Nicolas Martin

Les modalits dorganisation dun service du personnel
Nicolas Martin ICHEC Entreprises - Gestion Administrative 21/02/2007
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Prambule Dnominations
et vocables Finalits dun service du personnel Structure et profils Matires Aspects humains Gestion du changement et de lorganisation IT systmes Communication Les enjeux, le devenir Conclusions
21/02/2007
Prambule
Qui
suis-je?
MARTIN Nicolas (36 ans) Adjoint au DRH chez SONACA S.A. Secteur aronautique - sige social tabli Gosselies (Charleroi) Actuellement 1700 personnes (1000 ouvriers, 400 employs, 300 cadres)
21/02/2007
Prambule
Qui suis-je?
SONACA S.A. est depuis juin 2005 un Groupe constitu dune maison mre tablie Gosselies et de filiales tablies aux USA, Canada et Brsil. (Internationalisation) Nos principaux clients se nomment AIRBUS, EMBRAER, DASSAULT. (Nos activits couvrent tant la conception que la fabrication) Notre chiffre daffaires 2005 slevait 235 000 000 . Nous sommes actuellement occups dans un plan Dfi 2007. Ce plan vise gnrer des conomies rcurrentes et permettre la perennit de lentreprise. (un chapitre social galement)
Mobilisation entire de toute lentreprise.

Gros enjeux et grands projets terme. BOOM des constructeurs BOEING et AIRBUS
21/02/2007
Prambule
Qui
suis-je?
Background scolaire? Gradu en Administration Sociale et Fiscale Licenci en Sciences Economiques et Sociales Agrg de lEnseignement Suprieur des Sciences Economiques et Sociales
21/02/2007
Prambule
Qui
suis-je?
Expriences? Management Accountant chez Schweppes Belgium (4 mois) Charg de cours la HECF Mons (4 ans) SAP HR and Payroll Consultant chez Sonaca (2 ans) Responsable RH chez Sonaca (6 ans)
21/02/2007
Prambule
Pourquoi
moi?
Vision gnraliste du mtier HR Esprit volontariste du changement Ma fonction actuelle dans lorganisation HR chez Sonaca (pas de primtre limitatif) La passion et le dvouement pour ce mtier noble quest le ntre
21/02/2007
Prambule
Avertissements
Histoire,Vcu Expriences Recul Pas une seule vrit Q/R

21/02/2007
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Prambule Dnominations et vocables Finalits
dun service du personnel Structure et profils Matires Aspects humains Gestion du changement et de lorganisation IT systmes Communication Les enjeux, le devenir Conclusions
21/02/2007
Dnominations et vocables Le choc

Modalits dorganisation dun service du personnel Rappel: 1992 Etude comparative des services du personnel (Ringard) Doit-on parler de management des resources humaines ou de gestion du personnel? Il est clair quil y aura toujours dans un dpartement des ressources humaines une administration du personnel. Notre priorit de ce soir est je pense le service du personnel ou ladministration du personnel. A bien des gards, cette notion sera personnel largie en fonction des sujets traits. Toucher la GRH passe imprativement par une administration du personnel.
21/02/2007
Dnominations et vocables
Il nempche, nous vivons une ambigut dans notre discipline au niveau de la terminologie. Que pensez de ce travailleur qui pour un problme de fiche de paie dit: Je vais au personnel Que pensez de ce travailleur qui pour une inscription une formation ou une demande de mobilit interne dit: Je vais au personnel Que pensez du mme travailleur qui pour une information relative loctroi dun crdit temps dit: Je vais au personnel Ces personnes sont alles au service du personnel mais dans des entits diffrentes, o les mtiers sont diffrents. Diffrents labels peuvent tre utiliss: Service social, dpartement social, direction du personnel, Personnel, Relations sociales, Relations Humaines, Direction Personnel et Administratif, Service Ressources Humaines, Direction des Ressources Humaines, (Et pourquoi pas les gisements humains?), etc
21/02/2007
Quid des abrviations? SRH, DRH, HRM, HRD, etc On anglicanise de plus en plus la fonction Imagination fertile Que penser de tout cela?
21/02/2007
Cest la professionnalisation de la fonction qui fait cet tendu vocable! Cest galement la taille de lentreprise, son secteur, sa culture, son histoire, sa nationalit, et dautres paramtres probablement spcifiques et propres chaque socit qui dfinit le vocable. Europanisation de la fonction ? Vision Groupe? Local? Global? Think global act local? Mais comment veut-on sappeler? Les coutumes et la culture sont parfois des concepts plus forts que le label! On veut sappeler DRH, et tout le monde continue nous appeler le personnel! Encrage dans les murs
21/02/2007
Finalement le vocable nest pas ce quil y a de plus important, ce qui est le plus important cest ce que lon met dedans! Je vais au service du personnel
Touche tous les travailleurs Aide, assistance suite problme ou une interrogation L on sera mon service Ecoute Expertise, conseils, connaissance Cest finalement un point de chute, une sorte de liaison entre le travailleur et son entreprise. Notre entit va au del de la hirarchie de premire ligne qui doit rester le premier lien dans la relation de travail. (partage du management des hommes) Llment de liaison est le contrat de travail. (avec toutes ses obligations mutuelles)
21/02/2007
La dnomination de lentit personnel peut tre fonction de la position quoccupera son leader dans lorganisation de lentreprise. Le leader est-il Directeur ou Manager? Participe-t-il au Comit de Direction? Quid des pouvoirs de signature et du champ dcisionnel? Le leader est-il rattach au Directeur de Site?
21/02/2007
Exemple dune entreprise dans le secteur agroalimentaire en rgion wallonne qui cherchait un H.R.M: Un site de production en Flandres (200 personnes) et un site de production en Wallonnie (150 personnes) Le HRM est un service lui seul, une sorte de hotline support la production, management baladeur dans lusine, les valeurs de lentreprise tant ancres sur lindividu.
21/02/2007
Exemple dune entreprise amricaine de marketing de prs de 80 personnes en rgion bruxelloise, une personne mi-temps pour les questions administratives. Ce HR Supervisor est rattach la Direction Financire. Cas de cette entreprise scandinave (600 personnes) comprenant deux sites dexploitation en Flandres et en Wallonnie, le service du personnel et payroll tant bas au sige central en Flandres, un responsable du personnel tant localis dans le second site et plutt orient scurit et people development.
21/02/2007
Exemple de cette entreprise italienne du secteur des fabrications mtalliques qui comprend 200 personnes et fait partie dun groupe europen. La DRH est compose de deux personnes, le payroll tant la priorit numro 1. Cas de cette entreprise de 4500 personnes dans le secteur chimie qui contient une quinzaine de filiales en Europe et dans les pays mergents. La DRH comprend 60 collaborateurs et la stratgie se focalise sur la mobilit du personnel entre les filiales et le dveloppement.
21/02/2007
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21/02/2007
Finalits dun service du personnel

