Proyecto

Gestin de Proyectos (PM)

En qu consiste la Administracin de Proyectos?

PROCESO Que incluye: DEFINICION + INICIACION + CONTROL + CONCLUSION EXITOSA

Ciclo de Vida de un Proyecto

Consiste en la divisin en Fases de un Proyecto

Facilita la gestin y control Estandariza los procesos Induce al uso de la expresin Entregable como factor clave Genera claridad a la hora de la transicin entre fases

Ciclo de Vida de un Proyecto

Estructuracin

Planificacin

Control

Ejecucin

Cierre

Fase de Estructuracin o Iniciacin

Estructuracin

Fase Inicial que permite Analizar y Elaborar el Proyecto

Planificacin

Control

Ejecucin

Cierre

Fase de Estructuracin o Iniciacin

Identificar la envergadura del proyecto
Identificar y consensuar el objetivo del Negocio vs. Objetivo del Proyecto Elaborar el Documento General del Proyecto

Documento General del Proyecto, Project Charter o Acta de Proyecto

Documento de Inicio Formal del Proyecto Contiene el Qu?, Cmo?, Cundo?, Dnde? y Con qu? Describe Objetivos del Negocio vs. Objetivos del Proyecto

 Describe el Alcance, Entregables, Equipo de Implementacin, roles y responsabilidades

Detalla el Plan a Alto Nivel del Proyecto

Plantea la Estrategia de Minimizacin de Riesgos

Cmo definir el Alcance (Scope Statement)

Enumerando los Objetivos del Proyecto

Describiendo tcnicamente el producto entregable

Detallando los servicios a prestar En ciertos casos, describiendo el grado de calidad pretendido

Modelo OEP (Objetivo-Entregables-Plan) a Alto Nivel

Entregable 1 Objetivo 1

Entregable 2
Objetivo 2 Entregable 3 Entregable 4 Entregable 5

Objetivo 3

Matriz de Roles y Responsabilidades

RECURSO

FASE
Anlisis Requerimientos

Gte Proyecto

Sponsor

Lder Funcional

Usuario Clave

...
...

Aprueba

Aprueba

Lidera

Participa

Definicin Funcional

Aprueba

Lidera

Participa

Diseo Tcnico

Lidera

Revisa

Desarrollo de la Solucin Lidera

Aprueba

Pruebas de la Solucin

Revisa

Aprueba

Aprueba

... ... ... ...

Elementos necesarios para la elaboracin del Acta de Proyecto seran:

Objetivos del Proyecto Beneficios al Negocio Descripcin del Alcance (Scope Statement) Entregables Identificados (Modelo OEP) Plan del Proyecto a Alto Nivel Equipo del Proyecto necesario Matrz de Roles y Responsabilidades Opcionalmente...Matrz de Perfiles y Habilidades requeridos.

Fase de Planificacin
Estructuracin
Fase que permite detallar y estimar el Proyecto

Planificacin

Control

Ejecucin

Cierre

Ejecucin de los siguientes Procesos:

Gestin del Alcance, mediante: La planificacin del Alcance la creacin del EDT (Estructura de Desglose de Trabajo) o WBS (Work Breakdown Structure) utilizando el Modelo OEP Gestin del Tiempo, mediante: La elaboracin del diagrama de Red La Construccin del Cronograma (Gantt) Gestin del Costo (Presupuesto), mediante: La elaboracin del presupuesto detallado

Planificacin del Alcance

En la elaboracin del OEP Entregable 1 Objetivo 1 Entregable 2 Objetivo 2 Objetivo 3 Entregable 3 Entregable 4 Entregable 5 Entregable 1.1

Entregable 1.2
Entregable 3.1 Entregable 3.2 Entregable 3.3

Construccin del EDT (Estructura de desglose de trabajo) o WBS (Work

Breakdown Structure)

Desglose de todos los entregables hasta el nivel ms bajo (paquetes de trabajo)

Es programable

Es asignable

Es controlable

Consideraciones para la construccin de un EDT o WBS

Que el objeto (entregable) o paquete de trabajo contenga el estado esperado (ej.: foto digitalizada, foto retocada) Que cada paquete de trabajo est asociado siempre a un entregable del proyecto Cada paquete de trabajo podr ser subdividido por el equipo de trabajo en otros sub-paquetes o tareas

Gestin del Tiempo

DIAGRAMA DE RED: que permitir relacionar las tareas del proyecto y descubrir el camino crtico

CRONOGRAMA DEL PROYECTO: que permitir llevar las tareas del proyecto a la vida real asocindole fechas, recursos y dependencias de cada tarea

Objetivo
Obtener la duracin total del Proyecto Identificar el conjunto de acciones que se podran ejecutar en paralelo (Fast-Tracking) Identificar las acciones del Camino Crtico que necesitaran mayor cantidad de recursos (Crashing)

Tipos de Estimaciones
Ventaja Bottom-Up Es el ms exacto Desventaja Requiere mayor esfuerzo

