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En Ms Project, el mtodo de programacin por omisin es la programacin condicionada por el esfuerzo . Esta prolonga o disminuye la duracin de una tarea para adaptarla a cambios en los recursos, pero no modifica el trabajo total de la tarea (excepto en el caso de variar las Unidades de un mismo recurso en una tarea de Duracin fija El trabajo total de una tarea est determinado por la duracin esperada de una tarea y la asignacin inicial de los recursos.
GESTION DE RECURSOS
PROGRAMACION CON RECURSOS:
Tipos de tarea:
Unidades
fijas: tipo de tarea por omisin en Ms project. Cuando se aaden o se suprimen recursos en una tarea de unidades fijas generalmente se modifica la duracin de la tarea mantenindose el nmero de horas total. ( se excepta el caso de una tarea no condicionada por el esfuerzo). En este caso aumenta el nmero total de horas del proyecto. Ver/Ms vistas/Entrada de tarea/ aplicar/Tipo de tarea: unidades fijasAadir o modificar recursos en una tarea especfica Al aadir otra unidad del mismo recurso a una tarea de Unidades fijas, condicionada por el esfuerzo se comprobar que vara la duracin de la tarea, pero no el trabajo del recurso.
GESTION DE RECURSOS
PROGRAMACION CON RECURSOS:
Tipos de tarea:
Duracin
fija:. Si un tipo de tarea est configurada con el tipo de duracin fija, la duracin de la tarea es siempre la misma cuando se aade o elimina un recurso. Las horas totales de una tarea de duracin fija quedarn modificadas siempre excepto, en el caso que se aada una unidad de un recurso distinto a una tarea condicionada por el esfuerzo. Ver/Ms vistas/Entrada de tarea/ aplicar/Tipo de tarea: Duracin fija. Aadir o modificar recursos en una tarea especfica En este caso se asignar una unidad de recurso adicional a una tarea condicionada por el esfuerzo y duracin fija y se comprobar que no vara la duracin de la tarea ni el trabajo del recurso.
GESTION DE RECURSOS
PROGRAMACION CON RECURSOS:
Tipos de tarea:
Trabajo
fijo:. Si un tipo de tarea est configurada con el tipo de trabajo fijo, el trabajo total de la tarea ser el mismo cuando se eliminen o aadan otros recursos. En una tarea de trabajo fijo, se modifica la duracin y las unidades de recursos. Una tarea de este tipo siempr debe estar condicionada por el esfuerzo. Ver/Ms vistas/Entrada de tarea/ aplicar/Tipo de tarea: Trabajo fijo. Aadir o modificar recursos en una tarea especfica En este caso se asignar una unidad de recurso adicional a una tarea condicionada por el esfuerzo y trabajo fijo y se comprobar que vara la duracin de la tarea pero no el trabajo total del recurso.
GESTION DE RECURSOS
PROGRAMACION CON RECURSOS:
Los perfiles que se pueden crear son los siguientes: Uniforme: El nmero de horas de trabajo se distribuye de forma uniforme a lo largo de la duracin de la tarea Creciente: El nmero de horas de trabajo por perodo de tiempo es bajo al principio y se incrementa gradualmente hasta el 100% hacia el final de la tarea. Decreciente: El nmero de horas de trabajo por perodo de tiempo es del 100% al principio y disminuye gradualmente hasta el final de la tarea. Dos picos: El nmero de horas por perodo de tiempo se incrementa 2 veces hasta el 100% a lo largo de la duracin de la tarea. Pico inicial: El nmero de horas por perodo de tiempo se incrementa hasta el 100% en el primer cuarto de la duracin de la tarea. Pico final: El nmero de horas por perodo de tiempo se incrementa hasta el 100% en el ltimo cuarto de la duracin de la tarea. Campana: El nmero de horas por perodo de tiempo, se incrementa al 100% en la mitad de la duracin de la tarea. Los % de trabajo inicial y final son bajos. Ver/Uso de recursos/doble click en tarea donde se asign el recurso/seleccionar perfil
GESTION DE RECURSOS
GESTION DE LAS CARGAS DE RECURSOS:
Al