Une
question existentielle! Quelles activits? Que veut-on devenir?
21/02/2007

Qui
sommes-nous?
Une Direction, un Dpartement, un Service compos dun ensemble de personnes qui ont des tches orientes vers les matires relatives ltre humain. (Vaste)
21/02/2007

Grandes tendances? Juridique (de plus en plus) Directeur de la responsabilit sociale de lentreprise (Entre le marteau et lenclume) Nouveau comportement (la personne est une nouvelle donne au niveau GRH, arbitrage entre la vie professionnelle et la vie prive) Internationale (diffrentes cultures, nationalits, les nouveaux expatris) Orientation business (connatre le business, le produit, la stratgie de lentreprise, voir la fonction RH dans un ensemble) Individualisation dans la gestion (gestionnaire dindividus, chaque cas est un cas)
21/02/2007

Grandes tendances? Gestion des comptences (anticiper les comptences et les mtiers pour demain) Contrleur de gestion, gestionnaire de rmunration individuelle (rmunration la carte?; financiarisation de la fonction RH) Gestionnaires des temps Suite dexternalisation de certaines activits (*) Investissement dans la logique informatique (conscience des volutions technologiques) Ordonnateur du cadre de vie au travail Garant des quilibres sociaux, optimisateur dffectif (pyramides des ges, Gestion du changement)
21/02/2007
Finalits dun service du personnel Inventaire? Les grandes lignes
Respect de la lgislation sociale (veille sociale et fiscale permanente) (Rebelle ou soumis?) Lapproche de bonnes relations sociales (Conflit ou paix?) Lassurance dune paie correcte (JIT, DMFA, Bulletins de paie) Lassurance de bonnes conditions de travail (Scurit ou Danger?) La matrise des processus de gestion (Organisation ou dsorg. ?) Le dveloppement des personnes (Priorit ou fatalit?) Le bien tre au travail et concilier vie prive/vie prof.
21/02/2007

Considrations actuelles selon une enqute Berenschot/Partena en 2006: 20% ladministration du personnel et des salaires 10% au recrutement

Activits de secrtariat en tout genre Initiatives en matire de formation et de perfectionnement Entretien des relations avec les syndicats Planification des ressources en personnel Gestion des risques Gestion logistique des formations Dfinition et adaptation de la politique salariale Description en pondration des fonctions Matrise des cots du personnel
21/02/2007

Considrations actuelles selon une enqute Berenschot/Partena en 2006:

Soutien et encadrement du dveloppement de lorganisation Structuration de la gestion des comptences Dfinition et adaptation de la politique dvaluation Adaptation de la GRH la stratgie de lorganisation Dveloppement de la qualit de la gestion Gestion des licenciements
21/02/2007

Rle de support technique vers une fonction connotation stratgique Ralit ou fiction? On reste encore beaucoup dans un rle de support technique, la gestion administrative, le support la hirarchie, les relations collectives
21/02/2007

Point
central = contrat de travail qui lie chaque travailleur lentreprise. (Cest la relation de travail) Les articles repris dans les contrats de travail permettent dillustrer dans les grandes lignes les matires qui vont tre traites au sein dun service du personnel
21/02/2007

CONTRAT DE TRAVAIL Entre dune part : Reprsente par : Et dautre part : Il est convenu ce qui suit : Article 1 - L'employeur engage louvrier dans les liens dun contrat de travail partir du .. pour remplir les tches et fonctions suivantes : . Article 2 - Lengagement est conclu pour une dure dtermine de mois jusquau .
Statuts
Loi de 1978
Dfinitions des fonctions
Article 3 Cet engagement est conclu avec une priode d'essai de 14 jours calendrier. Si au cours de ces 14 jours l'excution du contrat est suspendue pour cause d'absences justifies ou non, la priode d'essai sera prolonge de la dure des absences, mais en aucun cas cette prolongation ne pourra dpasser 7 jours calendrier. L'employeur et l'ouvrier pourront mettre fin au contrat partir du 7e jour calendrier et aussi longtemps que l'essai est en cours, sans pravis ni indemnit, la fin de chaque journe de travail. Article 4 Cet engagement est subordonn au rsultat favorable d'un examen mdical effectu par un mdecin dlgu par l'employeur.
Rglementation mdicale
21/02/2007

