

Bsqueda V
Esta funcin nos permite buscar un valor en una primera columna de una matriz, una vez localizado nos muestra dentro de la misma fila el valor que contiene la columna que deseamos obtener.
Estructura: BUSCARV(Valor que se desea buscar en la matriz; Matriz de datos donde buscar datos; Columna que se desea obtener dato; Ordenado)

Excel busca en la primera columna de la matriz,

definida en el segundo argumento, de forma vertical

el valor que ponemos en el primer argumento. Normalmente esta bsqueda Excel la hace pensando que esta primera columna est ordenada. Si los valores no lo estuvieran tenemos que indicrselo para que pueda encontrar el dato. Si la tabla no est ordenada deberemos escribir Falso en el argumento que hemos llamado Ordenado.

Ejemplo: Vamos a crear una pequea hoja en la que segn el cdigo de un artculo nos devuelva la descripcin de este dependiendo de una lista. Para ello primero de todo necesitaremos una tabla de valores. Imaginemos que la introducimos a partir de la celda A5

donde escribiremos el primer cdigo, por ejemplo X-1. En la celda

B5 la descripcin: Coches. En la celda A6 escribiremos X-2 y en la B6: Camiones... y as todos los valores que querramos.

 Lo que desearemos es que el usuario de

esta hoja introduzca un cdigo en la celda

A1 y automticamente en la celda A2 aparezca la descripcin que depende del cdigo. Para ello solamente tendremos que escribir la funcin siguiente en la celda A2. =BUSCARV(A1;A5:B8;2;FALSO)

 Explicaremos detenidamente los argumentos de

esta funcin para terminar de entender el

funcionamiento. En esta funcin buscamos el valor

de la celda A1, dentro de la matriz A5:B8,

recuerda que Excel busca primero por la primera

columna. Como resultado nos mostrar lo que

encuentre en la segunda columna de la fila del

valor encontrado.

Buscarh
Esta funcin realiza lo mismo que la funcin anterior, pero con la diferencia que busca los valores en la primera fila de la matriz de forma horizontal y nos devuelve un valor que est dentro de la misma columna del valor encontrado. Estructura: BUSCARH(Valor que se desea buscar en la matriz; Matriz de datos donde buscar datos; Fila que

se desea obtener dato; Ordenado)

 Ejemplo: Podemos utilizar el mismo caso

que el anterior, simplemente que los

cdigos que vamos a utilizar debern

estar distribuidos en columnas y las

descripciones en la siguiente fila. As de

esta forma podemos utilizar la siguiente

funcin:
=BUSCARH(A1;A5:D6;2;FALSO)