Experiencia

Sabe como incluir varias líneas en una misma

celda de su hoja de Excel?
Alguna vez se ha preguntado como cambiar de línea en una misma celda de
Excel?

Tal como lo hace en Word con la tecla ENTER cada vez que quiere cambiar
de línea, usted puede hacerlo en Excel para escribir varios renglones en una
misma celda, de la siguiente manera:

• Escoja una celda y escriba la primera línea de información.

• A continuación haga click en ALT + Tecla ENTER

• Escriba la segunda línea y repita el paso 2 para líneas adicionales.

• Una vez termine, presione ENTER para cambiar de celda.

 Experiencia
Sabe como enviar un libro de Excel a una lista de
personas para que lo reciban por turnos?

Si usted tiene instalado Microsoft Exchange puede dirigir un libro a

una serie de personas para que lo revisen por turnos. Simplemente
haga lo siguiente:

• En el menú Archivo, elija Enviar.

• A continuación haga click en destinatario de distribución.
• Especifique las direcciones de correo electrónico de las
personas a quien quiere enviar el libro, en el orden en que
quiere que lo reciban.
 Experiencia
¿SABE PASAR UNA HOJA DE CÁLCULO, A UN LIBRO
COMPLETAMENTE NUEVO EN UN SOLO PASO?
Ya no tiene que seleccionar toda la hoja, copiarla, abrir un documento nuevo en Excel
y
pegarla.

Ahora simplemente haga lo siguiente:

• Abra un libro nuevo en excel y minimícelo.

• Seleccione la pestaña (etiqueta) de la hoja que desea copiar en un libro nuevo y

arrástrela hacia el libro.

• Ahora ya tiene en el libro nuevo, la hoja seleccionada.

Puede notar que el nombre de la hoja también se conserva.

 Experiencia
¿SABE CÓMO REALIZAR OPERACIONES CON UN
BLOQUE DE CELDAS FÁCILMENTE?
Tiene un bloque de celdas con valores positivos y quiere pasarlos a negativos? Desea amplificar o
reducir los valores de este bloque de celdas por un factor, digamos 1,000 o 1,000,000? Solo tiene
que hacer lo siguiente:

• Escriba en una celda el valor de referencia (-1) para el primer ejemplo y, digamos, 1,000 para
el segundo.

• Seleccione esta celda y oprima CTRL+C para copiarla.

• Luego seleccione el bloque de celdas que quiere modificar.

• Haga click con el botón izquierdo del mouse (ratón), y seleccione Pegado Especial.

• Escoja la operación que desea realizar, multiplicación, división, suma o resta y oprima
ACEPTAR.

Instantáneamente, se realizará la operación en todo el bloque.

NOTAS
• En el bloque de celdas quedará solamente el valor final de la operación, sin la fórmula realizada.
• La opción de Pegado especial puede seleccionarla también bajo la opción “Edición” del menú
principal.
 Experiencia
SABE CÓMO ELIMINAR UNA CELDA, INCLUYENDO EL
FORMATO Y LOS COMENTARIOS ADJUNTOS, EN UN
SOLO PASO?

Ha querido alguna vez eliminar una celda junto con el formato y los
comentarios adjuntos en un solo paso?

Simplemente seleccione la celda y oprima CTRL+”-”(signo menos),

automáticamente eliminará la celda con formato y comentarios y le
dará la opción de desplazar las columnas o filas siguientes.

NOTA: Esta opción es diferente a la de suprimir que sólo borra el

contenido de la celda y deja el formato y los comentarios (o notas)
adjuntas.
 Experiencia
¿SABE COMO NOMBRAR LAS CELDAS PARA UTILIZARLAS
FÁCILMENTE?
Gasta mucho tiempo ubicando las celdas “A41o P78 “ cada vez que quiere utilizarlas en una
fórmula? Ahora puede ahorrar mucho tiempo nombrándolas como usted quiera. Para
nombrarlas haga lo siguiente:

• Párese en la celda que quiere nombrar, por ejemplo la A 41.

• Debajo del menú principal, en la esquina superior izquierda, aparece una ventana con el
nombre de dicha celda, por ejemplo “A 41”.
• Seleccione ese nombre con el mouse (ratón) y teclee el nombre nuevo que desea ponerle
a la celda, por ejemplo “ventasdecafe”.
Ahora, cada vez que esté en cualquier lugar de la hoja o en cualquier hoja del libro de
Excel, usted puede usarla con su nuevo nombre, sin tener que ir a buscarla.