asignar recursos de las tareas de un proyecto, pueden darse conflictos en los recursos. Un conflicto de recursos se produce cuando uno de ellos est programado para realizar ms trabajo del que puede llevar en el perodo laborable disponible. Un conflicto de recursos puede darse como resultado de una asignacin a una tarea individual o de varias asignaciones. Con Ms Project 2007 se pueden identificar rpidamente los conflictos de recursos usando varias vistas diferentes, ya que destaca la informacin del conflicto en rojo y muestra un identificador de redistribucin . Cuando se producen conflictos se puede usar Ms Project para realizar ajustes automticos de programacin, retrasando o dividiendo o dividiendo asignaciones de recursos o tareas. Tambin se pueden resolver de forma manual usando tcnicas de programacin dentro de Ms Project Ver/Hoja de recursos/capacidad mxima/ modificar
GESTION DE RECURSOS
GESTION DE LAS CARGAS DE RECURSOS:
Visualizacin
a identificar hasta que punto un recurso est sobrecargado o infrautilizado. Un recurso est sobre asignado cuando tiene asignado ms trabajo del que puede realizar en su horario laboral previsto. Cuando un recurso est sobre asignado el texto se destaca en rojo, y en la vista de recursos se muestra un indicador de redistribucin. Ver/uso de recursos/
GESTION DE RECURSOS
ADMINISTRACION DE RECURSOS
A
continuacin se describen los botones mas importantes de la barra de herramientas administracin de recursos
Vista
Asignacin de recursos: Muestra la vista uso de recursos en la parte superior y la vista gantt de distribucin en la parte inferior Vista entrada de tarea: Muestra la vista entrada de tarea que consta de la vista diagrama de Gantt en la parte superior y la vista formulario de tareas en la parte inferior.(donde se puede gestionar tipo de tarea. Asignar recursos: Abre el cuadro de dilogo Asignar recuros. Desde ac se pueden gestionar las asignaciones, marca el recurso utilizado en la tarea visualizada. Qu utilizan el recurso: Muestra tareas que utilizan un recurso especfico (filtro)
GESTION DE RECURSOS
ADMINISTRACION DE RECURSOS
Localizacin Ver/Uso
Utilizando la funcin F5 hacer click en el cuadro que despliega el cuadro Fecha, seleccionar la fecha a la que desea desplazarse y hacer click sobre el botn Aceptar.
Localizacin Ver/uso
de sobreasignacin de recursos
GESTION DE RECURSOS
ADMINISTRACION DE RECURSOS
Resolucin
de conflictos de recursos
Los conflictos de recursos se producen cuando un recurso est sobre asignado en una tarea o en un proyecto.
Herramientas/Redistribuir Automtica o manual Siempre
recursos/cuadro de dilogo
que tenga una sobreasignacin y project no pueda resolverla, aparecer un mensaje indicando esta circunstancia, se pulsar Omitir tantas veces como aparezca.
Las Lo
mas usual, incrementar la capacidad mxima del recurso: Esto reduce el nmero de horas que necesita trabajar cada unidad del recurso en la tarea. influye en los costos del proyecto .
GESTION DE RECURSOS
ADMINISTRACION DE RECURSOS
Resolucin Programar
de conflictos de recursos
la tarea que ha creado la asignacinAadir horas extras Ajustar las dependencias o delimitaciones de las tareas Suprimir el recurso si no es importante para la tarea Sustituir el recurso sobre asignado por un recurso infrautilizado. Ajustar el calendario para ampliar das y horas laborables del proyecto . Disminuir la cantidad de trabajo asignado al recurso. Incrementar la capacidad mxima Ver /hoja de recursos/tabla/entrada/ el recurso en rojo cambiar capacidad mxima hasta que desaparezca el color rojo
GESTION DE RECURSOS
PROGRAMACION DE LAS DELIMITACIONES DE TAREAS
Cuando se impone una delimitacin en la fecha de comienzo o fin de una tarea, disminuye la capacidad de esa tarea para adaptarse a cambios en la programacin. En Ms Project 2007, todas las tareas son programadas para que ocurran tan pronto como sea posible, sobre la base dada de comienzo de una fecha dada del proyecto. Si es necesario imponer limitaciones de fechas en las tareas, Ms Project controlar la limitacin de la propuesta y mostrar un mensaje en caso de que exista la posibilidad de que la redistribucin genere un conflicto en la programacin. Una vez completada la preparacin de la programacin y anytes de comenzar la primera tarea del proyecto, tomar una instantnea del plan programado para su comparacin posterior con las fechas en curso.
