SYSTEMY ZARZDZANIA PROJEKTAMI

Krzysztof Piechota Katedra Zarzdzania w Turystyce WZIKS UJ

Co to jest projekt ?
Projekt to przedsiwzicie, ktre ma pocztek i koniec. Jest to dziaanie zoone, wielopodmiotowe, przeprowadzone zgodnie z planem, ktre ze wzgldu na skomplikowanie bywa sporzdzone przy uyciu specjalnych metod. T. Kotarbiski

Zaplanowane z okrelonego powodu i w okrelonych warunkach jednorazowe zamierzenie, na pocztku ktrego stoi pomys lub problem, na kocu za rezultat. K. Plebaczyk

Co to jest projekt ?

zorganizowany cig dziaa ludzkich, zmierzajcy do osignicia zaoonego wyniku, zawarty w skoczonym przedziale czasu z wyrnionym pocztkiem i kocem, realizowany najczciej zespoowo, wykorzystuje okrelone iloci zasobw.

PROJEKT = DESIGN PROJEKT = PRZEDSIWZICIE PROJEKT < PROGRAM PROJEKT PROCES

Cechy charakterystyczne projektu:

Zorientowanie na cel Unikatowo Zoono i kompleksowo Okrelono Tymczasowo

Rodzaje projektw
Badawcze Techniczne Produkcyjne Systemw zarzdzania (ekonomiczne i organizacyjne) Inne

Przykady projektw

Wdroenie nowego produktu Wydarzenie kulturalne Budowa domu Organizacja stanowisk roboczych Opracowanie nowej technologii

Zarzdzanie projektem
to zbir czynnoci wykonywanych w celu osignicia wyznaczonych celw gwnych i porednich w skoczonym czasie

planowanie, harmonogramowanie, realizacja i kontrola zada Zarzdzanie projektem to dziedzina zajmujca si efektywnym osiganiem celw projektw, minimalizacj ryzyka niepowodzenia, budowaniem motywacji zespou projektowego i waciw komunikacj pomidzy uczestnikami projektu.

Fazy zarzdzania projektami

1. Przygotowawcza 2. Kontrolno-koordynacyjna

Inicjowanie projektu Definiowanie projektu

Kontrola wykonawstwa projektu Koordynacja wykonawstwa projektu

Wyznaczanie celw projektu

Powoywanie i organizowanie zespou projektowego Okrelanie struktury projektu Planowanie przebiegu projektu

Zamknicie projektu

Planowanie wykorzystania zasobw

Organizacja wykonawstwa projektu

Zarzdzanie projektami

Dziaania kierownicze (zarzdcze)

Wielko wejciowa Dziaania operacyjne (podstawowe) Potrzeba

Oczekiwany rezultat
Zaspokojenie potrzeb

Dziaania pomocnicze (wspierajce)

K. Plebaczyk

Zarzdzanie projektami

Ryc. 3. Charakterystyka zarzdzania projektami, rdo: E. Turban, J.R. Meredith, Fundamentals of Managment Sciene,1985, Plano

Systemy zarzdzania projektami

System - jakikolwiek obiekt fizyczny lub abstrakcyjny, w ktrym mona wyrni jakie wzajemnie powizane dla obserwatora elementy.

System informatyczny jest to zbir powizanych ze sob elementw, ktrego funkcj jest przetwarzanie danych przy uyciu techniki komputerowej.

Systemy zarzdzania projektami

System zarzdzania projektami (SZP) rozumiany w sensie podmiotowym i strukturalnym to administracja i kierownictwo merytoryczne projektu. SZP rozpatrywany z dynamicznego punktu widzenia jest procesem, na ktry nakadaj si funkcj, procedury oraz instrumenty, dotyczce projektowania i realizacji przedsiwzi.