Por ejemplo, si teclea en cualquier celda, =ventasdecafe+3,000 y el valor que contiene la

celda denominada “ventasdecafe” es 7,000, la formula le retornará un total de 10,000.
NOTA: Cabe aclarar que los nuevos nombres que usted especifique para las celdas no pueden
contener espacios ni números ni signos de separación, solo letras.
 Experiencia
¿SABE COMO OCULTAR UNA HOJA RÁPIDAMENTE EN
EXCEL?
Ubique el ratón (mouse) en la Hoja del libro de Excel que quiere Ocultar.

Elija “Formato” en el menú principal.

En la opción “Formato”, seleccione “Hoja”.

Finalmente elija “Ocultar”.

Para mostrar la Hoja nuevamente, siga los mismos pasos y al final

elija la opción “Mostrar”.

NOTA: Al seleccionar “Hoja” en la opción “Formato”, se desplegarán otras opciones. En

algunas versiones de Office esta opción le permitirá agregar un Fondo a la Hoja y en la
versión Office XP podrá también cambiar el color de la etiqueta (label), que es donde se
encuentra el nombre de la Hoja.
 Experiencia
¿SABE COMO PERSONALIZAR SERIES NUMÉRICAS
RÁPIDAMENTE?
En la opción “Herramientas” del menú principal, seleccione “Opciones”. Escoja
“Listas Personalizadas” y aparecerá una ventana de “Entradas de Lista”.
Especifique allí los valores de la serie que usted quiere crear.

Ahora escriba los primeros valores de esa serie en celdas contiguas.

Selecciónelos y arrastre con el mouse (ratón) la cruz que aparece en la esquina

inferior derecha de la selección, hasta donde quiere que se extienda la serie.

EXCEL reconocerá la serie que usted creó y llenará automáticamente las celdas
restantes con los valores correspondientes.
________

NOTA: Series ascendente, descendentes, de números pares o impares, o series en donde

se sume un número constante (por ejemplo “2”, “7”, “12”…) pueden crearse
instantáneamente con sólo escribir los dos primeros valores en celdas contiguas y siguiendo
el procedim9iento de selección y arrastre definido anteriormente.
 Experiencia
¿SABE COMO REVISAR LA ORTOGRAFÍA DE UNA
CELDA EN UN SOLO PASO?

Para aplicar la revisión ortográfica en una celda, de manera automática,

simplemente haga lo siguiente:

• Ubique el mouse (ratón) en la celda que le interesa revisar.

• Presione luego la tecla F7 y se revisará automáticamente la ortografía del

texto contenido en dicha celda.

Luego aparecerá una pantalla que le da la opción de continuar la revisión

desde el comienzo de la hoja de EXCEL.
 Experiencia
¿SABE COMO USAR LAS TECLAS DE MÉTODO
ABREVIADO?
Las teclas de método abreviado pueden ayudarle a evitar menús y ejecutar
comandos directamente. A continuación se incluyen algunas de las teclas de
método abreviado de Excel más útiles:

Actividad Teclas de método abreviado:

• Seleccione la columna actual: CTRL+BARRA ESPACIADORA

• Seleccione la fila actual: MAYÚS+BARRA ESPACIADORA.

• Crear un gráfico que utiliza el intervalo F11 o ALT+F1

actual:

• Mostrar el cuadro de diálogo Formato CTRL+1

de celdas:

• Escribir la fecha: CTRL+ ; (punto y coma)

 Experiencia
¿SABE COMO CAMBIAR EL ANCHO DE COLUMNAS
CONTIGUAS O NO CONTIGUAS AL MISMO TIEMPO?.

Para esto haga lo siguiente:

Usando la tecla CTRL, seleccione las columnas que desee ubicando el

cursor encima del encabezado o nombre de la columna (A, B, C, o D),
según necesite; las columnas pueden ser contiguas ó no contiguas.
Ubique el cursor exactamente en la línea divisoria entre dos
encabezados o nombres de columna seleccionadas. El cursor cambiará
a una cruz con flechas horizontales.
Utilizando el mouse arrastre y suelte, para establecer el ancho de
la(s) columna(s). Automáticamente cambiará también el ancho de las
demás columnas seleccionadas.
 Experiencia
¿CÓMO RESALTAR LOS VALORES NEGATIVOS DE UNA
FÓRMULA?