Article 5 - La dure de travail est fixe 36h30 minutes par semaine et rpartie comme suit : du lundi au jeudi de 7h00 15h30 avec une interruption de 30 minutes entre 11h30 et 13h10 le vendredi de 7h00 11h30 sans interruption
Article 6 - A la date du prsent contrat, la rmunration convenue est fixe . bruts de lheure. Article 7 - Le paiement de la rmunration sera effectu par banque ou CCP.
Article 8 - Il est bien entendu que, suivant les besoins de service, et par seule dcision de lemployeur, vous pourriez tre astreint(e) faire du travail en quipes successives ainsi que dventuels dplacements ltranger. ltranger Article 9 - Louvrier reconnat avoir reu un exemplaire du contrat et du rglement de travail, lequel travail fait partie intgrante du prsent contrat et dclare en accepter les clauses et conditions.
21/02/2007
Autres extraits darticles qui peuvent illustrer ce qui prcde
Article - Lieu de travail Les prestations de travail s'effectueront principalement . Dans l'exercice de ses fonctions, l'intress pourra effectuer des sjours l'tranger, d'une dure l'tranger ininterrompue allant jusqu' trois mois sans retour au foyer. Article - Rmunration Une gratification faisant partie de la rmunration pourra ventuellement tre alloue au travailleur. Son montant et ses conditions d'octroi sont laisss l'entire apprciation de l'employeur et elle constitue une pure libralit de sa part. Le versement de cette gratification pendant plusieurs annes ne peut constituer un usage, n'tera pas la gratification son caractre de libralit et ne peut faire natre aucun droit pour le futur. Les conventions collectives du statut seront dapplication. Par ailleurs, il est convenu qu'au terme de sa priode d'essai de 6 mois, si celle-ci s'avre positive, le travailleur disposera d'une voiture de socit. socit
21/02/2007
Autres extraits darticles qui peuvent illustrer ce qui prcde Compensation and benefits
Lemployeur a souscrit une police dassurance de groupe au profit de son personnel, laquelle octroie des prestations en cas de dcs ou en cas de vie lge de la retraite. Le travailleur marque son accord pour participer ce plan de pension.
Assurance de groupe
Autre article Le prsent contrat est, pour tout ce qui n'est pas prvu par la prsente convention, soumis la loi relative aux contrats de travail, au droit commun et aux rgles travail internes l'entreprise, notamment le rglement de travail. l'entreprise
21/02/2007
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21/02/2007
Exemples de structures RH
D T e a m T Oi m f f e i c a e E n R H i t mS ea nf e t t Ey d
xd p P e a n My s r e eo s d l l R i c e a c l r u
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Liaison usines
oa di n R m t e i mcn r i sue t nt r e at sm t i ve
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t i o A n n o t e p R n e n r ac e r t s iu o tR F ne Ho nm r e me l l n e a
21/02/2007
Exemples de structures RH
D O H f f i c e R M
A T B u i m
d m e
i n i s t r a t Ci o o n m M e t a a n e n n a d g e R m e p e o
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D i t m c t i o n e
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s e s n c e s
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21/02/2007
Structure et profils
The right person at the right moment at the right place QUID DE LA STRUCTURE? Il est possible de dessiner sa structure selon diffrents modles: Exemple: Une gestion du personnel par statuts AtoZ Une gestion du personnel par disciplines Une gestion du personnel QUANTI/QUALI
21/02/2007
Lvolution de lorganigramme est la consquence dun virage dans la stratgie HR de lentreprise. Le business ncessite linvestissement de nouvelles machines, il y a impact sur la scurit, lergonomie, les mtiers La nouvelle stratgie donne une impulsion au people management, outsourcing dactivits. Fusion, rachat, acquisition, restructuration, internationalisation, nouvelles orientations stratgiques engendrent des changements dans lorganisation.
21/02/2007
Exemples:
o o
Une entreprise qui annonce un downsizing significatif dans le secteur automobile Une fusion/absorption de socits de consulting bureau dtudes (lune cote en bourse Paris et lautre leader sur un segment de march en Belgique) Une socit en pleine croissance dans le secteur de la construction
21/02/2007
Un virage dans la stratgie aura doffice un impact dans lorganisation ! Nouveauts Exemples: un upsizing = nouvelles campagnes de recrutement ? rachats? Un downsizing = dlocalisation? Restructuration? externalisation?
21/02/2007
Nouveaux problmes
Politique de people management? Impact sur la gestion des comptences Redfinition ou dfinition des fonctions Politique salariale Impact sur les politiques de mobilit (fertilisation croise)
21/02/2007
Modernisation du systme dinformations? EHR Impact organisationnel Technique
21/02/2007
Internationalisation ? Gestion des expatris? Fiscal? Social? Split payroll?
21/02/2007
Profils au HR? Idal?
Une quipe pluridisciplinaire Des gens motivs qui aiment les personnes Des personnes qui connaissent bien le terrain De lexprience du know how et de lexpertise De la fraicheur et des ides nouvelles Quid de la tte bien faite?
21/02/2007
Dans une entreprise de 1600 personnes?
Personnel orient scurit, conseiller en prvention, pompiers, juriste, conseillers sociaux, gens de terrain, secrtaires de direction, assistants sociaux, conomistes, licencis en sciences du travail, psychologues, infirmires gradues (+ service externe), gradus en gestion des ressources humaines. (Equal to 25 personnes)
21/02/2007
La fonction dantenne RH ou dcentraliser la DRH dans les usines
Gestion journalire correcte des temps et de la paie du personnel travaillant dans un secteur donn. Cette fonction est localise gographiquement dans chacune des usines afin dviter aux travailleurs de se dplacer. Existence dune antenne centrale pour les fonctions de supports type administratif, management. Ce sont les dlgus des Ressources Humaines Ralisation dun vritable travail dquipe en collaborant troitement avec les chefs dquipe et les Responsables dusines sans oublier le Dpartement RH
21/02/2007
Ecoute attentive des travailleurs dont ils sont parvenus gagner la confiance par leur discrtion. Bonne connaissance de la situation de chaque personne ce qui permet de dsamorcer les situations difficiles et dviter les conflits. Garant du respect des conventions et des rglements tout en restant objectifs. Aspect relationnel de la fonction trs important tout comme la disponibilit dont ils doivent faire preuve tant donn la diversit des horaires qui existent dans chaque usine.
21/02/2007
Responsables de services? Pas ncessairement des universitaires, mais tendance de plus en plus le devenir Un diplme ne remplacera jamais lexprience En rsum, La DRH a besoin de personnes orientes tant qualitatif que quantitatif (polmique des sciences molles et dures)

