GESTION DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO

JOHANNA OVIEDO HERNANDEZ NASLY PRADO SNCHEZ GRUPO E

GESTION DE LA COMUNICACION
Comprende los procesos necesarios para asegurar la elaboracin, recopilacin, distribucin, archivo y disposicin definitiva de la informacin del proyecto en el momento y forma adecuado. Proporciona las relaciones clave entre personas, ideas e informacin, necesarias para el xito del proyecto.

PROCESOS DE LA GESTIN DE LAS COMUNICACIONES

Identificar a los Interesados

Informar el Desempeo

Planificar las Comunicaciones

Gestin de las Comunicaciones

Gestionar las Expectativas de los Interesados

Distribuir la Informacin

1. IDENTIFICAR LOS INTERESADOS

Qu Necesito?
y y

Acta de constitucin del proyecto

Documentos de adquisicin. Por ejemplo, contratos con proveedores

Qu herramientas puedo utilizar?

y

Anlisis de los interesados: identificar los intereses, expectativas y poder de influencia de cada interesado.

1. IDENTIFICAR LOS INTERESADOS

1. IDENTIFICAR LOS INTERESADOS

Qu obtengo al final del proceso? Registro de los interesados: documento donde se recopila toda la informacin de los interesados como ser nombre, puesto de trabajo, rol en el proyecto, requisitos, expectativas, poder de influencia, etc.

1. IDENTIFICAR LOS INTERESADOS

Registro de interesados y estrategia de gestin de los interesados: qu acciones se llevarn a cabo para obtener la colaboracin de los interesados y mitigar los impactos negativos durante el ciclo de vida del proyecto.

Interesado

Rol

Evaluacin del Impacto

Estrategias potenciales para ganar apoyo y reducir obstculos

2. PLANIFICACIN DE LA COMUNICACIN
Durante el proceso de planificar las comunicaciones del proyecto deberamos dar respuesta a los siguientes interrogantes:
y y y y y y y y y

Qu informacin necesitan los interesados? Cundo necesitarn la informacin? Cuntos canales hay involucrados? Quin se comunica con quin? Quin recibir la informacin?

Cmo se distribuir la informacin? Quin distribuir la informacin? Qu tecnologa utilizaremos?

Con qu frecuencia ser la comunicacin?

2. PLANIFICACIN DE LA COMUNICACIN
Qu necesito para empezar? Registros de interesados y su estrategia de gestin Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organizacin Qu herramientas puedo utilizar? Anlisis de los requisitos: determinar los canales de comunicacin y las necesidades de informacin de los interesados.

2. PLANIFICACIN DE LA COMUNICACIN
Tecnologa de las comunicaciones: planificar qu tipo de tecnologa se utilizar para la distribuir la informacin, teniendo en cuenta factores tales como: Urgencia Disponibilidad actual de tecnologa Competencias del personal Cambio tecnolgico Entorno de trabajo: fsico o virtual? Modelos de comunicacin: la comunicacin fluye entre emisor y receptor.

2. PLANIFICACIN DE LA COMUNICACIN
comunicacin efectiva donde: El emisor: 1. Codifique el mensaje en forma cuidadosa 2. Seleccione el mtodo apropiado de envo 3. Enve informacin clara y completa 4. Confirme que el mensaje fue comprendido El receptor: 1. Decodifique el mensaje en forma cuidadosa 2. Confirme que el mensaje fue entendido mediante una escucha efectiva: observar gestos fsicos y faciales, pensar que decir antes de responder, hacer preguntas y enviar comentarios Mtodos de comunicaciones: distintas alternativas para compartir la informacin entre los interesados. Por ejemplo, realizar una reunin interactiva o bi-direccional, enviar un e-mail unilateral (push), desarrollar una intranet (pull), etc.

2. PLANIFICACIN DE LA COMUNICACIN
Qu obtengo al final del proceso? Plan de gestin de las comunicaciones. Incluye, entre otros: Canales de comunicacin Formato y contenidos del tipo de informacin Personas responsables de comunicar Personas que recibirn la informacin Tecnologa de las comunicaciones a utilizar Frecuencia de la comunicacin Glosario de trminos comunes

3. DISTRIBUCIN DE LA COMUNICACIN
Durante la ejecucin del proyecto se deber implementar el plan de comunicaciones a los fines de informar en tiempo y forma a los interesados sobre los avances. Qu necesito para empezar? Plan de gestin de las comunicaciones Informes de desempeo Qu herramientas puedo utilizar? Mtodos y herramientas de comunicacin: distintas alternativas para distribuir la informacin como por ejemplo, mensajera, e-mail, videoconferencia, bases de datos, prensa, Internet, oficinas virtuales, presentaciones multimedia, etc.