En ocasiones resulta muy útil poder ver rápidamente cuando los resultados
de una fórmula son negativos. Para resaltar las celdas que tengan valores
negativos, por ejemplo, que aparezcan de color rojo, debe dar un formato
condicional a estas celdas.

Para ello, seleccione las celdas en que desee aplicar el formato, y en el

menú Formato seleccione Formato Condicional. Haga click en Valor de la
celda, seleccione la frase de comparación "menor que", escriba el numero
cero(0) u otro, por ejemplo 300,000.

De un click en Formato y seleccione en el que quiere que se muestren las

celdas que cumplan con esta condición.
 Experiencia
¿NECESITA TENER ABIERTOS DOS LIBROS DE EXCEL Y
VERLOS EN LA PANTALLA AL MISMO TIEMPO ?.

Si con frecuencia necesita ver dos o más libros de Excel, abiertos al mismo
tiempo en la pantalla del computador, en lugar de alternar constantemente
entre varias ventanas abiertas. Haga lo siguiente:

Abra los libros de Excel que desea ver.

Vaya al menú Ventana y elija la opción Organizar.
En Organizar Ventana escoja la forma en que desea ver las hojas de cálculo
(Mosaico, Horizontal, Vertical o Cascada) y luego de aceptar.
En la pantalla le aparecerán las 2o 3 ventanas abiertas que deseaba ver al
mismo tiempo en pantalla.
 Experiencia
¿CÓMO UTILIZAR AUTORRELLENAR PARA COPIAR
RÁPIDAMENTE FÓRMULAS Y DAR FORMATO EN
EXCEL?.

Con Autorrellenar puede copiar datos, fórmulas o formato de una manera

rápida a las celdas adyacentes. Haga lo siguiente:

• Seleccione las celdas que desea copiar.

• Mueva el cursor a la esquina inferior derecha de las celdas resaltadas. El
cursor se convertirá en un signo más (+) de color negro.
• Haga click con el botón secundario del mouse (ratón), manténgalo
presionado y arrastre el cursor a través de las celdas que desee rellenar.
• Libere el botón del mouse (ratón) y, cuando aparezca el menú contextual,
haga click en Rellenar serie.

Siguiendo estos pasos, podrá ahorrar mucho tiempo cuando cree sus hojas
de cálculo
 Experiencia
¿CÓMO MODIFICAR CELDAS RÁPIDAMENTE EN EXCEL,
SIN UTILIZAR EL MOUSE (RATÓN)?
Si le gusta utilizar el teclado para todo, modificar un grupo de datos de
manera rápida en una hoja de cálculo de Excel puede ser difícil, ya que
debe utilizar el mouse constantemente cuando desea realizar cambios en
una celda. Pero existe un método abreviado que puede utilizar de modo
que sus manos no necesiten abandonar el teclado:

Utilice las teclas de dirección para seleccionar la celda que desea

modificar.
A continuación, presione F2) para modificar el contenido de la celda.
Cuando haya finalizado, presione ENTRAR para escribir los cambios. O
presione ESC para cancelar los cambios.

Esta sugerencia es especialmente útil cuando se editan hipervínculos en

Excel, ya que si utiliza el mouse (ratón) para hacer clic en una celda con un
hipervínculo, se abre automáticamente una ventana del explorador de
Internet. Si utiliza el teclado puede modificar hipervínculos de manera
sencilla.
 Experiencia
¿LE GUSTARÍA VER SIEMPRE LOS ENCABEZADOS DE
LAS COLUMNAS EN LA HOJA DE CÁLCULO DE EXCEL AL
MOMENTO DE DESPLAZARSE POR LA HOJA?

Para mantener los encabezados de las columnas visibles en todo momento en

Excel haga lo siguiente:
Seleccione la fila que se encuentra justo debajo de los encabezados de las
columnas.
En el menú Ventana, haga click en Congelar o inmovilizar paneles.
Los encabezados de las columnas “congelados” no se desplazan, sino que
permanecen visibles a medida que se desplaza a través del resto de la hoja de
cálculo.
 Experiencia
CÓMO REALIZAR UNA COPIA QUE EXCLUYA CELDAS
OCULTAS EN EXCEL?