Etre orient personnes Etre orient tches
FAIRE VIVRE TOUT CE BEAU MONDE TEAM BUILDING

21/02/2007
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21/02/2007
Prambule: Je ne compte pas entrer dans les dtails des diffrentes matires traites dans les entits qui constituent une D.R.H. Je nvoquerai pas non plus les entits scurit, mdical, et recrutement formation. (Il nempche, ces points se retrouveront frquemment dans le quotidien des personnes de la RH) 3 raisons: - Demande volontariste ICHEC Entreprises - Pas rellement expert en ces matires - Ne pense pas que ce soit la finalit du cursus
Matires
? Matires VASTE ETENDUE!

21/02/2007
Matires
Exercice pratique: par groupe de 2, tablir linventaire des matires existantes dans mon entit (une liste raliser) Classer ces matires par grands sujets (regroupement) Pour chaque matire, dessiner un processus Lier les processus entre-eux
21/02/2007
Matires
PRATICO PRATIQUE: COMMENT CONSTRUIRE UN PROCESSUS? BRAINSTORMING en cercle restreint (les bonnes personnes) COUCHER les ides sur papier DEFINIR un target BRAINSTORMING phase II (A la sortie des runions germent souvent dautres ides tendre peut-tre le cercle) METTRE EN PLACE le processus AMENDER ET CONTROLER
21/02/2007
Matires

Conventions dentreprise CCT rendues obligatoires Aspects salariaux (systme payroll) Suivi des lgislations Reporting social Assurances des personnes (soins sant, missions, ) Assurances groupe Statuts et packages chances des contrats Demandes dautorisation dembauche Gestion des conflits au day to day Partenaires sociaux Mutations Contrles mdicaux Gestion des temps de prestations Absentsme Pacte de solidarit des gnrations
21/02/2007
Matires

Taxe C02 Evolution des masses salariales Rduction structurelle Subsides de formation Budgtisation HR Comptabilisation des appointements, salaires et autres Gestion des expatris Clearances Congs thmatiques Litiges du pass Licenciements Chmage conomique Missions extrieures Egov Avantages particuliers au personnel (centrale dachats) Communication Collaboration interdpartementale
21/02/2007
Matires

Conseil dentreprise, D.S., C.P.P.T. Rvision annuelle des appointements et salaires Evaluation Participation aux rsultats de lentreprise Chmage conomique Plan de prpension Dtachement de personnes Grands changements dorganisation Systme de primes, dagration Organismes extrieurs (Agoria, FEB, Association D.P., ) Formation Accueil et suivi de carrire Etc.
LISTE NON EXHAUSTIVE!!!
21/02/2007
Matires
Chacune de ces diffrentes matires doit sintgrer dans des processus quil convient dcrire, damender et de suivre en contrle. Dire ce que lon fait et faire ce que lon dit! Pas toujours vident dans la pratique (attention aux rebelles) Lide des processus est de savoir exactement qui fait quoi en toutes circonstances et donc de dgager des responsabilits derrire chaque tche. Ne pas tre pris au dpourvu. (Assigner une personne ou un ensemble de personnes un processus) A la question pose par un responsable Pourquoi fais-tu comme cela? un employ rpondit Car on a toujours fait ainsi! Cependant, aucun processus ne le certifiait Quid des normes de qualit, Audit? Sans discipline des processus, les personnes fonctionnent trop par habitude sans plus se poser de question! Le processus remet constamment en question et se remet constamment en question dans le monde de lentreprise.
21/02/2007
Matires
Il est important de raisonner en systme lors de la construction de ces processus. Interconnexion des entits pour une mme matire. (!!! entit extrieure au dpartement RH) Avoir ladhsion de chacun dans le processus et noublier personne!
Les processus cest laffaire de tous! (IMPLICATION)
21/02/2007
Processus utilis
Matires
Degr de participation des collaborateurs
Adhsion vraisemblable aux objectifs
Liste dobjectifs prpare par le responsable et remise aux collaborateurs Mme approche, mais les collaborateurs peuvent les discuter, les clarifier et faire des suggestions. Les collaborateurs prparent une liste dobjectifs. Le responsable les mets en forme, les modifie ventuellement et les met au point. Les collaborateurs et le responsable prparent chacun leur liste dobjectifs. Des discussions sensuivent jusqu la mise au point dfinitive
++
++
+++
++++
++++
21/02/2007
Matires
Exemple: Le recrutement et la slection Autorisation dembaucher (DRH) Impact du contrat (administration du personnel) Conditions et package (Management HR) Plan de prvention (Scurit) Visite mdicale dembauche (Mdical) Contrats dassurances Parrain de carrire (Gestion des carrire)
21/02/2007
Matires
Exemple: Calcul des paies Calendrier annuel des paies (Org. Synd + Management RH) Correction de time et signaltique (Antennes, Salaires Appts team) Blocage du systme et run de paie (IT) Comptabilisation des paies (Financier) Ralisation des paiements (Financier) ..
21/02/2007
Demande de personnel Auprs du DRH Team Recrut/Sel. Recrutement Slection
Gestion sous payroll

Team GO Ngociation salariale Embauche Team DRH Elaboration des contrats Mutation Eval. Mrite et bonus Promotion Sortie Suivi des chances Team Security
Team Payroll Saisie du dossier dans L5 Changements de statuts Augmentations salariales Solde des comptes
Exit interview 21/02/2007
Autre exemple de processus grh ouvriers