GESTION DE RECURSOS
APLICACIN DE LIMITACIONES FLEXIBLES
En Ms Project al introducir una tarea, por omisin se le asigna una delimitacin LAP Lo antes posible . La tarea comienza lo antes posible, basndose en otras delimitaciones y dependencias. Es flexible para todos los proyectos. LMTP NFAD NCAD NFDD NCDD Lo mas tarde posible No finalizar antes de ( se define fecha de terminacin) No comenzar antes del ( inicia la tarea en la fecha fija) No finalizar despus de No comenzar despus de
Ver/diagrama de Gannt/Informacin de la tarea (doble click)/ avanzado/cuadro de dilogo seleccionar tipo de delimitacin.
FIN DE LA PROGRAMACION
DEFINICION DE UNA LINEA BASE
Una vez creada una programacin de un proyecto y resueltos los conflictos a nivel de recursos y tareas, la programacin obtenida presenta la mejor estimacin de Cmo debe llevarse a cabo el proyecto, as como de los recursos que va a necesitar. Antes de comenzar la primera tarea del proyecto, es necesario definir una Lnea de base. Una Lnea de base es una grabacin o instantnea tomada en un momento especfico del proyecto. Si se guarda una lnea de base , antes de terminar la planificacin, de la programacin, se podr grabar una nueva line ade base sobre la lnea de base existente. Herramientas/Seguimiento/establecer lnea de base/ aceptar
FIN DE LA PROGRAMACION
DEFINICION DE UNA LINEA BASE
Visualizacin de estadsticas de una lnea base: Proyecto/Informacin del proyecto/estadsticas (abajo) En este cuadro se presenta el resumen del proyecto al inicio Mostrando fecha de inicio, fecha de terminacin, Presupuesto, Horas disponibles de l proyecto, duracin del proyecto. Creacin de planes provisionales: Un plan provisional se guarda generalmente en ciertas fases del proyecto. Estos planes pueden compararse con el plan de Lnea de base y con la programacin actual Herramientas/Seguimiento/Lnea de base/Establecer plan provisional
CONTROL DE UN PROYECTO
Seguimiento del progreso:
A partir de la Lnea de base, el progreso de las tareas debe ser controlado a lo largo de todo el proyecto. La frecuencia de la actualizacin depende del control que se necesite en el Proyecto. Si se le controla el progreso frecuentemente, ser ms fcil identificar los problemas y solucionarlos. Herramientas/seguimiento/Actualizar tareas. Hacerlo para cada tarea en progreso, se puede reflejar el progreso por porcentaje o por fecha real de inicio y fin. Existen 5 tipos de datos reales que se pueden introducir: Fechas reales de comienzo y fin -Porcentaje completado -Duracin real y duracin restante -Trabajo real y trabajo restante -Costos reales y costos restantes
CONTROL DE UN PROYECTO
Seguimiento del progreso:
Introduccin del trabajo Real: Se utiliza para introducir las horas de trabajo reales realizadas en una tarea. Ver/uso de tareas.---Formato/Detalles/trabajo real Hacerlo para cada tarea en progreso, se puede reflejar el progreso por horas de trabajo. Pulsar la tecla F5 , escribir el identificador de la tarea que se desee actualizar ,la fecha y hacer ClicK sobre el botn Aceptar Hacer Click en el campo trabajo real del recurso a evaluar, pulsar la tecla TAB para seguir modificando campos a la derecha y Aceptar
CONTROL DE UN PROYECTO
Seguimiento del progreso:
Reprogramacin de una tarea: En esta aplicacin, se dividir una tarea en la que se va a interrumpir el trabajo y se reprograma para su reanudacin varios das dess. Ver/Diagrama de Gantt/seleccionar tarea que se va a dividir/usar icono dividir tarea en menu de herramientas estandar- Guardar archivo. Actualizacin del resto del proyecto: Las tareas que no tienen lugar segn lo previsto deben ser actualizadas antes que el resto de la programacin, y las que tienen lugar segn lo previsto deben ser actualizadas, usando el cuadro de dilogo: Herramientas/Seguimiento/Actualizar Proyecto o Actualizar segn programacin
CONTROL DE UN PROYECTO
Seguimiento del progreso:
Comparacin de la Lnea de Base con los datos reales:
-La
lnea de base del proyecto Ofrece la base para comparar los costos, trabajo y fechas para todas las tareas y recursos que se han identificado dentro de l.