Cuando utiliza esquemas o subtotales para crear un breve resumen de un

amplio conjunto de datos, puede realizar una copia que contenga
únicamente las celdas mostradas en el resumen, excluyendo los detalles.

• En primer lugar, muestre únicamente las filas o columnas del resumen y,

a continuación, seleccione todos los datos del resumen.
• En el menú Edición, vaya a Ir a, haga click en Especial y, a
continuación, elija la opción Sólo celdas visibles.
• Ahora vaya en el botón Copiar, haga click en una celda en una hoja de
cálculo en blanco y haga clic en el botón Pegar.
• La copia incluye únicamente los datos del resumen.

Para obtener más información sobre los subtotales y esquemas, escriba

insertar subtotales y crear esquemas en el Ayudante de Office o en la
ficha Asistente para Ayuda en la ventana Ayuda de Excel
 Experiencia
CÓMO UNIR EL CONTENIDO DE DOS CELDAS DE
EXCEL EN UNA TERCERA
Ubíquese en la celda en la que quiere tener el resultado de la operación.
Escriba el símbolo igual (=).
Haga click sobre la celda que contiene el primer dato.
Escriba & “ ” dejando un espacio entre las comillas.
Escriba nuevamente &.
Haga click en la celda que contiene el segundo dato.
Presione Enter para terminar.

Usted puede unir el valor de cuantas celdas necesite, solo asegúrese de

escribir & y un espacio entre comillas (“ “) entre cada uno de los datos para
asegurarse que queden separados.

Ejemplo: =A3&"(espacio)"&B3
 Experiencia
¿NECESITA CAMBIAR DE MAYÚSCULAS A
MINÚSCULAS UNA CADENA DE TEXTO?.

Microsoft Excel ofrece algunas opciones:

Para cambiar una cadena entera a minúsculas utilizar la función

MINUSC.
Para cambiar una cadena entera a mayúsculas utilizar la función
MAYUSC.
Para cambiar la primera letra de cada palabra a mayúsculas utilizar la
función NOMPROPIO.

Ejemplo:
• En la celda A1, teclee su nombre y apellido todo en minúsculas
• En la celda B1, teclee =NOMPROPIO(A1).
 Experiencia
¿CÓMO CAMBIAR FILAS DE CELDAS A COLUMNAS O
COLUMNAS A FILAS EN EXCEL?

Alguna vez ha tenido una columna de texto que hubiera deseado

convertir en una fila para poder utilizar el texto como etiquetas de
columna en una tabla?
El trabajo seria mas lento si usted mueve los datos manualmente, de
uno en uno. Para hacer mas ágil este proceso haga lo siguiente:

Seleccione las celdas que desea cambiar

Haga click en copiar
Seleccione la celda inicial del rango en donde desea copiar la
información. El área de pegado debe encontrarse fuera del área de
copiado.
En el menú edición, haga click en Pegado Especial.
Allí seleccione la casilla de verificación Transponer.
 Experiencia
CÓMO PERMITIR SÓLO LA ENTRADA DE LOS DATOS
QUE USTED QUIERA EN UNA HOJA DE EXCEL?

Si desea estar seguro de introducir los datos correctos en una hoja de cálculo, puede
especificar qué datos son validos para cada celda o cada rango de celdas. Por ejemplo
para que sólo se puedan introducir fechas posteriores al 1 de enero de 1998 (1/1/98)
en un grupo de celdas, haga lo siguiente:

Seleccione las celdas que desea restringir

En el menú “Datos”, vaya a “Validación”, en el Ventana Validacion de Datos, elija
la carpeta “Configuración”
En el cuadro “Permitir” haga click en “Fecha”
En el cuadro “Datos” seleccione “Mayor que” y en la casilla Fecha inicial escriba
1/1/98.
Para personalizar el mensaje de error, haga click en la carpeta “Mensaje de
Error”, seleccione el tipo de mensaje y escriba el texto del mensaje de error que
usted desee.
 Experiencia
LE GUSTARÍA HACER UNA GRÁFICA EN EXCEL, EN UN
SOLO PASO?