Clients Identification des besoins dpartementaux
Donnes dentres
Candidatures Demande de Internes & personnel externes (FORMPERS 010)(Presse, ONEM)

ANALYSER PROFIL DU POSTE LEGENDE COLLECTER LES CANDIDATS SELECTIONNER FORMER RECRUTER INTEGRER DANS LATELIER * CDD DECISION EN CORESPONSABILITE AVEC LATELIER
ACTEURS
GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
EVALUER GERER LA CARRIERE * CDI
LES DEPARTEMENTS
Donnes de sortie
Candidat retenu
*Formation *Evaluation
Clients
Le dpartement demandeur
21/02/2007
Matires
Chaque process concerne un ensemble dacteurs venus dhorizons diffrents. (On ne parle pas tous la mme langue) Exemple de la runion dans laquelle on parlait du taux dabsentsme Prsents: un contrleur de gestion, un comptable, un gestionnaire des salaires, un informaticien, un responsable dusine, un chef dquipe, un employ de la RH Une sance rien que pour dfinir la notion de taux dabsentsme!
21/02/2007
Matires
Non prsentsme? Absentsme full codes? Absentsme maladie uniquement ou avec les accidents du travail? Premier mois? Six premiers mois? Infrieur une anne? Uniquement le rmunr? Quid du dnominateur? Les heures thoriques? Le prestable? Prestable diffrent du prest rel? Prestable? Avec ou sans les vacances annuelles? Quid des congs danciennet et de la rcupration de temps de travail? Trouver ladhsion au concept DEFINIR LES REGLES DU JEU SEMBLE UN PREALABLE ESSENTIEL AVANT DE METTRE EN PLACE DES PROCESSUS!
21/02/2007
Matires
Il est important dapporter des dfinitions ce que lon fait. Savoir de quoi on parle et pouvoir comparer. Dans les processus, il est galement important de connatre les attentes exactes du client interne! (TIMING + info fournir) Attention la drive Tu ne me las pas demand Ah, Si tu me lavais demand Je ne savais pas que je devais te le demander On a tous, cachs dans nos fonds de tiroirs des trsors qui pourraient satisfaire nos clients internes, sils en avaient la connaissance !!! Souvent surgissent des intrts divergents, contradictoires
21/02/2007
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21/02/2007
Aspects humains
Ils sont nombreux CONFIDENTIALITE (tout savoir et ne rien dire) Dfinition du SECRET? EXPERTISE (Connaissance face la matire) FORMATION CONTINUE (Les nouveauts) MBO (Donner des objectifs) EXEMPLE
21/02/2007
Aspects humains
GERER DES PERSONNALITES DIFFERENTES LE TEMPS COMME UNITE DE MESURE FACTEURS DE STRESS ETAT DES PRIORITES IMPLICATION INFORMEL
21/02/2007
Aspects humains
Selon Abraham Maslow,la satisfaction d'un besoin ne peut tre ralise que si les besoins de niveau infrieur sont eux-mmes satisfaits.
21/02/2007
Aspects humains
21/02/2007
Aspects humains
21/02/2007
Aspects humains
21/02/2007
Aspects humains
21/02/2007
Menu
21/02/2007
Gestion du changement et de lorganisation

Le bruit cest la vie Le silence cest la mort CHAQUE CHANGEMENT FAIT DU BRUIT! Tout change Lorganisation change, les personnes changent, notre quotidien aussi Adaptation de lorganisation en fonction de la ralit du moment
21/02/2007

Les notions de contextes et denvironnements sont importantes: Sommes-nous dans un environnement stable ou il rgne un sentiment de continut ou au contraire dans un environnement o linstabilit est permanente et proche du chaos? (La gestion des paradoxes) Sommes-nous dans une organisation o le changement fait peur? Quel est le degr de peur? (rfractaire 100%?) On ne gre pas les changements de la mme faon partout! Culture et histoire auront galement leur mot dire.
21/02/2007

Actionnaire
Cit
Milieu: Etre Individu et personne Ressources Humaines
Client
Employ RH Fiction et ralits

21/02/2007

Recommandations?
o o o o o
Bien penser le changement!
Le penser (poser les jalons) Lcrire (au terme dune concertation) Lamender (laffaire de tous) Le publier (formaliser pour quil vive) Le faire respecter (contrle) Sappuyer sur des processus et construire un cadre de travail mme si on sait pertinement quil y aura certaines drogations prvoir (envisager des ouvertures) ! 1 + 1 ne fait pas toujours 2, ce nest pas toujours aussi noir ou blanc que lon veut bien le croire. (pas de systme binaire) VENDRE LIDEE (Jamais 100% ! Attention aux dsillusions)
21/02/2007

Exemples de changement dans lorganisation dun dpartement RH

Dcoupe des activits RH en fonction des statuts du personnel Phnomne du 11 septembre 2001 Rorganisation de la DRH fonction de la rorganisation de lentreprise et de la notion de groupe
Facteurs cls du succs?

