Teniente FREDDY ALEXANDER RINCN RAMREZ Coronel MIREYA CORDON LOPEZ Jefe Gestin Documental Directora de Incorporacin APA-09-CADENA

NUMPAQUE Teniente Coronel JOSE HERNANDO MYRIAM Responsable de MEDINA BERNAL Gestin Documental Jefe de Regional de Oficiales

PROCEDIMIENTOS DE GESTION DOCUMENTAL

Hallazgo No. 2. en Gestin Documental

Hallazgo No. 2. en Gestin Documental.

Nivel: Operacional Proceso: 1GD-CP-0001 Gestin Documental Procedimiento: 1GD-PR-0004 Archivo de Gestin Se evidenci en diferentes dependencias de la Direccin Incorporacin, la falta de realizacin de la gestin documental, particular se encuentran carpetas sin hoja de control, planillas notificacin visita aspirante desactualizadas en su versin y actas acordes al formato establecido en la gua de gestin documental o la Suite Visin Empresarial. Criterio: NTCGP 1000:2009 numeral 4.2.3 Control de Documentos literal c y e. 4.2.4 inciso primero y tercero. Cdigo: GD/1GD-PR-0004/02/07/C/.
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de en de no en

Las causas del hallazgo

Estructura documental

Estructura Documental
POLT ICA
Q Define enfoque y U responsabilidades del SGC Quin es responsable de qu? CMO, DNDE, CUNDO Y POR QUIN Describen los procesos y las GENERALES actividades Definen quin hace qu, cmo y cundo especficos EVIDEN Muestran el funcionamiento CIAS del sistema De acuerdo con la documentacin 66

Man ual de la Calid ad Procedimie ntos Instrucci ones Regis Instrucci tos ones Registros (formatos llenos)

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OBJETIVO Establecer la produccin, revisin y actualizacin de los documentos, garantizando que los integrantes de la Direccin Incorporacin conozcan los documentos que soportan el Sistema de Gestin Integral y que deben ser aplicados en la ejecucin 4/29/12

Estructura Documental
Proporcionan informacin sobre cmo efectuar las actividades y los procesos de manera coherente Proporcionan evidencia objetiva de las actividades realizadas o de los resultados obtenidos 88

PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS

REGISTROS

4.2.3 Control de documentos que defina los controles Debe establecerse un procedimiento documentado
necesarios para:

Aprobar los documentos en cuanto a su adecuacin antes de emisin. Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario aprobarlos. Asegurarse que se identifican los cambios. y

su

Asegurarse que los documentos vigentes se encuentran en los puntos de uso. Asegurarse de identificables. que se encuentran legibles y fcilmente

Asegurarse de identificar los documentos externos y controlar su

4.2.3 Control de documen tos

NORMA NTCGP 1000:2009 4.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS

Identificaci n de Cambios Revisin y Actualizacin Disponibilida d en puntos de uso
PROCEDIMIENTO QUEDEFINA:

Legibilidad e Identificaci n
Identificacin y Distribucin de Documentos Externos

Aprobacin

Control de Documentos Obsoletos

4.2.4 Control de los registros

4.2.4 Control de los registros

Los registros deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de la conformidad de los requisitos as como de la operacin eficaz del SGC. Los registros deben permanecer legibles,

identificables y recuperables; debindose establecer un procedimiento

documentado para su control.

NORMA NTCGP 1000:2009 4.2.4 CONTROL DE LOS REGISTROS

Procedimientos para garantizar la seguridad y controlar los registros, debe definir:
Disposici n Almacen amiento Identific acin Recopila cin

REGIST ROS

Acceso

Tiempo de Retenci n

Procedimiento: 1GD-PR0004 Archivo de Gestin

Los procedimientos son documentos que proporcionan las instrucciones necesarias para la correcta ejecucin de las actividades administrativas o tcnicas. En general se puede decir que un procedimiento establece cmo debe hacerse en el sentido amplio: qu se debe hacer, cundo, cmo y dnde se 4/29/12 har, y quin debe hacerlo.

Gestin Document al

Gestin Documental
Conjunto de actividades Administrativas y Tcnicas tendientes a la planificacin, manejo

y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.

