Hojas Electrnicas

(Microsoft Excel 2007)

Objetivos de la Unidad

Al final de la unidad el estudiante ser capaz de: Definir y aplicar conceptos bsicos sobre Hojas Electrnicas Aplicar frmulas bsicas y funciones para obtener los resultados de una tabla de datos. Graficar adecuadamente los datos de una tabla utilizando distintos tipos de grficos. Manejar adecuadamente las herramientas de Microsoft Excel 2007.

Conceptos Bsicos, usos y aplicaciones

Concepto de Microsoft Excel 2007 Excel es un programa integrado en Microsoft Office, que permite realizar operaciones con nmeros organizados en una cuadrcula, llamada Hoja de Clculo. Este programa es til para realizar desde simples sumas hasta clculos muy complejos.

Cmo entrar a Microsoft Excel?

Procedimiento para entrar al programa desde el botn Inicio:

Dar un clic el botn Inicio Dar un clic en Todos los Programas Dar un clic en Microsoft Office Dar un clic en Microsoft Office Excel 2007

Procedimiento para entrar al programa desde el acceso directo: Dar un doble clic en el icono de Microsoft Excel desde el escritorio.

Inicio Ejecutar Escribimos Excel y damos clic en aceptar

Conceptos Bsicos
Libro de trabajo Se les denomina libro de trabajo, a los archivos creados a travs de Microsoft Excel. Cuando el programa es iniciado, automticamente se abre un libro de trabajo, con el nombre provisional de Libro 1. Esto puede comprobarse en la barra de ttulo del programa:

Hoja de Clculo

Es la hoja de trabajo de Microsoft Excel. Consiste en una hoja formada de 1,048,576 filas por 16,384 columnas, lo que ofrece un 1,500% ms de filas y un 6,300% ms de columnas comparadas con las que haba en Microsoft Office Excel 2003,

Permite importar gran cantidad de datos, trabajar con ellos y obtener un rendimiento de clculo ms rpido gracias a la compatibilidad para procesadores dobles y mltiples. Esto hace, que la apariencia de la hoja tome la forma de una cuadrcula. En la parte inferior de la ventana del programa, puede observarse cuantas hojas de clculo tiene un libro.

Celdas

A la interseccin que se forma de filas y columnas se le llama Celda. Para referirse a una celda, debe observarse cul es la fila y la columna que se han interceptado.

En todo momento el cursor est situado en alguna celda, en ese caso la celda toma el nombre de Celda Activa y es identificada por un recuadro negro a su alrededor, por ejemplo en la figura de la derecha vemos, que la celda activa es la A1.

A un conjunto de celdas ya sea que se encuentren adyacentes o no se les denomina Rango.

Filas

Las filas son las lneas horizontales de la hoja de clculo y se identifican por nmeros. Por ejemplo, en la figura de la izquierda se pueden observar las filas 1,2,3 hasta la 5.

En una hoja de clculo existen 1,048.576 filas. Sin embargo, podrn insertarse o eliminarse segn sea necesario.

Columnas

Las columnas son las lneas verticales de la hoja de clculo y son identificadas por las letras del alfabeto. En una hoja de clculo existen 16.384 columnas, iniciando con la columna A y terminando con la columna XFD

En la siguiente figura podemos ver las columnas A, B , C, D, E y F. Al igual que las filas, las columnas tambin pueden insertarse o eliminarse.

Tipos de Datos En una hoja de clculo pueden introducirse dos tipos de datos: Valores Constantes y Frmulas.

Valores Constantes: dentro de stos encontramos: nmeros, texto, hora y fecha, etc.
Las Frmulas: Estn formadas por valores constantes, operadores y signos matemticos, que sirven para el anlisis de datos y mediante el cual realizamos

Frmula Es una expresin matemtica que mezcla valores constantes y operadores matemticos para realizar una operacin y obtener un resultado. Otra definicin que se maneja es: Es la definicin de celda que determina la relacin entre dos o ms valores. Funciones Las funciones son frmulas predefinidas, que utilizan ciertos valores denominados argumentos. Tambin facilitan el desarrollo de clculos matemticos como: lgicos, estadsticos, matemticos, financieros, etc.

Entorno de trabajo de Excel 2007 Entorno de Trabajo Pantalla Inicial

Cuando se entra al programa aparece la siguiente ventana: al igual que en Microsoft Word los nombres de y ubicacin de los objetos es la misma, lo nico que cambia son algunos comandos propios del programa de hojas de clculo.

Son tres los componentes bsicos de la cinta de opciones:

Fichas: Hay siete en la parte superior y cada una de ellas representa una de las tareas bsicas que se hacen en Excel. Grupos Cada ficha tiene grupos que muestran elementos relacionados entre s. Comandos Un comando es un botn, un cuadro en el que se escribe informacin o un men.

Cuando vea esta flecha (denominada iniciador de cuadros de dilogo) en la esquina inferior derecha de un grupo, significa que hay ms opciones dentro del grupo. Haga clic en la flecha y se mostrar un cuadro de dilogo o panel de tareas.

Barra de Frmulas Esta barra muestra la celda activa (A1) y una rea en donde se puede introducir datos (2)

Desplazamiento por las celdas

Para desplazarse por las celdas dentro de la hoja de clculo, puede hacerse uso de las teclas cursoras, Re Pg., Av. Pg., Inicio, Fin, Tab. Tambin, puede irse directamente a la celda A1 a travs de CRTL+INICIO.