3. DISTRIBUCIN DE LA COMUNICACIN
Al momento de distribuir la informacin hay que tener en cuenta las distintas dimensiones de la comunicacin: - Interna: entre las personas que forman parte del proyecto - Externa: hacia los interesados externos del proyecto - Vertical: entre jefe-empleado y viceversa - Horizontal: entre colegas del proyecto - Escrita formal: planes, solicitud, etc. - Escrita informal: memos, e-mails, notas - Oral formal: presentaciones - Oral informal: reuniones, conversaciones

3. DISTRIBUCIN DE LA COMUNICACIN
Qu obtengo al final del proceso? Notificaciones sobre el proyecto a los interesados Presentaciones del proyecto e informes de avance Retroalimentacin de los interesados Documento de lecciones aprendidas

4. GESTIONAR LAS EXPECTATIVAS

DE LOS INTERESADOS
El director de proyecto es el responsable de llevar a cabo el proceso de gestionar las expectativas de los interesados. Durante este proceso se administran las comunicaciones del proyecto a los fines de satisfacer las necesidades y resolver los conflictos entre los interesados. Qu necesito para empezar? Registro de interesados y estrategia de gestin de interesados Plan de comunicaciones Registro de incidentes Registro de cambios: para documentar los cambios y su respectivo impacto sobre el proyecto.

4. GESTIONAR LAS EXPECTATIVAS

DE LOS INTERESADOS

Qu herramientas puedo utilizar? Mtodos de comunicacin: reuniones, llamadas telefnicas, e-mail, skype, etc. Habilidades interpersonales y de gestin: confianza, resolucin de conflictos, escucha efectiva, actitud hacia el cambio, negociacin, oratoria, etc. Qu obtengo al final del proceso? Actualizaciones Solicitudes de cambio

5. INFORME DE REALIZACIN O DESEMPEO

Durante el proceso de informar el desempeo se compara el estado actual del proyecto en relacin a sus lneas de base. Los informes de avance indican cmo se estn utilizando los recursos y suelen incluir informacin sobre el alcance, el cronograma, los costos, la calidad, los recursos humanos, los riesgos y las adquisiciones. Qu necesito para empezar? Plan para la direccin del proyecto con sus lneas de base: alcance, cronograma, presupuesto y calidad Informacin sobre el desempeo del trabajo: entregables, avances, costos actuales, etc. Mediciones del desempeo del trabajo: SPI, CPI, desempeo tcnico, etc. Proyecciones del presupuesto: costo estimado a la finalizacin.

5. INFORME DE REALIZACIN O DESEMPEO

Qu herramientas puedo utilizar? Anlisis de la variacin: investigar causas e impactos de los desvos entre el estado del proyecto y las lneas de base. Mtodos de proyeccin: predecir la evolucin del proyecto (cronograma, presupuesto, etc.). Por ejemplo, se pueden utilizar: serie de tiempo, mtodos causales, regresiones economtricas, encuestas, estimaciones por analoga, simulaciones, etc. Mtodos de comunicacin: por ejemplo, reuniones de avance de proyecto. Sistema de informes: registrar, almacenar y distribuir la informacin de manera sistematizada. Por ejemplo, mediante la utilizacin de software que generen informes de estado del proyecto.

5. INFORME DE REALIZACIN O DESEMPEO

Qu obtengo al final del proceso? Informes de desempeo: indican el estado de situacin actual del proyecto y su avance en funcin de las lneas base. Se comunica cmo se estima que finalizar el proyecto (alcance, tiempo, costo y calidad) considerando la informacin que se tiene al da de la fecha. Actualizaciones y solicitudes de cambio

LECCIONES APRENDIDAS
Canales de comunicacin Codificacin Comunicacin efectiva Comunicacin formal e informal Comunicacin oral y escrita Comunicacin no verbal Decodificacin Dimensiones de la comunicacin Distribuir la informacin Escucha activa Escucha efectiva Expectativas de los interesados Mtodos de distribucin Paralingstica Plan de gestin de las comunicaciones Reglas para reuniones efectivas Ruidos

GRACIAS