Para crear un gráfico rápidamente usted puede utilizar solo una tecla, haga
lo siguiente:

Seleccione los datos de los cuales desea hacer una gráfica.

Luego presione F11.
Excel automáticamente crea el gráfico para usted.

Otra forma: Después de que seleccione sus celdas, presione ALT+F1 y

obtendrá el mismo resultado.
 Experiencia
NECESITA DAR FORMATO INVISIBLE A UNAS CELDAS
DE SU HOJA DE CÁLCULO?

Algunas veces se necesita imprimir una hoja completa, pero ocultado algunas
celdas.

Seleccione el rango al que desea dar formato invisible.

De click derecho al mouse y escoja la opción “Formato celdas”.
Seleccione la carpeta “Número” y alli vaya a “Personalizar”.
En el cuadro Tipo escriba tres veces el signo de punto y coma (;;;), y de
aceptar.

Los datos seleccionados no serán vistos en pantalla, ni serán impresos al

momento de imprimir.
 Experiencia
HA NECESITADO ALGUNA VEZ SABER EL VALOR MÁS
GRANDE DE UNA SERIE DE CELDAS EN EXCEL?

Seleccione las celdas en las cuales está interesado y verá la suma del rango
desplegada en la barra de estatus, la cuál es el área horizontal debajo de la
ventana de la hoja de trabajo.
Si la barra de estatus no está desplegada, Vaya al menú Ver y escoja la
opción “Barra de estatus”
Haga click derecho con el mouse sobre la barra de estatus y luego en el
menú desplegable elija Max. Ahora puede ver el valor máximo desplegado
en la barra de estatus.

También puede ver el mínimo valor, el promedio o la suma de las celdas

seleccionadas.
 Experiencia
SABE CÓMO APLICAR UN FORMATO A VARIAS HOJAS
DE SU LIBRO DE EXCEL AL MISMO TIEMPO?

Seleccione las etiquetas de la parte inferior (las pestañas que dicen

Hoja1, Hoja2), mientras mantiene presionada la tecla CTRL
Ahora tan solo vaya al menú formato y aplique el formato que desee a
su información.
 Experiencia
LE GUSTARÍA AHORRARSE UN PASO AL MOMENTO DE
ESCRIBIR UNA FÓRMULA EN MICROSOFT EXCEL?

Cuando escribe una fórmula siempre debe escribir el signo de igualdad (=) o
de suma (+) al iniciar, de lo contrario Excel tomará como texto el contenido de
la celda.

Vaya al menú “Herramientas” y luego a “Opciones”.

Escoja la subcarpeta “Transición” y active la casilla “Introducción de
Fórmulas para transición” y haga click en aceptar.

Ejemplo: Escriba en una celda una suma simple (2+4), Excel debe responder
con el valor 6

Es muy útil si usted escribe diariamente una gran cantidad de fórmulas.

 Experiencia
NECESITA SELECCIONAR UN RANGO ENTERO DE
CELDAS EN EXCEL!

Si usted quiere seleccionar un rango entero de celdas en las que está

trabajando, tan solo debe hacer lo siguiente: (Habilite su teclado numérico)

Oprima CTRL + ASTERISCO (*).

Por ejemplo, si usted tiene una lista en Excel, éste comando seleccionará la
lista entera y los títulos de las columnas, pero no las celdas vacias que están
alrededor de la lista, entonces usted habrá seleccionado, solo las celdas que
necesita. Esta opción es diferente a la función seleccionar todo, la cual
selecciona cada celda en la hoja de trabajo, aún las que no están usando.
 Experiencia
LE GUSTARÍA SABER EN QUE DÍA DE LA SEMANA
CAE DETERMINADA FECHA?

 Inserte cualquier fecha en una celda ej: 24/12/00

 Pare el cursor en la celda de la fecha que escribió, vaya a: Formato /
Celdas / Número
 Escoja la función personalizada y teclee en el campo de escritura las
letras dddd
 Haga click en aceptar.
 Inmediatamente le debe aparecer el día de la semana al que
corresponde esa fecha: “”Domingo””
 De igual forma usted puede escoger el formato que requiere como por
ejemplo: ddd dd/mm/aaaa ( Día de la semana/ día en número/ mes
en número/ año de 4 dígitos. Dom 24/12/2000.