Desplazamiento por las hojas de un libro.

Para desplazarse entre las diferentes hojas de trabajo de un libro solamente debe darse un clic sobre la pestaa de la hoja, en la barra de hojas conocida tambin como barra de etiquetas, ubicada en la parte inferior de la pantalla.

Edicin de un libro Trabajando con celdas

Seleccin La seleccin de celdas puede realizarse de varias maneras, dependiendo del rea que se quiera seleccionar. Puede seleccionarse una celda, una fila, una columna, un grupo de filas, columnas o celdas. Al conjunto de celdas, se le llama Rango de Celdas.

Seleccionar: Una celda Un rango de celdas Celdas no adyacentes Seleccionar todas las celdas

Hacer: Un clic sobre la celda a seleccionar Un clic sobre una celda y arrastrar sin soltar el botn izquierdo hacia las dems celdas a seleccionar. Un clic en una de las celdas a seleccionar, luego presionar la tecla CTRL. Presionar las dems celdas. Un clic sobre la esquina superior izquierda de la hoja de trabajo

Mover y copiar el contenido de celdas

Seleccionar la celda A1. Situar el puntero sobre uno de los bordes de la celda. Arrastrar el marcador de celda hacia la direccin donde se desea mover el contenido: B4.

Seleccionar la celda a copiar: A1.

Dar un clic sobre el botn copiar de la barra estndar. Dar un clic sobre la celda donde se copiar: B3. Dar un clic sobre el botn pegar de la barra estndar.

Trabajando con Hojas de clculos Insertar Para insertar una hoja de clculo puede hacerse de dos formas: Dar un clic derecho sobre una etiqueta (Por ejemplo: Hoja3) Dar un clic en la opcin Insertar A continuacin se abrir la ventana Insertar Dar un clic en el botn Aceptar El resultado ser, que se habr insertado la Hoja4: Insertar Hoja de Clculo Otra forma de hacerlo es Hacer clic en el icono

Cambiarle nombre

De manera predeterminada las hojas de clculo son nombradas como Hoja 1, Hoja 2, Hoja 3, etc. Sin embargo, los nombres de las hojas pueden ser cambiados.

Mover

Las hojas de un libro pueden cambiar de ubicacin. Por ejemplo en todo libro de trabajo, la Hoja 1 siempre aparece en primer lugar. Sin embargo esta hoja puede ser situada, despus de la Hoja 3 de la Hoja 2.

Para mover una hoja de Trabajo:

1. Dar un clic derecho sobre la etiqueta de la hoja que desea mover, en este caso el clic derecho ser sobre la Hoja: Hoja de Prueba. 2. Dar un clic en la opcin Mover o Copiar 3. A continuacin aparecer la siguiente ventana: 4. Si desea mover la hoja hacia otro libro deber desplegarse la lista indicada en el recuadro Al libro:, e indicar el libro al que desea mover la hoja.

5. En el recuadro Antes de la hoja: se indican las hojas que contiene el libro indicado en el paso anterior, por lo que deber indicarse con un clic la hoja a la cual desee anteponerse la hoja que se mover. En nuestro caso, seleccionaremos la Hoja3. 6. Dar un clic en el botn Aceptar.

Creacin de Series Serie de nmeros, fechas u otros elementos Seleccione la primera celda de un rango que desee rellenar. Escriba el valor inicial de la serie. Escriba un valor en la siguiente celda para establecer una trama.

Si desea la serie 1. 2, 3, 4, 5..., escriba 1 y 2 en las dos primeras celdas. Si desea la serie 2, 4, 6, 8..., escriba 2 y 4. Si desea la serie 2, 2, 2, 2..., puede dejar en blanco la segunda celda. Para especificar el tipo de serie, utilice el botn secundario del mouse para arrastrar el controlador de relleno sobre el rango y, a continuacin, haga clic en el comando pertinente del men contextual. Por ejemplo, si el valor inicial es la fecha ENE-2005, haga clic en Rellenar meses para la serie FEB2005, MAR-2005, etc. Tambin puede hacer clic en Rellenar aos para la serie ENE-2005, ENE-2006 y as sucesivamente.

Comentarios

Los comentarios son pequeos textos que pueden ser insertados en una celda y que pueden servir de gua o para recordar el porqu se ha establecido algn dato. Tienen mucha similitud con los post-it utilizados en las oficinas, y sobre los cuales se dejan pequeos mensajes de recordatorio.

Guardar un libro con Contrasea

Puede aplicar proteccin a los elementos de un libro y puede proteger un archivo de libro para que no se pueda ver ni modificar.

Puede ayudar a restringir quin puede abrir un archivo de libro y utilizar los datos exigiendo una contrasea para ver el archivo y guardar los cambios que se realicen. Puede establecer dos contraseas distintas: una que los usuarios debern utilizar para abrir y ver el archivo, y otra que debern utilizar para modificar el archivo y guardar los cambios.

Procedimiento:

Seleccionar el Botn Office y elegir la opcin Guardar como... Despus hacer clic sobre la flecha de la derecha del botn. Elegir la opcin Opciones generales... Aparecer el cuadro de dilogo Opciones para guardar de la derecha. Activar la casilla Crear siempre una copia de seguridad. Hacer clic sobre el botn Aceptar para cerrar el cuadro de opciones, vuelve a hacer clic sobre el botn Aceptar para cerrar ahora el cuadro de dilogo Guardar como.