Volontarisme, dterminisme Transparence Pense profonde Communication
21/02/2007

Ennemis potentiels au changement Les intresss eux-mmes Changement dhabitudes (les bonnes comme les mauvaises) Manque dintgration du changement (le personnel ne comprend pas toujours la finalit du changement opr) Implication? Quid de la concertation? Bien prparer le changement, cest gagner dans la concertation! Ne pas consulter, concerter, changer, cest dj mettre en pril son changement!
21/02/2007

Il faut savoir qui impliquer (Prendre les bonnes personnes) Exemple: Une DRH pourrait-elle elle seule entreprendre un projet de gestion des comptences pour toute lentreprise? Vendre lide dans lentreprise (les diffrents dpartements par lintermdiaire des diffrents responsables) Trouver un sponsor (La Haute Direction) Dfinir ce que lon veut faire et avec qui! Trouver un impulsion (Le comit de Direction) Constituer des groupes pilotes homognes Lancer le projet
21/02/2007

Exemple: Harmonisation des systmes de pointeuses (viter les pertes de temps et donc de productivit) Informer les organisations syndicales (Facts and figures) Sensibiliser les travailleurs (campagne dinformations au travers des valves, des mails, panneaux proches des pointeuses, consignes la matrise et lencadrement) Agir et amliorer le systme (! Deadline! Et prvention) Aborder chaque poste de travail dans lentreprise (Optimalize) Objectif: une personne = une et une seule pointeuse
21/02/2007

Exemple: Une restructuration? Changement issu de dcisions stratgiques Respect de la loi Communication Ngociation Application On se trouve un level Top Management
21/02/2007

Exemple: La mise en place dun plan de prpension Dcider de la mise en place dun plan de prpension Cibler les personnes prpensionnables (et les rencontrer) Concertation avec la organisations reprsentatives Budgtisation Mise en place dun processus administratif Gestion mensuelle des complments etc Qui fait quoi? Qui coordonne ces oprations? Dfinition des responsabilits!
21/02/2007

Exemple: Le contrat de solidarit entre gnrations Se documenter sur le sujet (Nous en avons entendu parler avant mme de connatre le contenu final des textes) Identifier les impacts une fois les lois et arrts dexcution vots Mettre en place ou corriger les processus existants etc
Qui fait quoi? Qui coordonne ces oprations? Dfinition des responsabilits ON EST DANS LA GESTION DE PROJET!
21/02/2007

Exemple: Un changement de personne dans une fonction, la suppression dune fonction, la rvaluation dune fonction, loutsourcing, Identifier tous les impacts! Exemple personnel actuel: Le dpart de deux collaborateurs en prpension.
21/02/2007
Menu
21/02/2007
IT systmes
Lapproche de la gestion du personnel sans outils IT nest plus possible notre poque. Quid des cartes perfores, de la dactylographie, des bouliers compteurs, des faxs, des telexs, des fiches cartons Lre du clic et du double clic arrive, la digitalisation, le Web, la communication par mail, la vido confrence,
21/02/2007
IT systmes
La professionnalisation de la fonction du personnel est aussi passe par linformatisation de celle-ci. Certaines DRH sont encore fortement occupes sous ce travers dans leur quotidien: Exemples: systme de rcupration des temps badgs, accs site, pointages machines, moteur de paie, interfaces vers des secrtariats sociaux, projets ERP, datawarehousing, esolutions,
21/02/2007
IT systmes
Depuis quelques annes, mmes les organismes officiels sy sont mis Egov, DRS, DMFA, dimona, sites du forem, des organisations reprsentatives des travailleurs, des mutuelles, des caisses dallocations, des fonds, Moniteur Belge, travaux parlementaires etc Nous sommes en plein dans lre moderne des systmes dinformations! (Quid des Tics?) Les particuliers ne sont pas non plus laisss de ct (ebanking, ebusiness, efisc, epayroll?)
21/02/2007
IT systmes
Nous sommes tous quelque part des grands gestionnaires de base de donnes et nous tentons de faire communiquer ces diffrentes bases entreelles bien quelles ne prsentent pas des caractristiques similaires (Quid de la notion de cl primaire) On bascule vers lide dun systme intgr et unique pour tous dans lequel tout serait prvu: bienvenue dans le monde des erp. Ne pas trop se faire dillusions!
21/02/2007
IT systmes
Quelle est la meilleure solution? Existe-t-elle? Proposer une architecture globale constitue dun ensemble de solutions spcifiques qui devront communiquer entre-elles, et o linterfaage aura t pens consciencieusement. Il ny a pas une seule et bonne solution!
21/02/2007
IT systmes
Que le choix porte sur un erp ou une solution aux multiples couches dbouchera sur la mise en place dun projet IT denvergure. Les projets IT et toute leur complexit Au del du fonctionnel, il faudra voquer larchitecture serveur, la scurit des donnes, la performance systme, les modalits rseau, le rescue plan, les droits et accs, la limite budget, les fonctionnalits, le change management, le ROI, etc Ces points devront faire lobjet dune rflexion au sein de la DRH. Que veut-on ?
21/02/2007
IT systmes
La route du succs dans les projet IT niveau HR? Recommandations: Prendre le temps et bien faire les choses (! Un planning raisonnable) Se constituer une quipe projets stable et efficace Choisir des partenaires qui tiennent la route (?) Rapporter trs rgulirement durant le projet (comit de projet, de suivi, de pilotage, ) Arbitrer quand il le faut!
21/02/2007
IT systmes
Se couvrir par rapport des vnements qui pourraient diminuer les chances de succs du projet. Un team stable, des sources programmes, un contrat de maintenance, du formalisme et de la formation, PRUDENCE est le matre mot.
21/02/2007
IT systmes
A mditer Au del des prsentations commerciales durant lesquelles on vous dira que tout est possible et que lon peut tout faire avec le systme informatique EXIGER UNE PREANALYSE DE VOTRE SYSTEME OU CELUI DONT VOUS REVER et vous verrez qui vous avez en face de vous Eviter les dsillusions cest gagner du temps
21/02/2007
IT systmes
Exemple projet IT/HR Sonaca:
09/2004: Suite pranalyses, lancement du projet dexternalisation du time et de la paie 01/2006: Mise en production des systmes 03/2006: Etime solution, Ereporting 01/2007: Plug dune solution Competencies management
21/02/2007
IT systmes
AVANT? SAP HR (gestion du time, du signaltique, de la paie) mix un secrtariat social.
MAINTENANT? Solution de gestion des temps (wintime) plugge un logiciel de gestion administrative orient payroll (Level5) + secrtariat social.
21/02/2007
IT systmes
Chaque travailleur a un horaire:

