CONOCIMIENTOS BASICOS Haga clic MICROSOFT EXCEL DE para modificar el estilo de subttulo del

patrn
PROFESORES DE PRACTICA DOCENTE I PERIODO AO 2012

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 Definicin: es una aplicacin para manejar hojas de clculo. Este

programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables.

MICROSOFT OFFICE EXCEL

Hoja de clculo: es un programa que permite manipular datos

numricos y alfanumricos dispuestos en forma de tablas (la cual es la unin de filas y columnas). Habitualmente es posible realizar clculos complejos con frmulas y funciones, y dibujar distintos tipos de grficas.

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ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE EXCEL Al entrar en Excel nos aparecer la siguiente

ventana:

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Leyenda de los elementos de la pantalla de Excel.

En la que se distinguen las siguientes partes:

1. Barra de Inicio Rpido (Nueva caracterstica en Office 2007). 2. Barra de Ttulo de la ventana de Excel, incluye el nombre del libro abierto. 3. Botones clsicos de las ventanas de Windows (minimizar, maximizar y cerrar). 4. Agrupacin de todas las Barras de Herramientas de Excel. Esta forma de presentar las barras de herramientas es otra de las nuevas caractersticas en Office 2007. Se dividen en fichas o etiquetas, la activa en la figura es la opcin Inicio en la cual se incorporan todas las funciones referidas al formato. Con un doble clic sobre cualquiera de las etiquetas se ocultan las herramientas. 5. Conjunto de Herramientas agrupadas dentro de las fichas. En el caso de la figura se ven todas las herramientas Formato incorporadas dentro de la ficha Inicio. 6. Columnas de la hoja. 7. Filas 4/24/12 de la hoja.

Leyenda de los elementos de la pantalla de Excel.

8. Celda activa. 9. Indica la celda activa 10. Asistente para funciones 11. Hojas del libro, mediante estos controles podemos desplazarnos rpidamente por las hojas del libro e insertar nuevas hojas al libro. 12. Barra de desplazamiento horizontal que permite desplazar el contenido de de forma lateral. 13. Zoom sobre la hoja. Estos controles son nuevos y permiten ampliar o reducir el porcentaje de zoom de forma rpida y precisa. 14. Controles para cambiar la vista de la hoja. 4/24/12

Barra de Herramientas

BARRA DE HERRAMIENTAS Y BARRA DE ACCESO RPIDO

Excel presenta una Barra de Herramientas que contiene las diferentes opciones de formato, vista, diseo, frmulas y otras funciones que ayudan a realizar nuestro trabajo. En ella se encuentran ocho secciones claves para el funcionamiento de las aplicaciones: Inicio, Insertar, Diseo de pgina, Frmulas, Datos, Revisar, Vista y Complementos. Al pulsar cada una de estas pestaitas, se puede visualizar en pantalla las opciones que cada una de ellas comprenden. Por ejemplo, si pulsamos Inicio, veremos todas sus funciones.

Siendo estas las asociadas con pegar, cortar y copiar; formato de fuente; alineacin e interlineado; formato de nmeros; insertar, eliminar o dar formato de celdas; y otros estilos y aplicaciones rpidas que ayudan a realizar nuestro trabajo.

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Barra de Acceso Rpido

Esta barra la encontramos en la parte izquierda de la pantalla, arriba de la barra de herramientas o abajo; y permite accesar a funciones seleccionadas de una forma rpida. En el ejemplo se encuentra sobre la barra de herramientas.

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La barra que se muestra se ha configurado con cuatro botones de acceso rpido (sin necesidad de ingresar a funciones o ms vietas), los cuales son: guardar, deshacer, rehacer y abrir. Si pueden aadir mas botones de acceso rpido mediante el men.

LA HOJA DE TRABAJO
La hoja de trabajo consta de una cuadrcula compuesta por filas y columnas, de ahi

que para nombrar a una celda determinada se haga una combinacin de ambos parmetros. ordenadas de acuerdo al alfabeto y las filas por nmeros.

En el que el primer elemento es la Columna y luego la Fila. Las columnas estn

Columnas

Filas

Por ejemplo, A4 ser una celda ubicada en la columna A y en la cuarta fila.

ubicacin de la celda.