Systemy zarzdzania projektami

Oprogramowanie informatyczne suce zarzdzaniu projektami jest podstawowym instrumentem przy realizacji przedsiwzi
Podstawowa funkcjonalno moduw SZP: definiowanie nowych i edycja projektw raportowanie stanu zaawansowania projektw organizacja pracy czonkw zespou projektwego informacja o aktywnoci pracownikw w ramach projektu wizualne prezentowanie projektw np. poprzez wykresy Gantta automatyczne tworzenie i delegowanie nowych obowizkw dla pracownikw aktualna informacja o zmianach w projekcie dostpna dla caego zespou projektowego

rozliczanie w czasie rzeczywistym kosztw na podstawie kosztw wykorzystanych zasobw

Systemy zarzdzania projektami

SZP mog mie rne rozwizania organizacyjne zalene od stopnia scentralizowania. Okrela je zakres przedmiotowy projektw oraz jak znaczca jest koncentracja uprawnie kierownika projektu. Jego najwaniejsz rol pozostaje funkcja koordynacyjna oraz integracyjna.

Harmonogram
Przedziau przedrealizacyjnego

Wykres organizacji i planowania przedsiwzicia, opracowany w ukadzie chronologicznym procesw, jakie zostay wyrnione w tym przedziale. Poszczeglne procesy s rozpatrywane w przekroju porwnawczym planowego i rzeczywistego czasu ich trwania. Dziki temu mona ustali odchylenia w przebiegu projektw, a wic wyprzedzenia lub opnienia to jest podstawa terminowoci realizacji przedsiwzicia.

Harmonogram
Przedziau realizacji przedsiwzicia

Opracowuje si w analogiczny sposb jak wczeniej przedstawiony harmonogram. W tym przypadku harmonogram odniesiony jest do procesw wystpujcych w fazie wdroenia. (Stosowanie dwch harmonogramw zmniejsza ryzyko niepowodzenia realizacji projektu.)

Wykres Gantta

Wykres Gantta jest graficznym sposobem planowania i kontroli. Planowanie i koordynowanie przebiegu rnych czynnoci w przekroju czasowym odgrywa istotn rol w tworzeniu i funkcjonowaniu organizacji. Wykresy Gantta su do planowania dziaa wielopodmiotowych zarwno zespoowych, jak i grupowych. Przedstawiaj nastpstwo kolejnych zdarze, uwzgldniajc rwnie zadania wykonywane rwnolegle. Dziki tej technice mona take kontrolowa realizacj zaplanowanego przedsiwzicia.

Wykres Gantta

Ryc. 2. Gantt project, rdo: www.projekty.hojnacki.net

Inne sposoby prezentacji harmonogramw

Metoda PERT Metoda CPM Metoda GERT

Harmonogram
Oprogramowanie wspomagajce przedstawianie planu

Gantt project Adonis Community P2ware Planner Suite

Systemy zarzdzania projektami

Oprogramowanie wspierajce zarzdzanie projektam MS project Microsoft Project Management Primavera Systems ProjectShelf PeTS

Systemy zarzdzania projektami

Najwaniejsze korzyci z oprogramowania wspierajcego SZP:

raportowanie kosztw, przychodw i rentownoci realizowanych projektw systematyzowanie regu pracy grupowej popraw przepywu informacji wewntrz firmy skrcenie czasu pracy biurowej poprzez czciow jej automatyzacj

moliwo definiowania i koordynowania dowolnych modeli biznesowych

podniesienie efektywnoci pracy grupowej -wspdzielenie informacji o projektach, klientach i aktywnoci wsppracownikw

Systemy zarzdzania projektami

Najwaniejsze korzyci z oprogramowania wspierajcego SZP:

okrelenie dokadnej hierarchii realizowanych zada

moliwo kontroli realizacji zada przez kierownictwo zmniejszenie liczby bdw zwizanych z opnieniami realizacji zda zwikszenie sprzeday poprzez popraw wewntrznej organizacji pracy wymiana ze wsppracownikami wanych informacji, dokumentw oszczdno czasu - szybki dostp do informacji o kluczowym znaczeniu dla realizacji wasnych zada

Ryc. 3. Project menagment, rdo: www.hojohnlee.com

Bibliografia
Adam Stabrya, Zarzdzanie projektami ekonomicznymi i organizacyjnymi, Warszawa, 2006. M. Trocki, Zarzdzanie projektami, Warszawa, 2003 www.boc-group.com www.skutecznyprojekt.pl www.abc-ekonomii.net.pl www.wikipedia.org www.mfiles.pl www.infobiz.pl

DZIKUJ ZA UWAG!