Fixe Variable technique ou variable administratif Pauses Week end Libre Atypique Cette courte typologie reprsente lventail de 200 horaires diffrents grer Notre entreprise comprend une trentaine de machines badgeuses situes sur les 18 hectares que comportent notre site Gosselies, ceci permet de capter les pointages dentres et de sorties. !!! Diffrencier le contrle daccs du pointage temps de travail !!!
21/02/2007
IT systmes
Pointeuses benzing Honeywell
Badging
Logiciel de gestion des temps, paramtrisation des horaires, calendriers, rgles de calculs
Etroite collaboration du Team payroll et du Responsable de dossier au Secrtariat Social
WINTIME
Retour des nets
LEVEL 5
Applicatif de gestion adm. Du personnel et payroll Envoi des prestations calcules et constitution des bruts Avances les 31, soldes les 5 du mois suivant EGOV
Partena
Mainframe du secrtariat social 21/02/2007
GAM Ecritures comptables, Fichiers destins au financier
IT systmes
Profiter dun projet IT pour mettre en place le changement (Vritable opportunit)

Rvision de documents internes obsoltes Suppression ou amlioration de processus dpasss Redfinition des rles et aurotisations Correction derreurs du pass Suppression de tches basse valeur ajoute Harmonisation de structure datas
21/02/2007
Menu
21/02/2007
Communication On ne communique jamais assez, et pas assez bien Quoique vous fassiez en cette matire, vous ne parviendrez jamais convaincre 100% de la population par votre message, COMMUNICATION = Mtier ingrat
21/02/2007
Communication Faut-il confier la communication des consultants spcialiss? Doit-on lorganiser en interne? Chacun a ses croyances sur le sujet Exemples: Agenda, enews (cadence?), journal dentreprise, arrive dun nouveau, changement dorganisation (info CE), Quid des dpches quon ne lit mme plus ou en diagonale?
21/02/2007
Communication Doit-on communiquer en toute matire avec tout le monde? Rvision dune policy dentreprise, Explication dun systme de bonus, Prcisions concernant une police dassurances, Licenciement dun haut cadre, Mise en place de nouvelles rgles de paie, Dcision concernant une filiale,
21/02/2007
Communication Et la communication dpartementale? Modalits dorganisation de celle-ci dans le service du personnel Comment descendre linformation? Comment remonter linformation?
21/02/2007
Communication Exemple : Une runion de fonctionnement hebdomadaire, avec un ordre du jour, des pv de runion. Participants: Le DRH, ladjoint, le responsable scurit, le responsable appointements et salaires, le responsable formation recrutement slection. Sur demande: un invit.
21/02/2007
Communication
Objectif de ces runions? Faire descendre et faire monter des informations mais aussi crer un terrain dchanges lintrieur du dpartement. Nous devons savoir ce qui se passe dans notre entreprise! Etre la pointe de linformation On traite galement dans un cadre formel, des problmes formel au day to day mais aussi de stratgies plus longs termes. Entre ces runions, utilisation accrue du mail et des disques partags.
21/02/2007
Communication
Ces runions peuvent gnrer dautres runions plus labores et plus techniques, dclencher des actions entreprendre, ou des rencontres provoquer. Au travers des PV de runions ( la disposition de chacune des personnes qui participent ces runions), on peut rapidement lister les points toujours en cours qui nont pas encore trouv de solution. Fermer les points dbattus dans ces runions reste lobjectif majeur! Mme en labsence du DRH nous maintenons cette runion! Donner un rythme de runions. (Substitute)
21/02/2007
Communication
!!! Linformel a galement une grande part au sein des organisations. (Exemple: les meetings au coin de la table en fin de journe, ou en dehors) UTILISER CELA A BON ESCIENT ET SEN SERVIR Quid de la communication dans les diffrentes units de notre dpartement? Exemple: Administration du personnel (une fois/mois) Antennes RH (une fois/quinzaine)
Respect des mmes rgles de fonctionnement vues prcdemment: ordre du jour, pv de runion (alternance),
21/02/2007
Communication
Autres exemples de communication: Information de la Direction Gnrale vis vis de ses cadres. Runions en fonction des moments et de lactualit de lentreprise. Objectif: Descendre la bonne information au management qui devra ds le lendemain vhiculer la bonne info au sein de ses quipes. Autres exemples: Rcupration du volume dheures et du plan de restructuration (intranet)
21/02/2007
Communication
Dans le cadre de la gestion de projets (quils soient HR ou autres), il est important de bien communiquer. Les runions voques prcdemment ont pour objectif de nous permettre davancer dans un ensemble dinitiatives qui constituent notre vcu quotidien. Il est impossible davancer sans bnficier de la bonne information. Etre la pointe de linfo! Se crer un rseau fiable peut galement aider !!! Ne laisser personne sur la touche
21/02/2007
Communication
Exemple de communication donne aux organisations syndicales dans le cadre dun projet daffectation de pointeuses
- Information syndicats: Jeudi 28 fvrier 2002 au CPPT - Lundi 4 mars 2002: 8h30 Meeting Antennes HR 16h30 Meeting Chefs dusines - Mercredi 6 mars 2002 au plus tard: Edition dfinitive des affectations pointeuses (inventaire final) Dans la foule: information par mail aux hirarchies concernes (Antenne RH central) et information papier aux chefs dquipes par les antennes RH - Vendredi 8 ou Lundi 11 mars 2002: Dplacement de la pointeuse 14 - Lundi 11 mars 2002: Application des panneaux qui identifient les pointeuses - Dans la semaine du 11 mars 2002: Formation des antennes RH - Lundi 18 mars 2002: Basculement des donnes dans SAP/R3
21/02/2007
Communication
Quid ? Comment communiquer avec son n+1? Comment communiquer avec ses collaborateurs?
21/02/2007
Menu
21/02/2007
Les enjeux, le devenir