Se puede 4/24/12 observar que la columna A y la fila 4 tienen un color diferente que muestra la

LA HOJA DE TRABAJO
La hoja de trabajo en Excel tiene una amplia cuadrcula compuesta por muchas filas y

columnas.

Para una mejor movilizacin dentro de la hoja de trabajo existen unas barras de desplazamientos que permiten movernos hacia arriba, abajo, izquierda y derecha, dependiendo de la flecha que se presione. Ejemplos: Arriba

Abajo Izquierda Derecha

Hay que recalcar que para presionar las flechitas es necesario mover el cursor con el ratn y hacer clic con el botn izquierdo. Dependiendo de la configuracin que se le da a Excel, al presionar enter en una celda 4/24/12

HOJAS DE TRABAJO
Excel presenta tres diferentes Hojas de Trabajo en un mismo libro o

documento, las cuales pueden irse incrementando de acuerdo a las necesidades

Si se quiere incrementar una hoja ms de trabajo, se debe

posicionar en el ltimo botn que aparece en el men de hojas y se crear una nueva

Se tendrn cuatro hojas de trabajo y siempre la opcin de crear una

nueva

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SUMA EN EXCEL
Excel primordialmente en una gran hoja de clculo, que es utilizada para realizar

diferentes operaciones matemticas y financieras.

Por tanto, como hoja de clculo comprenden diferentes funciones OPERACION SUMA EN EXCEL Son dos formas en las que puede realizarse la operacin suma en Excel, una

utilizada principalmente cuando son rangos numricos continuos, y la otra en cualquier situacin que se desee calcular una suma.

Suma Cualquiera: Tomemos el presupuesto preparado en lecciones anteriores. Si por ejemplo

quisiramos sumar lo presupuestado en los cuatro meses para el Rubro Salarios, haramos lo siguiente:

1. Nos posicionamos en la celda donde queremos visualizar el total de la suma de

estas cantidades.

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 2. Para que Excel reconozca una operacin cualquiera, es utilizado el signo igual.

Este indica que un clculo numrico se realizar en dicha celda.

3. Veamos tambin como nuestra barra de frmulas identifica en esta celda el signo

igual.

4. Como queremos sumar lo presupuestado en enero, febrero, marzo y abril,

marcaremos estas cuatro celdas.

Luego de haber escrito el signo igual con el ratn nos ubicamos en la primera

cantidad (correspondiente a enero) la marcamos y escribimos luego el signo ms, marcamos la segunda cantidad (posicionndonos nuevamente con el ratn) y escribimos otro signo ms, marcamos la tercera cantidad hasta el momento esta sera la suma

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 5. Luego de marcar la tercera cantidad colocamos otro signo ms, seguido de la

cuarta cantidad.

Veamos tambin la barra de frmulas, como va mostrando todo lo que se est

realizando en la celda seleccionada:

6. Cuando se haya marcado la ltima celda a sumar, pulsamos enter en el teclado. Ya

tendremos el resultado de la suma.

Importante: recordemos que para marcar cada una de estas cantidades, debemos

posicionarnos con el ratn en cada una de las celdas a sumar. Podremos ver como cada una de estas celdas se marca, formndose un borde de color alrededor de ella.

siendo seleccionado.

En este 4/24/12 caso el borde de la celda de la cantidad 10,000 es punteado. Seal que est

SUMA DE VARIAS 1. Nos posicionamos en la celda donde queremos CELDAS presentar la suma de varias cantidades.

2. Buscamos y seleccionamos la funcin Autosuma

de la barra de herramientas del botn Inicio.

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 4. Una vez sombreado el rango, pulsamos Enter en el teclado. Ya tendremos el

resultado de la suma.

As podemos ir totalizando para cada rubro, aplicando los pasos anteriores. Tambin si queremos saber cuanto es lo que tenemos que presupuestar para estos

cuatro meses, considerando los cinco rubros lo podemos hacer.

a) Nos posicionamos en la celda que queremos el resultado

b) Buscamos y seleccionamos la opcin Autosuma de la barra de herramientas.