-Al
comparar el progreso del proyecto con la Lnea de base, este puede ser controlado para comprobar que las tareas se estn desarrollando segn programacin realizada inicialmente.
-Se
CONTROL DE UN PROYECTO
Seguimiento del progreso:
Comparacin de la Lnea de Base con los datos reales:
-La
lnea de base del proyecto Ofrece la base para comparar los costos, trabajo y fechas para todas las tareas y recursos que se han identificado dentro de l.
-Al
comparar el progreso del proyecto con la Lnea de base, este puede ser controlado para comprobar que las tareas se estn desarrollando segn programacin realizada inicialmente.
-Se
de valores a cumulados a Excel: -Archivo /guardar como/tipo: Libro de Microsoft Excel/Cuadro asistente seguir/guardar
CONTROL DE UN PROYECTO
Seguimiento de Costos: Esta aplicacin nos permite analizar los costos del proyecto, a fin de comparar, la evolucin del costo real, y el presupuesto o costo previsto del proyecto. Ver/Diagrama de Gantt/Tabla/Costo. Esta vista le permitir cotejar, tarea por tarea, el costo total de la tarea, el costo previsto de la misma y la variacin entre ambos conceptos. Adems detalla el costo real incurrido en la tarea a la fecha de anlisis. En los encabezados de la tabla se puede ampliar la informacin sobre cada uno de los conceptos de costos con la ayuda de MS project
CONTROL DE UN PROYECTO
Tcnica del Valor Ganado
Es una herramienta de seguimiento del proyecto, muy til para el director de proyectos y su equipo.Ms Project ofrece la posibilidad de realizarlo con mayor facilidad, sin embargo, el programa requiere de una serie de insumos que son fundamentales para poder ejecutarlo.
Proyecto/Informacin del proyecto/Marcar Fecha de estado La fecha de estado corresponde a la fecha para la cual se desea conocer el valor ganado por el proyecto, pudiendo coincidir con la actual o no. Una vez se ha cargado la fecha de estado. Ms Project est en condiciones de aplicar la tcnica del valor ganado y determinar los 3 conceptos que la definen: el costo presupuestado,(CPTP) el costo real,(CRTR) y el valor del trabajo realizado,(CPTR) los cuales permiten determinar el ndice de desempeo en Agenda (IRP)y el Indice de desempeo en Costos. (IDC) Ver/Tabla/ms tablas/valor acumulado
Simular diferentes fechas de control y verificar el comparatIvo de tiempos y costos de lo programado vs lo ejecutado!PRACTICAR,,,PRACTICAR Y PRACTICAR!!!! Gestionar proyecto y enviar archivo por correo explicando las consideraciones de planeacin y control de tareas, recursos y costos. !xitos en la Gestin de sus Proyectos! Gracias.
Simular diferentes fechas de control y verificar el comparatIvo de tiempos y costos de lo programado vs lo ejecutado!PRACTICAR,,,PRACTICAR Y PRACTICAR!!!! Gestionar proyecto y enviar archivo por correo explicando las consideraciones de planeacin y control de tareas, recursos y costos. !xitos en la Gestin de sus Proyectos! Gracias.