3.

Organizacin del departamento de compras; objetivos

1. Responsabilidad y autoridad:
Dentro de una compaa, sin importar el tamao de la empresa, se delegar responsabilidad y autoridad completas para la funcin de adquisiciones a un funcionario responsable y capaz para el departamento de compras, ya sea que ste funcione como un departamento de una persona, o que dirija las actividades de compras de una gran empresa.

2.

Puestos ms importantes del departamento de compras y sus principales funciones:

Director de compras:
Desarrollar para la aprobacin del vicepresidente y poner en operacin los objetivos aprobados, las polticas y los programas que gobiernen las actividades de compras.

 Responsabilidad y autoridad:
Establecer polticas concernientes a la adquisicin de materiales y abastecimientos y el arrendamiento de equipo para uso de la compaa. Negociar, en compaa de otros departementos directamente involucrados los servicios de consultores. Asegurar la exploracin constante de nuevas fuentes, productos, materiales, procesos e ideas y asegurarse que la informacin est disponible para todos. Asegurarse que las fuentes de compra entregan en la cantidad, precio, calidad y tiempo requeridos. Proveer la venta ventajosa de equipo y materiales obsoletos, daados, de desperdicio o excesivos.

Administrar la orden escrita y las actividades de los dependientes involucrados en las compras. Mantenerse informado y al da en las leyes, reglamentos y regulaciones que afectan las compras y la entrega de los materiales requeridos. Mantenerse al da en los desarrollos actuales de la profesin de compras. Proporcionar informacin oportuna al vicepresidente y a los jefes de departamento apropiados, concerniente a las condiciones de mercado y a las tendencias y al efecto probable en la oferta y el precio de materiales utilizados en la manufactura de nuestros productos.

Relaciones con:
El vicepresidente Director de trfico Superintendentes de planta Direccin de planeacin de mercado Laboratorio Legal Proveedores

 Agente de compras (Gerente):

Desarrollar, para la aprobacin del director de compras y poner en operacin las polticas y programas aprobados que aseguran la adquisicin de materiales, abastecimientos y servicios en todo momento y en todas las fabricas de la compaa y en las oficinas. Responsabilidad y autoridad: Ser responsable de la compra de todos los materiales y abastecimientos requeridos en la planta y oficinas. Ser responsable de la compra de todos los materiales y abastecimientos dentro del rea de responsabilidad del departamento de compras que involucran las posibles economas, los nuevos productos, cambios en calidad y cambios en diseo. Examinar diariamente las copias de las rdenes de compra solicitadas por los compradores el da anterior. Desarrollar, para la aprobacin del director de compras, nuevas fuentes de abastecimiento o cambios en el status de las viejas fuentes donde se presentan grandes compras de carcter crtico.

Mantenerse informado de todas las leyes y reglamentos que afecten las compras y las entregas de los artculos obtenidos por el departamento. Mantenerse al da en los desarrollos actuales dentro de la profesin de compras. Mantenerse al da en todos los desarrollos y planes de la fabrica que puedan afectar la funcin de compras. Asegurarse que toda la informacin disponible para el departamento de compras en nuevos materiales, productos y procesos, sea proporcionada a los funcionarios de la planta y oficinas.

Relaciones con: El director de compras

El director de planeacin de mercados El gerente de ventas Superintendentes de planta El departamento de trfico Proveedores

 Comprador:
Dentro de los lmites de las polticas de la compaa, de los programas aprobados y de los procedimientos de control; asumir las responsabilidades proporcionada para lograr el cumplimiento de los deberes establecidos. Actividades: Planear los programas inmediatos y de largo plazo que cubren las operaciones, para mejorar los objetivos de la compaa. Mantener a los superiores inmediatos informados sobre los planes principales y del progreso de los problemas de las operaciones de las cuales es responsable. Desarrollar presupuestos que sean necesarios para mantener las funciones departamentales al mnimo costo posible consistente con la calidad y operar dentro de los lmites del presupuesto aprobado.

4. La organizacin apropiada es esencial para una operacin eficiente

La organizacin efectiva de una compaa elimina las fricciones, la duplicacin de esfuerzos y el dejar funciones sin atender al definir responsabilidades y autoridades. Las especificaciones de los puestos hacen posible la mejor utilizacin del personal. La organizacin de compras debe ser enmarcada al trabajo a realizar.

1. Procedimientos y anlisis de puestos:

El desarrollo de procedimientos entendibles y utilizables de un anlisis de puestos es el primer paso para organizar y estandarizar los esfuerzos y las actividades de compras. La organizacin tiende a promover una mayor eficiencia y efectividad con un mnimo de tiempos muertos.

5. Organizacin del departamento para una compaa de una sola fabrica

La organizacin bsica para una sola fabrica es el fundamento de prcticamente todos los departamentos de compras, independientemente del tipo y tamao de la empresa, el nmero de plantas, de los tipos de trabajos manufacturados o de la dispersin geogrfica de las plantas.

1. La simplicidad deseada en el departamento de compras:

Un departamento de compras no debe de ser establecido meramente por el hecho de tenerlo en una organizacin, sino que debe tratar de alcanzar los objetivos establecidos tan simple y efectivamente como sea posible.

El propsito principal del departamento de compras es el llenar los requerimientos de materiales, abastecimientos y servicios de la compaa, cuando estos se necesiten y a un precio que sea competitivo Todos los otros servicios y metas del departamento de compras se establecen para ayudar en esta direccin bsica. El papeleo debe ser reducido al mnimo requerido para los procedimientos ordenados de compras. Para permitir un crecimiento razonable sin alterar la estructura bsica y las funciones ejecutadas por el departamento, la organizacin no debe ser rgida.

2. El departamento de compras debe ser funcional:

Una organizacin para ser flexible, rapida para reaccionar a los cambios y competitiva, debe ser completamente funcional acentuada en el trabajo a desarrollar. Los grandes departamentos de compras pueden ser prcticamente autosuficientes en muchos servicios como ingeniera, calidad, etc. Mientras que en departamentos ms pequeos, estos servicios deben de ser obtenidos de otras reas o individuos.

3. Las labores determinan el tamao del departamento:

Generalmente hablando, el volumen determinar el tamao de la organizacin y los tipos de personal suplementario, al igual que el nmero de compradores requeridos.

4. Especializacin de compradores:
En compaas grandes la funcin de compras est dividida normalmente, con base en categoras de los materiales o productos.

5. Otras funciones asignadas frecuentemente a compras:

Trfico Control de inventarios Almacenes

Estadsticas Cuentas por pagar Controles gubernamentales Control de calidad de compras Ingeniera en compras Anlisis de valor Investigacin de compras Venta de desperdicio y sobrantes

Ejemplo de una empresa mediana

Gerente de compras Comprador 1 Comprador 2 Personal administrativo

Ejemplo de una empresa compleja

Director de compras

Gerente de compras

Coordinador de trfico

Supervisor de compradores

Ingeniera de compras

C. de calidad de compras

Comprador 1

Ayudante

Comprador 2

Ayudante