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c) Sombreamos el rea que queremos totalizar o sumar

Barra de frmulas:

d) Pulsar Enter al teclado luego de haber sombreado el rea. Se tendr la cantidad

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totalizada

 Tambin en Excel podemos hacer las operaciones matemticas bsicas: sumar,

OPERACIONES MATEMATICAS
restar, multiplicar y dividir. Y as como lo es en clculo, deben de cuidarse las reglas o leyes de cada una de estas operaciones. 1) Nos ubicamos en la celda en la que queremos hacer la suma

Sumar

2) Escribimos el signo igual (=), que hemos visto es para realizar operaciones

3) Y comenzamos a escribir las cifras que queremos sumar.

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 Multiplicacin a) Nos posicionamos en la celda donde queremos hacer la operacin

b) Escribimos el signo igual (=) seguido de las cifras que queremos multiplicar

Recordemos que el smbolo de multiplicar es el asterisco (*) Veamos la barra de frmulas

c) Pulsamos Enter en el teclado y la operacin estar realizada

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 Dividir 1) En la celda donde realizaremos la operacin escribimos igual (=), y las cifras a

dividir

La barra de frmulas rastrea las operaciones en la celda

2) Pulsamos Enter en el teclado y ya tendremos nuestro resultado

Recordemos que si queremos hacer operaciones combinadas, las leyes de clculo

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Cmo guardar un documento de Una hoja trabajada en Excel puede guardarse como un archivo, al cual podemos Excel? darle el nombre que ms convenga.
Pasos para guardar un archivo:

1. Una vez hemos terminado nuestro Presupuesto y lo queremos guardar, nos posicionamos en el Botn Office

2. Pulsamos el botn Office y se desplegarn las opciones principales

3. Seleccionamos Guardar como

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 4. Se nos abrir la pantalla de controles de Guardar

5. Le damos nombre al archivo en el espacio correspondiente

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Cmo abrir un archivo ya existente? En Excel podemos tener acceso a un archivo que previamente ha sido
guardado. Una hoja de clculo que hemos realizado anteriormente o alguien realiz. Para ello seguimos los siguiente pasos: 1. Nos posicionamos en el Botn Office

2. Desplegamos el Botn Office y seleccionamos la opcin Abrir

3. Aparecer un nuevo cuadro de controles para acceso a directorios y archivos. 4/24/12

4. Una vez encontrada la carpeta o directorio, seleccionamos el archivo que se desea abrir.

5. Pulsamos el botn Abrir

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Vincular vnculo dinmico entre el contenido del o incrustar una Cuando se desee crear un documento y el contenidoclculo de Excel hoja objeto. A diferencia de cuando se pega contenido (por el de de un libro de Microsoft Office Excel, se inserta contenido como
ejemplo, si se presiona CTRL+V), cuando se inserta como objeto vinculado o incrustado, se puede trabajar en l en el programa original.
Si se inserta las celdas en el documento como objeto de Excel, Microsoft

Office Word ejecuta Excel cuando se haga doble clic en las celdas y se puede usar los comandos de Excel para trabajar en el contenido de la hoja de clculo.
Cuando se inserta un libro completo de Excel como objeto, el documento

muestra slo una hoja de clculo. Para mostrar las distintas hojas de clculo, debe hacer doble clic en el objeto de Excel y, a continuacin, se hace clic en la hoja de clculo que se desea.

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Pasos para insertar tabla de Excel en Word.

1.-Click en "insertar

2.- Click en "Objeto "

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 3.- Elegir "hoja de clculo de Microsoft Excel" en la ventana que se muestra.

Nota:

Esto es para crear una hoja de Excel en un documento de Word, la hoja de Excel estar en blanco. Si lo que se desea es aadir a Word una hoja de Excel que ya existe, entonces en el paso 3 se debe escoger (en la ventana que se muestra), la pestaa que dice "crear desde un archivo". 4/24/12

4.- Click en "examinar

5.- Buscar el archivo de Excel que se desea insertar en Word.

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CONCLUSIN
Existen varios programas de hojas de calculo los cuales permiten llevar de

forma ordenada y sistematizada una contabilidad. control de nominas, gastos extras, y otras aplicaciones financieras, ya sea de una persona natural o jurdica, pero se emplea mas en el rea empresarial.

EL Microsoft office Excel contiene una gran cantidad de funciones y caractersticas que facilitan el proceso contable y otros procesos tiles para una gestin eficiente, siendo este programa el mas usado entre todos los diferentes programas de hojas de clculo.

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MUCHAS GRACIAS

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