INSTRUCTIVO 32 DE SUDIR OFPLA 29 DE JUNIO 2011

INSTRUCTIVO 32 DE SUDIR OFPLA 29 DE JUNIO 2011

INSTRUCTIVO 32 DE SUDIR OFPLA 29 DE JUNIO 2011

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Generalida des

Generalidades
La estructura documental pretende unificar los criterios para la elaboracin, revisin, aprobacin y difusin de los tipos documentales del Sistema de Gestin Integral. El presente documento es una herramienta que ofrece al funcionario de Polica un conocimiento detallado sobre las tcnicas organizativas, y normas que se aplican institucionalmente para gestionar los documentos, con un enfoque eminentemente prctico y sencillo a travs de la aplicacin de los Procedimientos de control de documentos y de registros. Esta gua se apoya en lo dispuesto en la Resolucin nmero 2764 del 28 de 2008, por medio de la cual se adopta el programa de gestin documental de la Polica 4/29/12 Nacional y sus polticas de operacin.

Normatividad

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Jerarqua

Documental

Jerarqua Documental
Establece los niveles de importancia de cada uno de los documentos definidos en el Sistema de Gestin

Integral de la Polica Nacional.

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Estructura Documental

nu A e e br v s v e er a a t l l in u c f e l a l os ve or ora S is nu qu ma z t em ev e ci n a o a s no n, l a d c e am te qu d i C al b e ta id ios ja a d. en

Responsabilidad en la estructura documental

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Responsabilidad en la estructura documental

La documentacin del sistema de gestin de la calidad se convierte en el medio de consenso de los resultados que se obtienen: de lo que se debe hacer, de lo que se desea lograr, de lo que se debe cumplir. Este conjunto de elementos describen desde la base hasta la punta de la pirmide, los diferentes niveles de la documentacin de un sistema de gestin de la calidad, como son los documentos; registros, los procedimientos, los planes y proyectos de calidad, y el manual de la calidad. Para implantar, auditar, certificar y mejorar el sistema en la empresa, es necesario contar con la documentacin que describe el diseo y el comportamiento de las prcticas empresariales. La documentacin es el eje a travs del cual giran las conversaciones, el liderazgo, las relaciones, los acuerdos, las instrucciones, la movilizacin, en definitiva es la base del conocimiento formal mediante el cual se gobierna a la organizacin, alcanzando niveles competitivos de eficacia y eficiencia. 4/29/12

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Tipos Documental es

Tipos Documentales

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LIDERAZGO
Desarrollar una conciencia hacia la calidad implica que la Direccin de Incorporacin es capaz de lograr la unidad de propsito dentro de sta, generando y manteniendo un ambiente interno favorable, en el cual los funcionarios servidores pblicos y/o particulares que ejercen funciones pblicas puedan llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la entidad.
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MEJORA CONTINUA
LADIRECCINDEINCORPORACINDEBEMEJORARLA EFICACIADEPROCESODEGESTINDOCUMENTAL

OBJETIVOS DE CALIDAD

RESULTADOS DE AUDITORA

POLTICA DE CALIDAD REVISIN DE LA DIRECCIN

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ANLISIS DE DATOS ACCIONES PREVENTIVAS ACCIONES CORRECTIVAS

"LA PRUEBA DE UNA INNOVACIN NO ES SU NOVEDAD, NI SU CONTENIDO CIENTFICO, NI EL INGENIO DE LA IDEA, EL XITO ES PRODUCIR LAS COMUNICACIONES SEGN SU ASUNTO, VERIFICANDO EL PROCEDIMIENTO DE CONTROL DEL DOCUMENTO Y CONTROL DEL REGISTRO, NUNCA FALLARAS. LA ADMINISTRACIN ES EL RGANO DE LAS INSTITUCIONES, EL RGANO QUE CONVIERTE A UNA MULTITUD EN UNA ORGANIZACIN Y A LOS ESFUERZOS HUMANOS EN ACCIONES.

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DIRECCIN DE INCORPORACIN GRACIAS. OCTUBREDE2011