Top-Down

Es el ms rpido

Puede resultar inexacta sin la experiencia adecuada

Requiere conocimiento previo por proyecto parecido

Paramtrica

Se anticipa el costo por lnea de cdigo, pantallas o puntos de funcin

Construccin del Cronograma

Definiendo fechas claves externas (lanzamiento del producto, feriados, etc) Definiendo y documentando las variables bsicas del calendario de trabajo: Cuntos das por semana se trabaja en el proyecto Horario Tiempos dedicados al almuerzo Vacaciones, Eventos de la Organizacin, etc Validando la disponibilidad de recursos Asignando los recursos a las actividades Nivelando los recursos

Ejecucin y Control del Proyecto

Estructuracin

En llevar adelante el Plan, detectar los desvos y aplicar las correcciones necesarias

Planificacin

Control

Ejecucin

Cierre

Definir los planes de Gestin:

De Calidad, De Comunicaciones, De Riesgos del Proyecto, De RRHH y de Adquisiciones

Realizar la reunin de Lanzamiento interna Kick-off

Plan de Gestin de Comunicaciones

Determinar los procesos que aseguren: La generacin La obtencin La distribucin El almacenamiento La recuperacin Y el destino final de la Informacin del Proyecto en Tiempo y Forma

Mediante la elaboracin:
Del Plan de Comunicaciones del Proyecto Del Plan de distribucin de la Informacin De la Modalidad de Informar el Rendimiento del Proyecto
Quin necesita la informacin, cundo y cmo

Finalidad, frecuencia, fechas, forma-medio y responsable

Sobre el alcance, Cronograma, Recursos y costos

Y... Construir la Matriz de Reportes

Destinatario
Sponsor

Informacin necesaria
Calendario Alto nivel Cambios aceptados Cambios c/riesgos Tareas detalladas Cambios aceptados Otras noticias Status de todos los grupos del Proyecto Calendario Alto nivel Cambios aceptados bajo su responsabilidad Calendario Alto nivel Cambios aceptados

Frecuencia
Mensual o a acordar Semanal Diaria Quincenal

Medio
Presentacin Llamado Mail Reunin Mail Informal Reunin Mail Informal Llamado Mail Boletn Intranet

Equipo del Proyecto Equipo Extendido Proveedores

Mensual

Organizacin

Mensual

RIESGO

ISSUE

Eventualidad que se puede anticipar y se trata antes de que suceda

Eventualidad potencial que se gesta y aparece sorpresivamente durante la ejecucin

Herramientas
Minutas de Reunin Bitcora de Issues Reportes de Gestin (Avance y Estado) Aprobaciones de Cambios Documentos contables (remitos, facturas) Certificados de avance y finalizacin (Aceptacin Formal) Matrz de reportes emitidos y a recibir Dispositivos de almacenamiento (CDs, carpetas)

Plan de Gestin de Riesgos

Identificacin de los Riesgos: deteccin de amenazas y
documentacin de sus caractersticas

Evaluacin de los Riesgos: categorizacin y priorizacin de

acuerdo a la probabilidad de ocurrencia

Ordenamiento de los Riesgos: determinacin de impacto o

consecuencia de su ocurrencia sobre el proyecto

Planificacin de la respuesta a los Riesgos: acciones de

reduccin de amenazas y potenciamiento de oportunidades

Seguimiento y Control de los Riesgos: deteccin de

soluciones y nuevos riesgos del proyecto

Categoras para la identificacin de Riesgos

El PMI identifica 4 categoras de Riesgos que pueden servir como gua al momento de la elaboracin de la Matriz: Riesgos Tcnicos Riesgos de PM

Propios de la industria Mala Planificacin

Riesgos Organizacionales
Riesgos Externos

Cambio de Sponsor
Ajeno al Alcance

Estrategias de mitigacin

Evitar: Cambiar el plan para llevar la probabilidad

o impacto a cero

Mitigar: Ajustar el plan para disminuir la

probabilidad o impacto del riesgo

Transferir: Trasladar a un tercero la respuesta en

caso que se produzca el riesgo

Aceptar: Realizar una accin si el riesgo sucede

en el momento para salvar la situacin

Gestin de los RRHH

Planificacin de los Recursos: Matriz de roles y responsabilidades y Matriz de perfiles y competencias.

Desarrollo de los Recursos: Mejora de competencias e interaccin de los integrantes

Gestin de los Recursos: Seguimiento del rendimiento, retroalimentacin, manejo de conflictos y variables de performance

Fase de Cierre del Proyecto

Estructuracin

Planificacin
Control Ejecucin

Permite finalizar todas las actividades de los diferentes grupos de procesos para cerrar formalmente el proyecto

Cierre

Es el conjunto de procesos que va a permitir:

Formalizar la aceptacin del Producto, servicio o resultado y

Terminar ordenadamente el Proyecto

A travs de:

La finalizacin formal de las actividades del Proyecto

Cierre de Contratos Cierre administrativo del Proyecto

La entrega del producto a terceros

El cierre del Proyecto en caso que sea cancelado

Entradas

Salidas

Plan de Gestin del Procedimiento de Cierre Proyecto administrativo Productos Entregables Criterios de Aceptacin Validacin del Producto Documentacin de Auditoras Finales Contratacin Evaluacin del Proyecto Informacin sobre el Procedimiento de Cierre de rendimiento de trabajo Contrato Factores ambientales de Producto, Servicio o la empresa Resultado final