Quen est-il des enjeux et du devenir de la fonction RH? Faut-il en tenir compte dans les modalits dorganisation? Cest une certitude! Ere de lexternalisation des mtiers de la RH: Outplacement, Commercialisation de solution de gestion de personnel standard, Intrims managers, Recrutement et slection, Service mdical inter entreprises,
21/02/2007

Outsourcing des services payroll, Secrtariats sociaux, Cabinets davocats experts en droit social, Consultance teambuilding, Multiples solutions IT, Coaching, assesments, Gestion du dossier de prpensions par des tiers, Tout cela aura un impact sur les processus que vont dessiner les quipes RH. (Il faudra dailleurs intgrer la discussion les personnes qui feront figure de cette externalisation)
21/02/2007

Professionnalisation accrue de la fonction (cfr cursus) Fminisation de la fonction Vieillissement dans le milieu (? Des places prendre mais la relve est-elle assure?) Un cadre lgal qui ne cesse dvoluer il faut suivre La dernire en date le contrat de solidarit entre les gnrations Quid du champ relatif la concertation sociale?
21/02/2007

Nous appartenons un monde dans lequel tout va de plus en plus vite et notre domaine nest pas pargn! ET LA MATIERE DEVIENT DE PLUS EN PLUS COMPLEXE Socit de linformation en ligne Les enews, les HR Alerts, les mailing lists des secrtariats sociaux ou des fdrations demployeurs ou de travailleurs, des cabinets spcialiss, groupements divers Sances dinformations de formations, sminaires, etc
21/02/2007
Menu
21/02/2007
Conclusions
Croire en ce que lon fait et y mettre du bon sens Penser en quipe Apporter des solutions et ne pas reporter les problmes Avoir un esprit novateur dans ce que lon entreprend Toujours travailler sur du factuel (facts and figures) Ne jamais abandonner!
21/02/2007
Conclusions
Etre lcoute active Raisonner en gestion de projet Ne jamais vivre sur ses acquis Anticiper Tout reste faire! Le monde HR est un trs petit monde
21/02/2007
Conclusions
Toujours penser au Moteur du Succs (ADALIS) Qualit des Relations
Qualit des Rsultats
Qualit de la Pense
Qualit des Actions

21/02/2007
Divers
Charles Henri Besseyre Des Horts, Grer les ressources humaines dans lentreprise, Les Editions dOrganisation, Paris, 1990. Francis Walder, Saint-Germain ou la ngociation, Editions Gallimard, Collection Folio, 1958. Jean Pascal Arnaud et Patrick Bouvard, RH fiction et ralits, Les Editions dOrganisation, Paris, 2006.
21/02/2007
Divers
Merci de votre attention, Questions?
Cela peut toujours servir: nmnicolasmartin@yahoo.fr

21/02/2007

Nicolas Martin

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Les modalits dorganisation dun service du personnel

Nicolas Martin ICHEC Entreprises - Gestion Administrative 21/02/2007

Mobilisation entire de toute lentreprise.

Histoire,Vcu Expriences Recul Pas une seule vrit Q/R

Dnominations et vocables Le choc

Finalits dun service du personnel

question existentielle! Quelles activits? Que veut-on devenir?

Finalits dun service du personnel

Finalits dun service du personnel

Finalits dun service du personnel

Finalits dun service du personnel Inventaire? Les grandes lignes

Finalits dun service du personnel

Finalits dun service du personnel

Finalits dun service du personnel

Finalits dun service du personnel

Finalits dun service du personnel

Dfinitions des fonctions

Finalits dun service du personnel

Finalits dun service du personnel

Autres extraits darticles qui peuvent illustrer ce qui prcde

Finalits dun service du personnel

Finalits dun service du personnel

Finalits dun service du personnel

Etre orient personnes Etre orient tches

FAIRE VIVRE TOUT CE BEAU MONDE TEAM BUILDING

? Matires VASTE ETENDUE!

LISTE NON EXHAUSTIVE!!!

Les processus cest laffaire de tous! (IMPLICATION)

Degr de participation des collaborateurs

Adhsion vraisemblable aux objectifs

Demande de personnel Auprs du DRH Team Recrut/Sel. Recrutement Slection

Gestion sous payroll

Exit interview 21/02/2007

Autre exemple de processus grh ouvriers

Candidatures Demande de Internes & personnel externes (FORMPERS 010)(Presse, ONEM)

GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

EVALUER GERER LA CARRIERE * CDI

Gestion du changement et de lorganisation

Gestion du changement et de lorganisation

Gestion du changement et de lorganisation

Milieu: Etre Individu et personne Ressources Humaines

Employ RH Fiction et ralits

Gestion du changement et de lorganisation

Bien penser le changement!

Gestion du changement et de lorganisation

Facteurs cls du succs?

Volontarisme, dterminisme Transparence Pense profonde Communication

Gestion du changement et de lorganisation

Gestion du changement et de lorganisation

Gestion du changement et de lorganisation

Gestion du changement et de lorganisation

Gestion du changement et de lorganisation

Gestion du changement et de lorganisation

Gestion du changement et de lorganisation

Etroite collaboration du Team payroll et du Responsable de dossier au Secrtariat Social

GAM Ecritures comptables, Fichiers destins au financier

Les enjeux, le devenir

Les enjeux, le devenir

Les enjeux, le devenir

Les enjeux, le devenir

Qualit des Rsultats

Qualit des Actions

Merci de votre attention, Questions?

Cela peut toujours servir: nmnicolasmartin@yahoo.fr